xx集团采购监控制度.docx
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xx集团采购监控制度
控股集团有限公司
采购监控制度
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目录
第一章总则1
第二章组织与职责1
第三章采购操作规范1
第四章供应商管理3
第五章附则4
附录一：
供应商基本资料表6
附录二：
供应商调查表（范例）7
附录三：
供应商评价表8
附录四：
产品采购计划（以半年为例）9
附录五：
定购单10
第一章总则
第一条为了加强fd集团对下属子公司采购与付款的内部控制，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，为经营活动的正常持续进行保证低价优质的产品供应，特制订本制度。
第二条本制度适用于集团公司及运营管控型子公司的各种产品、服务的采购。
第二章组织与职责
第三条集团总裁办（人员）负责对各子公司的采购过程进行监控，每季度重点检查各子公司采购的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。
第四条如果子公司所采购的产品是重要或技术性较强的采购业务，子公司应当组织相关专家进行集体论证，必要时集团公司总裁办（人员）应该到场参与决策，并将决策结果提请总裁审批。
第五条子公司的月度产品采购计划应在每月的25日分别报送集团总裁办（人员）审核，经集团总裁审批后由子公司实施采购。
第六条非计划性（预算外）的临时采购同样按照上述程序执行，依据相关审批权限进行审批。
第七条公司选聘采购人员时要着重考察采购人员的业务素质和职业道德，并根据具体情况对采购人员进行岗位轮换以避免风险。
第三章采购操作规范
第八条申购：
（一）子公司的申购均须事前填具《采购申请单》，进入采购审批程序；
（二）紧急采购申请单应优先办理；
（三）接到撤销通知的采购申请，应迅速处理，在采购计划中删除；
（四）无法于需用日期前办妥的采购申请，子公司必须及时告知相关人员。
第九条询价与洽谈：
（一）子公司应向供应商详细说明品名、规格、质量要求（及其他特别要求）、数量、交货期、交货地点、付款方式；
（二）子公司应积极调研市场上是否存在价格涨跌的因素，并据此与供应商进行采购谈判；
（三）子公司应尽可能注意寻求需购物资的低价优质替代品，并与相关使用部门沟通确定；
（四）对于同规格的产品采购，子公司至少要选择三家供应商对交易条件（质量、价格、交货期、合作关系、信誉等）进行综合对比。
在给各供应商的询价单上应详细注明质量、交货期、退换等条款；
（五）在其他交易条件基本相同的时候，子公司应优先考虑报价低的供应商。
第一十条订购：
（一）通常情况下，由子公司向供应商下订购单（与申购单保持一致）进行采购；
（二）对于需要预付定金、需要长期供应的产品、采购金额在_____元（人民币）以上、分批交货或有其他附加条件的采购，子公司在获得相应的权限审批后应与供应商签订采购合同，然后将采购合同分别报送集团财务部、总裁办（人员）备案。
第一十一条收货：
（一）采购产品到达公司后，子公司应详细核对以确认是否与订购单所列内容一致，并进行质量检验和入库验收；
（二）所购各种产品必须有合格证、使用手册等相关详细资料；
（三）产品入库前，子公司填具《报验单》，由质检人员检验合格后负责办理入库手续；
（四）如果到货产品没有达到规格或质量要求而需要退货时，子公司负责组织办理相关退货手续并催收退货的预付/全额货款。
第一十二条付款：
（一）相关采购人员必须核对发票台头、金额及其它内容是否相符，核对通过后填写《付款申请单》，随附采购合同、入库单和有效发票，按授权范围经子公司总经理或集团总裁审批后到归口财务部门（人员）办理付款；
（二）财务部（人员）根据相关制度和流程进行付款审核并办理付款手续；
（三）子公司配合集团财务部，定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，如有不符应查明原因并及时处理。
第四章供应商管理
第一十三条建立供应商档案：
（一）子公司负责建立供应商档案，相关部门予以配合；
（二）子公司对每个选定的供应商必须建立详尽的供应商档案，内容包括：
《供应商调查表》、《供应商审批表》、供应商质量档案、供应商所提供的合格证明、价格表及相关资料；
（三）子公司应根据实际情况及时更新供应商档案；
（四）供应商档案由子公司总经理指定专人负责管理，未经子公司总经理允许，其他人员不得随便查阅；
（五）集团公司总裁办（人员）保留供应商档案备份，必要时可以向相关子公司总经理提出质询。
第一十四条供应商调查：
（一）凡欲与公司建立供应关系而且符合相关条件的厂商都应填写《供应商调查表》，作为公司选择供应厂商的参考信息。
《供应商调查表》由子公司总经理审核；
（二）子公司应随时关注供应商的发展动态及产品质量，依据《供应商调查表》每季度或半年复查一次，依变动情况更新供应商资料；
