浅谈对当前企业规范商务活动管理的认识及对策.docx

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浅谈对当前企业规范商务活动管理的认识及对策

浅谈对当前企业规范商务活动管理的认识及对策

2013年初，习近平总书记就厉行节约问题专门作出批示，要求各级党政军机关、事业单位，各人民团体、国有企业，各级领导干部，都要率先垂范，严格执行公务接待制度，严格落实各项节约措施，坚决杜绝公款浪费现象。

习总书记这一重要指示，对于新形势下坚持和发扬艰苦奋斗、勤俭节约的优良传统和作风,加强党和政府同人民群众的血肉联系,促进党政机关的廉政建设，具有十分重要的意义指导意义，也为各级企业规范商务活动管理指明了方向。

东风公司作为央企重要骨干企业，理应率先担当，必须加强对公务接待和厉行节约活动的认识，主动作厉行节约的推动者、实践者。

因此加强商务活动的制度建设，更好规范企业商务活动成为各企业当前亟待研究和解决的课题。

一、当前企业商务活动在企业的主要表现形式

商务活动指的是以公司业务为中心发生的用于业务接待、礼品馈赠支出等发生的一切费用开支。

近年来，由于缺少规范的管理，个别单位屡屡曝出的超高商务活动，成为脱离干群关系，滋生腐败的源地，已严重影响了工作的正常开展，已引起社会越来越多的关注和争议，主要表现形式如下：

一是商务活动开支逐年上升。

2012年据《经济参考报》报道，中央单位公务接待一年花费超过14亿，2013年中纪委公布的央企部分单位业务招待费直达近10亿，更是让人瞠目结舌，这成为“三公消费”泛滥的一面镜子，而且还在呈上升趋势，公款消费造成的浪费愈演愈烈，社会及群众深恶痛绝，群众怨言较大。

二是商务招待标准日益高档化。

随着物价指数的升高和消费攀比心理的产生，商务活动的标准也越来越高，一顿饭、一件礼品动辄上千甚至上万，企业入不敷出，发展因此而陷入困境。

三是商务活动呈多维度发展趋势。

随着企业的发展壮大和经营业务发展需求，客户商业走访活动频繁，互送礼品正成为一种趋势，临时性、突发性商品采购行为越来越多，成为商务活动发展的一种新趋势，大宗的不透明的操作更是容易造成铺张浪费和腐败行为的发生。

四是商务活动成为违纪行为遮挡布。

开展商务支配权限掌握在领导干部手中，如何使用，怎么使用，大都是领导由个人和公务接待人员进行支配，没有公开透明，不可避免的造成有些领导干部和公务接待人员利用职务进行个人消费，成为个人消费的提款机。

五是商务活动的费用列支渠道过滥。

在一些单位，商务招待成为企业支出费用列支的“百宝箱”，如娱乐费用，礼品费用或其它开支甚至行贿的费用都记入招待费，造成过滥现象；再则以其它费用名义列支招待费，将在正常的接待中标准过高的费用，以办公费、购置办公用品、耗材的形式进行列支，近年来类似负面消息经常见诸于各大媒体报端就是很好的说明。

二、企业商务活动中问题产生的根源分析

近年来，有些单位的用于商务活动费居高不下，已严重影响了工作的正常开展，商务活动开支存在着不少问题，主要有：

一是商务活动制度不健全。

商务活动随着近年来政策的搞活，企业发展的需要，商务活动范围有扩大趋势。

但是许多的企业未制定相应的商务管理制度，未出台相应的报销制度和审计制度，制度的建设相对滞后；不少单位仍然是商务活动由领导个人说了算，对单位商务活动未做硬性规定，造成执行不严，随意支取性较大。

二是商务活动审批流程不建全。

制度上的不完善，导致商务活动操作流程化、公开化、透明化得不到体现，得不到有效控制，许多企业未建立相应的管理规范及审批流程，没有相应的签字审批手续，支取随意性较大。

三是商务活动不公开透明。

商务活动是企业经营活动中发生的用于业务招待和礼品馈赠发生的费用，严格的说是利于公司业务的发展。

但由于操作上的不规范，过度消费，暗箱操作，不公开、不透明，且发生在领导干部身上，导致无法监督，群众意见较大。

　　导致上述问题产生的原因，主要来自以下三个方面。

一是领导认识不到位。

个别单位领导对抓这项工作的重要性、必要性和紧迫性认识不高，认为商务活动用于企业发展的公务方面，个人没有多吃多占，没有犯法，没有中饱私囊，吃点喝点算不了什么，仍然我行我素，导致单位吃喝风盛行。

