设备信息部设备档案资料管理制度.docx
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设备信息部设备档案资料管理制度
文件名称
设备档案资料管理制度
文件编号：
BG/S.04-2009
版本号:
A版
编写部门：
设备信息部
编写人：
审批人：
代建文
分发号：
执行日期：
2009-9-17
1.目的
设备档案资料是进行设备管理、维修的重要依据，为保证设备维修工作质量、使设备处于良好的技术状态，提高使用、维修水平，充分发挥设备档案资料为日常设备管理、维修服务的职能，特制定本制度。
2.职责
2.1综合管理团队——负责设备前期档案资料的归档审定工作；负责对制丝机械维修团队、卷接机械维修团队、包装机械维修团队、卷包电气维修团队、物流机械维修团队、动力安消防团队（上述六大团队以下简称“各生产维修团队”）的设备档案资料进行定期与不定期的检查、考核工作；
2.2各生产维修团队——负责设备后期档案资料的归档审定工作（即对设备建立“一机一袋”管理）；负责设备档案资料的归集记录工作；负责资料的分析利用工作；负责制定各团队设备档案资料使用过程中的管理制度。
3.设备档案资料管理
3.1建立设备档案“一机一袋”管理制度
“一机一袋”管理即将设备进行精细分类划分后，对每一台设备建立与其对应的技术档案资料，且须做到一设备一档案。
3.1.1设备档案分类要求
1）设备档案分类应分为机械与电气两大类进行划分；
2）对于机械设备的分类应分解到每台单机设备；对于无法划分到单机的设备，应按类进行划分；
3）电气设备应按照电气控制柜控制范围进行划分。
3.1.2设备档案分类原则
设备档案分类必须以MAXIMO设备管理系统中的设备分类原则为基础，且设备档案编号的前八位必须与该设备在MAXIMO设备管理系统中的设备编号相同（设备档案编码规则祥见附表1）。
3.1.3设备档案内容
设备档案资料按存在形式分为纸质文件和电子文件两部分，按时间可划分为前期与后期两部分：
1）设备前期档案资料：
前期资料是指从设备购置（改造）申请、批复、合同签订到设备到货安装（维修改造）、调试直至设备验收交付使用全过程中形成并经整理应当归档保存的图纸、图表、文字说明、光盘、计算资料、照片、录像等文件资料。
2）设备后期档案资料：
后期资料是指设备投入使用后所形成的各类使用说明、操作指导书等管理类资料和设备维修记录等资料。
我部建立的设备档案“一机一袋”管理既是指的这类资料的管理。
“一机一袋”资料包含静态资料和动态资料：
●静态资料包括：
设备基础信息、有关图纸说明书、技术文件、设备制造图、备件清单及图册、安装使用说明、设备操作规程（包括：
岗位职责、主要技术条件、操作程序、维护保养项目等）等；
●动态资料包括：
设备大、中修维修记录、设备改造记录（包括设备改装图纸）、设备缺陷记录及事故报告（原因分析、处理结果）、维修记录（包括周期性检修）、设备安全记录等。
3.1.4设备档案资料管理要求
1）技术文件资料应力求齐全、完整、准确；
2）设备前期资料的收集、管理应按照“设备项目管理细则”所规定的进行；
3）各项目经办人须在设备验收交付使用后的两个月内完成前期资料的整理、归档工作；
4）对于新购进口设备，必须在设备正式使用前完成相关使用说明等资料的翻译工作。
随机说明书上的电器图，在新设备安装前必须复制，以指导安装施工，并作为后期资料进行收集，而原图则作为前期资料进行收集保管；
5）后期档案中所需的使用说明、图纸等文件资料可以是随机资料的复印件；而原始资料一律作为前期资料归档保管；
6）所有后期资料的内容可同时录入MAXIMO设备管理系统中进行管理；
7）各团队须设立一名兼职档案管理员对设备的动态资料进行管理。
兼职档案管理员应定期将设备维修记录、设备检修状况、设备故障原因分析等资料进行整理归档，并录入MAXIMO设备管理系统中；
8）档案资料必须保持与实物或实际情况相符，根据变动情况，档案资料必须作相应的变动，修改后整理归档；
9）技术档案资料的查阅可在MAXIMO设备管理系统中进行，必须使用纸质文件的，各团队应做好相关的借阅、归还手续；
10）资料借阅时限规定为10天，借阅期满，各档案管理员应催收，需继续借阅者，应办顺延手续，该归还不归还或遗失、损失者，报各团队主管做出处理；
11）原图原件或无备份的技术档案资料一律不得外借，只能进行复印或拷贝，进行登记；
12）所有后期归档文件需作废、销毁的，必须由各团队主管提请设备信息部组织技术人员进行核实，确定无保存价值的，列出清单，经设备信息部负责人批准后方可销毁；
13）部门领导可授权综合管理团队对各团队的设备档案“一机一袋”管理进行定期与不定期检查、考核。
各团队须按照综合团队出具的不合格项进行改进，对于出现三次的不合格项，综合管理团队可对相关生产维修团队进行处罚。
4.归档资料保管期限
（一）前期设备档案文件
1．设备申购报告、计划、论证报告
长期
2．上级主管单位的批复或批示
长期
3．经济合同
长期
4．开箱记录及装箱单
长期
