日语写作0302.docx
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日语写作0302
一、面向公司内部的信函
（一）记录的书写方法
会议的议事记录是社内活动的重要一环。
记录下会议的议事内容，可以使工作更有效地进行。
要点
①正确概括会议的时间、地点、出席者、议题、议事内容等。
②议事内容以结论、决定事项为中心分条记录。
③文体方面尽量省略敬语，应注重事务性及效率。
平成○年11月7日
设置松尾支店准备委员会会议纪要
总务课山田纯一㊞
1．日期平成○年11月5日（三）下午3点～5点
2．场所 总公司会议室
3．出席者岛田营业部长、井上财务课长、木村企划课长、本多总务部长、西村总务课长、总务课山田
4．议事
（1）关于支店地点
根据3个候补地概况，消费者动向调查的数据讨论结果，认为JR西口站前、花井大厦2楼为最合适的地点，特向董事会汇报。
（2）关于开设准备室
在营业部长指导下设立准备室，从6月1日开始营业活动。
由总务
部长选定准备室地点。
（3）关于开设准备资金
由井上财务课长负责制定预算书呈交董事会。
（4）暂定下次委员会议于12月1日召开。
▶社内会议记录样式举例◀
平成○年9月13日
会议纪要
会议名称
关于○○地区开发的第一次讨论会议
报告人
总务 川本一二㊞
日期
○年9月11日
（二）
AM
PM3点～4点
地点
△△公司第二会议室
出席者
△△公司 企划部 山田部长 设计课 川井科长
□□公司 研发课 饭岛课长 世山主任
议题、报告提案事项
① ○○地区的现状调查报告（□□公司 世山）
・作为工业地区的发展历史
・随○○线开通作为重点住宅地的价值
② ○○地区开发计划案的说明（□□公司 世山）
・利用原○○工厂占地的经过
・支持多元化生活中心的构想
③ 疑问解答
・后方的住宅地开发计划是什么？
→在西部地区大规模的住宅公寓计划…（省略）…
（下次会议召开日期及课题、操作）
・预定在11月上旬
・至下次会议之前的操作：
西部地区的商业设施调查
▲替换练习▲
●平成○年3月4日（五）上午10～12点，在总公司会议室参加了关于制作目录的公司内会议。
总务部青山部长、中山总务课长、会计部丸山部长、营业部山本部长、营业2课长桥本、井上营业企划课长等出席此次会议。
会上阐述了制作目录的主旨，进行了细微部分的说明。
中途有提问、发言，并进行最终决定，确认了各事项。
平成○年3月6日
会议记录
会议名称
关于制作目录
报告人
总务 山田健二㊞
日期
○年3月4日
（二）
AM 10点～12点
PM
地点
总公司会议室
出席者
总务部 青山部长 中山总务课长
会计部 丸山部长
营业部 山本部长 营业2课长桥本、井上营业企划课长
议题、报告提案事项
会上阐述了制作目录的主旨，进行了细微部分的说明。
中途有提问、发言，并进行最终决定，确认了各事项。
●平成○年9月5日（四）下午4点至5点，在总公司第2会议室举行了销售会议。
营业、企划、大宫工厂的生产、会计、总务各课长等出席会议。
会上报告了上半年销售成绩，确认了下半年的销售计划案。
平成○年9月7日
会议记录
会议名称
销售会议
报告人
总务 山田健二㊞
日期
○年9月5日
（二）
AM
PM 4点～5点
地点
总公司第2会议室
出席者
营业部 堤课长
企划部 森田课长
大宫工厂 森本生产课长、高井会计课长、吉永总务课长
议题、报告提案事项
报告上半年销售成绩
确认下半年销售计划案
（二）提案的书写方法
提案是对上司、上层领导提出改善策划的文书。
要点
①提案的题目、改善对象的现状、提案内容、效果等分条简明总结。
②因为是面向上司的文书，要恭敬书写。
提案书
提案日：
平成○年3月12日
提案人：
业务课
■名称 关于改善○○○接受订货系统
■提案主旨
通过PC网络系统管理○○○的订货，达到高效率地进行业务。
■提案的理由