第一十五条需要更换供应商时，子公司出具《供应商审批表》，提请总裁办（人员）审核后报集团总裁审批。
一般在下列情况下考虑更换供应商：
（一）原有供应商不再能符合公司的要求；
（二）新供应商的相关条件更适合公司的需求；
（三）原有供应商由于各种原因拒绝供货。
第一十六条样品的检验：
（一）对通过初审的供应商所送检的样品（应附带完整的检验报告及合格证明等资料），必须经质检人员进行各项指标的检验、检测；
（二）样品检验合格的供应商方可向公司供货；
（三）如果样品检验结果不合格，子公司应要求供应商限期作出整改。
整改后检验仍不合格者，子公司可以取消其入选供应商资格并及时向业务监控部门（人员）通报。
第一十七条签订供货合同：
（一）产品采购采用订单采购或合同订货的方式；
（二）子公司根据供应商的资质来签订不同条件的供货合同。
对于供货信誉好，资信度高的供应商可以与其签订长期（以一年为限）供货合同，以保证供应稳定；对于普通资质的供应商，子公司以单次下定购单的方式进行采购；
（三）如果供应商是代理商而非生产厂家，子公司必须与其签署质量保证协议/条款；
（四）小额零星物品的采购可以采用直接购买的方式，子公司在采购前须进行质量和价格的评估。
第一十八条供应商控制：
（一）在每批物资供货结束后，子公司负责根据质检人员提供的各项检验数据将供货情况记入《供应商质量档案》，作为日后评审供应商业绩的根据；
（二）如果供应商供货不合格或供货不及时，子公司应通知其进行整改。
如果在一年中出现多次（大于等于3）质量变动或拖延交货，子公司应提请总裁办（人员）审核后报送集团总裁批准取消其供应商资格。
第一十九条供应商业绩考评：
子公司每半年整理供应商供货记录，按其供应业绩区分不同等级并制订相应的采购政策。
第五章附则
第二十条本制度经集团总裁批准后发布执行，总裁办负责制订、修改、解释。
第二十一条本制度未尽事宜，执行国家有关法律、法规和集团的有关规定。
第二十二条本制度从下发之日起执行。
附录一：
供应商基本资料表
填表人：
审核：
日期：
名称或编号：
地址：
法人：
联系人
电话
传真
E-mail
网址
公
司
概
况
注册资本额
万元
机器设备
名称
台数
厂牌规格
购入时间
购入成本
性能
建厂登记日期
年月日
营业执照
往来银行
开始往来时间
停止往来时间
所属协会团体
协力工厂数
协力工厂利用率
平均月营业额
材料来源
材料名称
供应厂商
备注
员
工
职能
人数
干部数
员工数
大学
高中以上
平均月薪
主要产品
名称
比例
名称
比例
主要客户
名称
比例
名称
比例
附录二：
供应商调查表（范例）
供应商名称：
年月日
项目
调查项目内容
了解程度状况
材料零件确认
1．您对开发部门样品确认流程是否了解？
□了解□不了解□请求当面沟通了解
2．您对本公司开发部门认定之材料交货依据的规格及样品是否了解？
□了解□不了解□请求当面沟通了解
3．您对开发部门认可之样品是否有保留，以作后续品质管理之用？
□有保留□未保留□请求当面沟通了解
品质验收管制
1．您对本公司品管部质检验标准与方法是否了解？
□了解□不了解□请求当面沟通了解
2．
3．
采购合同
1．贵公司目前产量足以应付本公司需求吗？
□可以□不可以□需设法弥补
2．
3．
请款流程
1．您对本公司的付款条件、手续是否了解？
□了解□不了解□请求当面沟通了解
2．
3．
售后服务
1．贵公司的售后服务部门（人员）是？
□品管□开发□采购□总经理
2．
3．
建议事项
您对本公司的建议事项
【注】本表由供应商填写
附录三：
供应商评价表
年
半年
厂商名称
厂商编号
地址
采购材料
评价项目
品质评价
交期评价
价格评价
服务评价
其他
合计得分
时
间
月
月
月
月
月
月
得分总和
平均得分
评价等级
处理意见：
制表：
审核：
审批：
附录四：
产品采购计划（以半年为例）
产品名
规
格
单
位
全年采购量
单
价
金
额
每月采购计划
1月
2月
3月
4月
5月
6月
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
数量
金额
制表：
审核：
批准：
日期：
附录五：
定购单
请购单号：
日期：
厂商
编号
地址
电话
订购内容
项次
产品名称
规格
单位
订购数量
单价
金额
交货日期
数量
1
2
3
4
5
6
合计
合计金额（大写）
万仟佰拾元
交货地点
交易条款
一、交期
承制厂商须依本订单交期或本集团子公司以电话或书面调整之交货期，若有延误，每逾一日扣该批款的%。
二、品质
1．依照国家标准要求。
2．进库检验：
依本公司规定。
三、不良处理
1．经检验后之不合格品，应于三日内取回，逾时本公司不负责。
2．如急用需选别，所产生之费用，依本公司之索赔标准计费。
四、附件
1．产品说明：
张
2．检验标准：
份
备注：
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