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软件开发技术文档
病案无纸化管理系统
目录：
一、系统简介
二、组织框架
三、物流与功能流程
一、系统简介
二、组织框架
1．机构
1.1、层次
共分三级：
公司级、分店部门级和班组织。
如图1-1
公司
公司职能部门
分店
配送中心
班组
图1-1
行政关系
业务联系
1.2、现有机构组成
公司级：
总经理室；
部门级：
分布在具体地区的连锁店（加盟店、特许店），公司各职能部门（人事行政部，财务部、信息管理部、市场营销采购部、企划管理部等）、配送中心
班组级：
分店和配送中心的管理班组；
1.3、职能与权限
下面我只对与系统开发有关的机构职能进行阐述（按层次说明）：
公司级：
1.3.1、总经理室
1.3.1.1、制定公司整体发展策略；
1.3.1.2、批准销售计划；协调公司内各部门的工作；
1.3.1.3、管理监督和指导下属各分店（部门）的工作；
1.3.1.4、决定公司高层人事的变动；
1.3.1.5、分析公司的销售、库存、采购、付款等情况；
1.3.1.6、批准各分店和配送中心的盘点、损益报告及价格政策
公司部门级：
1.3.2、人事行政部
1.3.2.1、负责人员的工资考勤、招聘、培训、建档、考核、晋级、定级、奖惩和解聘；
1.3.2.2、管理全公司的固定资产以及办公用品
1.3.3、财务部
1.3.3.1、处理公司日常财务事宜；
1.3.3.2、根据销售数据和总经理室或市场营销采购部的要求支付货款，并记录货款流水；
1.3.3.3、根据合同（协议）制定出财务付款计划；对进出发票进行管理；
1.3.3.4、根据分店和配送中心提供的销售、进货、配送、退货、退厂、调价、优惠、损益、报残、盘点数据，对公司进、销、存按进价和售价进行核算；
1.3.4、财务部市场营销采购部
1.3.4.1、实施商品的引进、退货、更新、定位和淘汰；
1.3.4.2、制定价格政策（调价和优惠）和促销计划（方案）并付诸实施；
1.3.4.3、为总经理室和其他部门提供相关报表和数据；
1.3.4.4、制定付款计划报总经理批准后交财务部实施；
1.3.4.5、处理大宗销售合同（批发销售）
1.3.4.6、统一制定商品的基本信息；
1.3.4.7、制定配送和退库指令。
1.3.5、配送中心
1.3.5.1、负责商品的进、退、换、配、运输；
1.3.5.2、负责验收和保管商品；
1.3.5.3、制定商品配送计划；
1.3.5.4、接受分店要货数据，并及时向市场营销采购部通报缺货信息和数据。
1.3.6、信息管理中心
1.3.6.1、负责公司软、硬件和网络的日常维护与管理。
确保公司信息系统的安全，保证其能正常运转；
1.3.6.2、管理系统维护和资料录入人员，依据各分店（部门）的管理职能和权限制订权限方案。
1.3.7、企划管理部
1.3.7.1、审批和核对分店（配送中心）的盘点、损益、报残及价格政策；
1.3.8、分店（加盟店、特许店）
1.3.8.1、管理本店的日常事务；
1.3.8.2、执行公司指令和政策，及时反馈市场行情和走势（指令是指配送、退货、调价等；政策是指商品的促销、优惠、让利等）；
1.3.8.3、建议商品的价格、在权限范围内设定本店商品的价格；
1.3.8.4、管理本店商品的进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等；
1.3.8.5、确定商品的摆放位置。
1.3.9、班组
1.3.9.1、管理所属班组的人和事；
1.3.9.2、管理班组的进、退、损、溢、残，以及商品的保管和放置工作。
1.4、职务
1.4.1、层次
总经理、副总经理、经理、经理助理、主任、配货员、仓库保管员、验收员、押运员、营业员、收银员、业务员。
1.4.2、职权范围
同级别职务存在的共性职权，也存在个性的职权。
1.4.2.1、职权共性：
下面我分四个级别分别说明。
副总经理级：
对总经理负责，管理总经理委托管理的事务，代总经理听取部门的工作汇报和计划，批复相关报告（如；批准盘点、损益报告等）。
经理（经理助理）级：
他是本部门的首长，对上向总经理负责，对下管理日常工作，组织和管理所属部门的员工，建议对部门员工的奖惩、任免和调动。
