BS3000+附录A《单据录入编辑》.docx

BS3000+附录A《单据录入编辑》.docx

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BS3000+附录A《单据录入编辑》

附录A

单据录入、编辑

BS3000+系统有许多单据种类：

商品进货入库单、商品退货出库单、商店配货出库单、商店退货入库单、零售销货单、零售退货单、批发销售出库单、批发退货入库单、库存调整单等，其中大部分的单据都是采用相同的操作界面，只要掌握一种类型单据的操作方法，其它单据的操作也就触类旁通了。

因此本手册将单据的录入、编辑操作作为附录形式单独列出，以供用户参考。

下面以商店配货出库单为例，介绍单据的操作方法。

商店配货出库单的界面有两种形式：

列表式和卡片式。

如图A-1、图A-2所示。

单据浏览

快捷键提示

快速查询

切换区

编辑命令

图A-1商店配货出库单的列表式界面

快捷键提示

明细录入

输入方式

切换区

编辑命令

附加信息

单据录入

图A-2商店配货出库单的卡片式界面

•单据浏览：

显示单据号、业务日期、验收、记帐、入库、结算标志。

浏览栏中的内容按单据的编号排序，列表式界面里可以单击鼠标、滚动或用“最前”、“向前”、“向后”、“最后”功能钮来选择单据浏览，双击被选中单据后，即显示该单据的卡片式界面；卡片式界面里用“最前”、“向前”、“向后”、“最后”功能钮来选择单据浏览。

•单据录入：

输入日期、原单号，选择渠道、商店后自动产生单据号，再选择发货仓库等。

日期一般默认系统当天日期，可依据需要修改；订单号栏位自动显示该配货单的关联订单号，如没有关联订单，本栏位为空；通知单号栏位同样显示该配货单的关联通知单号，如没有关联通知单，本栏位为空。

•明细录入：

输入商品明细数据，可以采用条码扫描录入，也可以键盘输入。

商品录入后显示商品代码、商品名称、颜色、尺码、数量、差异数、标准价、单价、金额等信息。

数量指实际发货数，差异数是通知数与数量的差异。

把焦点放在明细区里面，直接输入商品代码，自动会定位到相应得商品。

键盘输入共有两种默认查询方式

以输入商品为例：

1）如果输入助记符后按回车如果此助记符的商品不仅一个，则回车弹出查询界面，此查询界面时精确查找的，可以找出助记符和商品代码和输入的代码相同的商品，查询界面刷新可以看到操作员权限内的所有商品；

2）如果不按回车而是点查询标志进入模糊查询窗口，查询的商品代码是以输入代码为开始符号的，只支持商品代码查询，查询条件默认是“输入代码%”；

3）如果是输入完整数据，如[代码]名称，则点查询图标弹出查询窗口显示的是所有商品

涉及输入内容有：

商品信息、面辅料信息、仓库信息、客户信息、供应商信息

注意：

业务单据中表头不支持模糊查找。

•输入方式：

条码输入选择。

•编辑命令：

单据的新增和修改等编辑命令。

灰色的按钮说明当前状态不可用。

•快速查询：

操作时方便用户按验收、入库、记帐等状态进行查询。

•切换区：

点击“列表”或“卡片”进行两种方式的切换。

•快捷键提示：

提示编辑命令的各个功能钮的快捷键。

点左下角的

会有快捷键提示框弹出，如图A-3：

图A-3快捷键

•附加信息：

记录单据的制单、验收、入库记帐等信息，其中的备注可以输入该单据的备注信息；修改人和日期是纪录最近一次修改单据并保存的人和日期；打印次数是纪录在非浏览状态下打印的次数。

如图A-4所示。

图A-4附加信息

注意：

浏览栏中的数据是无法修改的。

如果编辑命令的按钮是虚的，则说明当前操作员没有该操作权限或该操作已操作完毕。

列表式和卡片式的切换可以直接在切换区点击相应方式。

商店配货出库单的编辑

A．单据的新增：

1打开“商店配货出库单”。

如图A-1、A-2所示。

2按“新增”按钮或“F4”快捷键，系统自动产生一张空白单据。

如果系统初始时设置单据的编码对象为“无”或“日期”，则系统自动产生单据编号，如果系统初始时设置单据的编码对象为“渠道”或“客户”，则单据号在选定渠道和客户后产生，单据编号中将包含渠道或客户代码（具体用法请参考第三章《系统管理》中的单据编码规则）。