目前○○○的订货都是个人电话接至销售课、公司电话接至营业课，通过主页的则由推进课负责。
由于发生下列问题，有必要进行紧急改善。
（问题1）由于不能实时掌握订货状况，导致常常发生批量订货产生的缺货问题。
（问题2）由于各课负责制作数据，若要全体把握会花费大量时间，在各方面都有所浪费。
■引进系统的假想图（省略）
■效果
・可提高订货业务的速度，提高服务质量。
・使在库管理的正当化容易进行。
・使各课的负责人能够经常把握全体动态，更加容易采取销售战略等方面的合作体制。
提案的样式举例
提案书 平成○年3月9日
部门
总务部
卫生管理
姓名
有马洋二㊞
名称
针对职场精神卫生的项目组成团队
▲现状
对于精神紧张状态的症状毫无对策，完全靠社员个人的调节。
病例日渐增多。
▲提案内容
由专业医生、护士、生活指导、管理者、卫生管理者等组成团队，对于精神紧张状态研究制定基本对策、召开研修会、并制定早期治疗的检查体制。
▲提案的效果
产生效果要很长时间，但是作为职场精神紧张状态对策的根本，还是应该积极探索，定会取得效果。
其他
▲替换练习▲
●销售在每年的10月～12月迎来繁忙期。
伴随着新系统的导入，需要进行输入工作的输入专业人员。
每天工作7小时，并进行○○顾客数据的输入工作和其他辅助业务。
加纳课长
平成○年8月15日
销售课 山口克之 胜本美惠子
关于繁忙期间聘请零工
关于繁忙期的人员体制，对聘请零工进行如下提案。
■提案的理由
销售课每年10月～12月迎来繁忙期，今年伴随新系统的导入，数据输入工作在这个时期会变得繁重。
因此，有必要增加数据输入的专业人员。
■希望人员等
人员：
1人 （每天工作7个小时左右）
期间：
10月～12月
担当业务：
进行○○顾客数据的输入工作、其他辅助业务
其它：
能够使用表格计算软件
●通过将业务联络会议的会议记录向职员公开，可以使公司内的信息流通更加活跃。
每位职员的信息收集能力、参加意识都会高涨，并能够得到更加活跃的效果。
提案书
提案日：
平成○年3月20日
提案者：
总务课
■文件名 关于会议记录的公开
■提案主旨
将业务联络会议的会议记录保存在社内网络的服务器上，并向职员公开，由此可以使公司内的信息流通更加活跃。
■提案的理由
目前业务联络会议的会议记录都由总务课保管，全部由记录者记录所以长期保管非常困难。
会议记录的丢失也非常多，所以有必要亟待改善。
■效果
通过使职场的信息流通更加活跃，可以提高每位职员的信息收集能力、参加意识，并能达到更加活跃的效果。
●由于文件的制作一直依赖总务课的日文打字机和向外部订货，从速度和经费两方面看效率都非常低下。
购买文字处理机，除了可以提高制作一般文件的效率，还具有地址管理、数据处理、表格化等多种编辑功能及打印功能，能够实现事务效率的飞跃。
平成○年5月9日
总务部长
总务课庶务系长 户田健㊞
关于购买文字处理机（提案）
为了提高制作文件、保存事务的效率，进行如下购买文字处理机的提案。
记
１．现状 由于文件的制作一直依赖总务课的日文打字机和向外部订货，从速度和经费两方面看效率都非常低下。
２．提案 设置「○○」文字处理机，提高办事效率、使其合理化。
价格见附表。
３．效果 除了可以提高制作一般文件的效率，还具有地址管理、数据处理、表格化等多种编辑功能及打印功能，能够实现事务效率的飞跃。
４．附件 「○○」文字处理机目录1本
以上
（三）企划书的书写方法
要点
①使用一览表、记号、图表等清楚地表示企划的目的、实施的要领和预算案等。
②关于优点可以使用突出的表达方式。
③使用大号字书写关键词、概念，加写标题等，使主题突出即可。
④文章要采用逐条书写的方式简洁地表达。
绘画比赛企划书
平成○年6月15日
营业企划课 田中猛㊞
1．企划主旨
作为新产品“ホームデー”的促销活动，特企划举办下述绘画比赛。
2．目标及关键词
①确立并渗透新产品形象
②开发新的顾客层
③制造话题
关键词是“单身家族”
3．实施要领
与当地报纸“ホーミング”合作实施。