制定本部门的工作计划。
主任（组长）级：
他对部门经理负责，管理经理委托处理的事务。
其他级别：
对主任或组长负责，在干好本职工作的同时，完成主任或组长交与的任务。
1.4.2.2、总经理
1.4.2.2.1、查询、统计、和分析核心进、销、存报表；
1.4.2.2.2、批准货款以及大额商品的损益和残损；
1.4.2.2.3、确定公司中长期营销方针和销售计划。
1.4.2.2.4、决定公司重要植物的任免和调动；
1.4.2.2.5、批准必备商品目录和商品配置单；
1.4.2.2.6、批准价格政策。
市场营销采购部
1.4.2.3、经理或经理助理
1.4.2.3.1、制定本部门的营销方案和销售计划；
1.4.2.3.2、根据市场情况，会同企划管理部经理适时调整价格政策；
1.4.2.3.3、审批商品引进和淘汰，确定商品价格政策；
1.4.2.3.4、初审必备商品目录和商品配置单。
1.4.2.4、业务员
1.4.2.4.1`引进厂家，拟订销售合同，引进新商品，初定商品价格；
1.4.2.4.2根据补货数据及时制定采购计划，并草拟付款计划；
1.4.2.4.3及时发布滞销、待销、淘汰等商品目录；
1.4.2.4.4负责与厂家协调商品的退和换；
1.4.2.4.5拟定必备商品的目录和商品配置单；
配送中心
1.4.2.5、经理或经理助理
1.4.2.5.1制定物流配送计划，管理配送车辆；
1.4.2.5.2监督检查实际配送情况；
1.4.2.5.3审核商品的损益、盘点报告；
1.4.2.5.4建议人员的岗位和奖金设置。
1.4.2.6、仓库主任
1.4.2.6.1动态掌握商品库存情况，及时发布货源补货；
1.4.2.6.2根据定货单和合同，检查验收商品入库，确保商品保质保量的配送到分店；
1.4.2.6.3按要求分装商品并及时调整商品资料；
1.4.2.7、仓库保管员
1.4.2.7.1负责商品入库和出库，对商品进行日常保管；
1.4.2.7.2为仓库主任提供商品库存的情况；
1.4.2.7.3在商品入库时负责实物与送货单的核对，按提货单内容出库
1.4.2.8、配货员
1.4.2.8.1根据提货单内容到仓库保管员处提货，并保证商品出库是完好；
1.4.2.8.2根据配送计划，按时把商品提到指定地点。
1.4.2.9、押运员
1.4.2.9.1根据送货单查点实物，与该单位进行交接
1.4.2.10、验收员
1.4.2.10.1根据定单内容验收商品入库
企划管理部
1.4.2.10经理或经理助理
1.4.2.10.1制定销售计划报总经理批准，及时向人事行政部提供计划完成情况的报告；
1.4.2.10.2审批分店（配送中心）的盘点、损益和残损报告；
1.4.2.10.3、与市场营销采购部经理共同制定价格政策
人事行政部
1.4.2.11、经理或经理助理
1.4.2.11、1掌握公司的人事档案，制定公司的各项规章制度；
1.4.2.11、初核重大的人事变动，批准对各类人员奖励和处罚决定；
1.4.2.11.3、初核公司考勤、工资、奖金的方案；
1.4.2.12、管理人员
1.4.2.12.1、处理公司员工的资料；
1.4.2.12.2、拟订公司的考勤、工资、奖金的方案；
信息管理部
1.4.2.13、经理或经理助理
1.4.2.13.1制定与信息系统相关的规章制度，并负责监督和实施；
1.4.2.13.2处理做出对信息系统构成威胁的人，并根据规定提出处罚意见视情况报总经理批准。
1.4.2.13.3制定核规划不同时期的信息系统解决方案，依据各部门的管理只能与权限制定系统访问权限方案。
1.4.2.14、维护人员
1.4.2.14.1维护系统软硬件核网络，保证系统正常运转。
1.4.2.14.2培训新员工，根据公司需要编写一些小系统。
财务部
1.4.2.15、经理或经理助理
1.4.2.15.1制定付款计划，审批货款
1.4.2.16、管理人员
1.4.2.16.1记录付款流水，管理进出发票
分店
1.4.2.17、经理（店长）
1.4.2.17.1、负责商品进、销、存、退、换、盘、损、残、调、借、增等的管理；
1.4.2.17.2、建议员工的调动核任免
1.4.2.18、班组长
1.4.2.18.1负责商品的日常管理包括：
商品价格的调整、商品的放置位置、
