办公信息化建设初探.docx

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办公信息化建设初探

办公信息化建设初探

企业信息化是时代的要求,国民经济信息化的基础.现代信息技术的飞速发展和迅速普及,使企业生存和竞争环境发生了根本变化,信息化已成为企业获取竞争优势的最佳选择.为了改变过去传统的办公方式,实现信息共享,协同工作,无纸化办公,提高工作效率,增加企业的竞争力,武汉港务集团信息化建设根据分步走,分阶段实施的原侧,在2021年以来分期计划,分步实施,实现了武汉港务集团与下属公司的远程联网办公,移动联网办公,集团办公信息化建设得到飞速发展.

一,武汉港务集团的分布与组织机构情况

武汉港地处长江中游,居中部省份中心,具有得中独厚,得水独优的地理优势,是交通部定点的水铁联运主枢纽港,在国家中部崛起战略,黄金水道和武汉航运中心建设中地位极为重要,港口辖汉阳,汉口,阳逻,沌口,青山,左岭等港区.武港集团由集团公司机关与集团分公司,全资子公司,控股公司和参股公司组成,其中集团公司机关有党委工作部,集团办公室,资产财务部,发展策划部,生产安全部等十个部室组成.集团组织机构如图.

一,网络建设技术路线的建设

根据集团现有分布和组织结构情况,我们在网络建设上采取了如下组建:

1,武汉港务集团VPN网络系统设计

在武汉港务集团机关信息中心室,通过10M光纤连接到互联网.对于总部,由于中心网点是整个系统的核心需要确保高可靠性,所以在出口处部署1台百兆级的SGW25BPRO安全网关,可用2台实现双机热备功能.

下属分公司改造为采用2M~10M的宽带网络接入internet,对于分支机构或移动用户可采用各种廉价的宽带方式接入internet（如:

adsl或CableModem等）,由于本地网络规模小,PC数量较少（经常是单机或仅有几台PC）,所以采用"硬件USBKEY+安全客户端软件"的方式实现远程移动安全接入.

2,武汉港务集团网络VPN实现简述

2.1,总部与分公司通过VPN网关连接:

武汉港务集团公司总部申请了电信提供的具有固定IP的10M光纤,IP地址范围为219.A.1.XXX----219.B.1.YYY,Subnet:

255.255.255.XXX;我们设置VPN网关（WAN端口）IP为219.A.E.XXX.另外设定总部内网IP网段为192.B.C.XXX（1-254）,Subnet:

255.255.255.0,网关为192.E.C.Z.我们依次做以下工作:

宽带接入配置:

将ADT25BPRO安全网关放置在中心点,将电信的光纤接到此网关的端口,将安全网关的端口连到公司的内网上.通过配置软件,将两个端口的IP分配配置成219.A.D.XXX和192.D.C.Z.实现内网电脑可以通过此安全网关上互联网.

VPN配置:

在25BPRO安全网关上配置各分公司VPN连接设置.首先规划好各分公司内网IP地址网段（注:

各分公司,总部的内网IP地址必须分配成不同的网段）.在25BPRO上为各分公司申请不同的用户名,密码,写上相应的内网IP地址.同时作好相应的策略配置.

功能实现:

当分公司计算机连到互联网后,即会在互联网上寻找219.A.D.XXX;当找到后就会将本地的用户名,密码,加密方式与中心点的信息进行对比,如果核查成功,能双方建立起VPN连接,实现VPN数据加密传输.

DMZ端口配置:

端口IP配置为192.X.1.III,Subnet:

255.255.255.0;连接邮件服务器,WEB服务器;根据目前服务器的规划,邮件服务器与WEB服务器共用一台服务器,IP地址设置为:

192.Y.1.JJJ,Subnet:

255.255.255.0;在VPN*****PRO作好相应策略配置工作.

2.2,移动用户VPN简述

配置方式:

在25BPRO安全网关上配置相应的安全策略和密钥信息,用安全客户端控制台配置与之对应的安全客户端策略和密钥信息,并用这些信息制作SureID.把这些SureID分发到各个分公司及领导和需要使用的人员手中,在他们的电脑上安装安全客户端软件,只要在电脑的USB接口插入SureID,拨号或通过其他途径上网,打开安全客户端软件,输入密码,点击"连接",即可连接到公司内网,访问公司内网的任何资源,实现移动办公,并且保证在公网传输的数据经过了高强度的加密.

实现方式:

在制作SrueID时,就将25BPRO上的相关信息,如WANIP地址,内网IP,PIN码,用户名,密码存进了SureID里,因此只要将它插入到某台电脑上,当此电脑上网后,就可以自动建立VPN连接.

