中国铁建共享服务中心单据审核标准.docx
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中国铁建共享服务中心单据审核标准
1.员工借款单
1.1附件
⏹借款人签字的提单扫描件
1.2审核要点
⏹员工借款单中的借款人签字处需要借款人手签，若借款人有特殊情况不能履行签字手续，可由经办人代签
⏹员工借款单的附件中有借据，借据上有员工签字，则报账单上员工可以不需要再签字
⏹单笔借款不得超过5万元，且借款时间不得超过3个月
1.3注意事项
⏹如果员工在外地出差需要借款时无法提单也无法签字时，可以由他人代办提单，借款人签字处写明某某人代
⏹借款时如果需要付款给第三方供应商，收款人类型选择“供应商”，暂挂借款人备用金待发票回来后提通用报销单核销借款
⏹临时工不允许提单借款，若有特殊情况需要借款，可指定相关部门的一名正式职工代为提单，指定代临时工提单的职工不能再找其他职工代替提单
2.通用报销单
2.1会议费
2.1.1附件
⏹会议文件或通知
⏹签到表或参会人员名单
⏹发票
2.1.2审核要点
⏹摘要是否规范
⏹辅助核算是否填写齐全
⏹审批轨迹完整
⏹提单事项与影像资料保持一致
⏹报销票据内容与动支申请内容是否一致，且不超过动支申请金额
2.2业务招待费
2.2.1附件
⏹发票，若为食堂招待，无发票，则需要提供领导签字手续齐全（签到财务主管即可，但不得归档补扫签字）的食堂伙食补助表
2.2.2审核要点
⏹动支内容要与报销内容一致，且不超过动支申请金额
2.2.3注意事项
⏹事前做到一事一动支，不能动支申请单的申请内容、员工借款单的借款事项填列业务招待费，而入账时没有选择“业务招待费”科目，选择了其他科目，前后需要保持一致，否则审核时将会被驳回
2.3研发费用报销
2.3.1附件
⏹发票，若有线下审批单需要总工签字（不得归档补扫签字）确认记入“研发支出-费用化支出”科目；若有总工线上已审批可不用线下审批
2.3.2审核要点
⏹摘要是否规范
⏹辅助核算是否填写齐全
⏹审批轨迹完整
⏹提单事项与影像资料保持一致
⏹报销票据内容与动支申请内容是否一致，且不超过动支申请金额
2.4安全生产费用
2.4.1附件
⏹发票，若有线下审批单需要安全总监（若无安全总监则为安质部长）签字（不得归档补扫签字）确认记入“专项储备-安全生产费用”科目；若安全总监线上已审批可不用线下审批
⏹若为安质部门提单报销，审批流中有安质部长的审批，若工程还有安全总监，则需要安全总监签字
2.4.2审核要点
⏹摘要是否规范
⏹辅助核算是否填写齐全
⏹审批轨迹完整
⏹提单事项与影像资料保持一致
⏹报销票据内容与动支申请内容是否一致，且不超过动支申请金额
2.4.3注意事项
⏹安全人员的职工薪酬不得归集在此科目下，即不应归入“专项储备-安全生产费用-安全经管部门发生的职工薪酬支出-工资、奖金、津贴”科目，应等同工程部其他职工工资，归入“应付职工薪酬-工资、奖金、津贴及补贴”科目
⏹对于相关安全生产费用的归集，不得直接归入成本“工程施工-间接费用-安全生产费用”科目，应先计入“专项储备-安全生产费用”科目
2.5培训费
2.5.1附件
⏹培训单位提供的发票或收据
⏹培训文件或通知
2.5.2审核要点
⏹摘要是否规范
⏹辅助核算是否填写齐全
⏹审批轨迹完整
⏹提单事项与影像资料保持一致
⏹报销票据内容与动支申请内容是否一致，且不超过动支申请金额
2.6零星材料采购（需要借款采购时）
⏹需要购买前先做动支申请，业务大类选择“零星材料采购”
⏹待动支审批领导批准后借款时填写员工借款单
⏹材料购买后由物资部点验时提材料单
⏹待点验后需要冲借款时，在通用报销单中提单，附件为《零星材料采购冲账申请单》及附点验时的财务凭证封面