商品的盘点、商品的销售、商品的损益等等。
1.5内容组成
1.5.1机构层次编码、编码、名称、负责人、电话、地址、邮政编码、开户银行、银行帐号、税务登记号、房租费、建筑面积、营业面积、开业时间、部门性质、销售计划、IP地址；
1.5.2人员人员编号、姓名、性别、照片、人员类型、职务、角色、人员注册名、家庭住址、住宅电话、手机号、寻呼机号、聘用日期、合同副本、简历、职位等、社会关系、照片、所属部门。
1.6编码原则
1.6.1.级别编码位溢位
1.6.2.机构编码由两个部分组成，前三位部门编号，后二位班组号。
1.6.3.人员编码由五位流水号组成
2.商品
2.1层次
我们根据现有商品架构可归纳成三层即商品大类、小类和分类；
2.2内容组成
编码、名称、税率、特征、货位；
2.3编码原则
类别编码原则上为六位，大类二位，小类二位和分类二位
三、物流与功能流程
1、引进新商品与定价
1.1涉及部门和职位
部门：
公司、市场营销采购部、配送中心
职位：
市场营销采购部经理（A）、市场营销部业务员（B）、配送中心仓库保管员（C）
1.2流程图
1.2.1物流（见图2-1）
公司
B引进新商品并拟定零售价和批发价
A审批同意进场并决定零售价和批发价
配送中心
1.接受分店的商品资料
2.接收配送中心对商品资料的补充和修改
3.向配送中心通报商品资料
配送中心
1.接受公司的新商品资料
2.上报对商品信息的补充
3.通知分店商品信息
C以商品资料位蓝本核对实物，更新商品
分店
接受配送中心资料
图2-
1.2.2功能流程图
公司
B填写商品引进单
提请申请
A批准
1.系统自动编码，增加商品信息单数据，生成新商品单
2.增加商品条码单数据
3.更新商品信息单数据
4.增加商品信息单
通讯
服务
器
1.发送新商品至配送中心
2.接受配送中心对商品信息的
修改以及品条码单
配送中心
通讯
服务
器
1.接受公司的新商品信息单
2.发送商品信息单和商品条码单到公司、分店
1.增加新商品信息单数据
2.更新与增加商品信息单和商品条码单数据
C核对新商品信息单，并输入商品条码信息
分店
修改与增加商品信息单和商品条码单数据
通讯
服务
器
图2-2
接受配
中心的商品信息单和商品条码单
1.3注意事项
1.3.1新品的定义：
满足以下三个条件中的一个即可以称为新品。
第一、商品信息单中不存在的商品；第二、重要属性和存在属性不同的；第三、原有商品的升级，又不能修改或删除原有商品资料。
1.3.2在第一次购进时，仓库主任可根据商品的实际情况，可修补除价格以外商品信息。
1.3.3商品信息的编码按一定规律由公司统一制定，商品的条码由配送中心录入并发布。
1.3.4允许用户定义附属商品，即商品属于另外一个商品。
在定义时必须声明是否直送商品。
1.3.5商品信息中的零售价和含税进价只是作为参考之用，它
随着不同进货批次而发生变化。
1.3.6编码原则：
商品编号：
由两个部分组成，六位编码＋四位包装率；
进场申请单号：
由三个部分组成，申请单位＋四位年份＋五位流水号。
1.4关键字段
1.4.1、商品进场申请单
申请单号、申请日期、批准日期、申请人、物价员、批准人、引进原因、新商品编码、商品名称、规格、单位、拟订进价、拟订零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属；
1.4.2商品信息单和新商品信息单
商品编码、商品名称、规格、单位、现在进价、零售价、类别、保质期、种类、税率、直配否、货位、从属；库存数量；
1.4.3商品条码单
商品编码、条码号、引进日期。
2.厂商定义
2.1涉及部门和职位
部门：
公司、市场营销采购部、市场营销采购部；
职位：
市场营销采购部经理（A）、市场营销业务员（B）
2.2物流（见图2-3）
公司
B拟订厂商进场申请单
A批准
通知配送中心和分店
配送中心和分店
接受上级的厂商信息
图2-3
2.3功能流程
公司
B填写厂商进场申请单
通讯
服务
器
发送厂商信息单到公司，配送中心
增加或更新厂商信息单
A审核和批准
配送中心、分店
接受上级的新厂商信息单
通讯
服务
器
图2-4
增加或更新厂商信息单
2.4
2.4.1、可以根据同一厂商不同的付款方式来定义多个厂商信息，具体情况由客户自行处理。