2.3,实现连接后拓扑图

二,武汉港务集团网络办公自动化OA系统的建立

武汉港办公自动化系统（OA）结合前一阶段近两年的网络办公实践以及港口同行企业的网络办公经验,融合国内外新的OA软件研发技术和思想,凝聚深厚的技术,管理积淀打造而成,全面贯通单位内部经脉,通过对各办公要素的闭环整合,实现了工作流,信息流和知识流的整合管理,为用户提供了一个科学,开放,先进的信息化办公平台,轻松实现办公自动化.

2021年以前部分办公流程为

2021年以前办公系统结构为

新建设的OA网络办公系统其目的主要是实现一个集成的办公环境,让所有工作人员能够利用网络实现协同工作和知识管理.主要包括以下几个方面:

模块和信息分权限控制,为用户提供个性化信息;

OA大厅界面显示用户有权查阅的最新信息,提高个人工作效率;

实现一些日常办公事务的自动化管理,减轻办公人员工作压力.

建立网络通讯系统,利用网络更方便的传递信息,摆脱时间空间限制;

实现工作流转自动化,以工作流方式实现收发文件管理和各种日常业务自动流转;

建立知识收集平台,分类收集信息,整理信息.

新建设的OA网络办公系统特点

1,平台化

集成webserver,可无缝集成邮件服务器;不依赖Domino,Exchange等软件.

2,兼容性

对硬件要求低,对软件依赖少,可运行于Windows,Linux等多种系统环境下,兼容SqlServer,MySql等多种关系数据库.

3,配置灵活

完善实用的部门岗位设计,支持多层次部门关系,支持一人多岗设置;严格完善的权限与用户组管理,管理员可定义每个用户在各个模块的各种权限.

4,工作流引擎

工作流引擎,可解决多路分支,选择分支,汇聚等复杂流程;执行者可以指定为具体人,部门或者部门负责人或者某岗位;工作流引擎不仅应用于公文流转还应用到了日常办公等各类业务.

5,公文流转

支持WEB方式自定义表单;支持在浏览器上修改Word,Excel文档,实现痕迹保留,数字签名,电子印章等.

6,权限管理

系统中的所有文档都可以很方便地设定相应的权限实行管理,只有具有相应权限的人才能够查看,使用这些资料,其他人则看不到.这样既方便各种文件在系统内的统一管理又保证安全,可以有效的避免信息泄漏的风险,有效保护核心资料,保护企业利益;也有利于员工责任明确,权限分明,具体事务落实到人,查有所依,杜绝推脱,扯皮现象.

7,知识管理

全面引入知识管理思想,不仅可以分类整理单位的公共资料显性信息,更可通过工作日志,知识中心等模块挖掘员工掌握的各类技术技巧,隐性知识,更快更深入的积累知识,利于长远发展.

8,安全性

严格的身份认证与权限控制,未授权人员无法做相应操作;支持SSL,对在网络上传输的信息加密,防止信息被截获泄密;强大的日志功能,记录用户的各种重要操作,记录系统的异常信息.系统还可集成数字证书,进一步确认用户身份.

9,先进的开发技术

主要采用PHP/JSP技术开发;PHP是业界领先的开发技术,国内外大量的大中型应用系统采用PHP开发,运行在关键部门,服务于关键业务;系统灵活高效,满足频繁访问需求;多处采用缓存技术,提高系统整体性能.Web服务器在遇到访问JSP网页的请求时,首先执行其中的程序片段,然后将执行结果以HTML格式返回给客户.所有程序操作都在服务器端执行,网络上传送给客户端的仅是得到的结果,对客户浏览器的要求最低.

10,扩展性

结合工作流引擎,采用自定义表单,流程的方式可以很容易开发新的业务流转模块.依托系统提供的基础软件和基础模块,可在此平台开发其他应用系统,如项目管理,客户关系管理系统,进销存,人力资源系统等,整合挖掘企业内的其他系统资源,实现企业信息门户.

11,易用性

完全B/S结构,用户用浏览器访问系统,无需安装客户端,方便远程访问;界面简洁友好,使用简单,便于培训,易于实施.任务推到桌面,引导用户完成操作.

新建设的OA网络办公系统主页面（OA大厅）和功能模块结构

1,OA大厅主要显示用户有权查阅的最新信息,包括最新信息,待办事务,催办提醒,会务活动等版块.

5,功能模块及说明

5.1个人办公

此系列模块主要起辅助工作的作用,是全体员工工作的好助手.

