XX集团电子档案管理解决方案.docx
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XX集团电子档案管理解决方案
沉淀核心知识规范档案管理
——金蝶集团档案管理系统解决方案
金蝶软件（中国）有限公司
2006年10月
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1档案管理的基础理念介绍
1.1档案与档案行业
1.1.1档案的概念
●微观概念：
档案是一个立档单位为适应职能活动需要而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。
●宏观概念：
档案是“过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录”。
1.1.2与档案相关单位及组织结构
与档案相关的单位关系图如下：
●档案局：
档案业务监督和指导部门，属行政单位。
●档案馆：
集中存放社会上各单位的档案的单位，负责档案的收集和保管，属事业单位。
包括国家档案馆、地方档案馆、专业档案馆。
●立档单位：
产生档案的单位，一般都有档案集中保管的部门，大部分称为档案室，有的也称为保密室或其它名称。
●各单位之间存在关系：
Ø间接的行政管理：
国家和各省、各省和个地区之间的行政关系。
Ø直接的行政管理：
市与各区、行业上级部门和下级部门之间的行政关系。
Ø业务监督和指导：
档案局对立档单位的档案工作进行监督和指导。
Ø档案移交：
立档单位的档案向专业档案馆和综合性档案馆上报。
●其他辅助机构：
Ø档案专业教育部门：
档案学院，档案系；档案业余大学；档案中专。
Ø档案学会：
国家学会；省、市、县学会；专门行业学会。
Ø档案科学技术研究所。
1.1.3档案的来源
●来源的对象（多样性）
Ø国家机构
Ø社会组织
Ø个人（家庭、家族）
●来源的范围（广泛性）
Ø产生档案社会活动领域是各行各业。
如政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等。
●来源的种类
Ø官方档案与半官方档案
Ø公共档案与私人档案
1.1.4档案的基本特点
●档案的职能性
Ø档案是由档案形成者在其职能活动过程中产生的文件与材料转化而来的。
职能活动的需要是档案形成和保存的基础。
Ø立档单位的职能活动是多种多样的，因而产生形成各种各样内容和载体的档案。
●档案的原始性
Ø档案是当时当地直接形成于立档单位职能活动过程中的历史产物，不是事后编造的。
Ø档案原件具有不可替代的办文特征和时代特征。
●档案的价值性
1.1.5档案的基础性质
档案是一种历史活动的原始记录，也是一种信息资源。
档案的基本性质就是原始记录性，它可以分解为两方面的属性：
原始性和记录性。
1.1.6档案的基础术语
●立档单位：
构成档案全宗的国家机构、社会组织和个人。
●全宗：
一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
档案整理工作的第一步就是区分全宗。
●联合全宗：
由两个或两个以上立档单位形成的、互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的文件整体。
●汇集全宗：
若干个立档单位形成的、可以区分全宗但数量很少具有某些共同特征或联系的作为一个全宗对待的文件整体。
●全宗群：
由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体，是档案馆组织管理档案的一种方式。
●全宗内档案分类：
在一个全宗内，按照来源、时间、内容、形式和其他特征把档案实体分成若干层次和类别，构成一个有机的体系。
●档案实体：
档案实体是指档案原始形态，包括各种载体的档案及实物。
●案卷：
在一个全宗内，由互有联系的若干文件组合成的放入卷夹、卷皮内的基本保管单位，简称卷。
●卷内备考表：
卷内文件状况的记录，排列在卷内文件之后。
●档号：
档案实体编号的总称。
