综合档案管理办法.docx

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综合档案管理办法

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综合档案管理办法

第一节总则

第一条为规范XXXXX（以下简称“公司”）的综合档案（以下简称“档案”）管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本办法，本办法适用于公司综合类档案管理。

第二节管理体制和职责

第二条综合部设置档案室，指定档案管理员，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。

档案管理员的职责为：

（1）负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；

（2）负责公司成立、对外交往、业务拓展等重大经济活动等档案的跟进；

（3）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；

（4）负责档案提供利用服务；

（5）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节文件材料的形成和归档

第三条档案按照记述内容的不同划分为文书档案和专门档案；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条归档时间和归档程序

（一）所产生的档案，据其重要程度及实际需要由其负责人审定后随时归档。

零星文书档案采取各部门平时累积、每月一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。

（二）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（三）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

第五条归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数，以保证原件减少使用频率。

第四节档案的利用

第六条档案管理员应编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。

档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节档案保管期限的划分及鉴定

第七条档案管理员须根据《归档范围和保管期限表》（附件1）确定档案的保管期限及档案的价值。

档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

其中长期为10年以上，短期为3-5年；对公司有长远利用价值的档案须永久保存；对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节档案保密规定

第八条严格遵守本规定，借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第九条接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单；严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容；整理档案应在办公区内进行，不得将档案带出办公区，以防失密或丢失；档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续；发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节档案查阅、借阅规定

第十条因工作需要，查阅、复印、借出档案资料时，必须填写《档案使用审批表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。

查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理员的监控范围内查阅。

第十一条档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理员的监控范围内查阅。

第十二条借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第十三条借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。

如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第十四条借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究责任。

第十五条借出的资料使用完毕，要及时归还，档案管理员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用审批表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。

如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节档案室管理规定

第十六条档案室内的档案柜要统一编号。

做到存放有序，查找有据。

第十七条要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第十八条要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。

保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第十九条下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。

离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第九节档案销毁规定

第二十条按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

销毁时必须填写《档案销毁审批表》（附件3），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

档案销毁清册需归档，并长期保存。

第二十一条严禁将应销毁档案转做其它用途。

第十节档案的收集与管理

第二十二条坚持部门收集、管理文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。

对处理完毕的文件材料，由档案管理员集中统一归档和保管。

凡公司缮印发出的公文，一律由综合部统一收集管理。

第二十三条由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。

第二十四条政府管理机关文件、协会文件、各办事机构或分公司的文件、各部门办事机构和区域召开的专业会议或其它重要活动形成的文件、由几个部门联合形成的文件材料，和由下级部门起草，以上级的名义发布的文件，由综合部立卷归档。

