办公室环境与安全管理政策.docx
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办公室环境与安全管理政策
办公室环境及安全管理政策
一．办公环境及安全管理理念
办公室环境与安全管理致力于建立保障员工健康和安全，高效办公，并体现开放创新文化的办公室。
政策的制定旨在为公司战略实现提供支持，并帮助所有员工适应和融入办公室环境和文化。
二．办公空间规划与座位分配标准
1.办公空间规划和分布：
公司装修办公室时，以业务的特征区分大的办公空间，并以人均办公区域分配业务部门的办公空间。
在分配的办公空间内，由业务部门按照以下原则进行初次分配，并提交公司审批，公司将综合各个业务部门的总体情况，审批座位分配方案。
2.座位分配标准和原则：
（1）一般分配标准：
以部门或团队的组织特质，比如需要充分的开放交流，或者需要较独立的沟通，进行区域分配。
根据工作性质，岗位职责分配办公座位。
（2）保密性原则：
涉及机密的项目或工作的个人或团队，公司可根据需要临时调整办公座位。
（3）保护同伴原则：
老、孕、病等特殊时期员工，公司可根据情况临时调整办公座位。
（4）日常使用时，任何调整座位的要求，需经过部门负责人和人力行政部的审批。
不允许私自调整座位。
三．使用公共区域和办公基础设施
办公公共区域和办公基础设施供员工共同使用，特别要求所有使用者的共同维护，包括爱惜公共设施，保持秩序和整洁，以及方便他人等。
以下是公司要求的一些使用说明和准则。
1.使用办公公共区域：
2.使用办公基础设施：
安全使用，环保先行。
四．实现高效的办公环境
个人或部门的办公座位，应该参照下列6S标准进行维护，必将有益于创造高效的办公环境：
1S----整理（Sort）：
对办公室物品进行分类处理，区分为必要物品和非必要物品、常用物品和非常用物品、一般物品和贵重物品等。
目的是腾出空间，提高工作效率。
2S----整顿（Stabilized）：
整齐摆放，做好标识。
目的是排除寻找导致的低效率。
3S----清扫（Shine）：
对各自岗位周围、办公设施定期进行彻底清扫、清洗，保持无垃圾、无脏污。
4S----清洁（Standardized）：
维护清扫后的整洁状态。
5S----素养（Sustain）：
将上述四项内容切实执行、持之以恒，从而养成习惯。
6S----安全（Safety）：
上述一切活动，始终贯彻一个宗旨：
安全第一。
五．办公室安全
安全第一，预防为主，人人有责。
员工发现任何安全隐患都需及时向部门经理或人力行政部报告。
1.预防人身意外和个人损伤：
主要包括防火、高处作业安全预防、防止触电、防止不当操作实验设备、防止高空跌落。
公司配置医药箱，日常存放于前台，供急救时使用。
实验室的防护用品应合理存放并方便领用。
如有来访者需参观实验室等地方，为避免意外，接待员工应向来访者提供必要的防护用品。
医药箱和实验防护用品应由责任部门定期检查并及时维护。
2.预防财产偷盗：
门禁安全。
办公室大门一般需关闭，员工凭指纹或门禁卡进出。
持有门禁卡的员工，需妥善保管门禁卡，如有遗失，需及时报告人力行政部。
室内需要授权进出的区域，如实验室区域、临时保密工作区域等，严格按授权规则进出，非授权人员请勿随意进出。
来访者应在签到簿上签名，佩戴公司访客工牌，由员工陪同参观公司，非经允许勿参观需授权区域。
无论是在办公场所，员工都应该妥善保管个人物品。
贵重物品和机密文件应锁在柜子里。
3.预防泄密：
保护公司的机密是每个参与机密工作的员工的首要工作守则。
以下是办公室日常工作中保护机密的一些要求：
不允许内部交流机密。
除了和外部人员交流机密是不被允许的外，员工彼此之间也不应传递公司任何机密，包括技术信息、客户信息、供应商信息、工资信息以及其他未明确可以公开的信息等。
电子文件的传递。
机密的文件需要反复确定收件人后方可发送，通过设置密码来进一步保护。
纸质文件的翻印。
公司机密除了通过口头或书面的交流是不被允许的外，载有重要机密的打印、复印或扫描文件，需要使用机密打印室或设置密码打印进行。
打印、复印或扫描后需要及时将文件取走。
更多内容详见公司未来发布的《公司保密管理制度》。
六．禁止约束
如因个人原因造成安全事故，或者违反政府有关法律法规，视为严重违反公司规章制度。
公司可以解除劳动合同并不支付任何经济补偿金。
七．职责
