中国邮政治理信息系统.docx
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中国邮政治理信息系统
第八组
北京邮政
2.1企业概况
北京市邮政速递总公司（北京EMS）是经国家批准经营邮政速递业务的国有企业，也是国内最大的邮政特快专递国际互换处置中心。
北京邮政EMS物流中心（以下简称“物流中心”）是北京邮政速递总公司（北京EMS）下属一新兴企业。
在北京邮政物流局的统筹计划下，物流中心估量2003年要在北京完成100多个分点的建设，且业务类型将进一步多元化，使其真正成为一个典型的集仓储、物流、配送为一体的综合性商务配送组织。
2.2典型业务流程
图1是物流中心快递业务的典型流程。
定单接收是整个业务进程的开始；接到定单后形成一个投递配送单
（即特快5联单）；仓库依照五联单进行加工、包装、出库并最终形成一个邮件；邮件封至分拣中心（或其它分点），同其它揽收或投递邮件（如分点的一些揽收业务）一路，分拣中心（或其它分点）进行邮件入口接收操作，并打印入口清单；分拣中心进行邮件分拣工作，分拣到各个分点或直接封至900局，交由邮政大网；平稳合拢，若是合拢那么打印路单、封发清单，不然查找缘故；趟车将邮件运至各接收局（如分点）；各分点将自己的部份投递业务与分拣中心封发过来的邮件一路进行接收入口，并打印入口清单；分点进行邮件出口，即将各邮件分到该分点所属各道段、中心（或其它分点）转投等；进行进出口合拢并打印相应业务交接清单和封发清单；投递员带着相应的邮件和业务交接清单进行实际邮件投递；投递完毕，投递员归班进行投递情形记录，包括妥投、拒收、自取及再投邮件；关于妥投邮件要上交款项；该分点进行该班次的投递合拢并打印总交款单上交到公司财务；公司财务对各分点实际的揽收情形、投递情形进行收据操纵和投递回钩并检查货款；公司财务部对各类投递单据、收据、发票进行治理；公司财务按期与部份大宗用户进行代收货款结算并总结各业务员揽收提成及投递员投递提成等；仓库部门进行日常的进出库与清点操作，以保证业务顺利进行。
以上只是一个典型业务流程说明，而物流中心的实际运作更为复杂。
图1典型业务流程图
2.3业务特点
物流中心业务具有以下一些特点：
◆具有一个或多个分拣（配送）中心负责邮件（或其它业务）的不同程度加工与中转，同时企业又具有假设干个分点进行邮件（或其它业务）的揽收并最终投递到户；个个分点之间也能够不通过度拣中心而直接进行业务交接
◆邮件交接进程遵循邮政EMS的典型流程，包括入口出口、分拣封发、钩调查对、平稳合拢、投递到户等
◆在符合EMS典型流程的同时，又具有定单接收、仓储库存、代收货款、客户结算、代理货运等自身特色业务
◆业务类型多，配送货物品种纷繁复杂，客户范围广且需求各异，信息处置量大
◆在物流中心内部运作的同时，要与外部资源（如大宗客户、货物供给商、总局等）进行业务往来
◆总部、中心、分点、仓库地理散布不集中
◆分点数量将要急剧扩张
通过几十年的沉积与过滤，邮政EMS的邮件交接进程有其科学、合理的一面，但物流中心除EMS快件外又有许多新业务，原有交接进程不适合这些新业务，同时相对传统的EMS特快来讲，客户对各类业务的时效性要求又超级高。
因此，物流中心就不能完全照搬照抄传统EMS的业务交接程序，必需从知足客户个性化需求动身，在传统的基础上进行转变、简化、创新，而企业的信息化建设的整个进程（从系统设计到具体实施）必需适应并增进这种变革。
三、解决方案
3.1设计原那么与重点
除系统设计知足有效、经济、标准、可扩充、易保护等一样性原那么外，通过度析物流中心整个业务流程并结合邮件流动特点，咱们确信系统的整体架构要遵循：