⏹审核会计审核时需要查询其他应付款-应付个人其他款项的余额，只有贷方有余额，才能进行冲借款
⏹零星材料采购限额5万元
2.7食堂业务报销
2.7.1附件
⏹食堂经管员提供的领导签字手续齐全（签到财务主管即可，不得归档补扫签字）的食堂伙食补助表，若需要支付现金则需要食堂经管员提供收据；若抵扣备用金或者网银支付可以不提供收据（临时工伙食报销手续同正式职工）
⏹外来人员就餐审批表（单次就餐可以不提供明细，多次就餐需要提供金额汇总明细，如某月某日，金额A元）
2.7.2审核要点
⏹审批轨迹完整
⏹影像资料与提单事项、金额及信息一致
⏹科目运用的正确性
2.7.3注意事项
⏹各工程每月食堂伙食费可根据月平均费用一次做个当月的大额动支，分批借款，报销时只引用一个动支；如果每次小额动支借款，月末报销时均需拆分报销，不能引用多个动支
⏹存在外租车辆司机就餐、部分工队人员偶尔在工程食堂就餐的，月底由工程食堂经管员在通用报销单一次提单（需要有出租方、工队签字确认），从其租赁费、劳务费中扣除
⏹临时工伙食费报销时科目可以直接进成本，如直接人工费、间接费用-其他、其他从业人员
⏹在工资发放单中报销伙食费，不管是直接发放给职工还是抵扣食堂经管员的备用金，，均应计入“应付职工薪酬-工资、奖金、津贴及补贴-在岗职工”科目，不得计入“应付职工薪酬-应付福利费-货币性福利”科目
2.8维修费
2.8.1附件
⏹领导签字手续齐全（部门主管签字即可，不得归档补扫签字）的维修审批单
⏹发票
⏹维修清单（清单盖章必须与发票章一致）
2.8.2审核要点
⏹大额维修费必须有公司本级审批（以5万元为限）
⏹报销的票据内容与动支申请内容一致
⏹票据内容与费用事项一致
⏹维修费的报销必须按照公司有关规定，提供事前维修审批单才可予以报销
⏹维修费发生金额超过批准的事前申请金额，要补充申请报批，否则按批准的事前申请金额核报
2.9通讯费
2.9.1附件
⏹发票
⏹通讯费发放明细表（移动公司盖章）
2.9.2审核要点
⏹报销人提供的发票必须是电信业务部门开具的正式发票
⏹发票要求：
缴费发票和话费结算发票其中的一种，不能两种发票混合报销
⏹发票上的姓名及金额要与通讯费发放明细表中的内容保持一致
2.9.3注意事项
⏹通讯费若提通用报销单则必须有发票；若没有发票则在工资单中实现（进入“应付职工薪酬-工资、奖金、津贴及补贴-在岗职工”科目）
2.10购买办公用品
2.10.1附件
⏹发票
⏹购买办公用品的清单
⏹购买申请表
2.10.2审核要点
⏹报销发票内容与动支申请的内容一致；发票与明细清单一致；预算采购内容与报销采购内容一致；审批轨迹完整
2.11.其他报销业务
⏹业务明细与动支申请内容及金额进行核对，核实业务的真实性，金额不超过动支申请金额
⏹审批流程正确完整
⏹影像资料与提单事项、金额及信息一致
⏹科目要根据核算对象和会计制度正确选择
⏹收据原则上不能作为报销凭证附件，对于特殊情况的单位可按实际情况处理（如涉及征地拆迁的费用、确实无法分割的水电费、物业费、绿化补偿费等可以凭收据报销）
⏹房屋租赁报销房租费，必须附发票
3.差旅费报销单
3.1业务出差（普通人员、安全人员、研发人员）
3.1.1附件
⏹出差审批单
⏹有关差旅费的车票及发票
⏹涉及派车出差的需要司机提供行政用车派车单或司机的出差审批单
3.1.2审核要点
⏹出差人员出差起止时间和差旅费票据的出具时间的审核
⏹出差审批单批准天数跟出差天数的审核核定
⏹出差线路及地点和票据归属的审核
⏹出差人员为安全人员或者研发人员时，注意科目的正确性
3.1.3注意事项
⏹出差时发生的各项费用，报销时需要根据费用工程进行分类来报销
⏹出差补助需要单独填列到出差补助明细里，不可与出差费用明细合并填列