5．安装调试记录和双方签字移交文件、保修单
长期
6．验收报告、文件
长期
7．设备说明及全套随机文件
长期
（二）后期设备档案文件
1．设备使用说明、图纸等随机文件复印件
与设备共存
2．设备操作指导书等管理性文件
与设备共存
3．设备大、中维修、事故等记录文件
与设备共存
4．重大事故的调查分析及处理意见
与设备共存
5．技术改造和开发过程中形成的技术文件
与设备共存
6．设备安全记录
与设备共存
5.附则
本办法自公布之日起开始执行。
本办法须符合的相关程序，如有不符，按照《成都分厂档案管理制度》执行。
6.附录：
6.1附录1：
设备档案编码规则
6.1.1附录1-1：
制丝设备档案编码规则
6.1.2附录1-2：
卷接、包装设备档案编码规则
6.1.3附录1-3：
物流、卷包辅连设备档案编码规则
6.2附录2：
设备档案检索表
6.3附录3：
设备档案资料归档明细表
6.4附录4：
设备大、中、项修记录表
6.5附录5：
设备改造记录表
6.6附录6：
设备遗留问题记录表
附录1：
设备档案编码规则
附录1-1：
制丝设备档案编码规则
备注：
具体编码规则可参考MAXIMO备件管理系统编码规则
附录1-2：
卷接、包装设备档案编码规则
1.设备分类代码（三位，不够补0）
设备分类代码
代码含义
PA8
PASSIM8000
PA7
PASSIM7000
GPA
国产PASSIM
PR8
PROTOS1-8
PR9
PROTOS90E
MK9
95机
GDX
GDX2包装机
ALF
ALFA包装机
B10
B1包装机
NV0
女士烟包装机
2.设备序号（两位）：
沿用旧有序号编排方式
3.卷接设备部位号（一位）
部位号
部位号含义
1
喂丝机
2
卷烟机
3
接嘴机
4
电控
4.包装设备部位号（一位）
部位号
部位号含义
1
小包包装机
2
小包透明纸包装机
3
条盒包装机
4
条盒透明纸包装机
5
电控
5.机械/电气分类（一位）
分类号
分类号含义
1
机械部分
2
电气部分
附录1-3：
物流、卷包辅连设备档案编码规则
附录2：
设备档案检索表
设备档案分类检索表
时间：
页码：
设备档案编号
设备名称
设备固定资产编号
设备类型描述
设备位置
档案存放位置
建档时间
xxxxxxxxxx
xxxxx
xxxxxxxxxx
xxxxx
附录3：
设备档案资料归档明细表
设备静态档案资料归档明细表
设备名称
设备固定
资产编号
档案编号
初始建档时间
建档人
设备静态档案资料归档明细
编号
资料名称
存档状态
备注
1
设备使用说明书
□否
□是共页
2
设备安装指南
□否
□是共页
3
设备制造图册
□否
□是共页
4
备件工具清单
□否
□是共页
5
主要元件图册
□否
□是共页
6
设备安全技术操作规程
□否
□是共页
7
设备仪器维护保养规程
□否
□是共页
8
□否
□是共页
9
□否
□是共页
10
□否
□是共页
11
□否
□是共页
12
□否
□是共页
13
□否
□是共页
14
□否
□是共页
设备动态档案资料归档明细
编号
资料名称
存档状态
归档时间
备注
1
设备运行记录
□否
□是共页
2
设备保养情况记录
□否
□是共页
3
设备巡检记录
□否
□是共页
4
设备大、中修记录
□否
□是共页
5
设备事故分析、记录及处理结果报告
□否
□是共页
6
□否
□是共页
7
□否
□是共页
8
□否
□是共页
9
□否
□是共页
10
□否
□是共页
11
□否
□是共页
12
□否
□是共页
13
□否
□是共页
14
□否
□是共页
15
□否
□是共页
16
□否
□是共页
17
□否
□是共页
18
□否
□是共页
19
□否
□是共页
附录4：
设备大、中、项修记录表
设备大、中、项修记录表
编号：
维修工单号
设备位置
设备工艺号
维修性质
□故障大修□设备中修□设备项修
维修开始时间
维修完成时间
领件工单号
维修班组
维修人员
备件明细
库存项目号
描述
数量
1
2
3
4
5
6
维修记录
遗留问题
附录5：
设备改造记录表
设备改造记录表
编号：
设备大类
设备位置
设备编号
资产编号
改造时间
改造完成时间
维修工单号
领件工单号
责任人
设备备件是否更改
是□
否□
备件明细号
设备图纸是否更改
是□
否□
图纸版本号
设备操作是否更改
是□
否□
操作手册号
设备功能是否更改
是□
否□
功能手册号
程序是否更改
是□
否□
程序版本号
安全操作是否更改
是□
否□
安全指导书
实施细节
备注
附录6：
设备遗留问题记录表
遗留问题记录表
编号：
设备大类
设备位置
设备编号
资产编号
故障发生日期
预计解决日期
维修工单号
领件工单号
责任人
故障位置
故障现象
未解决原因
问题跟踪
日期
是否解决
□否
□是维修记录工单号
日期
是否解决
□否
□是维修记录工单号
日期
是否解决
□否
□是维修记录工单号
日期
是否解决
□否
□是维修记录工单号
问题解决原因分析
完成日期
□按时□超时
问题解决人员
升级会员 