以邮件在各环节流动为主线，以各类单据回钩和财务款项查对为操纵手腕，通过灵活、快速、准确地向客户提供信息反馈来提高企业在物流行业中的竞争力。
为了使整个软件流程清楚，责权明确，系统模块的划分遵循：
以邮件的整个流动环节为划分依据，并通过严格的权限设置来实现不同职位对数据的平安访问。
另外，在对系统进行功能设计时，以汇杰e-deliveryV2.1物流配送系统的“进销存配送跟”思想及实现为基础，针对物流中心业务特点，突出解决“存、配、送、跟”问题。
系统设计的重点确实是通过成立一个散布数据集中共享的治理环境实现数据共享，在物流中心各部门间、公司与各外地分点间、外地各分点间、公司与总局间、公司与各客户间搭建一个高效、靠得住、平安的信息通道。
3.2要紧功能
系统共分九大模块：
订单模块、仓储模块、生产管理、业务管理、财务管理、系统管理、决策分析、互联网访问、主监控台。
这九大模块共含50多项功能，涉及物流中心业务管理的方方面面。
详细功能结构如图2所示。
3.2.1定单模块
客户效劳部门利用。
要紧包括定单的接收、分拣、出口、合拢、客户信息反馈等。
该模块能够接收如18五、、等各类来源的定单，并通过统一的数据接口对定单进行处置，然后通过网络将定单的投递信息反馈给客户。
3.2.2仓储模块
包括仓库的设定、产品档案的成立、购入、借入、退库、售出、借出、盘盈、盘亏及借入借出结算、接收提货要求并进行简单包装加工等，并提供库存列表、流水分析、汇总分析（包括期初、期间、期末等）、供给商货物销售情形反馈等。
3.2.3生产治理
治理物流信息的要紧部份，包括分拣中心模块、分点治理模块及数据互换三部份。
分拣中心是各分点邮件的中转互换场所。
该模块实现了一个限于分拣中心内部的邮件进出治理环境，要紧包括中心自己揽收的邮件、分点转投邮件及各类退件的入口、出口、合拢、中心自己的监控、信息反馈，等等。
分点治理模块除治理各分点邮件的入口、出口及合拢外，还实现了邮件最终投递到户及与之发生的交款、交费、投递监控及信息反馈等。
数据互换模块实现了整个公司范围内生产数据的共享、一致。
3.2.4业务治理
该模块归物流中心业务及生产监控部门利用。
要紧包括对所发生业务进行建档、对各分点的各类业务的投递情形进行回钩，并向客户进行信息反馈。
该模块还生成揽收日报、投递日报、各分户帐、公司整体运作监控等。
3.2.5财务治理
本系统不是财务软件，而是提供财务决策的相关数据。
要紧成立应收、实收帐款，并对应收与实收进行查对。
收据治理；成立员工揽下班作量、投递工作量、取件工作量的绩效与提成份析；向客户对帐及结算，等等。
3.2.6系统治理
完成系统相关信息的保护和设置。
其中包括系统初始化、基础数据的保护、数据库的备份和恢复和系统通用参数的设置。
如：
职工档案治理、职工权限治理、公司组织治理、客户档案治理、供给商档案治理，等等。
3.2.7决策分析
通过灵活的图表等形式向企业领导提供公司揽收与投递的横向与纵向分析
3.2.8互联网访问
包括远程客户的下单与查单；对公司人事、库存、销售情形进行信息发布，以供公司相关人员进行远程查询。
3.2.9主监控台
接收外地分点的生产数据；监控外地分点的拨号连接；进行系统操作的日记记录与分析。
该模块与数据互换模块（属于生产治理部份）一路一起实现了散布数据的集中共享。
3.3应用模式
系统应用模式是综合利用各类软硬件系统的一种应用结构和计算模式，物流中心系统采纳以下两种模式来实现异地散布数据集中统一治理：
◆主体利用基于数据库系统的Client/Server模式
◆客户访问部份是基于数据库系统的Browse/Server模式