实施要领、计划日程详见附页。
准备期间
至8月底
征集绘画作品
9月上旬至9月中旬
举办画展
9月下旬至10月上旬
4．预算
总额300万日元，详细情况见附页。
以上
▲替换练习▲
●关于宣传杂志发行的企划。
构思是七彩讨论会，样式为彩色、B5版、24页、最初为季刊发行。
宣传杂志发行的提案书
平成○年○月○日
营业企划课 石井 芳太郎㊞
关于宣传杂志的发行，按照下列企划进行提案。
记
1、构思
七彩讨论会
2、样式
彩色、B5版、24页、最初为季刊发行
以上
●通过参观学习护理设施的现场，能够感受理解需要护理者的生活实际情况及必要性。
平成○年3月9日，健康事业部企划课7名成员到○○家、△△中心参观学习。
具体把握“无障碍、高龄者方便使用”；成为探索今后事业方向性的大规模调研准备的线索。
护理设施
护理实习 参观设施
无障碍
高龄者方便使用
高龄者生活中与
生活相关物品的
需要
利用者的意见
（可利用上述企划的图解）
（四）指示书的书写方法
要点
①指示书是负有责任的文书，要使用柔和的表现，并使用温和的文体书写。
②正文使用“です・ます”体即可。
③指示的内容可以在附录中逐条记载。
④题目末尾附加上（指示）可使文书的性质、目的一目了然。
平成○年11月30日
各位职员
总务部长 饭岛胜彦㊞
关于年末年初的业务进行（指示）
年末年初的业务按照下述要求进行。
记
1．工作结束12月28日
（二）
2．工作开始 1月5日（三）
3．收款业务 只有收款业务可在年末时延长业务时间。
①业务可继续至30日下午2点。
②29日以后，负责人根据末次董事的指示进行工作。
以上
▲替换练习▲
●平成○年度的销售计划案必须于2月10日之前提交至营业本部，请向营业销售部的成员作出指示。
制定销售计划会议将于2月21日召开。
关于提交销售计划案（指示）
平成○年度销售计划案通过另附用纸进行起草，请按照下述要领提交。
记
1．平成○年度销售计划案
（1） ○年度销售实绩（包含推测）
（2） ○年度销售计划书
（3） 目标设定的数据及根据
（4） 为目标达成的提案事项
2．提交期限
2月10日（四）之前交给营业本部部长。
3．制定销售计划会议
预定在2月21日
（一）召开。
详细情况随后指示。
至于开发制造中的新商品的概要、销售促进计划等，请参照另附的“新商品介绍”。
以上
●10月是下半年销售额成倍增长的一段时间。
不仅要达到目标，还希望各位尽力刷新销售记录。
恳请各位按照另附纸张的个人销售目标额努力。
●黄金周的临时停业按照下述要求实施。
请各部门调整出勤、休假的日程安排。
并请将安排表于4月20日
（二）之前报告到本课。
平成○年4月5日
各位社员
总务部长 饭岛 克人㊞
关于黄金周的临时停业（指示）
本年度的黄金周临时停业按照下列要求实施。
请各部门以不妨碍业务的进行为目的调整出勤、休假的日程安排。
记
1．停业期间 5月1日（六）～5月7日（五）
2．停业天数 每人4天
3．实施要领
①作为带薪休假，希望各位连续休假。
②各部门制作休假计划一览表，并与4月20日
（二）之前提交到总务课（负责人：
木下）。
并标明休假中的紧急联络方式。
以上
（五）照会的书写方法
要点
①照会的目的是向对方询问并得到确切答复。
②要简洁明确地指出理由、目的和答复的方法。
③勿忘答复的期限。
④在申请表的回答栏里可以使用○、×或数字记入。
⑤照会的内容可在附录中分条记载。
平成○年1月24日
各位职员
总务课长 折户隆㊞
关于订阅期刊（照会）
关于订阅平成○年度报纸、杂志等期刊，总务课将集体订阅，请在申请书上填写必要事项，并于3月20日之前送交到总务课。
对于订阅一年的读者将减免150日元作为优惠，请抓紧时机，踊跃订阅。
記
1．书名名 『朝日AREA』 朝日新闻社出版
2．价格 500円（定价650円）
3．交书 每月5日・总务课前台
4．付款 交书时支付
附属文件 订阅杂志申请书 1张
总务课前台备有杂志样本，敬请参阅。