第十一节档案的立卷

第二十五条组卷方法

（一）公司形成的文件材料是组卷的主要内容。

（二）上级针对公司的主要发文，同公司同类问题一起组卷。

（三）主管部门下发的普发性文件，按问题特征组卷。

（四）公司职员任免、机构设置、启用印章等文件，按问题特征分别组卷。

（五）会议记录、纪要和大事记、简报等以及各种会议文件材料，按名称特征组卷。

（六）各种典型经验、调查材料，可按问题特征组卷，也可按作者结合名称特征组卷。

（七）公司领导在各种会议上的讲话材料，随会议文件一起组卷。

（八）各种报表、花名册，按名称特征组卷。

（九）请示与批复等文件，按问题特征组卷。

（十）文件形成针对时间不一致时，可做如下处理：

1、一般文件在形成年度立卷；重要文件在批准年度立卷。

2、多年的计划在起始年度立卷；工作总结在终止年度立卷。

3、总结与计划写在一起的，根据主要内容确定立卷时间。

4、跨年度处理完毕的文件，在处理完毕的年度立卷。

5、跨年度的会议文件材料，在会议召开的年度立卷。

6、公司转发或批转的文件，按转批时间立卷。

7、跨年度的请示与批复按批复年度立卷。

无批复的重要请示在请示年度立卷。

（十一）档案盒正面应附有《案卷封面》。

第二十六条卷内文件排列

（一）按文件的重要程度或时间顺序排列。

1、密不可分的文件按重要程度依次排列，公司文件材料在前，上级或下级文件材料在后。

2、请示与批复，批复在前、请示在后。

3、正文在前，附件在后。

4、转发件和被转发件一起组卷时，转发件在前，被转发件在后。

5、印件在前，定稿在后。

重要法规性文件的历次稿件依次排在定稿后。

6、非诉讼案件排列顺序为：

上级批文、批复、结论、调查报告及主要证据材料、本人检查及本人意见、说明等。

（二）按问题—时间排列

反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。

（三）按地区—时间排列

由同一管辖区内的几个单位组成一卷时，先分开单位再按时间顺序排列。

（四）按作者—时间排列

先分开作者，再按时间排列。

（五）按姓氏笔划排列

对某些人事案卷组成的卷，可按姓氏笔划排列。

第二十七条卷内文件编号

（一）卷内文件系统排列后，用铅笔编写页号，采用阿拉伯数字（下同）。

（二）凡有文件字迹的页面，均应一页编一个页号，正面编在右上角，反面编在左上角。

（三）大张图表折叠后，编一个页号。

（四）装订的案卷要填写本卷总页数。

第二十八条编制卷内目录

（一）编写顺序号

按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一个顺序号；请示与批复要分别编顺序号。

（二）填写责任者

填写文件制发部门或个人名称，可用通用、确切的简称。

各种简报、情况反映的作者，填写编发部门名称。

（三）填写文件字号

填写文件字号（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。

（四）填写文件题名

填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。

原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“[]”。

（五）填写文件页号

填写文件页号时，用阿拉伯数字。

（六）填写文件形成日期

填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”号。

第二十九条案卷装订

（一）装订前要拆除文件上的金属件，如别针、。

（二）文件用纸规格不符合尺寸时，要加边裱糊或切齐。

一般采用A4幅面纸。

（三）装订案卷要整齐、洁净、不压字、不掉页、不倒面、不损坏文件、不妨碍阅读。

（四）文件材料纸张大小规定尺寸又不能切齐时，可视具体情况折叠。

（五）使用卷皮、成卷装订的案卷，采用三孔一线左侧竖立装订、距装订口10毫米，装订长度160毫米为宜。

装订时用白色线绳，拉紧系牢。

（六）使用软卷皮或成卷装订的案卷，需装在档案盒内存放。

（七）中文横写或外文文件以左方装订为原则；中文直写文件以右方装订为原则。

第十二节档案的移交与利用

第三十条各部门处理部门立好卷后要在第二年第一季度，向综合部移交，重要文件于每月月末向综合部移交。

第三十一条按案卷顺序填写《档案移交登记表》一式两份，交接双方根据移交表清查核对，双方签字盖章各存一份。

第三十二条做好档案的借阅登记和提供利用记录。

第十三节不归档文件材料范围

第三十三条文件材料

（1）重份文件；

（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；

（4）从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；

（5）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人员来信；

（6）部门、办事机构和区域内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；

（7）部门、办事机构和区域负责人兼任外公司职务形成与部门、办事机构和区域无关的文件材料；

（8）为参考目的从各方面收集的文件材料；

第三十四条外部来文

（1）参加非主管部门、办事机构和区域召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

（2）非隶属部门、办事机构和区域抄送的不需要办理的文件材料；

第三十五条本制度由综合部负责编制和修改，由总经理批准；本办法自2013年1月1日起实施。

附件1：

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文书档案归档范围及保管期限表

序号

条款名称

文件内容和名称

保管期限

1

公司重要会议文件材料

会议通知、会议议程、代表名单、报告、决议、纪要、选举结果、选票票样、领导讲话、董事会会议记录、大会发言、讨论通过的文件、简报、照片、底片、录音带、录像带等

永久

讨论未通过的文件、贺电、贺信

长期

讨论记录、参考文件、会务计划总结等

短期

决议、决定、记录、纪要、领导讲话、讨论通过的文件

永久

讨论未通过的文件和一般事务性文件

短期

2

专业会议、表彰会议文件材料

通知、议程、代表名单、报告、决议、倡议书、纪要、记录、讨论通过的文件、声像材料等

永久

会议典型材料、代表发言材料、重要贺信贺电等

长期

其它文件材料、会务工作计划等

短期

3

庆典、年会、聚会的文件材料

活动通知、活动安排、领导讲话、大会发言、各种声像材料

永久或长期

4

上级党、政、主管部门、分公司及各类分支机构来文

直接针对本单位工作的文件

永久

普发的法规性文件

长期

有查考作用的一般性文件

短期

5

上级领导视察检查本公司工作形成的文件材料

领导题词、领导讲话、综合性汇报材料、录音带、录像带、照片、底片等

永久

6

本级对下级检查工作形成的文件材料

检查工作总结、专题汇报材料

长期

7

承办上级会议或重大社会活动形成的文件材料

形成的全部文件材料、声像材料

长期

8

其它单位来访参观

活动安排、人员名单、声像材料

短期

9

公司制发的文件材料

方针政策性的、法规性的条例、规定、办法等；重要的决定、决议、指示；关于干部任免、追认、授予称号；机构改革、建、撤、并、转、隶属关系变更、印章启用；工资改革调整、晋级等问题的通知；重要业务问题综合成果报告、专题报告、方案、总结等

