纸质文件归档方法 纸质档案归档文件整理工作步骤.docx
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纸质文件归档方法纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质文件归档方法纸质档案归档文件整理工作步骤
纸质档案归档文件整理工作步骤
根据国家档案局发布的中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》和湖南省档案局关于《〈归档文件整理规则〉实施细则》的规定，从2001年1月1日起，立档单位对应归档的纸质文件以“件”为单位进行整理。
为了确保归档档案的质量，规范我校归档文件的整理方法，现确定我校十大类档案均为以“件”为单位进行整理归档。
所谓“件”的概念，即:
一个事由（问题）或一个项目的材料可视为一件。
一、归档文件在进行整理时，首先必须明确几种情况
1、下列文件或文本在实体装订时，可作为一件:
?
正本与定稿作为一件;?
法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件;?
正文与补充说明正文的文
1
字、图表、数据等附件，原则上为一件（附件页数多，也可各为一件）;?
具有保存价值的文件处理单应与正文作为一件;?
原件与复印件或手抄件，应作为一件;?
转发文件与被转发文件，应作为一件;?
报表、名册、图表类文字材料按其原装订方式，一册（本）作为一件;?
请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文书，原则上作为一件。
如果报请性文件归档整理后才收到回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。
2、以“件”为保管单位的各文种和稿本的排列顺序为:
?
正本在前，定稿在后;?
正文在前，附件在后;?
原件在前，
复制件在后;?
转发文在前，被转发文在后;?
回复性文件在前，报请性文件在后;?
结论性材料在前，依据性材料在后;?
汉文本在前，少数民族文本在后;?
不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后;?
文件处理单放在文件前面。
3、文件有多个时间特征
一份文件往往有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。
分年度时，一般来说就以文件签发日期（或落款日期）为准，据以判定文件所属年度。
取消原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期
2
（或落款日期）判定文件所属年度。
4、跨年度形成的文件
机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。
如:
?
跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年;?
跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年;?
跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明;?
回顾纪念性文件，归入定稿或发表年;?
法规性文件，归入公布的年度;?
跨年度的计划归开始年;?
跨年度的总结归最后一年，等等。
5、几份文件作为一件时，“件”的日期
按照规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等也可作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。
具体地说，?
正本与定稿为一件，以正本为准;?
正文与附件为
一件，以正文为准;?
转发文与被转发文为一件，以转发文为准;?
来文与复文为一件，以复文为准;?
多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信、学籍材料等）作为一件的，可标起止时间。
6、无落日期的文件要标注日期
此类情况见于内部文件（也叫白头文件），需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段
3
来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据此按年度合理归类。
7、专门年度的分类方法
如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学等，采用年度分类法时，对这部分工作中形成的文件，就按照专门年度进行分类。
如:
2002-2003学年的计划归入起始年;2002-2003学年的教学工作总结归入办结年。
8、临时机构（如“三讲办”、“普查办”等），存在时间不长（即两年以内），文件材料又比较少，工作虽然跨年度，形成的文件可以不分年度，放在工作结束年度归档，如果每年文件数量较多，亦可分散在各个年度内归档。
9、保管期限的划分
原则上参照国家教委1994年施行的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》，制定出本单位档案保管期限表。
永久，凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关国家建设和历史研究有长远（即50年以上）利用价值的档案，定为永久保管。
它主要包括:
（1）本机关制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的
文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示、报告、总结、综合统计报表;机构演变、机关领导人任免等文件材
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料。
（2）同本机关产生的重要文件有密切联系的上级和下级机关的重要文件，上级针对本机关所作的决定、批复、报告和调查研究材料。
（3）本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。
长期，凡是反映本机关的一般工作活动，在较长时间内（即15—50年左右）对本机关工作有查考利用价值的文件，定为长期保管，它主要包括:
（1）本机关一般工作问题文件材料;一般会议的主要材料;人事管理工作形成的一般文件材料（如行政介绍信、工资关系等）。
（2）直属上级机关下发的属于机关主管业务或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻实行的一般性文件材料。
（3）下级机关报送的年度工作总结、报告和统计报表等文件材料。
短期，凡是在较短时间内（如15年以内）对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管。
它主要包括:
（1）本机关一般事务性的文件材料。
（2）上级机关和同级机关颁发的非主管机关业务但需要参照执行的文件材料。
（3）下级机关报送的一般性的文件材料。
10、根据本单位的保管期限表，对当年文件材料进行分类
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时应注意以下几点:
（1）原则上不要将不同保管期限的文件混在一起。
（2）应从一个问题或一组文件材料的重要程度划定保管期限，不
要孤立地按单份文件的重要程度来划定保管期限。
（3）一个问题的文件，有保管期限不完全相同的情况，为了保持问题的完整性，可本着就高不就低的原则。
（4）本机关转发上级的业务文件，没有提出具体意见的打印件作短期。
二、归档文件整理工作步骤
第一步分类
我校十大类档案中，党群、行政类档案按机构分类法，教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类等按类目分类法。
我校原则上采用:
年度——机构或项目——保管期限分类法机构分类法，是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件的分类，它主要针对党群、行政类档案。
模式:
年度——机构——保管期限分类法
示例:
2003年，校长办公室，永久、长期、短期
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按机构分类，再在组织机构下面按保管期限分类，这种分类方法运用于内部机构不复杂的立档单位。
采用此种分类方法，在库房排架时，
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每年形成的档案按机构序列依次上架，不必预先留空，也避免了倒架，库房管理非常方便。
同时，可将一个年度同一机构形成的文件，按保管期限的不同，依次排列在一起，更便于实体查阅。
此方法特别适用于推行部门整理归档的单位。
采用机构分类法能最好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。
同时，由于每个机构都承担某
些方面的职能和任务，按机构分类在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。
特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理（即原来推行的文书处理部门立卷）的情况下，每个机构向档案馆移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。
1、采用机构分类，一般来说，有一个机构就设置一个，机构名称就是类名。
采用机构分类法，原则上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。
有些文件是由几个机构共同处理的，如何归类须视其具体情况而定，如:
?
