海亮广场管理集团档案系列doc.docx
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海亮广场管理集团档案系列doc
企业秘密
海亮广场管理集团有限公司
档案管理办法
海亮广场管理集团有限公司档案室编
一、档案（资料）分类方案（暂定）…………………………1
二、单位全宗号（暂定）……………………………………3
三、文件材料归档管理暂行办法…………………………3
四、《归档文件整理规则》实施办法……………………6
五、工程文件归档要求与档案整理规范…………………10
六、会计档案管理办法……………………………………26
七、实物档案管理办法……………………………………29
八、声像、照片档案管理办法……………………………30
九、电子档案管理暂行办法………………………………33
十、单位全宗卷管理办法…………………………………37
档案（资料）分类方案（暂定）
一级类目
二级类目
文件材料基本范围
档号
标识符
名称
标识符
名称
0
图书资料类
01
会议资料
外出参加各种会议带回的材料
全宗号-分类号-顺序号.例3-0.01-001
02
档案文件汇编
大事记、组织沿革、企业志、荣誉汇编等
03
其它文件汇编
法规、政策、标准、规范等
04
年鉴、统计
国家、地方等各类年鉴、统计
05
画册
06
其它
1
文书档案类
01
党群工作
1.党务工作;2.组织工作;3.宣传工作;4.纪检监察工作;5.工会工作;6.共青团工作;7.协会工作
全宗号-分类号.年度.保管期限-件号.例3-1.01.2008.Y-001
02
行政管理
1.政务工作;2.法律事务;3.人事管理;4.劳薪管理;5.培训工作;6.审计工作;7.安保工作;8.后勤管理;9.外事工作;10.其它
03
经营管理
1.决策管理;2.计划工作;3.统计工作;4.财务管理;5.物资管理;6.客户管理;7.服务质量、信用管理;7.其它
04
技术管理
1.综合管理;2.信息化管理;3.档案工作;4.安全管理;5.质量管理;6.其它
2
合同档案类
01
经营合同
全宗号-分类号.年度.保管期限-件号.例3-2.01.2008-001
02
租赁合同
03
联营合同
档案（资料）分类方案（暂定）
一级类目
二级类目
文件材料基本范围
档号
标识符
名称
标识符
名称
3
客户档案类
按全宗单位的行业性质确定,一个客户或供应商建一个档案
4
房产档案类
01
海亮广场项目
1.房产销售合同;2.项目综合材料;3.项目A；4.项目B;...（每个分项目材料包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件）。
按《海亮广场管理集团工程文件归档要求与档案整理规范》执行。
全宗号-分类号-案卷号.例3-4.01.1-001
02
…
03
…
5
基本建设类
01
综合工程
住宅、办公楼、营业楼等及相关配套工程项目从立项到竣工以及改、扩建、维修全过程形成的档案。
新建项目按《海亮广场管理集团工程文件归档要求与档案整理规范》执行。
全宗号-分类号-案卷号.例3-5.01-001
02
建筑工程
6
设备仪器类
二级类目按设备种类或型号设置
1.设备购置文件;2.设备随机资料;3.设备安装调试;4.设备使用维护;5.其它。
7
会计档案类
二级类目按立档单位设置
按《海亮广场管理集团会计档案管理办法》执行
全宗号-分类号.年度-归档顺序号.例3-7.01.2008-001
8
员工档案类
按《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》执行
全宗号-分类号-流水号
9
特种载体类
01
照片档案
按《海亮广场管理集团声像、照片档案管理办法》执行
全宗号-分类号.年度-照片号.例3-9.01.2008-001
02
光盘档案
全宗号-分类号-盘号.例3-9.02-001
03
实物档案
1.印章;2.奖杯;3.奖牌;4.权证;5.荣誉证;6.锦旗;7.字画等。
按《海亮广场管理集团实物档案管理办法》执行
全宗号-分类号-件号.例3-9.03.1-001
10
名人档案类
基本情况，事迹材料，工作笔记，论文（著作），重要讲话稿，经验介绍，各种媒体上就优秀事迹的介绍、评论等剪辑，受表彰材料，参加重要活动材料等等
全宗号-分类号-件号
单位全宗号（暂定）
单位
全宗号
海亮广场管理集团有限公司
3
内蒙古海亮房地产开发有限公司
301
海亮百货有限公司
302
内蒙古海亮大酒店有限公司
303
文件材料归档管理暂行办法
第一章总则
第一条为规范海亮广场管理集团有限公司文件材料归档工作，确保归档文件材料的齐全，充分发挥档案信息资源的作用，更好地为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，结合集团实际，特制订本办法。
第二条本办法所称归档文件材料，是指集团及所属单位在经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的文件材料。
第三条本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属单位文件材料的归档管理工作。
第四条各单位应制定文件材料归档控制措施，保证归档文件材料齐全、准确、系统。
第二章归档范围
第五条企业在筹备成立、建设发展、经营管理、产权变动及其职能活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均属归档范围。
第六条归档文件材料的主要来源：
1．上级单位或其他部门制发的需要本企业贯彻执行的文件材料。
2．本企业内部形成的文件材料。
3．本企业所属单位按规定报送的文件材料。
4．本企业参与的合作（或项目）按需要应提交的文件材料。
5．对本企业有保存价值的其他文件材料。
6．归档文件材料载体形式包括：
纸质文件、电子文件、录音、录像、照片、实物等。
第三章归档时限
第七条凡是通过办公自动化管理系统（OA）发布的管理性文件，应即时或按月度归档，同时移交相应的电子文本；凡是未通过办公自动化管理系统（OA）传递的其它管理性文件，包括外来文件，一般在办理完毕后次年第一季度前完成归档。