⏹若差旅费的提单中为司机报销的过路费、车辆维修费、燃油费，则附件中必须提供司机的派车单
⏹司机的出车补助、洗车费做表发放的，提差旅费报销单，计入“车辆使用维护费-司机行车费”科目
⏹差旅费报销单中的附件不可出现餐费发票，若需要报销出差途中发生的餐费可给予补助或者提通用报销单报销
⏹差旅费动支时需考虑差旅补贴，在动支时比预计费用适当稍微大些，避免报销金额大于动支金额
⏹报销误餐费，若没有发票请使用差旅费报销单提单，计入“差旅费-国内差旅费-误餐补助”；若有发票请直接在通用报销单中提单报销
⏹发票内容为培训时的食宿费，请直接提差旅费报销单报销
3.2培训出差
3.2.1附件
⏹培训文件或者通知
⏹培训出差的车票及发票
3.2.2注意事项
⏹培训文件的培训时间与车票时间要一致
⏹培训费在通用报销单中提单报销可直接进入“应付职工薪酬-职工教育经费”科目
3.3回家探亲
3.3.1附件
⏹探亲请假条
⏹探亲的车票
3.3.2注意事项
⏹探亲假条领导是否签字，是否销假
⏹如需住宿，住宿费报销金额是否合理
4.付款单
4.1提取现金
4.1.1附件
⏹若工程有提现审批单，则附件中可以附线下审批单，若没有可以不附，完成线上审批即可
4.1.2注意事项
⏹支票头需归档补扫
⏹工程出纳必须在收到支付指令后方可填写现金支票
⏹收款类别选择“一次性”，支付方式为“现金支票”，在填写收款帐户信息时“科目”、“申请付款金额”、“审核金额”为必填项，其它选项可填可不填
⏹付款银行信息为必填项，若不填生成凭证时将无法带出贷方科目
⏹若支付方式为“现金”，不需要填写收款人信息；若支付方式为银行类则收款人信息必须填全
4.2银行账户资金调拨
4.2.1附件
⏹银行回单需补扫
⏹若工程附转户说明或拨款单也可
4.3应收、其它应收款项类的支付
4.3.1附件
⏹收据
⏹银行回单
4.4内部往来相关的支付
4.4.1附件
⏹转账通知书
⏹涉及代付工程款项，如劳务费、材料款及租赁费等需提供收款方的收据
⏹严禁局直管工程（托管工程）代所属参建工区支付任何款，确需局指代付的款项必须由参建工区逐笔出具委托书；局指做账时，有局指的审批单、工区的委托书即可，工区开具的收据可不作为必要附件；工区做账时，根据工区的审批单、第三方提供的收据及局指的转账通知书做账即可
⏹局指代付材料款、劳务费、工程款等，工区提单必须使用付款单，且业务大类选择“内部往来相关的支付”，不得使用记账工单，“内部往来”的辅助项客户在“往来单位”填写（即：
借：
应付账款，贷：
内部往来-局指，这类业务需要使用付款单）
⏹内部资金调拨（即局指对工区、公司对工程等内部拨款），双方都不需要转账通知书作为提单的必要附件，补扫银行回单即可
4.5应付账款类的支付
4.5.1附件
⏹支付租赁费及购货款时的附件分两种情况，付给个人需要提供个人身份证复印件及收据（收据需要按手印）；付给单位需要提供加盖单位财务章或公章的收据
⏹支付劳务费，在建工程要求五部联签单（工程部、安质部、物资部、计划部、财务部、现场经理、工程书记、工程经理），收据
4.5.2审核要点
⏹付给个人需要提供个人身份证复印件及收据不允许归档补扫，身份证复印件需要扫描清晰
⏹付给单位需要提供加盖单位财务章或公章的收据，特殊情况可以归档补扫
⏹支付劳务费，收尾工程可根据现场实际情况来定，可在拨款审批单上注明为收尾工程，领导调离的岗位，无人签字时可填写无（收尾工程可以使用三部联签单）
⏹收据上加盖的财务章或公章必需与收款方名称保持一致
⏹不允许支付大额劳务费给个人（以10万元为限）
4.6其它应付款项类的支付
⏹材料购买后由物资部点验时提材料单，贷方记入“其他应付款-应付个人其他款项”科目
⏹点验后需要支付职工款时，在付款单中提单，选择业务大类“其他应付款项类的支付”，把款项支付给职工，附件为收据、附点验时的财务凭证封面