第一次新增单据时需做编号维护（具体用法参考第三章《系统管理》中的单据流水维护）。

每张单据的单据号是不同的，它是该单据的关键字，最长20位。

网络上多个用户同时新增该类单据时，系统将根据先后自动分配单据号。

3选择输入方式：

条码输入或键盘输入。

“条码输入”是指用条码阅读机扫描条形码，将商品货号自动读入单据明细栏；“键盘输入”是指键盘方式输入商品的颜色、尺码等规格明细，该单据输入时会弹出一张以颜色和尺码规格组成的二维表，用户只需将商品明细数据填入相应位置即可。

4依次输入“日期”、“原单号”、“渠道”、“商店”、“仓库”、“收款期限”等。

“原单号”是指原始配货单的编号，最多可定义20位，它可以作为查询条件进行单据查询，为了方便查询，建议您输入原单号。

5如果该单据是由“商店配货通知单”执行产生的，则单据录入中的“通知单号”会显示相应的单号，否则通知单号为空；如果该单据关联的商店配货通知单是由

“商店配货订单”执行产生的，则单据录入中的“订单号”会显示相应的单号，否则订单号为空。

6输入明细数据，包括“商品代码”、“颜色”、“尺码”、“折扣”、“数量”、“单价”、“金额”等。

商品代码和数量可以条码扫描或键盘输入，也可以双击鼠标或按回车键选择商品后输入具体数量明细；“单价”和“折扣”从商品档案和客户档案设置中取得，也可以修改。

在由颜色尺码组成的二维数量输入窗口中录入数量明细时可以按F4显示相应库存，通过订单执行生成的发货单中显示订单的数量，提供出/入仓库和总部的在库数和可用数的参考。

如图A-5、A-6所示。

图A-5商品选择

图A-6商品明细数量输入

7在输入完一行明细后，可以按“增行”或CTRL+I或回车，继续下一行的输入。

8明细输入完后，可以在单据的下方输入备注说明。

9输入完毕后，按“保存”按钮或“F2”快捷键，保存本单据，单据中会产生合计数量、金额和折扣，并且自动产生制单人（制单人显示为登录用户名）。

10在二维框的第一格，按CTRL+A，会以第一格中的数量来填充所有颜色尺码。

11在二维框每行的第一格，按CTRL+Q，会以第一格的数量来填充每一行的数量。

注意：

光标进入明细录入区域后，单据录入部分的单据号、渠道、商店和仓库等

项不可修改。

总部的在库数和可用数显示的是总部渠道下普通仓库的在库数和可用数。

B．单据的修改：

1通过浏览栏移动光标或条件查找，找到需要修改的单据。

2按“修改”或“F5”键。

3单据录入栏可以修改“日期”、“原单号”等。

4单据明细栏可以修改数量、单价、折扣和金额，或者按“删行”或CTRL+D删除一行。

C．单据的删除：

1通过浏览栏移动光标或条件查找，找到需要删除的单据。

2按“删除”或“F6”键进行删除。

D．单据的验收：

1通过浏览栏移动光标或快速查找或条件查找，找到需要验收的单据。

2按“验收”按钮，选择验收日期，系统自动在“附加信息”页面生成验收员和验收日期。

3在单据浏览栏和单据附加信息栏中，该单据的验收标志自动打“√”。

4该单据验收后，系统将自动更新发货方的库存数据。

注意：

验收由负责收发货人员操作，表示货品已经正式出库或入库，验收后该单据不可以修改商品明细和数量。

E．单据的入库：

1通过浏览栏移动光标或快速查找或条件查找，找到需要入库的单据。

2按“入库”按钮，选择入库日期，系统自动在“附加信息”页面生成入库员和入库日期。

3在单据浏览栏和单据附加信息栏中，该单据的入库标志自动打“√”。

4该单据入库后，系统将自动更新收货方的库存数据。

注意：

入库由负责收货人员操作，表示货品已经正式入库。

入库需在验收后操作。

F．单据的记帐：

1通过浏览栏移动光标或快速查找或条件查找，找到需要记帐的单据。

2按“记帐”按钮，选择记帐日期，系统自动在“附加信息”页面生成记帐人员和记帐日期。

3在单据浏览栏和单据附加信息页面中，该单据的记帐标志自动打“√”。

4该单据记帐后，商店结算单就可以获取进行结算了。

注意：

记帐一般由财务人员操作，需在入库后操作。

G．单据的纠错：

图A-7单据纠错

如图A-7所示的纠错表可以查看纠错次数（在单据的附加信息中也可以查看到纠错次数），可以修改单据的业务日期、员工代码商品的价格、折扣，也可以新增商品。