有主办者的一般归入主办机构;?
以机关名义发出的文件，则归入有关机构类中;?
业务部门起草，以机关办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草发文的机构内。
2、机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，
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形成的归档文件归入该类保存。
有时临时机构与该立档单位某一内部机构合并办公，并以该机构为常设机构，那么形成的文件应归入内部机构类中;如果临时机构涉及两个以上的内部机构，则应根据其主要职能以及形成的文件内容、数量多少等，由这些机构协商后确定分类方法。
3、各职能机构下又设机构的，一般应选择职能机构进行分类;业务独立性强、职能重要的，也可选择职能机构的下设机构进行分类。
类目分类法，是根据各业务主管机构产生的不同类别、不同项目的归档文件的分类，它主要针对教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会类档案。
模式:
年度——类目——保管期限
示例:
a、2003年，教学类研究生教育中的学位，永、长、短b、2003年，基建类第18项工程，永、长、短
即先将归档文件按年度分类，每个年度下按类目（即类别或项目）分类，再在类别或项目下面按保管期限分类。
第二步装订
归档文件材料修整完毕，需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以防文件丢失，便于归档后保管和利用。
1、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。
修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，进行修补和托裱。
8
2、复制字迹模糊或易退变的文件。
目前，一般采用复印的方式进行复制。
比如传真件字迹耐久性差，须复制后才能归档。
复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。
3、对某些特殊超大的纸张（报表、基建图纸等）需要加以折叠，折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。
取齐右边和下沿。
此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。
凡8K纸张的统计报表、新生录取审批表等，可以不折叠，装订后直接装盒。
4、去除易锈蚀的金属物。
如订书钉、曲别针等。
但对于15年以内的短期文件可以不拆钉。
5、装订时，正本在前，定稿在后，来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后，再将“件”内各页按一定的方式对齐，便于日后翻阅利用。
一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐;采用左侧装订的，应将左、下侧对齐;采用线装的，对齐右边和下沿。
为了尽量降低成本，简便装订方式，全省推荐使用精制塑料螺钉装订。
红色装订永久保存的档案，黄色装订长期保存的档案，绿色装订短期保存的档案。
从材质的安全和经济角度考虑，对较厚的文档可采用线装法（三孔一线）。
另外，5页以内的文件可采用胶水粘贴。
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第三步排列
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。
《规则》中规定:
“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列”。
这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“年度——机构——保管期限”分类，“机构”即为最低一级类目。
而按“年度——类目——保管期限”分类，“类目”则为最低一级类目。
事由（即问题）可根据范围的大小来确定。
具体方法有:
（一）同一事由内的归档文件排列。
即一个作者，一个问题（即同一事由）的文件，就按时间先后顺序排。
例如财务管理工作文件、工会工作文件等。
（二）不同事由的归档文件排列。
1、按不同事由形成时间的先后顺序排列，所谓事由的形成时间即事由的办结时间。
这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素。
这种方法比较简单，更适用于实行“随办随归”的机关。
一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。
2、按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件
排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合
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性工作排在前面，具体业务工作排在后面。
例如会议文件可将会议通知、开幕词、闭幕词、工作报告、代表提案、大会决定等重要文件排在前面，其它文件排在后面。
又如综合性文件可将计划、总结、规章、领导讲话等排在前面，其他材料排在后面。
3、按事由具有的共同属性分别集中排列
（1）一个事由，几个作者，先按作者，再按时间排列。
例如人事工作文件，可以将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同小事由形成的文件分别集中到一起。
（2）一个事由，几个单位，可先按单位，再按时间排列。
例如基层上报的工作总结、统计、年报和名册等。
（3）非诉讼案件材料，按决定（或批复）——报告——调查旁证——个人交待材料等顺序排。
对具有保存价值，且又没有及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一件，并在归档文件目录备注栏中加以说明。
第四步编号
归档文件编号，是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。