第八条建设工程项目等在其项目竣工验收后3个月内按项目完成全套文件的归档工作（周期长的项目可按单项工程分阶段归档）。
第九条建设项目配套设备器材采购文件，应与建设项目全套文件一并归档；工程项目以外的设备器材采购文件，待设备器材采购完成（指货到、验货合格）并安装调试、验收后归档。
第十条会计档案在年度终了后，由财务部门整理并保管一年后，于次年6月底前移交集团档案室归档。
第十一条企业负责人和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时移交档案室归档。
第十二条光盘、实物等形式的文件材料，应在工作结束后及时归档。
第十三条录音、录像、数码拍摄应设专人负责，按《声像、照片档案管理办法》具体执行。
第十四条下列文件材料应随时归档：
1．注册、变更、修改、补充的文件；
2．工程项目、设备仪器的维修文件材料；
3．企业机构变动或员工调动、离职、离岗等情况发生时，保存在部门或员工个人手中的文件材料；
4．企业产权变动过程中形成的文件材料；
5．其它临时活动中形成的文件材料。
第四章归档要求
第十五条归档的文件材料应完整、准确、系统。
整理要符合文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合国家和集团的有关档案管理标准、规范要求。
第十六条归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。
第十七条归档的文件材料应是原件或正本，并具有查考凭证价值。
第十八条非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文材料应与译文一并归档；无译文的文件要译出标题后归档。
第十九条两个或两个以上单位合作完成的项目，由主办单位保存一套完整的正本文件材料，协办单位保存一套与承担任务相关的正本，有合同、协议规定的，按其要求执行。
第二十条归档的文件材料应符合保管要求，不符合档案保管要求的，应经修复或做其他技术处理后归档。
第二十一条归档文件材料的保管期限划分为永久、定期两种，定期一般为30年、10年。
1．反映企业主要职能活动和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；
2．反映企业一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为30年保存；
3．对企业在一定时间内有参考利用价值的档案，定为10年保存。
第二十二条档案整理人在移交档案时应编制移交清册，随同归档文件材料移交档案部门，重要项目的文件材料归档时应编写归档说明。
档案接收时应认真检查归档文件材料，是否符合归档质量要求。
交接双方应严格办理交接手续，认真核对移交清册，双方责任人在移交清册上签字，双方各留一份备查。
第五章附则
第二十三条本办法由海亮广场管理集团档案室负责解释。
第二十四条本办法自印发之日起施行。
附件
档案移交清单
序号
文号
责任者
题名
日期
页数
备注
移交单位:
接收单位:
移交人:
接收人:
证明人：
移交日期：
接收日期：
《归档文件整理规则》实施办法
为实现档案的标准化、规范化和科学化管理，根据国家档案局《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合集团档案工作实际，特制定本实施办法。
一、适用范围
本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属各单位。
二、归档文件整理
立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。
三、归档文件整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
四、归档文件整理要求
归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
对已损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护的要求。
五、归档文件整理方法
（一）件的确定
本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。
（二）装订
归档文件应按件装订。
装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。
装订方法采用包角，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。
（三）分类
归档文件采用年度-保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。
（四）排列
归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。
同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。
事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。
一项工程、一次活动、一次会议，均可分别视为一个事由。
一次请示，批复收到后，可视为事由办理完毕。
因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、保管期限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。
上述情况应在备考表中加以说明。
（五）编制归档号
归档号填写应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。
归档号是在整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。
归档号填写在归档章内，其中必填为全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。
归档章采用蓝色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。
文件处理单随同归档的可盖在处理单上，以保持文件原貌。
填写编号项目的字迹材料应耐久。