⏹零星材料采购业务，挂账是职员，付款时可以直接打款给供应商（仅适用于零星材料采购业务）
4.7应交税费类的支付
4.7.1附件
⏹税金结算单
⏹发票（提供银行回单的情况下可以归档补扫）或完税凭证
4.8社保缴纳、工会经费、三不让专项资金的支付
4.8.1附件
⏹社保缴费（计提）明细表
⏹工会经费计提表
⏹三不让专项资金计提表
⏹收据（工会经费及三不让专项资金需要提供收据，社保缴纳提供银行回单即可）
4.8.2审核要点
⏹三不让专项资金发生时计入“应付职工薪酬-应付福利费-货币性福利”科目，做报表时“应付职工薪酬-应付福利费-货币性福利”不能有余额，因此工程上将三不让专项资金调账到工会经费也可审核通过
4.9预付账款类的支付
4.9.1附件
⏹收据
⏹合同（需要提供合同的有：
材料款、设备款、劳务款）
4.9.2审核要点
⏹预付电费及油料款时，可以根据实际情况来确定是否需要补扫收据
⏹若签订的合同或协议中没有涉及预付款项的条款，则不能进行预付
⏹预付账款中针对油料款、电费款，若挂账单位和付款单位为总分公司关系时（如中石油山西分公司和中石油山西省偏关县分公司），总公司出具授权书或说明，并同时加盖总公司和分公司公章时，可予以通过此笔付款单据，此授权书或说明不需要公司本级审批
4.10财务费用
4.10.1附件
⏹银行回单或者银行对账单（不得归档补扫）
4.10.2注意事项
⏹如果银行手续费是银行自动从单位账户中扣除，拿到回单后在在付款单中提单业务大类选择“财务费用”，支付方式选择“银行代扣”（月末为避免未达账项产生可先以网银明细作为附件提单，待取回银行回单后做事后补扫）；
⏹如果银行手续费是以现金等方式单独缴纳的，在付款单中提单业务大类选择“财务费用”，支付方式选择“现金”等
4.11银行退款重付
4.11.1附件
⏹银行退回款项时做收款单的凭证封面
4.11.2审核要点
⏹摘要中要注明银行收款时的凭证号
4.11.3注意事项
⏹在收到银行退款时：
在收还款单中提单，收还款方式选择“收银行退款”，收款类别选择“收银行退款”，科目选择“其他应付款-银行退款重付（单位）/银行退款重付（个人）”，当供应商为个人时，选择的科目必须为“其他应付款-银行退款重付（单位）”，不能选择“银行退款重付（个人）”，因为选择“银行退款重付（个人）”时带出来的辅助项是职员，款项无法支付给个人供应商
⏹二次需要重新支付时：
在“付款申请单”中提单，业务大类选择“银行退款重付”，科目对应收还款单中选择的科目
⏹针对批量代发工资的退款重付业务，可以在收款单中原科目冲回，再提工资发放单重新发放，需要注意的是，只有批量代发工资才能原科目冲回，其余银行退款重付的业务需要选择“其他应付款-银行退款重付（单位）或（个人）”科目
⏹通用报销单需要付款的提单，由职工提单报销收款人为供应商或者临时工，当出现打款错误由出纳退回后需要退款重付，提收款单时可选择“其他应付款-银行退款重付（个人）”科目，辅助项职员可选提单报销时的职工
4.12付款失败后重新支付的注意事项
4.12.1无银行退款回单，银行也不会产生交易流水
⏹某些单据如因户名、开户银行、账号信息错误，导致银行无法正常支付，此时工程出纳需要弃审此单据。
此类情况无银行退款回单，银行也不会产生交易流水
⏹重新支付的流程是由工程出纳弃审至公司出纳，公司出纳驳回至共享中心复核会计，共享中心复核会计驳回至共享中心审核会计，共享中心审核会计驳回至提单人，提单人收到驳回的单据以后，填写《[SSC-BG-2013001]-收款方信息更正申请表》，经相关领导审批以后，再将报账系统收款方修改为正确的信息，并重新提交该报账单。