2.4.2编码原则
进场申请单号：
由三个部分组成，申请单位＋四位年份＋五位流
水号；
厂商编码：
由三个部分组成，税务登记号前两位＋五位流水号
2.5关键字段
2.5.1、厂商进场申请单
申请单号、申请日期、批准人、批准日期、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货时效、联系人、法定代表人、进场费用、付款方式
2.5.2、厂商信息单
编码、全名、简称、分类码、地址、联系电话、传真、地区、所属行业、企业性质、经营范围、开户银行、银行帐号、税务登记号、营业执照编号、企业代码、进口商品证件号、卫生许可证、批准文号、注册币种、注册资金、广告费用、信用等级、信用金额、供货方式、联系人、法定代表人、进场日期、出场日期、进场费用、付款方式
3、进货
3.1、涉及部门和职位
部门：
市场营销采购部、配送中心、分店；
职位：
市场营销采购部业务员（A）、配送中心仓库主任（B）、分店经理（C）、配送中心仓库保管员（D）。
3.2、特别说明
根据分店权限和商品属性，商品可以由厂商直接供货到分店，故下面分两种方式来讨论。
3.3、物流
第一种：
统一进货（见图2-7）
图2-7
D入库上架
新商品进货
A电话、传真、网上定货
配送中心依据订货单内容验收入库
B签字确认收货
补货信息
市场行情进货
第二种：
直接进货（见图2-8）
C电话、传真定货
厂家按照合同定期发货
1.按定单验收入库上柜
2.签收
图2-8
3.4功能流程
第一种：
统一进货（见图2-9）
公司
1.A填写订货单增加订货单数据，更新
1.新商品引进2.B审核订货申请单订货申请单数据
2.市场行情
3.根据配送中心补货
单生成订货申请单1.发送订货单到配送中心
4.根据商品配置单生成2.接受配送中心的补货单1.增加补货单数据
订货申请单3.接受配送中心的进货单2.增加订单回执单数据
和定单回执单3.增加进货单数据
通讯服
务器
配送中心
1.接受公司的增加订货单数据根据定单填写更新订
订货单进货单，并确认货单，增
通讯2.发送进货单和定货架号加进货
服务单回执单产生补货单数据单数据，
器3.发送补货单到公司1.根据商品产生订单
配置单回执单
2.填写商品
补货单
图2-9
第二种：
直接进货（见图2-10）
分店
D输入商品以订货单位依据，输入增加进货单数据
订货单实收数量，形成进货单
通讯
服务
器发送进货单至公司
图2-10
3.5、注意事项
3.5.1、在进货时必须先订货，无特殊情况下，送货应在规定时间（订货单中声明）内完成，每批商品的进价，以订货单填写的数据为准；
3.5.2、如果到货商品与订单不符或在指定日期内没有到货，有业务员决定如何处理此次订单，负订单数量表示冲减原有订单数量；
3.5.3、分店的进货数据必须及时输入系统并上传公司；
3.5.4、分店、配送中心和公司的成本按批次进价核算；
3.5.5、编码原则
进货单号：
由三部分组成：
进货单位+四位年份+四位流水号；
订货申请单号：
由三部分组成：
申请单位+四位年份+四位流水号；
订货单号：
由三部分组成：
订货单位+四位年份+四位流水号；
补货单号：
由三部分组成：
补货单位+四位年份+四位流水号；
回执单单号：
和进货单号一致。
3.6、关键字段
3.6.1、订货申请单：
申请单号、申请单位、申请人、申请日期、商品编码、规格、单位、进价、数量、原因；
3.6.2、订货单：
订货单号、订货日期、到货日期、订货人、厂商编码、商品编码、商品名称、规格、单位、进价、数量；
3.6.3、进货单：
进货单号、订货单号、送货单号、到货日期、验收日期、验收人员、厂商编号、商品编码、商品名称、规格、单位、价格（含税）、价格（不含税）、数量；
3.6.4、回执单：
订货单号、进货单号、送货单号、订货日期、订货
人、到货日期、验收日期、验收人员、厂商编号、商品编码、商品名称、
规格、单位、订单数、进货数、原因。
4、商品退厂
4.1、涉及部门和职位
部门：
公司、市场营销采购部、配送中心、分店；
职位：
市场营销采购部经理（A）、市场营销采购部业务员（B）、分
店经理（C）、配送中心经理（D）、配送中心仓库主任（E）、配送中心仓库保
管员（F）、配送中心押运员（G）。