3.3.1基于数据库系统的Client/Server模式
数据库效劳器是数据存储中心，可供局域网端用户和远程客户端用户利用。
局域网端用户利用开发的应用系统，通过局域网快速挪用数据库效劳器中的数据，不存储在桌面数据库中。
远程客户端用户利用开发的应用系统（如分点那么采纳数据互换模块），向中心数据效劳器上传所有的生产数据来保证数据集中，当需要共享信息时，又通过相应模块（如分点采纳数据互换模块）及通信网络挪用数据库效劳器的数据。
异地数据可存储在本地桌面数据库系统中，以便进行内部份析、处置。
3.3.2基于数据库系统的Browse/Server模式
客户（包括散户和大宗用户）通过网上下单、网上查单部份应用要紧利用该模式。
客户通过互联网访问公司数据库系统，并查询自己的定单配送情形。
该部份数据与业务系统的数据共享。
3.4网络结构
物流中心网络体系包括两部分：
物流中心不同处理现场的内部实现局域网连接及外部各分点同物流中心实现广域网络连接。
在网络搭建时做了如下分析：
◆网络中心：
以物流中心内部局域网为网络中心，如此即实现了集中治理，又利用了现有的网络布线
◆层次结构：
依照现有规模，利用以公司局域网为中心的两层结构，如此网络开销小、稳固靠得住、信息传输量小、实现方便、便于扩充，但对各分点通信能力、效劳器处置能力、平安治理能力要求较高
◆由于分点地处异地、数量易变、位置易变等缘故，外地分点与中心通过拨号进行数据互换
◆客户通过Internet与系统相联，物流中心邮件数据由总局分运科把邮件交付邮政大网。
◆选择Unisys2043作为数据库效劳器能知足公司尔后进展的需要
◆平安性：
营造一个从逻辑链路级到应用平台级的平安部系来实现对非法用户的访问操纵及数据传输的平安保障
网络结构示用意如图4所示。
3.5系统特点
◆以B/S与C/S混用的综合架构实现了企业级散布数据的集中治理
◆各模块功能独立，组织灵活
◆系统采纳了系统级、数据库级、应用级三级权限，知足了平安性、责任明确性要求
◆条码扫描技术的应用
◆完善、灵活的查询、统计
◆界面样式及操作方式通用一致、易学易用
◆在现有资源的利用、设备选型、网络架构、软件选择等方面充分考虑了经济可行性
◆知足经济性的同时，在软件设计、实现等方面尽可能结合物流中心现场情形做到有效性
◆系统在网络架构、数据库选择等方面具有很强的扩展性
◆普遍性与特殊性结合：
在符合邮政传统应用的同时又充分知足了物流中心作为一相对独立企业的灵活性需求
3.6效劳与支持
完善的服务与支持是项目得以顺利实施的有效保证：
◆项目实施各时期均有固定人员长期参与
◆提交项目进行进程中的所有文档，如需求报告、操作手册、保护手册等等
◆关于系统试运行、运行期间发生的问题，实现了7х24小时技术效劳的许诺
◆除现场操作及保护培训外，分时期按期举行集中培训
◆提供长期的系统免费升级效劳
四、实施进程
4.1实施原则
咱们采纳了“整体设计、通盘考虑、散布实施、慢慢完善”的实施原那么：
◆第一，充分利用现有资源搭建网络
◆然后，以“把邮件交接进程变手工为条码扫描”为切入点，分时期成立物流中心业务处置系统
◆选择1个中心、2个分点试运行，并依如实际情形进行调整
◆全面实施整个业务处置系统
◆以业务处置系统为基础平台，搭建Internet数据中心
4.2实施进程
整个项目是一个领导牵头、两边紧密合作的进程。
北京邮政EMS物流中心在提出企业信息化需求并找到汇杰国际后，两边进行了多次商务、技术等方面的探讨、磋商，并于2001年3月正式签定了开发协议。
项目初始两边均成立了项目组，并由北京速递局总工负责两边和谐并监督整个系统的设计、开发、实施、验收全进程。