通常包括全宗号、类别号、案卷目录号、案卷号、件号、页号。
●编目：
按照一定的规则将著录的条目组织成目录的过程。
●目录：
按照一定次序编排的、揭示档案或其他文献特征的条目，是档案的一种检索、报道工具。
●卷内目录：
登录卷内文件题名及其他特征并固定文件排列次序的表格。
排列在卷内文件之前。
●案卷目录：
按照特定要求登录案卷题名和其他特征编排成的一种档案检索、报道工具。
●著录：
在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
●标引：
对档案内容进行主题分析，把结果以规范化的检索语言赋予检索标识的过程。
●分类标引：
对档案给予分类号标识的过程。
●主题标引：
对档案给予主题词标识的过程。
●检索：
有选择地查找已存储的档案或档案信息的过程。
●检索工具：
查找档案使用的目录、指南、索引等的统称。
●索引：
指明档案或目录的内容特征、形式特征，按一定顺序排列并注明相应出处，供查找档案或档案信息的一种检索工具。
1.2档案的分类与组织结构
1.2.1档案的种类
通常，可以将档案划分为三大种类：
文书档案、科研档案和业务档案。
●文书档案：
传统上，将诸如党群管理、行政管理、业务管理活动中形成的档案称为文书档案。
文书档案按照国家档案局的标准，从2003年后，要求采用简化方式来整理。
●科研档案：
包括产品、工艺等工业生产技术和农作物、林业、畜牧、水产等农业生产技术的各种生产技术档案、基本建设档案、设备档案和包括气象、天文、水文、地质、测绘、地震、环境保护、医疗卫生等的各种专门性科技档案称为科技档案。
●专门档案：
人事、会计、审计、企业、高校、城建、诉讼、艺术、病历、商标、地名、婚姻、音像、照片等档案称专门档案。
不同种类档案的管理需要不同的目录。
1.2.2全宗内电子档案的分类
全宗内分类的方法很多，按分类的构成方式可以分成单式结构分类法和复式结构分类法。
●单式结构分类法中最常用的分类方法主要有三种：
年度分类法、组织机构分类法和问题分类法。
Ø年度分类法：
根据文件形成和处理的所属年度，将全宗内的档案文件分成若干类别的一种分类方法。
因其简便易行，又可以同其他分类方法分层联用，因而是种常用的档案文件分类法。
Ø组织机构分类法：
指依据立档单位的内部组织机构或文件处理阶段形成和处理文件的承办单位，将全宗内文件划分为若干各类别的分类方法。
Ø问题分类法：
根据文件内容记述于反映的基本或主要问题，将全宗内文件划分为若干各类别的分类方法。
●复式结构分类法：
指将两种或两种以上的单式结构分类法分层联用所构成的全宗内文件的各种实用分类方法的统称。
常用的复式结构分类法有：
Ø年度—组织机构分类法
Ø年度—问题分类法
Ø组织机构—年度分类法
Ø问题—年度分类法
1.2.3全宗实体分类方案
档案分类方案，又称为“档案分类大纲”，指在确定档案全宗内文件的具体分类方法之后，用文字或图表等形式，标列出各级类目名称，并按一定顺序排列而成的一种类目表，它是指导立档单位进行档案文件分类的工具。
档案分类方案的内容一般包括编制说明、分类类目表和使用说明三部分组成。
●编制说明：
说明分类方案的编制目的、分类依据、分类规则、体系结构、类目设置以及若干重要问题的说明，是使用方案的指南。
●分类类目表：
由各级或各层次类目构成的类目表。
●使用说明：
包括对个别类目的含义的解释说明、对分类中的有关注意事项的说明等具体内容。
1.2.4全宗内档案的组织结构
档案的组织方式是人们在长期的档案管理工作实践中总结出的有效的信息组织方法，能和档案的具体的库房存放有机地结合，并让档案利用起来方便。
档案的组织方式和库房以及库房中档案保管方式非常类似，形如档案库房、排架、柜、抽屉。
计算机操作系统中的文件管理的目录结构也非常类似。
本质都是“物以类聚”的思想，也符合人们的思维习惯。
档案的组织方式也适用于图书、资料等的管理。
对于任一全宗，档案组织结构可以用实体关系图描述如下：
通过前几章节内容我们可以知道，实际上，全宗内档案的分类是多层的，分类方法是多样的，因而全宗内档案的组织结构图可以细化为下图（图2.3）。