通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并
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为后续的编目工作以及将来查找利用时实体存取提供了条件。
（一）归档章的项目
归档章式样（应为六个空格，下图为示例）:
1、全宗号:
是档案馆为立档单位编制的代码。
目前我校档案共划分为五个全宗，代码分别为:
长沙交通学院1号、长沙电力学院2号、湖南轻工业高等专科学校3号、湖南省水利水电学校4号、长沙理工大学5号。
1、年度:
是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。
以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2003年，不能简化写成“03”，而应写成“2003”。
3、保管期限:
是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《档案保管期限表》给归档文件划定保管期限。
归档文件保管期限为永久、长期、短期。
可简称为“永”、“长”、“短”，也可用“Y”、“C”、“D”填写。
4、件号:
即归档文件的排列顺序号。
它是归档文件在分类方案中最低一级类目的排列顺序号。
它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。
件号分为室编件号和馆编件号两种。
我校室编件号有两种方式:
一是按机构分类法进行分类的（党群、行政等类），即采用
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“年度——机构——保管期限”进行分类的，室编件号应在同一年度、同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。
例如:
校长办
公室2003年形成的永久、长期、短期3个保管期限的归档文件，编
号后形成3个流水号，即永久的从“1”开始编一个流水件号，长期
的从“1”开始编一个流水件号，短期的也从“1”开始编一个流水件
号。
二是按分类方案的某一级类目进行分类归档的（教学、科研、基
建、设备、产品、出版、外事、财会等类），即采用“年度——类目
——保管期限”分类的，室编件号应在最低一级类目内，按同一年度、
同一机构、同一保管期限内从“1”开始编一个流水号。
例如:
?
教
学和科研类（其中综合类除外）在三级类目内编制件号;?
财会类先
按归档机构排列，再在二级类目内编制件号;?
其余各类（包括所有
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综合类）均在二级类目内编制件号。
例:
教务处2003年教学计划、
学籍变更材料等，分别划在2个三级类目中，应在这2个类目中按其
保管期限的划分，编制永久或长期件号，均从“1”开始编流水件号。
5、归档机构:
即档案形成部门。
6、馆编件号:
由档案馆根据进馆档案的类别和保管期限编制。
（二）盖归档章的要求
1、盖归档章的位置。
一律加盖在归档文件首页上端居中的空白
位置，如果领导批示或收文公章等占用上述位置，可将归档章盖在其
他空白位置，但以上端为宜。
以篮黑色印泥为宜。
2、填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳
素墨水等。
档案材料一律杜绝使用圆珠笔、铅笔、红色或纯兰色笔。
3、改进盖归档章的方法。
搞好两个结合:
一是与机关内外收发
文程序结合，在收文尚未流转、办理前，就由收发部门在
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文件的首页
上加盖空白归档章，可以有效地避免领导批示等占用盖章位置。
二是
与推行文书处理部门归档制度结合，给每一个部门分别配置一套归档
章，每形成一份文件，就由这些部门的兼职档案人员加盖空白归档章，
这样，可以大大减轻年终集中整理归档时盖归档章的劳动强度。
附注:
档号模式和标识与各类档案归档章示例参考
A、档号模式和标识:
1.2003—DQ13—Y102003年—党群类组织—永久第10件
2.2003—XZ12—C172003年—行政类人事、师资—长期第17件
3.2003—JX13—2—C82003年—教学类全日制本、专科—招生—长期第8件
4.2003—KY12—3—Y62003年—科研类社会科学—省级项目—永久第6件
5.2003—SB18—C202003年—设备类第18号仪器设备—长期第20件
6.2003—JJ17—Y162003年—基建类第17项工程—
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永久第16件
7.2003—CP14—D32003年—产品类第14号产品项目—短期第3件
8.2003—CB15—D22003年—出版类第15号出版物—短期第2件
9.2003—WS12—C92003年—外事类出国—长期第9件
10.2003—CK14—D892003年—财会类凭证—短期第89件
B、各类档案归档章示例:
1、
2、
3、
4、
5、
6、
16
7、
8、
9、
10、
另外，所有类别中的综合类举例:
2003年，教学综合类，第18件，教务处产生的长期保管档案。
第五步编目
在搞好前四步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查
定盒，它是保证文件归档质量的必要措施。
复查的内容如下:
第一，文件收集是否齐全完整（注意发现漏收、重份等问题）;
第二，年度是否分清（注意跨年度文件的补收）;
第三，盒内文件排列是否合理（注意密不可分的文件有无
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人为分
开）;
第四，归档文件保管期限划分是否准确（注意几种保管期限保存
的文件有无交叉现象）;
第五，一个事由（或问题）的文件是否集中（注意有无夹杂其它内容）。
编目是指编制归档文件目录。
它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。