5.1.1发文管理

发文管理在网上完成单位内部和对外公文的起草,审批,核稿,签发,发布,存档,查询等处理.可以按文件字号查询,按发文单位查询,按文件标题查询.公文流转方面的设计参考了*****体系关于文件控制的有关标准,保证其在各个阶段的可控性,并对其发放,作废,归档等操作做系统记录.支持WORD,EXCEL文件的在线修改,提供数字签名,电子印章技术.

拟稿人员可方便地引入WORD等文档,发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件,并可打印或授权指定的人员传阅,发布,存档;公文在流转的过程中,拥有权限的人员可修改文件,填写意见,执行否决等操作;文件的指定接受者（报送对象）登录系统后会自动接收文件,阅收者可在线签署意见,保留痕迹并可以自动生成新的附件;管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件;可检查文件发放,归档,作废情况;可检查各部门文件阅办情况.

5.1.2收文管理

完成单位外来公文的登记,管理,拟办,批阅,主办,阅办,并可完成归档,查询等全过程处理;可以按主办单位查询,按文件作者查询;在原理上类似于发文管理.同发文一样,支持灵活的流程定义,文件提交,退回及终止以及提供健壮的存取安全控制等.

5.1.3通讯录

此通讯录包括个人通讯录,公共通讯录,单位内部通讯录三部分.既可独立使用,又可被电子邮件,工作流等模块调用.普通用户可在个人通讯录添加通讯信息;授权用户可在公共通讯录添加人员通讯信息.内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息.在相应的通讯录中均可实现对联系组和联系人的分类和管理.

5.14待办事宜

待办事宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务.包括系统大部分模块,如邮件,消息,日程安排,办文,阅文等;用户登录系统后,各类待办事宜分类列出,点击相应链接即可进入相应页面办理,起到引导用户完成工作的作用.

5.1.5日程安排

方便个人安排每天日程,方便领导安排监督下属工作任务,主要包括如下功能:

设置各种类型的个人日程,并以日历方式按天和周两种方式查看;授权用户也可给他人安排日程;可显示农历.

5.1.6工作日志

基于网络的工作日志系统,可设为私有,限制,公共三类级别分别供自己,部门领导,全部人员查看.便于个人总结,便于上级检查工作,便于和同事分享工作经验,是知识管理挖掘隐性知识的一种手段;用户可随意添加,删除,修改多个日志,通过翻阅日历查看任一天的日志也可通过日期,关键字等检索日志.

5.1.7我的文件夹

作为网上的文件夹,用户可以将自己平时积累的文摘,收集的信息,总结的经验,做过的工作,取得的成绩,客户资料等各种资源有序的存放在这里进行知识管理,便于需要的时候方便的查阅,而不必再东寻西找,浪费时间.或者是将用户的文件存放在服务器上,方便用户通过网络"携带"文件,方便用户与同事共享文件,所有操作在WEB页面上完成.文件类型不作限制.

5.1.8个人设置

设置个人信息;查看设置用户个人密码;修改用户的姓名,联系方式等基本信息;出差,休假用户可设定相应状态,便于系统管理.

5.1.8邮件系统

5.2公共信息

公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台,满足了个人之间,上下级之间,集体间交换信息的需求.

5.2.1新闻

可以直接添加各种业务,行政,人事等新闻,所有用户都可以随时查看,第一时间了解公司信息.支持新闻分类和评论,可以直接上传文件和图片.

5.2.2通知公告

用于发布单位的公共信息如新闻,领导讲话等.公告栏内可设置多个栏目,供某个部门使用或者全体人员使用.授权人员可在相应栏目发布管理文章.

5.2.3论坛交流

提供给员工一个交互沟通的平台.员工可在此讨论工作生活中的各类问题,促进解决问题,加强人员沟通.论坛可设置多个论坛区,论坛区下面可设置多个版面,用户可在各版面提出话题参与讨论;论坛区和版面由论坛管理员管理;每个版面可由管理员设置版主,负责对该版文章的管理.

5.2.4网上调查

提供了一种新的快捷的调查方式.授权人员把需要调查的内容提出来,设置选项.用户登录后即可投票,并可发表意见评论.可同时进行多项调查;可采用记名或匿名方式;结果以图形形象显示.

5.2.5知识管理

知识管理提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台.各类资料如法律法规,技术文档等加入其中后,既方便资料管理,又可实现信息共享.知识管理分个人,部门,公共三部分,限定资料的共享范围.主要功能包括目录和文件的创建,修改和删除;具备合理严格的权限控制.

5.2.6下载中心

下载中心提供视频文件,常用软件,PPT文档,公文模版等下载.