二是工作客观上需要。

一是随着对外开放，交流的增加，工作性质及范围出现新的变化，致使招待费用客观地增长；二是现在许多上级部门工作重心下移，下基层调研和检查工作多了，加之基层部门的认真接待，精心安排，客观上增加了招待费用。

三是物价逐年上涨，致使成本增加，招待费用上涨较快。

三是管理制度有漏洞。

企业缺乏相应的制度，没有科学的界定公务接待范围，科学核算公务接待的标准、条件、范围、程序等，导致公务接待无章可循，无规可依，管理散乱。

　三、目前集团公司开展商务活动的具体做法

自2003年来，为适应公司业务快速发展的需求，培养公司良好的商务习惯，初步建立并完善了商务招待、礼品管理标准及相关的制度，明确规范了公司商务招待的标准、礼品的计划、采购、验收、出库、财务支出的整个管理流程，坚持做到商务招待不超标、礼品馈赠不失礼，既节约降低了商务接待费用，又满足公司各部商务活动礼品馈赠的需求，既降低了商务礼品采购的成本，又规范了公司客户往来中商务馈赠活动，可以说既提升了公司文化的品味，宣传了企业文化，又提升了公司形象。

具体而言，即11383。

11指的是制订一个管理标准，由行政一个部门履行礼品采购的管理；383指的是通过3种礼品采购方式，从礼品计划、定制等8个方面细化流程，达到形象提升、行为规范、成本降低3个目的。

（一）开展商务活动的根源背景

2003年4月，XXX柴油发动机厂与XXX发动机公司重新增资扩股，成立新的发动机有限公司。

随着技术不断引进、中美双方技术人员及各层管理人员业务来往指导频繁；市场业务开拓进一步加大，交往中相互宴请、互送纪念性礼物尤其频繁。

面对新的情况，在操作中往往是各部为政，自行购买规格不一、品质不一的礼品馈赠客户，随机性较大，而且临时性强，管理混乱现象日益突出，既加大了采购的成本，也造成工作上的被动，同时高档的礼品也给客户带来尴尬，达不到良好的互动效果，群众意见也较大，成为公司管理中亟待完善、解决的问题，成为纪检重点关注的工作之一。

公司党委、纪委对此高度重视，与管理层形成共识，必须建立、完善规范的商务活动的制度，建立完整的操作流程，达到透明公开，促进工作、规避风险的效果。

（二）开展商务活动的原则

公司领导认为，公司适当的商务活动是一种礼节，是提升公司形象、品牌、展示公司文化的一种载体，必须加以规范管理，合理、有序使用；必须遵循商务活动“集中采购、集中管理、计划控制、按需申请”的原则，做到有理、有据、合理、受控。

（1）公司商务活动礼品馈赠及管理标准

公司礼品，指申请部门由于工作需要，以公司名义赠送他人的物品。

礼品馈赠是公司商务及重要活动中一个重要环节，对于提升公司形象有着重要的意义。

由公司行政集中负责，在征集多方意见的基础上建立公司礼品管理标准，详细规范公司礼品的计划、采购、验收、出库、财务支出的整个管理流程，满足各部门需求，实施以来，得到公司认可。

公司通过“1十2”方式日益完善礼品采购的管理，满足公司不同业务性质及工作的需求。

以“1”即公司统一采购为主；以“2”即“零星采购”和“临时采购”为辅，其中零星采购由行政与需求部门进行采购，执行公司《签批权限管理标准》；临时采购由业务部门按照《公司礼品临时采购申请单》进行申请，审批后，自行采购，执行公司《签批权限管理标准》。