编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。
编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面的揭示归档文件的全貌。
（一）归档文件目录的项目
1、件号:
填写室编件号。
每一件文件的“件号”，指每一个归档机构的归档文件在划分保管期限（永久、长期、短期）后，分别在各种保管期限中的顺序号。
2、责任者:
是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
联合发文填几个主要的就可以了。
不必一一填写。
责任者可填正规的简称，但不能填成“本校”，如:
可填“长理工大”。
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3、文号:
即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成。
可按竖3排照实填
长理工大写，如:
〔。
文号栏内不得填写期刊、会期或文件件次，但可2003〕
4号
填写在题名栏内。
4、题名:
即文件标题。
它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征，是归档文件内容的起点。
文件题名较长的可填二、三行不等。
没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
（1）会议记录可作为一件，但应将每次会议的期次、时间和主要
内容填写在目录上。
（2）文件标题按原标题写，一般应照实抄录，不要随意改动和简化，标题文字太长可以简化（但不能更改原意），标题第一行应空两格。
（3）有主标题和副标题的，主标题可以代替副标题的后者可以不写。
（4）无标题的有四种情形的变通处理方法:
?
文件标题是“通知”或“便函”一类的，可根据文件内容重新拟写标题;?
批转性文件只反映字号的，应根据文件内容重新拟写标题;
19
?
针对性文件标题，如干部任免，只填写针对本机关的人名;?
标题相同的，如工作计划、总结和报表不能打省略号，应标出单位名称。
5、日期:
即文件的形成时间。
它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。
文件年月日，只要在同一年代的文件，每张文件目录第一格写全称，填写时可省略年、月、日三个汉字，只填写阿拉伯数字，即填为两行如2003
0909。
没有日期的也有四种情形的变通处理方法:
?
会议文件材料按会期;?
年报表按当年12月或第二年元月（如有专业年度的填写专业年度时间）;?
培训班形成的文件材料按办班时间;?
使用衬垫纸贴的行政介绍信和组织关系等，只填写第一张的日期或第一张和最后一张的起止日期。
6、页数
页数，即填写一件的总页数。
计算页数时以文件中有图文（指与
文件内容相关的文字、图画等）的页画为一页，空白页不计。
大张文件或图表的折叠页，一张只能计一页。
来文与复文、正本与定稿、收文处理单与文件等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。
编页号可以固定文件的位置，便于统计、核对和查找。
具
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体方法:
（1）以文件“自然件”为单位，按页次顺序编流水号，一般为每页编一个号。
（2）两面有字的两面编号，正面编在右上角，背面编在左上角。
（3）印刷件，能利用原页号的可不再编号。
只有底稿接着编号。
（4）基建图纸采用手风琴式折叠法，每张编一个号。
（5）一张衬垫纸上贴有多张32开纸的文件（如行政介绍信、组织与工资关系、照片等），以原件为对象，每张编一个号，不要错编在衬垫纸上。
7、备注
备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁等。
（1）只有请示没有批复的，应注明缺批复。
（2）只有复印件缺原件的，应注明缺原件。
（3）以上级机关名义起草的行文，底稿交上级机关归档，本级只留打印件，也可注明交XX机关存档的字样;不须说明的空着不填。
（二）编目的几点要求
1、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm，见附表）。
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2、每张目录横栏仍为10格。
每格一般只要求填写一份文件;特殊文件（如附件或有副题名等）可填用2栏。
3、永久和长期保存的文件，文件目录要打印三套，一套随文件入盒，交档案馆两套;作短期保存的文件，目录要求打印二套，一套入盒，一套交档案馆。
4、归档文件目录封面可以视其需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目，其中全宗名称填写时，应使用全称或规范的简称。
5、归档文件目录软盘应交档案馆保存（注明单位名称和年度），归档机构每年可到档案馆领用新软盘。
为了便于查找，应在归档文件目录右上角增加2个选项，即保管期限和归档机构。
第六步装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。
作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中一些技术操作外，同样应该体现出归档文件系统化的结果。
因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置等方面与分类、排列等的原则和方法是一致的。
（一）装盒要求
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。
档案利用完毕后归档时，同样
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要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。
装盒的具体要求有三条:
?
不同形
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