5.2.7文档检索

文档检索即文档大全,对所有文档进行归档管理,可自定义归类一级类别,二级类别,可以分类检索,全文检索.

5.3综合办公

5.3.1车辆管理

包括车辆使用申请,车辆使用查询,车辆管理（使用审批,信息管理,使用维护,维护管理,类型设置）等,帮助单位合理的使用,管理自己的车辆,杜绝公车私用.

5.3.2会议管理

包括会议申请,会议查询,会议管理（会议审批,会议纪要,纪要归档,会议维护,会议室设置）等.建立现代化的会议制度,确保会议的必要性和功效性.

5.3.3办公设备

包括申领办公用品,公司传真,申领设备等.

5.3.4印章管理

包括印信登记,印信管理,在这里管理单位的各种印章,介绍信等,记录各种印信的使用人,使用时间和用途,保证单位印信的安全使用.

5.3.5人力资源

包括部门管理,员工管理,生日查询,考核查询,绩效管理（绩效考核,考核维护,生成考核单）等功能,帮助企业建立完备的员工档案,并进行简单的考核工作.

5.4高级功能

5.4.1工作流程

工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程.几乎所有的业务过程都是工作流,特别是办公公文审批流转处理.每一项工作以流程的形式,由发起者（如文件起草人）发起流程,经过本部门以及其他部门的处理（如签署,会签）,最终到达流程的终点（如发出文件,归档入库）.

工作流示意图

OA网络办公系统自身集成了自主知识产权的工作流引擎,其设计参考了WFMC等国际标准支持顺序,并发,实现了与或汇聚,多路分支等标准模式,足以实现高级用户的复杂业务流程.

提供灵活流程,简单流程,复杂流程三种方式;适应不同水平用户不同阶段的需求.

支持WEB方式自定义工作流模块,自定义工作流程,自定义表单,具有高度的扩展性.

可定义每个操作步骤的权限（添加意见,传阅文件等）,规范操作.

结合国内办公比较灵活的实际情况,处理人可指定主办人,代办人（当主办人因出差,休假等原因不能处理工作事务时,其工作可经由代理人处理,从而保证了流程事务文件的顺利流转.）处理人也可指定为部门负责人或者某一岗位或者部门的所有人员.

授权人员可监控全部流程,提供日志记录,支持自动催办,手动催办.

工作流在本系统应用广泛.各业务模块,公文流转,申购,申请,请假,甚至企业机关的关键业务都可通过工作流来流转.

5.4.2短信提醒

发送重要的通知,文件时,可选择短信提醒接收人;也可以方便的给同事,朋友,客户等群发短信.

我们采用GSM-SMModem短信猫与系统服务器连接,采用无线短信收发的方式,无需布线,无需申请,可以同时连接移动等多个运营商.由于使用GSM技术,别人根本无法从空中截取短信中的信息.设定好发送和接受的移动电话号码后,不会将信息错发到别人的手机,而应用系统也不会处理从非登记号码中发送回来的信息或数据（即通常所指的白名单技术）,从而使数据的交换安全得到高度的保障.当短信量很大,出现GSM网络繁忙堵塞的时候,会将发送的消息缓存在缓冲池中,隔一段时间再发送,直到该短信成功发送.

短信猫工作原理示意图

5.4.3在线编辑OFFICE文档,痕迹保留

OFFICE文档控件能够在浏览器窗口中直接编辑Word,Excel等Office文档并保存到任意Web服务器,实现文档和电子表格的统一管理.同时支持强制痕迹保留,手写签名,电子印章,版本控制等办公自动化必备的功能.实现了以下特有功能:

所见即所得的同时支持Word和Excel的全文批注,全屏批注,圈阅批注.并可定位全屏批注及印章.

支持所有的Office菜单,完全符合用户习惯,用户操作更加轻松,尤其是复杂的表格操作,和在Office中操作完全一致;而且菜单项目可以通过javascript来控制允许或者禁止.可以从服务器URL或本地直接插入透明浮动图片到Word,Excel文档.原痕迹稿件和定稿稿件可以分别保存.

全部功能基于标准协议而非自定义协议.真正是采用RFC标准协议而非任何自定义协议.无需安装后台组件.

支持强制痕迹保留.可以通过对控件编程,让用户只能在痕迹保留状态下工作;强制用户保留一切编辑痕迹.支持不同痕迹分色显示.并且可以通过编程获取一切痕迹信

支持手写签名和加密的电子印章.支持使用工具制作加密的电子印章,可将印章放入U盘等硬件设备.也能从本地或服务器URL获取加密的电子印章,从本地和服务器将电子印章加入到Office文档.

