外贸英语函电整理.docx
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外贸英语函电整理
CHAPTER1
Structureandlayoutofinternationalbusinessletter（介绍商务信函基础知识与外贸交易程序）
7原则7Cs:
1.Correctness,正确2.Conciseness,简洁3.Clarity,清晰
4.Concreteness,具体5.Completeness,完整6.Courtesy礼貌7.Consideration.体谅
信函时间的正确的写法
February2,20132February,2013February2nd,20132ndFebruary,2013
StructureofBusinessletter：
1.TheLetterhead（信头）2.TheDateline（日期）
3.TheReferenceandInsideAddress（编号和封内地址）5.TheSalutation（称呼语）
7.ThebodyoftheLetter（正文）8.TheComplimentaryClose（结尾敬语）
9.TheSignature（签名）10.TheEnclosure（附件）
11.ThePostscript（附言）12.TheReferenceLine信件编号
13.TheAttentionLine主办人或经办人14.TheSubjectHeading事由行
15.TheIdentificationMarks备忘署名16.TheAttentionline（注意项）
17.TheC.C.Line抄送（cctoXX）18.Thesubjectline（事由）
信头（LetterHead）:
信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。
包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。
有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。
一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：
RichardThomas&BaldwinsLtd.
151GowerStreet
London,SCT6DY,England
Tel:
63216260
Fax:
63302700
注意：
1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。
城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。
注明邮区便于邮局分信。
2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。
如：
P.O.BoxNo.1079
London,England
日期（Date）：
应据信头右下角三至六行处。
注意：
1日期可按“日、月、年”的次序排（英国），如15Jan.,2012（国际通用）
也可按“月、日、年”的次序排（美国）————如，Jan.15,2012
2年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）
3月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。
4月份名称可用缩写，如Aug.代替August;Oct.代替October，但May，June，July本身很短，不再减缩。
⑤日期可用基数词，也可用序数词。
一般用基数词，较少使用序数词
基数：
3November,2000（3Nov.,2000）November3,2000（Nov.3,2000）
序数：
3rdNovember,2000November3rd,2000
⑥月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开.
例如，Oct.1,2000（或October1,2000）30Nov.,2000（或30Novermber,2000）
日期的几种常见写法：
June5,2000（5thJune,2000）30Nov.,2000（30November,2000）
1stOctober,2000（1stOct.,2000或October1,2000）
封内地址和行名（InsideNameandAddress）:
这是指收信人的行号和地址。
距日期两行，打在左边。
3.写封内地址时对公司行名的称呼：
①一般用公司全称
LondonExportCorporationChinaChemicalCo.
②在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气
Messrs.JohnSmith&Co.Messrs.Black&WhiteCo.
还有即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如
a.写给公司中某一个人的信，例如
Mr.CharlesSnow
Robinson&Co.
b.公司名称中已包括其职衔c.公司名中有定冠词the
Dr.Haris&Co.TheGraysonElectricalCo.
称呼（Salutation）：
写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。
其形式取决于写信人与收信人的关系。
1.商业函件
①用“DearSirs,”不能单独用“Sirs,”③如果是女性公司，则用“DearMadams,”
②美国人用“Gentlemen：
”,更加普遍（不能用单数）,单数时称“DearSir”
2.公事函件：
“DearSir，”对一般机关团体负责人适用。
此外公事函件还可以用“Tothosewhomaybeconcerned，”
3.半公半私函件，且给个人的信件
①给男士，用“Mr.”或“Esq.”a）DearMr.Black,
b）Esq.=Esquire。
在英国，它是对一般男性的敬称，在美国Mr.是很通用的称呼，
Esq.则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。
注意：
用在姓之后
DearBlack,Esq.
2）给女士，用“Miss”,“Mrs.”,”Ms.”,最好用“Ms.”,例如，DearMs.Black,
注意：
称呼后面的标点一般用逗号（，），，但美国和加拿大等地的来信中，Gentlemen后面也用冒号（：
）
Mr.和sir是常能碰到的词，意思都是“先生”表示对男性的尊称，但用法有较大的差异，需要认真区别。
一、Mr.的用法特点
Mr.是mister的缩写形式，Mr.一般与姓氏或姓名全称连用，但不能与名字连用。
还常与表示职位的名称连用
3.Mr.不能单独使用，单独使用需用sir 来代替Mr.。
如不可说“Yes,Mr./mister”,可说“Yes,sir”.
二、sir 的用法特点
1、不知姓名，或虽知姓名，但为表明对对方的尊敬，常常用sir，一般性的会话中和严肃的公函中都可使用，
2、sir一般单独使用，后面不可接姓氏，但写信时称呼对方可加dear. 如：
可以说dearsir, 不可以说dearsirbrown. 如果Sir（大写首字母）后面接姓氏，就不能理解为“先生”，而应理解为“爵士”。
3、sir常用于下级称呼上级，服务行业人员称呼顾客等。
也有西方人在为别人服务时对所有的人都称呼sir.