以上
▲替换练习▲
●营业活动越来越重视英语能力，在横路专务董事认可的基础上，决定购买《英和・和英词典》。
请大家在观看总务课的样本之后，在4月10日（四）之前填好附录的申请表提交。
统一购买的申请者可享受20%的折扣，请勿错过机会。
平成○年10月20日
各位社员
总务课长 长谷川 隆㊞
关于共同购买《英和・和英词典》（照会）
营业活动越来越重视英语能力，在横路专务董事认可的基础上，决定购买《英和・和英词典》。
荣林堂书店作为我社的客户接受折扣优惠，所以请购买者于4月10日（四）之前在申请表上填好姓名，盖上印章提交。
记
1．图书名称 《英和・和英词典》 田泽书店刊
2．价格 6,400日元（定价8,000日元）
3．分发 总务课
4．付款 分发时收取
附录文件 购买书籍申请表一份
总务柜台处备有样刊，敬请浏览。
以上
●有意夏季利用福利设施“日光山庄”的人，请在6月5日（五）之前提出申请。
一个人或一个家庭、一个团体可以使用3天。
本公司职员以外的参加者需填写参加要点、亲属关系或其他关系、年龄、性别等。
申请者过多时由福利处主管人员进行调整。
平成○年6月1日
各位职员
总务课长 小林 健二㊞
关于利用福利设施“日光山庄”（照会）
有意夏季利用福利设施“日光山庄”的申请者请按照下列要点于6月5日（五）之前申请。
希望者过多时由福利处主管人员进行调整。
记
1．利用天数 一个人或一个家庭、一个团体可以使用3天
2．利用者 本公司职员以外的参加者需填写参加要点、亲属关系或其他关系、年龄、性别等。
3．申请 请填写附录的申请书。
以上
（六）通知的书写方法
要点
①正确书写日期、地点、议题、事件等。
②题目详细、正文简洁、内容在附录中分条书写。
③多用格式化。
平成○年10月1日
各位营业课长
总公司营业部长
野田仁㊞
关于每月营业课长例会的通知
例会按照以下要求召开。
请有关人员务必出席。
记
时间10月4日（五） 上午10点～中午12点
地点总公司7楼第2会议室
议题关于当月销售目标
以上
▲替换练习▲
●从平成○年4月起丸山幸太郎先生和松田久美子小姐分配到本营业部工作，想为他们召开新人欢迎会。
恭请大家出席。
平成○年3月4日
关于新人欢迎会
干事 营业部 渡边 广㊞
今年4月丸山幸太郎先生和松田久美子小姐被分配到本营业部。
为了
加深和两位职员的关系，祝福他们的前途，特召开欢迎会。
希望大家光
临。
记
日期 平成○年4月16日（五）下午6点开始
地点 涩谷酒店 二楼宴会厅
（Tel1234-5678）
会费 5,000日元
参加者请在4月10日之前与干事联系。
以上
●平成○年度的定期健康体检定于4月3日，在总公司的9楼礼堂进行。
诊断项目包括测体重、血压、视力、胸部X线透视、验尿、验血等。
体检前切忌暴饮暴食、过度运动。
当天不能接受体检的人请通知医务室。
请全体人员务必接受体检。
平成○年3月16日
各位职员
医务室
医师 福田美惠子㊞
关于实施定期健康体检
今年的定期健康体检按照下述内容实施。
请全体人员务必接受体检。
记
日期 平成○年4月2日
（二）
地点 总公司9楼礼堂
检查项目 测体重、血压、视力、胸部X线透视、验尿、
验血
・体检前切忌暴饮暴食、过度运动。
・当天不能接受体检的人请通知医务室。
・随后联系检查日期、地点、时间等。
以上
●滨崎印刷株式会社通知我公司事业所迁址，特此通知。
新地址为东京都涩谷区中央1町目1番地1号福井大厦3层（原地址东京都调布市××町1町目1番地）
电话（1234）5678传真（2345）6789
平成○年9月2日
各位营业负责人
总公司营业本部长
姬野 完㊞
滨崎印刷株式会社迁址的通知
滨崎印刷株式会社通知我公司事业所迁址，特此通知。
记
新地址 东京都涩谷区中央1町目1番地1号福井大厦3层
（原地址东京都调布市××町1町目1番地）
电话 （1234）5678
传真（2345）6789
以上