审核会计收到该报账单后，发出重扫的指令，由工程部补扫《[SSC-BG-2013001]-收款方信息更正申请表》，审核会计审核时必须看见此影像才能予以审核通过（信息更正申请表审批到财务主管即可）
4.12.2有银行退款回单，银行会产生交易流水
⏹退款指款项从银行支付出去以后又被退回来，银行交易记录里有一进一出的银行流水，同时各单位会收到银行退款回单
⏹第一步：
在收到退款时由工程提单人填收款单，并扫描相关附件，由FSSC审核入账，第二步：
工程部获取正确的收款方信息以后，提付款申请单，业务大类选择“银行退款重付”，并扫描相关附件，由FSSC审核入账，由出纳付款
4.13银行承兑汇票
⏹银行承兑汇票到期支付时提单的附件需要有银行承兑汇票的复印件
5.工程结算单
5.1对上验工计价单
5.1.1附件
⏹签字手续齐全（盖业主公章，工程经理及业主签字，不得归档补扫签字）的对上验工计价表
5.1.2审核要点
⏹注意科目填写及辅助项选择的正确性
⏹事项说明及备注是否通顺
⏹提单金额与影像资料中计价单金额是否一致
5.1.3注意事项
⏹备注是生成凭证摘要的依据
⏹对上验工计价单附件应为原件，入账时若原件当时确实无法取回，可先用复印件入账，原件归档后补扫
5.2对下验工计价单
5.2.1附件
⏹签字手续齐全（施工队、计划部、工程经理必须签字，不得归档补扫签字）的验工计价单
⏹工程量清单（若计划部出具的计算表中含有工程量的情况，可不必单独提供工程量清单）
⏹涉及材料费及机械租赁费的需提供发票
5.2.2审核要点
⏹注意科目填写及辅助项选择的正确性
⏹事项说明及备注是否通顺
⏹提单金额与影像资料中计价单金额是否一致
⏹安全支出的计价，应单独列示，选择“专项储备-安全生产费用”
⏹研发工程的计价，应单独列示，选择“研发支出-费用化支出”
⏹验工计价内容为劳务费时，需要审核验工计价资料是否齐全，计价封面的领导签字手续是否齐全，是否有验工计价汇总表及工程量清单
⏹对下验工计价单封面必须有工程经理签字，且不能归档后补扫
⏹涉及材料费及机械租赁费的是否有发票
5.2.3注意事项
⏹对下计价表一般由计划部门人员提单，如果计划部门人员出差在外可以由财务人员代提单（线下审批必须齐全），录入人选择计划部门人员即可，如财务人员李四需要帮计划部张三提单，可用李四的账号登陆后将录入人改为张三
⏹派工单由计划部门保管，计价表里只保留已签字的汇总派工单并扫描；但派工单仍作为财务凭证附件附在原始纸质凭证后面（派工单可以采取鱼鳞式粘贴）
⏹对下验工计价单里不能涉及扣款业务，如果涉及此类业务需让对应部门提单。
（例如：
扣材料款需由物资部门提供资料提单扣款）
⏹对下验工计价单的附件必须是原件，若为复印件则不允许入账
⏹对下验工计价单不允许出现预计价、冲预计价业务
⏹局指下的红头文件对施工队单独奖罚进成本的提单须使用记账工单
⏹机械费计算单中扣除油料的情况，根据合同确定，合同中约定是含油料的，结算单中应含有油料款，不能扣除，发票也是含油料的全部金额；合同中约定不含油料的，结算单中应为不含油料款的结算金额，发票也是不含油料的金额
⏹临时租赁或者一次性租赁直接报销时可以使用通用报销单，若需要挂账，须使用对下验工计价单走计价手续，不可使用记账型工单
⏹计价单中不允许扣除任何款项（罚款除外）
⏹冲计价业务，使用验工计价单提单，附件为计划部出具的计价单（计划部根据冲工程量出具的负数计价单）
6.税金计提单
6.1附件
⏹税金计提明细表（财务签字盖章，不得归档补扫签字盖章）
6.2审核要点
⏹根据规定税率和计税依据正确计提应纳税额
⏹税票开具金额与缴纳税金金额一致
⏹审批流完整
⏹税管员提单缴纳税款时有经税务局确认的纳税申报表
⏹契税、车辆购置税、车船税、印花税不需要计提
7.工资类单据
7.1工资社保计提单
7.1.1附件
⏹计提工资为审批过的工资表（工资表封面必须有财务主管签字，且不得归档后补扫）