在随后的一个月的进程中，物流中心抽出各相关职位的相关负责人与汇杰踊跃配合，及时提出了自己目前最关切的问题及要实现的目标，汇杰通过总结分析各类资料，并与物流中心进行多次讨论，最后两边合作完成了《北京邮政速递局物流中心业务处置系统需求报告》，并以为该系统设计的重点确实是：
成立异地散布数据集中共享的治理环境，解决邮件信息在各部门、各环节之间进行及时有效、平安靠得住的传递问题，因此利用现代运算机网络技术，在e-delivery平台基础上，成立一套有效、先进、稳固的信息系统是解决问题的关键，而冲破口是变手工抄写单据为条码扫描、微机处置。
在调研分析后，汇杰第一抽出工程师进行现场考察，确信了网络方案：
成立一、二级两层网络环境。
第一，充分利用陶然亭已有网络布线成立企业内部局域网作为中心网络，全公司数据均由中心数据库效劳器进行集中治理；然后考虑到外地分点的易扩充，易流动性等特点，决定利用按时拨号到中心网络，以广网域方式进行数据互换，并于3天内将网络全数建成并调试成功。
与网络搭建的同时，两边进行了系统的整体设计、数据设计，并写出了相应技术报告。
系统设计时充分考虑目前企业的业务种类、业务量、网络布局、人员素养等多种因素，以邮件流动环节为模块划分的基础，将系统分为九大模块：
定单模块、仓储模块、生产治理、业务治理、财务治理、系统治理、决策分析、互联网访问、主监控台，涉及公司国内国际、同城、代收货款、普邮等多种业务，涵盖定单接收与查询、仓库、中心的进出口与合拢、分点的进出口与合拢、投递交款、业务监控与统计、财务信息汇总等治理内容，且每一功能都有严格的权限设置。
整个系统的设计、编码、测试两边耗时2个月，工作量共计26个人·月。
2001年4月份，第一在分拣中心、天桥分点试运行，并针对运行进程中显现的硬件问题与软件问题进行了及时的讨论与修改，截止到2001年7月，在通过集中的培训以后，系统开始在客户效劳中心、仓库、分拣中心8个分点全面投入运行，运行中又发觉了假设干问题并也及时进行了修改。
系统全面运行至今已有12个月，各方面均良好。
在整个项目的实施进程中，两边领导都及为关注，并多次进行现场指导，关键时刻提出了方向性的意见与建议，为项目顺利进行提供了坚实的保障。
两边具体实施人员在上级的指导下全身心投入，紧密配合，克服人、技术等各方面的困难，使项目的安排、设计、进度、质量、效劳各时期的顺利实施取得了靠得住的保证，并在整个进程中成立了彼此信任的同志式的友谊，积存了丰硕的体会。
五、实施效益
系统自2001年7月份全面实施以来，取得了显著的经济与社会效益：
5.1改善了企业内部经营，降低了运作本钱
5.1.1提高了工作效率
改变邮件手工交接方式不仅加速了邮件交接速度，而且使错误发生率明显降低；能够及时向客户反馈其邮件投递信息；各站点班长能够随时把握各业务的入口、出口、投递、退转、留存情形；财务结算效率大幅度提高；平稳合拢准确率及速度明显提升，等等。
具体如图5所示：
图5系统实施前后各项指标对照
5.1.2提高了企业治理水平
“治理与系统彼此渗透，在数据与单据两个方面，通过逐级查对钩调，以保证公司业务前后统一、实物流动前后统一及相关款项前后统一”
，这既是系统设计的原那么，也是对物流中心提高自身治理水平的建议，而整个项目的顺利实施及系统的正常运转也最终印证了两边最初的考虑是正确的：
◆系统记录了邮件在每一环节的具体操作情形，一旦发觉问题，系统依照邮件编号可快速查出邮件活动的全数明细，并进而得出何时、何地、何人发生了错误。
◆对每一个职位的每一个人均有相应操作权限及密码制，因此一旦发生问题，责权分明。