4.2、物流
第一种：
统一退厂（见图2-11）
公司
1.根据厂商要求1.通知配送中心退厂
2.公司情况2.通知分店退厂进入配送中心退厂流程
B制定退厂计划和B通知厂商退货的
内容A批准时间和数量
配送中心
D根据通知制定G按计划到分店GF与E
运输计划进行交接
1.接受公司的退厂通知
2.通知分店退厂运输计划E与厂商交接
3.上报公司退厂运输计划“红字”退单
.和退厂情况收集仓库中商品，等待退厂交财务做帐
分店
D根据退厂指令内容D与G交接
1.接受公司退厂公司和时间收集相关商品红字”退单
2.接受配送中心退厂等待退厂交财务做帐
运输计划
D与厂商交接
红字”退单
交财务做帐
图2-11
第二种：
分店退厂（见图2-12）
C根据商品特性分店人员与厂商上报公司退厂情况
通知厂商退货进行交接
图2-12
4.3功能流程
公司
B填写退厂指A审批更新退厂指令申请单，1.增加或更新配送退
令申请单指令申请单，增加退厂厂单、配送待退厂单
指令通知单数据配送指令回执单数据
2.增加退厂运输计划
通讯1.发送公司退厂指令通知单至配送中心和分店单数据
服务2.接受配送中心的配送退厂单、分店退厂单、3.增加分店退厂单和分店
器配送退厂指令回执单、配送待退厂单待退厂单数据
3.接受配送中心退厂运输计划单
4.接受分店的分店待退厂单□
填写商品待退厂单
配送中心
1.增加配送待退厂单数据确认配送待
1.接受分店的待退厂单2.增加分店待退厂单数据退厂单
2.接受公司的公司退厂3.减少配送待退厂单数据
通讯通知单增加配送退厂单数据，
服务3.发送退厂运输计划单到公司生成退厂指令回执单
器和分店4.增加退厂指令单数据
4.发送分店退厂单到分店和公司5.减少分店待退厂单数据确认分店待
5.发送配送待退厂单到公司增加分店退厂单数据并退厂单
6.发送配送退厂单、指令回增加配送待退厂单数据
执单到公司6.增加退厂计划运输单数据制定运输
计划单
分店
1.接受公司退厂指令通知单1.增加退厂指令通知单
2.接受配送中心的退厂运输计划单2.增加退厂运输计划单数据
3.接受配送中心的分店退厂单
通讯4.向公司和地区性配送中心发送分减少待退厂数据单，并增加
服务店待退单分店出库单数据
器
输入商品待退厂单数据
图2-13
4.4、注意事项
4.4.1、流程说明
4.4.1.1、时序：
遵循信息在先，操作在后的原则。
4.4.1.2、待退厂库存：
尚无退回厂家商品的集合库
4.4.1.3、待退厂库存的组成
分店：
分店待退厂单
配送中心：
配送待退厂单
公司：
分店待退厂库存+配送待退厂库存
4.4.1.4、配送中心和分店割据退厂通知收集商品，并把数据输入待退厂
单，使待退厂商品从正常库存中剥离出去，从而保证信息数据在实物退回厂家之前与实际库存一致。
4.4.1.5、待退厂库存之间的转换：
配送中心减少的依据是：
与厂家交接
后产生配送退厂单；分店减少的依据是：
受到配送中心的分店退厂单；配送中心增加的依据是：
分店待退厂单和输入待退厂单；分店增加的依据是：
输入待退厂单。
4.4.1.6、各个数据单的归属
分店：
分店待退厂单、分店退厂单、退厂指令通知单、退厂运输计划单；
配送中心：
配送退厂单、配送中心运输计划单、退厂指令通知单、配送待
退厂单、配送退厂指令回执单；
公司：
公司退厂指令通知单。
4.4.2、只对分店和配送中心待退厂单的单号进行确认，不复核其具体内
容。
在退厂运输中产生的损耗由配送中心承担，配送中心可以通过配送中心损益（退厂）单来减少退厂库存，注意在确认分店待退厂单前输入损益单。
4.4.3、退厂单价以退厂通知中声明的价格为准，其乘积结果超出系统库
存部分归入退厂金额。
4.4.4、编码原则：
退厂指令通知申请号：
由三个部分组成：
制单单位+四位年份+四位流水号；
退厂指令通知单号：
由三个部分组成：
制单单位+四位年份+四位流水号；
退厂运输计划单：
由三个部分组成：
制单单位+四位年份+四位流水号；
待退厂单号：
由三个部分组成：
制单单位+四位年份+四位流水号；
退厂单号：
由三个部分组成：
制单单位+四位年份+四位流水号；
退厂交接单号：
它与退厂单号一致
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