⏹计提社会保险为社保缴费（计提）明细表
⏹工会经费为工会经费计提表
⏹三不让专项资金为三不让资金计提表，进成本时选择“应付职工薪酬-职工福利-货币性福利”科目
7.1.2审核要点
⏹提单金额与影像中的金额是否一致
⏹审核人员需要注意，提单金额应为工资表中的应发金额，包含个人三金数
7.1.3注意事项
⏹计提单位部分三金时在工资类单据-工资社保计提单中完成，业务大类选择“计提社会保险”
⏹如果需要冲社保计提时也在工资社保计提单中完成，以负数反映
⏹取暖费、独生子女费、降温费、过节费不得列入“其他应付款-其他-其他”科目
⏹职工教育经费不需要计提
7.2工资发放申请单
7.2.1职工工资
7.2.1.1附件
⏹审批过的职工工资表（工资表封面需要财务主管签字，不得归档补扫签字）
7.2.1.2审核要点
⏹如果用现金发放，需要职工在工资表上签字（可归档后补扫）
7.2.1.3注意事项
⏹若业务大类选择职工工资，则只能发放职工工资，不能涉及临时工工资及农民工工资；
⏹安全人员工资不能进“专项储备-安全生产费用”应当进入“职工薪酬-职工工资
7.2.2临时工工资
7.2.2.1附件
⏹审批过的临时工工资表（工资表封面需要财务主管签字，不得归档补扫签字）
7.2.2.2审核要点
⏹若是现金发放则需手签且按手印（可归档后补扫）
⏹若是打卡发放则不需签字按手印，但需要补扫银行回单
7.2.2.3注意事项
⏹临时工工资不需要计提，按时直接发放，在“工资发放申请单”中提单，业务大类选择“临时工工资”
7.2.3农民工工资
7.2.3.1附件
⏹五部联签单
⏹劳务队合同签订人收据
⏹农民工工资表（需劳务队负责人签字）
7.2.3.2审核要点
⏹若是现金发放则需手签且按手印（可归档后补扫）
⏹若是打卡发放则不需签字按手印，但需要补扫银行回单
7.2.3.3注意事项
⏹农民工工资不允许直接打入一个人卡中
⏹若工资发放单附件中工资发放表的合计金额小于提单时付款的金额时，附件需要提供打卡明细
8.材料单
8.1原材料预点
8.1.1附件
⏹物资部门出具的点验单
8.1.2审核要点
⏹单据材料名称、金额与影像材料名称、金额是否一致
8.1.3注意事项
⏹一般是发票未到的情况下，月末材料需要入库，选择预点程序，物资部门开据点验单（注明预点），预点按照计划价预点，下月初将预点的材料单据做红字全额冲回，待材料发票到达以后，按发票金额、单价重开点验单
⏹原材料预点时应计入“应付账款-应付暂估购货款”科目，且材差不得进行预点
8.2原材料冲预点
8.2.1附件
⏹物资部门出具的点验单（金额为红字或者负数体现）
⏹原材料预点的凭证封面
8.2.2审核要点
⏹冲账材料名称、金额是否与原预点材料名称、金额一致
8.2.3注意事项
⏹对于已经作为预点的材料，要在次月按照原来预点的分录红字冲回，提单中原材料金额栏以负数形式填列，相应的应付账款/内部往来栏中也应以负数形式填列
⏹及时冲销原材料预点，不能长期挂账
8.3原材料点验
8.3.1附件
⏹物资凭证
⏹需物资部门、财务部门、工程经理签字手续齐全的收料汇总表（签字不得归档补扫）
⏹发票（发票金额与物资点验金额因四舍五入出现误差，以发票金额为准，采取熟低原则）
8.3.2审核要点
⏹发票开票单位需与合同签订单位及提单时挂账的供应商三者保持一致
⏹若发票未到，则挂账时业务大类应选择“原材料预点”，不得选择“原材料点验”且发票不得归档补扫
⏹提单时的材料业务明细需与影像资料的内容保持一致
⏹零星材料采购业务的金额限制在5万元以内
8.3.3注意事项
⏹选择“原材料点验”业务大类，一定是材料发票、物资点验单
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