5.5系统管理

管理员专用的WEB方式管理界面,主要管理下列内容:

5.5.1用户管理

包含下列功能显示用户列表,查看用户信息;添加删除用户,修改用户信息;检索用户资料信息;修改设定各用户在各模块的权限;查看所有在线用户的情况.

5.5.2部门设定

设定单位树状组织结构,部门名称等;设定部门岗位;支持一人多岗的设置.

5.5.3模块参数设定

设定系统各个模块参数,如各种分类参数和页面行数等.

5.5.4日志记录

查看系统日志记录.

OA系统的实现,整合了企业资源,加快了信息流通,规范了办公流程,提高了办公效率,降低了办公成本.通过尖端信息技术与先进管理理念的融合应用,将人从繁琐,无序,低端的工作中解放出来从事核心事务,降低办公成本,提高了管理水平.

五,在办公自动化系统推广应用过程中的体会

办公自动化的应用要坚持"一把手"原则,领导带头使用,工作就会事半功倍.例如网上审批,我们集团从董事长,总经理,到各部门经理都亲自上网操作,在线审批报告.全体员工也积极响应,在线办理公文,网上报送材料等,极大地提高了工作效率.

制定管理规定及管理办法,规范网络使用行为.我们制定了《集团关于印发集团机关局域网相关管理制度的通知》的文件.文件包括《集团机关部门上网管理制度》,《集团机关网络安全管理制度》,《集团机关网络设备管理制度》,《集团机关办公自动化管理制度》,《集团机关网络中心机房管理制度》等.为加强微机及耗材管理,制定了《关于集团机关微机及耗材采购与维修管理办法的通知》的文件.在外网新闻的发布中,我们制定了《集团网站信息发布审核表》填报制度,做到信息上网的规范化,并确保"涉密不上网,上网不涉密".确保了办公信息化建设的顺利进行.

应用培训要及时,确保工作顺利开展.为推广信息化项目的应用,我们开展了计算机网络管理及办公自动化培训不同层次的知识培训.尤其是在2021年集团从无纸化向有纸化转变,2021年集团从电子化向网络化转变的这两个时期,有针对性地进行培训.如:

对集团领导,重点介绍报告的在线审批步骤等.对财务人员,重点介绍财务预算流转过程.对文书人员,重点介绍公文的自动编号,分类,发送以及归档.建立了集团网络信息员网络,指导员工熟练使用电脑和办公软件,提高了集团计算机应用的整体水平.

网络及系统运行的要稳定性,数据要安全性,保持用户使用系统的积极性和信心.我们坚持每日检查系统运行状态,及时系统升级更新.动态检测合理调整系统.为防止网络拥堵,系统对传送的文件和邮件的附件是有容量和流量控制的.随着系统的不断应用,各单位和机关各部门对系统的要求也越来越高.为最大限度地用好资源,满足应用需要,经过长时间对进行动态检测和适时调整,我们将办公系统的文件传送容量提升2.5倍,速度提高2倍,最大限度地发挥系统资源,是.

六,几点建议

1.业务的规范化

不同管理层次对管理信息的要求不同,数据的收集必须制定明确的制度,由于种种原因,数据在集团内部多以部门内部流动为主,部门之间的横向流动较少,这样往往造成最后数据的统计的重复,数据的丢失.因此,既要搞好每个部门的主要分工和主要责任,又要充分认识各个部门的联系,使得各个部门能很好的连成一个规范的业务流程,更好地提高生产效率.

2.及时完善规章制度和业务规范.

处理信息需要一套规范的业务流程,才能保证信息处理的快速,完整.随着集团的改革改制,信息和信息的处理也必须由与之相适应的制度来保证.及时完善规章制度和业务规范,才能使各个处理环节能顺利地运行,达到最优的企业效率.

3.充分利用本公司的计算机资源

集团各个单位对信息化认识不同,信息化要求程度不同,因此,我们要充分认识到企业的优势和信息化程度.如今,集团公司已经组建了庞大的内网,计算机得到广泛普及.在集团机关各部门中计算机的普及率几乎达到100%,集团各单位的电脑也在不断配备中.有了这么一个好的硬件环境,应积极地把计算机用到各个岗位上,将各功能集中整合,最大化地利用硬件资源和信息资源,以提高企业的整体工作效率.

4.公司员工对信息化的认识

公司每次改革成功与否取决于每个人对改革的认识,信息化建设也一样.它需要大家的正确理解,需要慢慢地完善,发展.我们每个人,上至老总下到普通员工,都需要不断地接受新知识,新技术,集团整体水平才能提高,工作效率才能最大地发挥.