如：

一个商品明细改成另一个明细，应该原商品明细数量改为0，新增另一个商品的正确数量；如商品的另一个明细是实际存在的，可直接在这个明细上修改不需要再新增。

如图A-8：

做纠错执行的时候同时产生一张业务纠错单，路径是档案管理——系统设置——业务纠错单。

主要用于浏览纠错信息和传输

图A-8业务纠错单

纠错执行：

1依据纠错内容修改原单据明细，按规则维护相关业务数据、收货和发货两方的库存。

2回写原单据的纠错次数、最近纠错日期。

纠错数据同步：

纠错是发出方进行的操作，需要和接收方进行同步，以总部为例。

3总部纠错的原单据，如果涉及到远程系统，并且已经上传过，则将对应的已审核的纠错单据上传；

4接收方下载纠错单，导入时候需要把“审核”标志去掉，并将“单据来源”的“自制”改为“传输导入”。

接收方对纠错单进行本地审批，来对本地相关业务和库存进行维护

如果总部的原单据多次进行了纠错，那么需要多次执行①②中操作

H．单据的查找：

1按“查找”或F7按钮，弹出单据查询设置框如图A-9所示。

查找后如想再次查找需要刷新一次。

图A-9查询设置

2选定相应的条件项目并参考值,参考值可以直接输入或点击相应条件项目的最右端的

选择,按“确定”按钮，系统将显示所有符合条件的单据记录。

条件项目可以多选。

3在快速查询栏中如图A-10所示，可以按条件快速查找到符合设定条件的单据。

图A-10快速查询

I．单据的刷新：

1如果在网络上有多用户同时操作该单据，那么屏幕上显示的单据可能是一段时间

前的状态。

2按“刷新”或F8按钮，系统将重新显示单据的当前状态，部分单据可能已被修改，

单据可能已经增加或减少。

J．单据的打印：

1按“打印”或F10按钮，弹出图A-11。

2可以设置打印格式，系统提供三种方式：

标准打印设置、扩展打印设置和自定义方式三种，自定义方式适合单据套打或特殊格式打印。

选择打印预览或打印项，打印输出该单据。

图A-11单据的打印

K．单据的EXCEL导出：

1按“导出”按钮或F9键，将单据导出为EXCEL表格形式。

2单据导出EXCEL表可以通过E_mail的方式传递给客户。

L．单据的刷价：

单据制作后，商品的价格发生了变化，或者用户希望取不同的折扣，可以通过刷价来改变单据中的价格和折扣。

刷价包括三个功能：

明细刷价、整单刷价、刷新单价。

图A-12刷价

明细刷价——刷新明细区商品的价格折扣，不影响表头的折扣。

整单刷价——刷新明细区的价格和折扣的同时，刷新表头折扣。

刷新单价——刷新明细区商品的价格，不改变折扣和扣率的值，也不改变表头的折扣。

M．单据的另存和载入

1）在单据中，可以使用另存和载入来更快输入单据，另存主表和明细表的数据后，在新增的单据中载入。

载入数据时，要求明细列表中无数据，如有数据的话，会提示，请先删除明细数据。

图A-13另存和载入

2）点另存后，在本地磁盘上会生成文件*.bst文件，生成的路径首先会查找档案管理—>系统设置—>其他参数下的路径信息中的报表路径，如果这个路径有设置，那么就会把文件生成到这个路径下。

如果没有设置这个路径的话，那就会把文件生成到应用程序所在的那个路径下。

（如果一开始没有设置路径，使用了另存功能后，又设置了路径，那么生成在应用程序所在路径下的文件将不被读取。

）

图A-14路径设置

N．单据的复制和粘贴

1）在单据明细框中，点右键可以打开菜单，其中有复制单行记录、复制全部记录、粘贴数量和粘贴全部。

粘贴数量，只粘贴数量，标准价取表头选定的价格；粘贴全部，粘贴数量和价格，和表头选定的价格无关。

图A-15明细的复制、粘贴

2）在显示明细单据时，都可以对明细进行复制，而粘贴记录只能在新增和修改状态下才可以使用。

3）不同模块间，不能进行复制粘贴；不同类型的单据间，也不能复制粘贴。

O．单据的扩展显示

图A-16扩展按钮

弹出扩展显示窗体，扩展显示明细区的商品数据，有一个编辑框用来定位商品，分别是代码、助记符、条码，来支持商品定位。

在扩展显示中的格式，可以选择显示的列，从而对格式进行保存。

图A-17扩展显示商品