（七）呈报的书写方法
要点
①正确书写呈报书的日期时间。
②理由只需简明书写要点。
③制作表格使之票据化更为方便。
④呈报缺席、休假、出差时尽量事先提出申请。
平成○年5月10日提出
批
部门部长
部门课长
准印
部门
总务部文书课 姓名 青山 太郎㊞
迟到日期事件
平成○年5月10日
9点00分至10点30分（共计1小时30分）
理由
由于通勤电车遭遇人身事故而延迟。
备注
附带JR的延迟证明书。
此次迟到并未给工作带来影响。
呈报迟到、早退、外出的样式例
迟到・早退・外出样例
○年10月5日
部门
会计课
姓名
尾崎俊介
部长
课长
迟到时间
月 日 点 分止（ ）小时
早退时间
月 日 点 分始（ ）小时
外出时间
10月6日 14点30分始 （２）小时
16点30分止
原因
看牙
备注
▲替换练习▲
●呈报缺勤：
企划部井上和夫从平成○年8月5日至6日（共计2天）因出席其妹的结婚典礼，回静冈县清水市丸山町家乡探亲。
工作暂委托企划部的和田次郎。
批
部门部长
部门课长
准印
部门
营业部企划一课 姓名 井上和夫㊞
期间
平成○年8月5日至
平成○年8月6日（共计2天）
缺勤
理由
休假
理由
带薪休假 喜事丧事休假 经期休假 产前产后休假
其他（出席妹妹结婚典礼而回家探亲）
备注
地址 静冈县清水市丸山町1丁目2番地 井上和太郎先生
关于此间业务暂时委托营业一课的和田次郎先生。
平成○年8月1日
●呈报出差：
营业部营业三课的尾崎荣太将从平成○年10月6日至8日（共计3天）与营业二课的织田洋二（另外2人）前往北九州出差。
目的是支援新销售渠道开拓活动，与分店进行磋商并拜访客户。
批
部门部长
部门课长
准
印
部门
营业部营业三课 姓名 尾崎 荣太㊞
同行者
营业部营业二课 姓名 织田洋二
部 课 姓名
部 课 姓名
期间
平成○年10月6日至10月8日（共计3天）
目的
目的是支援新销售渠道开拓活动
安排
10月6日上午11点到达其后与分店进行磋商（内容见附录）。
10月7日为渠道开拓活动拜访客户。
10月8日上午召开成果会议之后下午4点回公司。
备注
10月6日是政府规定假日（体育节），节假日出勤申报与织田每人附上一份。
平成○年10月2日申报
●休假呈报：
由于岳母去世，希望在○年10月15日至16日两天休假。
特此提出申报。
休假中的联络电话为宅电044-000-1111
部长
课长
休假申报 平成○年10月9日提出
部门
姓名
营业部营业课
藤原 正一㊞
种类
（1）带薪休假
（2）经期休假 （3）产前产后休假
（4）喜事丧事休假 （5）特殊休假 （6）其他（）
期间
○年10月15日至16日
（2）天
缘由
参加岳母葬礼
备注
休假中的联络电话为宅电044－000－1111
●接待费用呈报：
平成○年10月25日晚上7点至9点半，在“莫纳米”餐厅同ABC株式会社的茅野部长及另外2人召开特别活动结果报告及慰问会。
我方出席者为津山课长、手岛系长及田中3人。
饮食费用为10,000×６＝60,000日元，礼品费用的预算为4,000×3＝12,000日元。
下月末支付即可。
平成○年10月10日提出
营业部长
批
部门部长
部门课长
准
印
申请者
营业部第二营业课 姓名 田中 正夫印
招待公司名
ABC株式会社 茅野部长及2位部下
出席者姓名
津山课长手岛系长田中
招待理由
特别活动结果报告及慰问会
时间 平成○年10月25日 晚上7点开始2.5个小时左右
地点 莫纳米餐厅
招待预算
72.000日元项目饮食费用10,000×6＝60,000日元
礼品费用4,000×3＝12,000日元
支付方法
下月末支付
备注
（八）报告的书写方法
要点
①报告要客观、具体的陈述事实。
②只书写基于数据的成果。
③可以使用短句、分条书写的形式来总结。
④在报告的末尾附上提案、感想会更加有效。
平成○年6月28日提出
营业部长 先生
承
部长
课长
认
印
出差报告书
升级会员 