1.3档案的管理过程
档案管理过程包括档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等。
其大致工作流程如下图表示：
1.3.1档案收集
档案收集工作，就是指依据党和国家的规定，通过惯常的接收制度和专门的征集方式，把分散保存在各个机关、单位及个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有秩序地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。
档案馆档案的来源主要有四种：
现行机关档案、撤消机关档案、征集历史档案和档案馆间交接的档案。
在此，我们只讨论与立档单位有关的现行机关档案的移交进馆工作。
●档案移交及接收要求
Ø进馆档案应按全宗整理，保持全宗的完整性。
Ø进馆档案必须是经过鉴定的、具有长远保存价值的档案。
各立档单位应按照鉴定档案的有关标准，科学的划分档案的保管期限，并将其中具有永久或长期保存价值的档案，在本单位保存若干年后向有关档案馆移交。
Ø与立档单位有关的资料和全宗有关的检索工具，应随同档案一起移交。
不同的接收单位可能对接收的内容有具体的规定，一般要移交的内容有：
档案实物、移交清册、全宗历史情况、立档单位历史情况、立档单位进馆历史情况、全宗历史考证、分类方案、保管期限表、案卷目录（一式两份或三份），以及其他档案目录等。
对于移交内容在计算机辅助管理系统中应移交出档案目录数据及电子原文，并对移交内容进行记录，而接收端应可以自动的接收目录数据及电子原文。
Ø清点核对。
即移交与接收双方根据移交的清册与目录进行核对。
●移交清册：
用于记录移交与接收双方信息及所移交案卷相关信息的清单。
Ø移交清册内容应包括：
移交单位、（移交单位）经办人、接收单位、（接收单位）经办人、移交年度，以外还有（案卷）移交明细表。
移交明细表中内容包括：
案卷目录号、案卷题名或组织机构名称、所属年代、移交（接收）原因、移交（接收）日期、总案卷数量小计、永久案卷数据小计、长期案卷数据小计、备注等项。
Ø移交清册的格式见附录（…）。
Ø移交清册明细表中的内容应直接查询得到，而不用用户输入，但可以让用户进行修改。
●全宗历史情况：
记录某全宗的历史情况和全宗历次进馆的明细情况，两者的关系是主从关系。
Ø历次进馆明细情况的内容包括：
进馆时间、档案所属年代、总档案数量小计、永久档案数量小计、长期档案数量小计、累计卷数、累计米数。
Ø全宗历史情况的内容包括：
全宗名称、全宗号、全宗名称变化和起止时间（用文本串记录）、档案初次入馆时间、档案存放库房号、对历次进馆档案质量和完整情况说明。
Ø全宗历史情况表的格式见附录（…）。
●立档单位历史情况：
Ø记录立档单位的历史情况，包括：
单位名称、建立年月、初建时名称、领导成员姓名及党政职务、内部机构名称、人员编制数、实有人员数。
Ø立档单位历史情况表的格式见附录（…）。
1.3.2档案整理
档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一项重要内容。
档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别、对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。
档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。
我们通常所说的档案整理，主要指档案的实体整理。
1.3.3档案鉴定
档案的鉴定工作应当包括两个方面的内容，即鉴定档案的保存价值和鉴定档案的真伪。
目前，在档案馆和档案室的业务工作中经常进行的鉴定工作就是鉴定档案的保存价值，因此，当前档案界人士统称的档案鉴定工作指的主要就是鉴定档案的保存价值的大小。
那么，给档案价值鉴定工作下个完整的、科学的定义就是：