永久

转发上级文件、批转下级文件的通知、本级发布的暂行规定、代上级起草的法规性的文件等

长期

一般业务和业务性工作、事务性的、一般工作报告

短期

10

请示与上级批复、下级请示与本级批复

重要问题的

永久或长期

一般事务问题的

短期

11

工作总结报告

年度和年度以上的、重要专题的

永久

半年、季度的、一般专题的

长期

12

制定的制度和条例

各类管理制度，办法，样表

永久

13

战略规划、计划

年度和年度以上的

永久

季度、月份的

短期

14

统计报表（含综合的、各部门）

年度和年度以上的

永久

季度、月份的

短期

15

办公室装修及租赁文件材料

请示、批复、设计书、协议书、合同、有关图纸等

永久

16

本公司签订的内外部合同协议及项目招标、投标文件材料

重要的、有长远利用价值的、涉外的

永久或长期

一般的、内部的

短期

17

涉及本公司机构、编制、名称等的文件材料

含各种委员会、领导小组等

永久或长期

18

职员表彰文件材料

含表彰决定和表格、事迹材料

永久或长期

19

职员处分材料

含处分决定调查材料

永久或长期

20

事故处理材料

含处理决定和调查取证材料

重大的

永久

一般的

长期或短期

21

员工录用转正、调资、定级等有关材料

含录用、转正审批单和各类鉴定材料

在职期间、离职三年内

22

专业技术职称评定聘任

上级或本级批准的

23

职员伤残鉴定材料

含医院证明材料和本人情况说明、公司领导指示和批复

24

职员工作技术考核

含考核证书发放材料

25

职员教育培训材料

含成人学历教育

26

职员编制、党员花名册

含公司各部门及各子公司

27

介绍信、证明信存根

含职员调动、工资转移、党团工会组织关系转移等

28

财产物资交接凭证

含员工辞职或调任工作中与交接人形成的各类凭证、证明材料

永久或长期

29

档案交接凭证

各类档案移交目录

长期

30

本单位编辑出版物

含简报、工作信息等的定稿、样本以及公司出版的各期报纸

长期或短期

31

各部门、办事机构和区域举办的重要展览的图片、小样

含各公司项目举办的展览、宣传图片以及其他重大活动的图片

长期

32

本单位荣获的荣誉

含各类荣誉证书、奖旗、奖状、奖杯、奖牌等

永久

33

出国考察、友好往来等外事活动形成的全部文件材料

重大活动

永久

一般活动的审批手续、报告

长期

其它文件材料

短期

34

下级报送的总结、报告、统计报表

年度和年度以上的

长期

季度、月份的

短期

35

本公司新闻

含反映本公司情况的报刊剪辑、电台、电视台播出稿

永久

36

37

法律事务文件材料

重要的

永久

一般的

长期

38

审计文书

重要的

永久

一般的、常规的

长期

39

企业普查

重要的

永久或长期

附件2：

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档案使用审批表

使用日期

文件名称

归档号

使用人

签字

档案主管部门负责人审批

档案保管部门负责人审批

资料份数

每份页数

使用用途

使用方式

归还时间

确认签字

查阅、借阅、复印、调出

附件3：

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档案销毁审批表

档案种类

保管期限

立卷日期

立卷部门

密级

销毁日期

销毁原因：

销毁档案清册：

（如数目多可后附清册）

1.

2.

3.

4.

5.

销毁人签字：

年月日

监毁人签字：

年月日

档案主管部门负责人审核：

年月日

公司总经理意见：

年月日

附件4：

档案案卷封面

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文书档案

案卷题名：

自年月日起至年月日止

档案号：

卷内共件，其中：

目录张，文件材料张

存放于室柜

保管期限：

密级：

整理者：

年月日

附件5：

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档案卷内目录

序号

文件

编号

责任者

文件题名

日期

页次

备注

附件6：

部门：

档案移交表

序号

文件名称

份数

每份页数

有无复印件（份数）

移交日期

移交人签字

接收人签字

监交人签字

部门负责人签字