人力行政部是办公室环境与安全管理政策及总体管理措施制定、跟踪、和监督部门，可以提示，检查各部门负责办公区域并提出改进。
各部门经理或团队负责人负责公司政策、管理措施在部门的执行和日常监督。
所有员工需遵守该政策。
八．政策解释及生效时间
本政策的最终解释权归人力行政部。
本政策于20XX年X月X日起生效。
人力行政部
20XX年X月X日
附一《关于空调及新风机的使用说明》
关于空调及新风机的使用说明
为了有效利用办公室的空调及新风机，节约能源避免浪费，制定本使用说明，请全体员工共同执行。
1、空调的费用特别是晚上23点之后及法定节假日（国庆、春节等假期）费用高昂。
以下是空调/新风机收费标准：
周一至周六
价格
周日
价格
法定节假日
价格
8:
01-19:
00
1元/千瓦时
8:
01-23:
00
1.5元/千瓦时
全天
3元/千瓦时
19:
00-23:
00
1.5元/千瓦时
23:
00-8:
00
3元/千瓦时
23:
00-8:
00
3元/千瓦时
2、使用须知
（1）空调温度一般不低于26°C；新风机和空调一般不同时使用；冬季一般不使用空调；
（2）员工下班时，若所在区域无人办公，请将所在区域空调关掉，只保留有人办公区域的空调运行，为了方便管理，每部空调都有编号，详见第3条区域分配；
（3）最后离开办公室的员工请确定办公室所有空调及新风机已经关闭后再离开；
（4）员工在法定节假日工作如需使用空调，请提前邮件告知HR&Admin部门。
3、空调编号及所在区域负责部门或个人
空调编号
所在区域
负责人或部门
备注
1
前台
HR&Admin
（1）分子、原子的空调请在使用会议室完毕后由会议参与人员随即关闭；
（2）开放办公区的空调关闭暂时由周瑜、陈鑫负责；
（3）若离开后忘记关闭空调请及时联系其他在场同事或行政部同事。
2
∞
3
原子
研发部
4
办公室1
使用者
5
办公室2
6
办公室3
7
开放区前
周瑜、陈鑫
8
开放区后
9
开放区后
10
财务办公室
财务部
11
CEO办公室
使用者
12
HR&Admin办公室
HR&Admin
13
分子
14
X-Lab
研发部
15
Y-Lab
16
机房
IT部
4、人力行政部负责制定本说明，做必要的提示，并对日常的执行情况进行检查及提出改进方案。
各部门经理需负责促进所负责区域的空调使用的切实执行。
所有员工需执行本说明。
HR&AdminDepartment
2014年7月1日
附二《科兴大厦消防疏散图》
附三《公司办公室健康与安全指南》
公司办公室健康与安全指南要点
1.本指南为非强制性条例，也不承担任何在应用本指南上的法律责任。
2.责任
员工与公司共同担负确保健康与安全的责任，员工在工作时有责任照顾好自身与他人的健康与安全，应该
Ø在需要时协助公司进行风险评估
Ø遵循公司的职业健康与安全方针
Ø遵守安全操作方法
Ø若有要求，使用个人防保用品
Ø向直接上司经理或人力资源部及时报告出现的任何危害。
在保证自身安全的情况下，消除此隐患
3.新员工与接受培训人员
应尽可在新员工与接受培训人员在入公司第一天向他们作职安健培训。
4.公司来访者
来访者应在签到簿上签名，由员工陪同参观公司。
应向来访者提供特殊的有关危害风险应急程序和急救安排等信息。
5.去不受公司控制的工厂工作或访问
去工厂工作或访问的员工本身要特别留意：
Ø移动中的车辆
Ø有害物质
Ø噪音
Ø获取、了解和遵守所访问的工作场所、工厂等的安全规则
Ø应要求穿戴个人防护用品
项目经理有责任确保现场工作或访问者的健康安全。
6.办公室用品、设备
Ø使用特殊器具时应先经培训
Ø发现任何问题即汇报，不要继续使用坏的设备或自行修理
Ø不要自行移动公司家俱，除非经过一定培训
Ø不要在书架、杂物柜、文件柜中过度堆放
7.办公室用化学品
Ø使用办公室用化学品前仔细阅读警示说明，了解潜在危害
Ø确保按生产商的建议储放化学品
办公室用化学品有：
洗洁剂、清洗剂、杀虫剂、漂白剂、修正液、速溶胶、白板笔、打印机油墨、复印机的硒鼓等，它们对眼睛、皮肤或吸入时有害。
实验室化学用品参照实验室化学用品类型及使用说明。
8.公司内务
安全储放，保持清洁，把材料或资料用后放回。
9.防止下肢及上臂造成伤害
Ø不要在座位上坐太长时间
Ø确保舒适，不要在座位下放太多东西
Ø确保你的桌子安排不会在拿东西时造成损伤
Ø曲膝，搬运物品要尽可能靠近身体，且要抓牢