档案保存价值的鉴定工作是指各级各类档案馆和档案室按照一定的原则、标准和方法来判定档案的价值、确定档案的保管期限，并据此剔除失去保存价值的档案予以销毁的一项档案业务工作。
它是档案管理工作中一个独立的环节，是档案馆和档案室业务活动中不可缺少的重要组成部分。
1.3.4档案保管
维护档案的完整与安全，既是整个档案工作中必须始终遵循的基本要求，也是档案工作各项业务环节的共同任务，从一定意义上讲，维护档案的完整与安全，更是档案保管工作的中心任务，这是因为档案保管工作这个环节，是实现维护完整与安全的重点环节和主要手段。
从实质上讲，档案保管工作，也是人们向一切可能损毁档案的社会的、自然的不利因素作斗争的工作过程。
简言之，档案保管工作应该做到四不：
不散（不使档案分散）、不乱（不使档案互相混乱）、不丢（档案不丢失不泄密）、不坏（不使档案遭到损坏）。
1.3.5档案统计
档案统计工作，是用表册、数字的形式，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示其发展过程、现状及其一般规律的一项档案业务工作。
档案统计工作的基本任务，就是要对档案和档案工作的发展情况进行登记、统计调查、整理和分析，提供统计资料，实行统计监督。
1.3.6档案检索
档案检索有广义与狭义之分。
狭义的档案检索是指利用各种检索工具，从各种角度查找利用者所需档案的过程。
广义的档案检索则是指存贮档案信息线索和利用检索工具查检所需档案的全部过程。
我们这里研究档案检索是从检索的广义概念出发的，即档案检索包括档案存贮和档案查检两个具体过程。
1.3.7档案利用
档案开发利用工作，就是档案工作者将本馆（室）及其他单位所收藏的静态的档案信息，通过多种渠道与方式，开发和传递给利用者，从而实现档案信息的活化和共享，满足社会需要的一项档案业务工作。
1.3.8档案编研
档案编研工作，是以馆（室）藏档案文献为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足社会利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。
2
企业电子化档案管理的需求分析
2.1.1传统档案管理模式存在的主要问题
传统手工维护的档案管理模式，档案资料长期仅仅以纸张、照片等形式保存档案，会带来许多不必要的风险和麻烦，归纳起来主要表现在以下几方面：
⏹纸张经常翻阅会产生破损，保管不当会出现字迹衰减、变质、腐烂等问题。
通常情况下纸张寿命的保管年限在10至15年，大多情况下不能达到档案的保管要求。
⏹信息利用渠道不畅通，有时在需要某一档案材料时，因不便或是因不知档案索引条件而无法取到已有的重要信息，影响了信息利用的积极性，造成资源相对浪费。
⏹档案利用时常发生突出，档案资源不能共享，而因信息的唯一性、不便共享性而妨碍了工作的顺利进行。
⏹纸质档案自产生后需经常进行手工归集、整理、分类、装订、建档等十分繁琐的工作，并且原始档案的管理、存放需要大量的人力、物力和空间。
2.1.2企业对电子档案管理的需求
⏹历史档案逐步进行数字化，可以按照国家档案管理规范进行电子化管理。
⏹组织单位本部及下属机构的员工能通过网络查阅利用有关的档案资料数据，包括以往历史档案资料和科技期刊。
⏹能快速安全地保存海量的案数据，可迅速查阅档案，有完善的查询权限管理机制和其他安全保障机制，为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用。
⏹在协同办公平台系统或其它系统中业务过程产生的电子文档数据自动归档，形成数字资源中心，实现所有机构部门档案的自动归档，高效统一管理。
3
金蝶档案管理系统解决方案的主要特点
3.1.1多组织全宗管理——满足集团化管理需求
集团企业由于办公场地分散，往往存在由各地分公司自主管理档案资料的需求，但集团档案管理部门又需要实时了解下属机构的档案业务情况。
通过多全宗的维护、分级别分部门的权限分配，可以实现总部集中掌控、分部各自管理的集团档案管理需求。
✧全宗档案管理员
全宗档案管理员需要对各部门的不同门类、不同载体的档案进行科学有效地管理，实现档案的综合利用。