1．全宗号：
填写档案馆给立档单位编制的代号。
2．年度：
填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注，如2008。
3．保管期限：
填写归档文件保管期限的简称或代字。
4．件号：
填写文件的排列顺序号。
5．总页数：
填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。
（六）编目
归档文件应依据分类方案和室编件号编制归档文件目录。
编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
1．归档文件应逐件编目。
来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用（）注明有无来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。
同一事由形成多份文件的，应分别编目。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
（1）件号：
填写室编件号，用三位阿拉伯数字标识。
（2）责任者：
填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。
（3）文号：
填写文件的发文字号，须填写完整。
（4）题名：
文件标题。
文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[]”号。
文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标注。
在计算机管理的条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。
如“×××介绍信存根”本作为一件时，其题名可为“×××介绍信存根”，其介绍信中的人名在备注栏中录入，以便二次检索。
（5）日期：
文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20080101。
（6）页数：
每一件归档文件的页数。
文件中有图文的页面为一页。
（7）备注：
标释文件需说明的情况。
2．归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
3．归档文件目录应装订成册并编制封面。
归档文件目录一年度订成一本，或每年按档案分类装订成若干本。
封面设置全宗名称、年度、保管期限、企业（分类）。
其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
4．归档文件电子目录须拷贝到可脱机保存的耐久的载体上备份。
（七）装盒
将归档文件按年度分保管期限，以室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。
1．档案盒
档案盒封面应标明全宗名称，盒脊厚度统一用40㎜。
2．备考表
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
（1）盒内文件情况说明：
填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
（2）整理人：
填写负责整理本盒归档文件的人员姓名。
（3）检查人：
填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名。
（4）日期：
填写归档文件整理完毕的日期，也可以填写该盒归档文件整理完毕的日期。
六、排架
归档文件整理完毕装盒内，排架方法应与本单位归档文件分类方案一致，即“年度-保管期限”的分类次序排架。
七、附则
本办法由海亮广场管理集团有限公司档案室负责解释。
本办法自印发之日起执行。
工程文件归档要求与档案整理规范
第一章总则
第一条为规范集团工程项目档案的管理工作，确保工程项目档案的齐全、完整、系统、准确和安全，充分发挥工程项目档案在工程建设、使用管理、工程维护和改建扩建中的作用，根据国家档案局《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和呼和浩特市工程档案验收标准和集团工程项目管理实际，特制定本暂行办法。
第二条工程档案是指从工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、施工到竣工使用全过程中形成的、应当归档保存的各种形式与载体的文件材料。
第三条工程档案管理工作应纳入工程建设管理流程，使工程项目档案的形成、积累与工程建设实行同步管理。
项目申请立项时，应开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。
第四条本办法适用于集团所属各公司工程新建、扩建及房地产开发等所有工程项目的档案管理工作。
第二章管理体制与职责
第五条工程档案实行集团档案部门集中统一管理，集团档案部门和建设单位工程管理部门负责工程项目全套文件材料的收集和归档工作。
第六条工程管理部门从建设项目立项开始应确定专（兼）职工程项目档案管理员，负责工程建设全过程中档案的收集、整理和移交工作。
第七条集团档案部门从建设项目立项开始就参与、跟踪工程项目，并指导项目档案的管理工作。
第三章文件形成与整理
第八条工程文件的制作必须有利于档案的永久保存；文件内容必须真实、准确，与工程项目实际相符，符合归档要求。
第九条工程文件的内容及其整理规范必须符合国家和行业的技术规范、标准和规程。
归档文件按《工程文件归档质量要求》（附件1）执行。
第十条工程文件的收集范围。
按《工程文件归档范围》（附件2）执行。
第十一条工程文件的汇总整理：
1．勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程文件向建设单位工程管理部门汇总。
2．勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案部门和集团档案部门的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。
3．建设单位工程管理部门和集团档案部门负责汇总整理全套文件材料。