三者互为补充，形成良性循环。

我们从礼品的计划、定制、采购、验收、出库、财务支出八个方面细化规范了操作流程，确保了礼品馈赠活动的有效运转。

1、AOP的制定。

公司各部门根据公司年产量和经营情况,结合前一年各部门实际发生的礼品费用提出需求、制定部门年度AOP。

2、礼品定制。

财务板块（行政）收集部门需求，结合公司AOP定制不同价格层次的礼品计划，如20—1000元不同价格礼品。

各部门如有礼品采购需求，提交《公司礼品定制申请单》至行政。

礼品标识需经营规划部按照公司相关规定确认。

如采购部每年召开的供应商大会等。

3、礼品采购。

礼品供应商选择参照公司《间接采购供应商开发和管理标准》执行。

礼品零星采购方面。

对于单笔采购金额在3000元以下，不需要签订合同的礼品需求属于礼品零星采购。

礼品招议标采购。

对于单笔采购金额＞3000元的礼品需求，参照《间接材料采购管理标准》、《间接采购定价表》、《招投标管理标准》执行，由纪检介入，参加监标与调取评委介入。

临时性礼品需求，原则上鼓励领用公司集中采购的礼品赠送客人，如确因商务活动需要，有临时需求时，执行下列流程:

单价≤400元的礼品需求按照公司《签批权限管理标准》报销。

单价在400至3000元的礼品采购需求需获得板块副总\独立部门部长硬拷贝，事前审批（紧急情况下可以邮件形式审批），按照《签批权限管理标准》报销。

单次采购礼品单价大于3000元的礼品需求需提交硬拷贝《公司礼品临时采购申请单》由正副总经理事前审批，按照《签批权限管理标准》报销。

4、礼品验收。

参照《间接材料采购管理标准》执行，按合同鉴定实施。

5、费用结算参照《间接材料采购管理标准》执行，按合同鉴定实施。

6、礼品日常管理。

申请人填写《公司礼品申请单》交部门负责人签字，经行政部确认后，方可申请。

将签批完整的《公司礼品申请单》交至行政。

仓库管理员按照《公司礼品申请单》的需求发放礼品，仓库保管员及申请人签字确认；仓库管理员每月汇总《公司礼品申请单》，编制礼品收发存报表与《公司礼品申请单》一同报至财务，将费用划分各申请板块/部门。

仓库建立明细帐记录物品进出。

每年按照公司要求与财务人员共同对库房进行盘点，保证帐实相符。

7、礼品收授。

礼品的接收及发放参考《DCEC员工手册》执行。

价值超过400元人民币的礼物，只有在公司认可作为商务活动的一部分或者获得上级批准的情况下员工方可赠与或接受。

凡未向上级汇报并得到批准的全部礼品（除小的促销礼物外）员工必须在年度“道德陈述”中报告。

8、供应商业绩评估。

参照《间接采购供应商开发和管理标准》。

（2）关于商务招待的管理

商务招待费用，由公司各部门根据公司年产量和经营情况,结合前一年各部门实际发生的礼品费用提出需求、制定部门年度AOP。

体现两个原则，一是费用报销的原则：

所有的费用均应在年度AOP的范围内进行报销；所有费用发生时应按《签批权限管理标准》进行审批后方可报销，超出《签批权限管理标准》的授权必须是经过合理授权的；由归口管理部门统一采购所发生的费用，报销时需要由归口管理部门和使用部门共同确认费用发生金额。

二是业务招待费：

发生后填写《招待费支出明细单》。

明细单中必须填写：

被邀请单位、日期、目的、地点、陪同人员姓名、总人数、报销金额。

单次结算的招待费，在费用发生后15日内由经办人填写《费用报销单》，报销单必须注明招待事由、被邀请单位。

将《招待费支出明细单》、发票附后，进行费用报销。

按月集中结算的招待费，在次月15日之前按月报销上月费用。

报销时需提供《招待费支出明细单》、对应经办人签字的酒店消费水单、发票、《费用报销单》。

驻外人员发生的招待费报销期限为费用发生后2个月之内。

（三）开展商务活动达到的成效

通过这几年的运行情况来看，公司用于商务招待行为和礼品馈赠的效果明显改善。

一是突显出公司的文化。

公司礼品赋予公司文化的标识，如在礼品上印制有公司形象的LOGO，提升企业形象；二是规范了商业行为，每年的集中采购，做到公开公正公平，纪检介入活动过程，以人为本，确保商业馈赠合规合理；三是有效控制了成本，满足了公司的整体需求。

当前，在全国深入开展群众路线、反“四风”活动中，反对奢侈浪费、厉行勤俭节约成为全民遵守的行为准则，企业必须加强对公务接待和厉行节约活动的认识，制订完善严格制度，严格落实各项节约措施，坚决杜绝公款浪费现象，确保在认识上、行动上与党中央保持一致，自觉反对奢侈浪费之风，做到商务活动有礼有节，透明公开，民心满意，促进企业的良性发展。