包括定义符合档案工作标准的案卷目录、卷内文件目录、案卷封面以及备考表，各种类别档案的档号格式，对组卷后需要重新整理的案卷，进行案卷的分拆、合并、剔除、排序等调整，对已组卷档案的案卷号、卷内页号、件号等序号进行修改等。
✧部门（下属单位）档案管理员
部门档案管理员负责整个部门档案的管理工作，包括录入、整理、调整和原文管理。
但只能对本部门或允许范围内的数据进行档案管理，不能对其他部门档案进行管理，除非经过档案系统管理员授权，如会计部门档案管理员只能对所有会计部门的档案进行管理，而不能对其他部门的档案进行管理。
3.1.2档案规则自定义——满足个性化管理需求
✧档案实体分类自定义
按照国家档案管理规范，系统内置了文书档案、会计档案、房产档案、声像档案、科技档案、设备档案、人事档案等档案的分类及规范登记信息。
同时，档案专业管理人员也可以结合自身管理需求或规范，自定义档案实体分类信息，实现既为企业实现电子化档案管理提供参照依据，又为个性化管理提供便利。
✧档号规则自定义
不同的档案分类，可以自定义档号生成规则。
如文书类档案，可按归档年度、文件分类、保管期限组成档号规则；部门业务资料，可按归档部门、年度组成档案规则等等。
✧档案报表格式自定义
可以灵活自定义各种档案报表格式，包括案卷目录报表、卷内文件目录报表、案卷封面、移交接收表、鉴定销毁统计表等，报表类型可以覆盖传统档案报表业务的管理需要。
3.1.3档案功能全面性——满足专业化管理需求
按照国家档案管理规范，提供全面的档案管理功能，包括档案移交接收、档案组卷管理、拆卷管理、件号调整、查询借阅、鉴定销毁、档案统计、辅助字典管理、主题词标引、报表制作等功能，可以满足专业级档案立档单位的管理需求。
3.1.4组卷模式自由选——满足不同时期的档案管理模式
企业档案管理一般是在当前的档案部门规范指导下进行的，因此，不同历史时期的档案组卷模式各不相同，金蝶电子档案管理提供传统组卷与简化组卷并存的管理模式，可以实现在同一系统中管理不同时期的档案业务需求。
✧传统组卷
传统组卷方式分为案卷级档案和文件级档案，档号和案卷号按全宗号，组卷年度，实体分类和保管期限排序。
如：
档号C01-1998-01-Y-001-001，分别代表全宗号-组卷年度-实体分类-保管期限-案卷号-卷内文件顺序号。
去掉档号的最后一段，即案卷号。
✧简化组卷
按照国家档案管理相关规范，自2003后电子档案管理实行简化组卷模式，指档号按全宗号，组卷年度，保管期限，件号组卷，而不考虑档案的分类和案卷号。
如：
档案C01-1998-Y-001。
与传统组卷模式相比，简化组卷具有以下业务特点：
1）取消案卷、实行文件级整理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。
2）分类方法固定为年度、保管期限、机构（问题）三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。
3）装订以“件”为单位进行。
4）排列方法强调按照事由来排列，时间、重要程度等作为参考因素。
5）取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。
6）无需编页号，目录改设“页数”项。
7）归档文件直接装盒保管。
8）无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写档案盒背脊。
4
金蝶档案管理系统主要功能介绍（基础应用部分）
金蝶企业电子档案管理系统包括档案查询、流转文件自动归档、借阅管理、组卷管理、全宗管理等功能。
实现企业内部各个业务部门现有文件、档案、资料管理的数字化，提高企业内部档案利用的寿命和周期。
为领导和各部门提供网上文件档案资料的查询和利用。
系统可分为文件管理、档案管理、档案检索、鉴定销毁、档案统计、系统维护、权限管理等功能模块。
4.1文件管理
文件是档案最主要的来源。