（五）信的正文（Body）
信的主要部分，表达发信人的意见。
信的优劣完全要看正文写得好坏。
大多数书信遵循三段原则：
第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。
第二段提供信息或说明事实。
第三段设计将来的打算和行动。
注意事项：
1段与段之间一般空一行②如果信的本文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（tobecontinued）,并在联页上端注明收信人的名称、日期、页数，再继续打正文。
这是为了避免第一页和第二页，第三页在发信时误置。
5）结尾语（TheClosingSentences）:
一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。
如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气。
他在正文结束之后，另起一段。
A）用分词短语开始的：
Awaitingyourgoodnews,weare,
Lookingforwardtoyourearlyreply,weremain,
Lookingforwardtoreceivingyourshippingadvice,weremain,注意:
句末用逗号，不用句号。
B）用完整句子的：
Weawaityourgoodnews.Wehopetoreceiveyourearlyreply.
Welookforwardtoyourshippingadvice.
8.TheComplimentaryClose结尾敬语
结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应。
结束礼词（TheComplementaryClose）
1商业函件用：
Yoursfaithfully，Faithfullyyours，Sincerelyyours，Sincerelyyours
2公事函件用：
Respectfullyyours，Yoursrespectfully
注意：
1结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起②只有第一个字母大写，后面加逗号
2欧洲把Yours放前，美国则把副词放前④不能将其单独另页打印，万一出现该况则应重新打印全信。
④用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。
9.TheSignature（placedtwolinesbelowthecomplimentaryclose.）
手签名往往难以辨认，签名一般由手签、打印名和职务三部分组成。
1）结束语的下面，一般应将公司的名称用大写打出。
2）必须由负责人签名。
3）打上签名人的姓名。
4）打上签名人的职位。
格式如下：
YoursFaithfully,
THENATIONALTRANSPORTCO.
T.M.White
T.M.White
Manager
5.TheEnclosureNotation附件
Whenthereissomethingenclosedwiththeletter,typedtheword“Enclosure”or“Encl.”orEnc.,inthebottomleft-handundertheidentificationmarks（ifany）.
如信中有附件时，应在签名下注明Encl.或Enc.如果附件不止一件，应注明2Encls.或3Encls.等.如：
Encl/Enc:
2Invoices
Enclosure:
（1）Acatalogue
（2）InvoiceNo.2453
3Encls.:
1B/Lading（提单一张）
1Photo（照片一张）
1Certificate（证明书一张）
MemoStyle（备忘录式）
TO:
Allstudentsinthebusinesswritingtrainingseminar
From:
HelenSharp,ProfessorofEnglish
Subject:
MemoStyleofBusinessLetters
Date:
March5,2010
DearStudents，
Influencedbythestyleofmemowhichisusedforinnerofficecommunication,somebusinesscorrespondencesnowadoptmemostyleevenforformalandexternalcommunication.
E-mailsoftenusethisstyle.
Sincerelyyours,
HelenSharp
HelenSharp
ProfessorofEnglish
1.Nameoftheaddressee;（收信人姓名）2.Numberandstreet;（门牌号）
3.City,stateandzipcode;（城市、州、邮编）4.Country.（国家）
注意：
1.注释：
如系私人信件或密件，需收信人亲自开启而不要他人拆阅可在信封“Remarks”处，根据需要注明下列字样：
Private私人信Personal个人信Confidential机密信
1.Commonusedphrases:
sample样品withcompliments赠品printedmatter印刷品photoonly内有照片，请勿折叠
private亲启personal私函confidential密函registered挂号carboncopy（C.C.）抄送
urgentorimmediate急件forward（careof,c/o）请转交introducingMr.….兹介绍……先生
kindnessofMr…orperfavorofMr…敬烦……先生转交commercialpapers商务文件
pleasereaddress请转寄posterestante留存邮件carepostmaster留存邮局
2．Ifundelivered,pleasereturnto…若无法投递，请退回原处。
3．After10days,pleasereturnto…10天后请寄回。
4．Returnpostageguaranteed回信邮资已付。
5.WehavereceivedyourletterofMay18,2010,forwhichwethankyou.
收到你方2010年5月18日函，谢谢。
6.Inaccordancewiththeinstructionsgiveninyourfavourofthe10thMay.
遵照贵公司5月10日来函指示。
7．ThankyouforyourletterdatedAugust12,informingusoftheopeningdateofthefair.
感谢你方8月12日来函，告知交易会开幕日期:
8.Furthertoourletteryesterday,wenowhavethepleasureofinformingyouthat…
续谈我方昨日函，现欣告知……
9.Wemustapologizeforthedelayinreplyingtoyourletterof…迟复贵方……月……日函，甚歉。
10.Inreplyofyourletterof...wearegladto... 兹复你方……的来函，我方很高兴……
11.Foryourinformationwewouldliketoaddthat……
我方要补充说明……，仅供参考。
12.Ifyouareinterestedinthearticle,pleaseletusknowassoonaspossible.