全套文件材料包括工程建设依据及管理、工程招标及设备采购、工程勘察设计、工程施工、监理、工程质量检查监督及审计、工程验收及工程总决算等文件材料。
第十二条全套文件系统整理原则要遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于档案的保管和利用。
第十三条建设单位组织各施工单位、监理单位将各自形成的有关工程文件移交到城建档案馆，经城建档案馆验收合格后，方可结算工程款。
第四章档案的验收与移交
第十四条工程档案的验收是工程验收的重要组成部门。
单项工程验收、初步验收、竣工验收一般都要进行档案的同步验收。
如果产生的文件比较多的大中型工程建设项目，可在工程初验后、竣工验收前进行档案的预验收。
第十五条建设单位组织工程竣工验收前，需提请当地城建档案部门对工程档案进行预验收。
预验收合格后，由城建档案部门出具工程档案认可文件。
第十六条凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（立项文件、审批文件、产权证明、使用证明、处理产权纠纷等工程准备阶段文件）由经办人在办理、处理完毕后，及时移交集团档案部门归档；竣工验收材料、竣工图、施工材料、监理材料、审计材料及声像等全套文件材料在工程竣工验收后三个月内，由工程管理部门负责组织各参建单位按成套要求经过系统整理，并按规定向当地城建档案馆和集团档案部门移交档案。
第十七条工程档案一般不少于两套，一套由集团档案部门保管，一套（原件）移交当地城建档案馆、其中竣工图、竣工验收文件为四套，集团档案部门和当地城建档案馆各一套，另外两套由建设单位自留备用。
第十八条在移交纸质工程档案的同时，将整个工程建设过程形成的声像、照片、电子文件等都要向集团档案部门移交。
第十九条建设单位工程管理部门一般按建设工程项目档案接收方向直接移交。
第二十条停建、缓建建设工程的档案由建设单位暂时保管。
第二十一条对改建、扩建和维修的工程档案管理，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。
对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后3个月内向有关单位移交。
第二十二条建设单位工程管理部门在办理归档手续时，应分别填制档案（文件）移交目录，双方签字、盖章后交接。
第二十条凡造成建设工程文件材料损毁、丢失和据为己有，应按《中华人民共和国档案法》相关规定追究法律责任。
第五章附则
第二十一条本办法由海亮广场管理集团档案部门解释。
第二十二条本办法自发布之日起执行。
附件1
工程文件归档质量要求
建设工程文件是指在工程建设中产生、记录和反映工程建设和管理，并按项目成套的文字、图表、声像、电子信息等不同形式和载体的文件。
为规范建设工程文件的形成和归档工作，确保归档工程文件的质量，使归档工程文件能真实的反映工程建设实际，工程文件的制作和归档应符合以下质量要求。
一、工程文件制作要求
1.文件必须采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
2.文件书写字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签证盖章手续完备。
3.文字性文件幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mmx210mm）、图纸宜采用国际标准图幅。
4.图样文件应采用能够长久保存的韧性大、耐久性强的纸张。
建设工程提供归档的图纸一般采用蓝晒图，竣工图必须是新蓝晒图。
5.照片应配文字说明。
文字说明包括：
事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄影者）。
6.录音、录（摄）像资料应将零星录制的编辑成套资料并配置说明。
7.长期存贮的电子文件应使用不可擦除型光盘并标明题名信息。
二、工程竣工图编制形式
1.凡按图施工没有变动的，可用施工图代做竣工图，由施工单位在原施工图（必须是新图）上加盖“竣工图”标志章，即作为竣工图。
2.在施工中有一般性设计变更，但能在原施工图上加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位负责在施工图（必须是新图）上注明修改的部分，并注明修改依据，加盖“竣工图”标志章，作为竣工图。
但一张图纸上的改动部分不得超过图面的1/3。
3.有重大改变，不宜在施工图上修改、补充的，应重新绘制改变后的竣工图。
三、工程竣工图质量要求
1.竣工图要确保与工程项目实体相符，真实地、准确地反映工程建设项目的实貌。
2.工程设计变更通知单应标明被更改图纸的图纸号；同样，被更改的图纸中划改旁应注明设计变更通知单号。
3.凡使用施工图变作竣工图者，不管有无变化，每一张图都必须由施工单位加盖竣工图章。
竣工图章应使用不易褪色的红印泥，加盖在图标栏上方空白处。
4.凡重新绘制的竣工图图纸，可不加盖竣工图章，但图标栏的图纸名称一律要标引“###竣工图”字样，并直接注明编制单位名称和编制日期；同时必须有项目技术负责人，编制人和审核人签全名。
四、工程文件归档要求
1.设计、施工等单位在向建设单位提供归档纸质文件和图纸的同时，必须提供与之相对应的电子文件【pdf,bmp,gif等可以直接在网页浏览格式，office文档】。
2.工程项目各参建单位向建设单位提供归档的建筑工程图纸必须是蓝晒新图；成本（册）的文件一般采用线装订，禁止使用易生锈和易老化的材料装订；成本（册）的文件一律采用耐用的纸质封面和封底，禁止使用其它性质材料的封面和封底。
3.工程项目各参建单位编制工程项目文件时，工程项目名称必须使用立项时的规范名称，禁止使用工程项目简称或其它不规范名称。
4.归档的文件必须保证一套是原件或正本；各类签证手续齐全完备，设计变更、修改标记一目了然，符合规范要求。
5.归档文件的制作和书写必须有利于档案的长久保存。
凡未达标准的应进行复制并和复制件一并归档。
6.归档的文件应去掉易锈物，对破损的文件要裱糊成统一幅面。
图纸折叠前要按裁图线裁切整齐，采用图面折向里方“手风琴风箱式”叠成A4幅
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