Ø不要搬重物
10.防止滑倒、跌倒
大多数滑倒发生的湿的环境，跌倒的原因是公司内务不够整齐。
解决的方法很简单，例如：
Ø在你的周围保持整齐，不要堆放废纸和废杂
Ø不要在道路上堆放杂物，上下楼梯要扶扶手，不要跑
Ø电气设备的线应用安全的方法缠绕
Ø人力资源部门应知道有关地板的状况
Ø拾起地板上的物品防止滑倒
Ø向物业管理及人力资源部门报告有关物业设备的状况
Ø不要搬重物，除非确认你能搬得动
Ø保证你周围的家具是牢固的
Ø电线不能横穿地板，防止引起人员跌倒
Ø准备灭火设备并学会使用它们
Ø了解建筑物的火警疏散图
11.防火安全
火灾发生，迅速撤离，并打电话119报警。
平时注意防范火灾，如易燃易爆物品远离火源。
在指定地点吸烟，烟头、火柴等不要扔在废纸箱等。
关掉一切不需使用的电器。
避免积累过多废料。
保持关上防火门，消防通道在任何时候不得有障碍物。
消防器材不受任何物品遮挡。
每人都应熟悉消防员的名字和位置、逃生通道的位置、消防门的开启、撤离后的集合地点、消防器材的位置和使用方法、本大楼的紧急事件处理程序等。
12.电气安全
有几个简单的小原则保证办公室安全。
电气使用：
Ø工作完毕后关闭所有电器
Ø保证电器设备在正确的使用状态
Ø电气设备不要过载，会引起火灾，一个插座一个插头最好。
Ø除非特殊情况下，要确保设备在关的状态下。
注意危险的警告标志：
Ø发热的插座和插头
Ø不明原因的错误
Ø照明不稳定
Ø插座或插头有焦黄的颜色
如果你看到这些情况，要请电气工程师检查你的电线。
有问题的设备必须是：
Ø拨下插座，不得再使用
Ø标签注明不能再用
Ø向负责人报告
13.显示设备及电脑的使用
正确使用该设备，可避免背痛及上臂不适。
A你的设备
环境：
Ø周围的光线要对眼睛合适
Ø不要有其它的光反射在电脑上
Ø办公室的温度及噪音要适合
Ø办公室要通风
工作区域：
Ø电脑屏幕要在你面前，而不是旁边
Ø键盘必须在你的正前方而不是在你的侧边
Ø鼠标必须和键盘在同一水平面上
Ø调整座椅使手臂成90°
Ø脚要与地面平
办公椅：
调整座椅靠背，并加腰部支撑，一个理想的座椅不应有扶手，如果有必要进行调整它们。
关键：
Ø保持手腕垂直
Ø避免向左或向右
Ø上臂保持自然
Ø用最小的力打字
Ø选择人体工程学设计的键盘
显示器：
Ø显示屏应距操作者一臂长
Ø眼睛应与打印的文件在同一视平面内
Ø抬头、不要低头，易造成颈椎病
鼠标：
Ø轻松地拿鼠标，手及臂部应随着鼠标移动
Ø要平稳，学习用左手
Ø调整找到一个适合的指示速度
适当的休息：
避免引起电脑病的一个重要方法是坚持有规律地进行中间休息。
每隔20分钟休息30秒，周围走走，舒展身体，做些简单的锻炼。
B你的身体
姿式：
Ø调整座椅的靠背
Ø有背部支撑
Ø座椅的高度可以调整
Ø大腿及膝盖不要有压力
Ø不要在椅子下放东西
Ø脚与地板平
Ø前臂保持水平
Ø手腕保持放松
Ø屏幕的高度及角度，使头部舒适
Ø键盘前的空间足够，前臂及手打字
背：
坐直
Ø减少肌肉的拉力及压力
Ø尽可能稳定
Ø平均分配重量
脚
Ø双脚平放地板上
Ø由椅子支撑所有的重量
肘
Ø手肘部保持90°~100°，手在肘下部
Ø肘部应靠近身体
颈及头部
Ø颈部支持头部，防止颈椎病
Ø头部保持平衡
Ø经常转动头部及颈部
手及手腕
Ø保持头部、肩部和臂部在一条直线，减少前臂、手、腕的压力
Ø保持腕部自然
Ø不要向上或向下弯曲手腕
14.复印/打印
按供货商要求处理墨盒，必要时带手套。
复印机散发的气体会引起异味和喉咙不适，要保持良好通风，定期维修保养。
在复印时要盖上机盖，以防强光灼伤眼睛。
清洁内部部件时注意预防高温。
用旧的墨盒用标有“化学废品”的塑料袋装好待处理。
15.安全使用微波炉
16.公差旅游注意当地的安全健康条例
17.危害物品
办公室危害物品应贴上相应标志，放在安全地点。
处理危害物品时穿戴个人防护用品。
不与家庭日常废物混合丢弃。
18.消除工作疲劳
Ø工作中有规律的间歇休息
Ø体育活动
Ø生病应病假休息
Ø较好安排时间，保证休息时间
Ø与有关人员人事处人员等交流，释放工作压力
19.急救
Ø熟悉急救人员的名字和位置。
Ø急救箱的位置
Ø本楼的紧急情况处理程序
20.事故/事件报告
及时报告有关健康与安全的任何事故与事件。
附四《实验室管理制度》
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