办公流程中，对于文件的管理，主要是文件的办理流程很复杂，但这些处理是办公自动化系统要更多考虑的问题，办公自动化系统侧重于文件动态流转的管理，而档案管理系统中的文件管理更多的侧重于静态文档的管理，但也应能较完整的记录文件处理的状态和结果。
文件管理按功能可分为文件登记、文件归档和文件统计。
其核心功能是文件归档。
●收发文登记
实施OA系统后，收发文登记将在工作流中完成，审批通过后的文件，可以定期批量移交到档案管理系统中，无需再手工录入文件信息。
对于历史文件信息，也可以通过文件增加功能进行补充登记：
●文件归档
归档文件是指在其职能中形成的、办理完毕的、应作为企业管理档案保存的各种纸质文件。
其中，办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。
文件的归档工作一般包括两个阶段，第一阶段，在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行资格审定，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。
归档的过程，是对文件的选择过程。
第二阶段，对进入归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的生存期，提出应保存的年限，即确定保管期限。
文件归档是指文件材料在处理完毕之后，由业务部门将其中有保存价值的文件整理，定期移交给本单位档案机构集中管理的过程。
对收文和发文中需要归档的文件进行归档处理，归档后在档案管理中就不需要再录入了。
在文件归档时需要确定全宗号、归档年度、保管期限。
在归档的同时生成档号。
归档文件全部为企业管理档案。
文件完成工作流程后及时归档，文件归档工作由档案室进行。
4.2档案管理
档案管理模块提供了各类档案的新增、修改、删除、查询、调整、原文管理、目录报表打印功能。
可以对以下类目的档案进行管理：
企管档案（文书档案）、合同档案、会计档案、基建档案、出版物档案、已故人员档案、科研档案、设备档案等，且分为简化归档方式和组卷归档方式两种管理模式，简化归档管理模式有企管档案、合同档案、会计档案、出版物档案、已故人员档案。
组卷归档管理模式有基建档案、科研档案、设备档案。
每类档案按照一级类目下的二级类目进行操作。
点击一级类目展出二级类目，如左页面分别列出了十一大类档案的二级类目的树表结构。
每一类档案的录入界面不尽相同，但各类档案的操作步骤基本相同。
1、以企管档案为例说明简化方式管理模式的几类档案的操作步骤：
点击“企管档案”的二级类目“企管档案”进入企管档案的管理功能模块，再点击二级类目“企管档案”，在这里用户可以对企管档案的条目和原文进行管理，包括增加、查询、删除、调整、报表等。
如图所示：
1.1增加（修改）条目：
单击页面左上角的“增加”，进入录入页面，
用户按照界面设定的录入项进行登记后，单击“追加”或“确定”即可。
单击“追加”，系统自动转入下一条记录的录入界面，且会继承一些页面的设置；单击“提交”，系统则返回列表界面，新增条目将排在首位，如新增条目有错误，在列表界面中点击此条目的题名，如下图：
修改完后点击“确定”按钮返回列表界面，或点击“重置”重新进行修改。
1.2原文管理：
在档案条目列表界面中点击相应条目前的“
”
进入原文管理界面进行原文的新增、修改、删除和阅读，具休操作方法请参见第二章的“文件管理”的“发文”部分。
1.3删除条目：
在档案条目列表界面上选择要删除的相应文件（在相应文件前的方框点击鼠标左件打“√”），再点击页面左上角的“删除”功能按钮，即可删除该条目。
可进行批量删除。
点击“删除”按钮可删除这四份打“√”的文件
组卷归档模式的二级类目为案卷目录、卷内文件目录。
企业管理档案按组卷方式分为传统组卷方式和文件归档方式。
一、传统组卷方式
传统组卷方式分为案卷级档案和文件级档案。
传统组卷方式分为数据录入、组卷、导入案卷、案卷调整和打印报表。
1、数据录入
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