如对该货感兴趣，请尽早告知。
13.Wearepleased/gladtoinformyouthat…. 兹欣告你方……
14．Wewouldremindyouthatwehavenothadareplyyetfromyoutoourquestion...
我们提醒你方，我方尚未收到你方对……问题的答复。
15.Wearesendingyouherewith/underseparatecover... 兹随函/另封寄上……
16．Pleaseacceptourthanksforthetroubleyouhavetaken.有劳贵方，不胜感激。
17.Weareobligedtothankyouforyourkindattentioninthismatter.不胜感激贵方对此事的关照。
18.Wetenderyouoursincerethanksforyourgeneroustreatmentofusinthisaffair.
对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。
19.Allowustothankyouforthekindnessextendedtous.对贵方之盛情，不胜感谢。
20.Wethankyouforthespecialcareyouhavegiventothematter.贵方对此悉心关照，不胜感激。
21.Weshouldbegratefulforyourtrialorder.如承试订货，不胜感激
22.Weshouldbegratefulforyourfurnishingusdetailsofyourrequirements.详述具体要求不胜感激。
23.Itwillbegreatlyappreciatedifyouwillkindlysendusyoursamples.如承惠寄样品，不胜感激。
24.Weshallappreciateitverymuchifyouwillgiveourbidyourfavorableconsideration.
如承优惠考虑报价，不胜感激。
25.Wearegreatlyobligedforyourbulkorderjustreceived.收到贵方大宗订货，不胜感激。
26.Weassureyouofourbestservicesatalltimes.我方保证向贵方随时提供最佳服务。
27.Ifthereisanythingwecandotohelpyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.
贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。
28.Itwouldgiveusagreatpleasuretorenderyouasimilarserviceshouldanopportunityoccur.
我方如有机会同样效劳贵方，将不胜欣慰。
29.Wesparenoeffortsinendeavoringtobeofservicetoyou.我方将不遗余力为贵方效劳。
30.Wetakethisopportunitytore-emphasizethatweshall,atalltimes,doeverythingpossibletogiveyouwhateverinformationyoudesire.我们借此机会再次强调，定会尽力随时提供贵方所需的信息。
例
ChinaNationalLightIndustrialProducts
Import&ExportCorporationShanghaiBranch
128HuchiuRoad,Shanghai,China
Cableaddress:
INDUSTRYSHANGHAI
Telexaddress:
33054INDUSCN
March23,2010
H.G.WilkinsonCompany,Limited
245LombartStreet
Lagos
Nigeria
Dearsirs,
Re:
SewingMachines
WethankyouforyourletterofMarch16enquiringforthecaptionedgoods.
TheenclosedbookletcontainsdetailsofallourSewingMachineswillenableyoutomakeasuitableselection.
wearewaitingforyourreply.
Yoursfaithfully,
ChinaNationalLightIndustrialProducts
Import&ExportCorporationShanghaiBranch
WangQiong
WangQiong
Manager
Enclosure:
Pricelist（orcatalugue）
Chapter2
EstablishingBusinessRelations（建立业务关系）
目的：
了解如何撰写建立最初的业务关系的信函，同时如何对客户的资信情况、经营范围进行调查。
进出口双方可以通过以下渠道来相互了解：
（1）银行（Bank）
（2）商会（ChamberofCommerce）（3）商务参赞处（CommercialCounselor’sOffices）
（4）交易会和展览会（ExportCommoditiesFairs&Exhibitions）
（5）广告（Advertisement）（6）商业目录（TradeDirectory）（7）其他渠道:
网络、代理商等
写信要点（WritingSkills）
1信息来源：
告诉对方我方是如何获悉对方的地址和经营范围的。
2写信目的：
表示我方有与对方建立业务关系和合作的强烈愿望。
3本公司概述：
介绍本公司的性质、基本业务情况和经营范围。
4产品介绍：
说明希望推销或购买的产品。
5必要时可向对方提供资信证明人，以便对方了解我方的资信情况。
6要求寄送有关资料和表达愿望：
附寄公司简介、商品目录、价目表和小册子等，以便对方全面了解我方信息。
*建立业务关系信函的写作步骤及常见表达方式：
（1）说明信息来源（告知对方你从何种渠道得知对方公司的情况）我们从……得知；通过……我们了解到
Yourcompanyhasbeenkindlyintroducedtousby…（贵公司由……介绍给我们。
）
Welearnthrough/from…that…（我们通过……得知……。
）
Ontherecommendationof…（由……推荐……）
（1）YourfirmhasbeenkindlyrecommendedtousthroughthecourtesyoftheCha
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