◆投递单、交款单、收据等单据一一进行机内逐级钩调查对，降低了投递员、业务员隐瞒工作情形现象的发生。
◆系统预警每一站点的邮件投递、留存、再投、退转、妥投、拒收、自取情形，企业治理者能够随时观测所有邮件在每一个站点的散布细节。
◆财务员工绩效工作真正做到了有理有据。
◆决策查询系统提供了揽收与投递量横向、纵向分析图表，为企业领导的决策提供了现实依据。
5.1.3企业内部资源取得了有效利用
◆第一各类硬件设备、网络布线取得充分利用，解决了资源浪费问题。
◆物流中心的IT技术人员充分发挥了自己的特长。
◆由于资源利用率高，也就意味着降低了企业运作本钱。
5.2标准了企业行为，增进了行业进展
5.2.1标准了企业内部行为
要紧体此刻改造业务流程、优化生产秩序两个方面。
业务流程改造第一是对传统EMS特快交接工序进行简化，形成一个适应新老业务的、灵活统一的“揽收-à交接-à投递”交接标准。
如：
◆关于一些大宗业务，由于能够通过数据共享直接从客户效劳部门或客户自身系统中提取邮件入口数据（如编号、寄达地、资费等），因此能够免去分拣中心的邮件入口环节，而由机内进行逐件钩调保证进出统一
◆关于一些时效性要求严格的业务，当邮件由中心由趟车封至分点时，分点能够省略入口扫描操作，而由系统自动由上一个出口环节进行机内入口，并由机内逐件钩调保证进出统一
◆关于当班未进行操作的邮件，自动进行“当班留存”记录，幸免了手工留存记录这种邮件出口操作
◆由于异地数据集中治理，外地分点能够做到自揽自投或直接转给其它分点，而不需要再交由分拣中心间接处置，如此关于代收货款、同城速递等时效性要求高的业务做到了灵活处置单据的统一是业务流程改造的另一个方面。
系统对各环节的各类单据的格式、内容、签字顺序都做了强制规定，而且实现了邮件跟踪与单据跟踪彼此对应。
标准企业行为的另一个重要方面确实是改善了生产秩序。
由于上一环节不能延误下一环节的操作，因此各职位职工必需严格依照系统规定的流程录入数据、打出单据、数据上传、签字并交接，才能保证下一步的邮件交接或入出库活动顺利进行，不然，系统的操作日记记录功能就会体此刻何时、何地、何人做了不标准操作。
如此，系统数据与奖惩制度相结合，就从全然上解决了以前邮件交接、单据交接不标准的问题。
5.2.2增进了行业发展
汇杰e-delivery物流配送系统对中国邮政的仓储、物流等新业务的信息化管理做了大胆尝试，并成功地与邮政原有业务及现有系统进行了整合，这为中国邮政这一传统物流继续拓展新业务，充分发挥固有优势，真正实现“电子邮政（e-post）”提供了有力证据。
目前市场上大大小小的快递公司、速递公司其业务模式多数取经于邮政邮件交接进程，并依照自身实际情形做了灵活调整，因此，除邮政领域外，系统在速递这一物流领域也极具推行价值。
对接收客户定单、向客户反馈投递信息、与客户进行结算等业务活动，系统均采纳了统一的数据格式、数据内容、信息传递方式（如采纳email方式传递Excel表格），因此也合理利用了外部资源（如一些电子商务网站等），如此就为充分调动所有社会资源一起向客户提供效劳制造了条件。
5.3改善了企业形象
系统的实施使物流中心向现代治理模式迈出了坚实的一步，2001年10月9日的“邮政日”活动中，该系统是国家邮政局领导首看题目，企业形象大幅度提升。
标准、统一的外部客户信息互换模式，提高了物流中心在物流、速递行业的竞争力。
客户可通过互联网下单、查单，无形中也提高了企业知名度。
在系统实施进程中，通过咱们对各职位工作人员进行培训，使其有了对运算机的初步把握，改善了员工对企业的熟悉。
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