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基础写作笔记

第一部分概述

一、应用写作的内涵

对于研究者来说，应用写作是以应用文的文体及其写作活动为研究对象、探讨应用文写作规律的实用科学。

对于学习者来说，应用写作是以应用文书写作的理论为学习对象并进行应用文写作训练的工具课。

二、为什么学习应用写作

社会的需要、工作学习的需要、日常生活的需要。

能否得心应手地撰写应用文，已经成为当今社会衡量工作人员能力高低的重要标准之一。

三、认知应用文

（一）应用文的含义

国家机关、企事业单位、社会团体以及人民群众办理公私事务、传播信息、表述意愿所使用的实用性文章。

（二）应用文的种类

1.通用类

指人们在办公或办事中普遍使用的文书。

（1）行政公文类：

指《国家行政机关公文处理办法》中所规定的文种。

包括命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等。

（2）通用事务类：

包括调查报告、工作总结、述职报告、简报、计划、规章制度和会议材料等。

（3）个人事务类：

如日记、读书笔记及各类个人信函等。

2.专用类

指专业性较强的文书。

包括：

科技、财经、司法、传播以及外交、军事等类文书。

四、应用写作的学习方法

（一）学习本课程的基本方法

要学好本门课程，应当注意以理论为指导，以例文为借鉴，以训练为中心。

（二）进一步提高写作水平的根本途径

进一步提高写作水平的根本途径是必须全面提高修养，即德、才、学、识这四个方面的修养。

五、应用文写作的基本要素

主题、材料、结构、语言、表达方式

（一）主题

1、何谓主题

主题是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过文章全部内容表达出来的基本观点或中心思想。

2、主题的三要素

v中心思想：

即解决问题的意见、要求、措施和主张。

v写作目的：

即作者的写作意图。

v写作缘由：

背景和公务活动的需求。

3、主题的要求

（1）符合法律法规、政策法令

（2）符合领导意图

（3）具有鲜明性和针对性（4）具有单一性

4、主题的表现

（1）标题显现，一目了然

（2）篇首撮要，开门见山（3）段首撮要，逐步显旨

（4）陈述缘由，引出主题（5）篇末点题。

（二）材料

1、何谓材料

材料是作者从生活中收集并写进文章中用来表现主题的事实基础和理论依据。

应用文书的材料则是指为表现文书主旨，来自于日常工作和业务活动范围之内的有关事实，以及党和政府制定的方针、政策和法律依据等资料。

2、材料的要求

（1）材料要客观真实；

（2）材料要素要齐全；（3）取材要合乎程序。

3、材料的收集和占有

（1）亲身体验，留意观察。

（2）调查研究，定向积累。

（三）结构

1.何谓结构

结构就是文书内部的组织构造所体现的篇章形式，也叫布局、谋篇。

结构所要解决的问题是在主旨确定、材料具备的情况下，如何把材料组织起来，更好地为主旨服务。

其要素包括：

开头、结尾、层次、段落、过度和照应六个方面。

2.怎样安排应用文书的结构

不同文种其结构有所不同：

行政文书：

一般按发文缘由、应知应办事项、目的要求三部分组成。

结构是根据什么（为什么）、做什么、怎么做和结果如何的顺序来安排。

事务文书：

结构较为灵活，但调查报告、总结、简报等也可采用纵式结构，即事件发生的先后顺序安排，或采用成绩、措施、办法、经验、教训，由主及次的横式结构来安排。

（四）语言

1、语体种类

口头语：

依声音而存在；是说的语言，听的语言；对面交流，可以借助动作、表情、手势、语调等帮助表达；一经说出，随音而逝，听的人不能慢慢分析、揣摩，说的人也不能慢慢组织、修改，因此，句子较短，用词较平易；通俗易懂。

书面语：

依文字而存在；是写的语言；看的语言；借助文字，可以长久保存，看的人可以慢慢分析、揣摩，说的人也可以慢慢组织、修改，因此，句子较长，用词较深奥；规范、文雅。

态势语言：

以行为动作为表现形式。

即用沟通双方的肢体动作、神情状态、行为伴随的声调等表现的语言（会意）。

2、应用文语言的特点

（1）准确

用最合适、最恰当的词语表达作者所要表现的最真实的意思。

（2）简洁

用最少的文字表达最丰富、最完整的意思。

如：

张某用嘴咬了李某左边耳朵一口。

妻对于其夫所抚养与前妻的子女，夫对于其妻所抚养与前夫的子女，不得虐待和歧视。

（3）朴实。

即不加修饰，于平淡中见神奇。

在语言表达方式上以叙述、说明、议论为主，少用描写和夸张。

在用词上以易读、易认、易理解为目标。

（4）庄重。

即语言慎重，分寸适当。

对下行文既要庄重严肃，又要体恤下情。

上行文用语应当尊重，既要反对无端傲上，又要反对曲意逢迎。

平行和不相隶属机关之间行文用语应以商量和探讨的语言进行。

3、应用文的惯用语

（1）称谓用语

第一人称“我”，“本”如“我校”“本单位、本公司”；第二人称“你”“贵”，如“你部”“贵公司”；第三人称“该”，如“该同志”“该厂”

（2）期请用语

请求办理或执行的某些专门用语。

上级对下级常用“请”、“希望”、“望”

下级对上级常用“请”、“恳请”、“呈请”

平行或不相隶属机关之间常用“请”“拟”“希”

（3）结构用语

开头用语，“为了”“根据”“关于”“按照”等。

他们分别提出了行文的根据、理由、动机、目的或引出已经熟知的情况、事由。

过渡用语，“为此”“对此”“因此”“据此”等在陈述情况、事实、理由后，用以承上启下引出办法、措施，具有照应作用。

结尾用语，“妥否”、“当否”、“此复”、“按……办理”“自……起施行”等。

简称，应注意用约定俗成。

如可以将刑事侦查简称为“刑侦”，中级人民法院简称“中院”，招生办公室可简称为“招办”，纪律检查委员会简称“纪委”等。

应用文书的表达方式

常用：

记叙、议论、说明不常用：

描写、抒情

应用文的结构与语言练习

1．下面是应用文书的几段开头，试根据选项提示判断它们属哪一种或多种开头方式，并概括各段开头的立意。

选项提示：

①概述情况式②说明根据式③介绍目的式④交待原因式

⑤阐明观点式⑥表明态度式⑦引述来文式⑧提出问题式

（1）近来年，全市酒类生产发展过快，已登记发照的社办酒厂有37个，国营酒厂12个。

去年生产白酒4200吨，酒类生产已处于饱和状态。

目前申办酒厂的单位还在增加，特别是乡镇、个体户要求办厂的较多。

个别的未经申请办理执照，擅自开业；部分酒厂在质量上也未达到要求。

为了使酒类生产健康发展，根据国务院[19××］108号文发布的《工商企业登记管理条例施行细则》的有关规定，特提出如下请示：

（属式开头）

（2）根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于××省首次侨情普查的通知》精神，为进一步做好我市侨备工作和对台工作，把侨、台工作重点转移到为经济建设服务上来，促进我市对外开放和外向型经济的发展，现确定在全市开展侨、台情况普查工作。

（属式开头）

（3）你厅《关于拟录用2010年大中专毕业生的函》国安政[2010]18号）收悉。

经研究，现复函如下。

（属式开头）

2．下面是应用文书的几段结尾，试根据选项提示判断它们属哪类结尾方式。

选项提示：

①强调式结尾②请示式结尾③总结式结尾④希望号召式结尾

⑤补充式结尾⑥祝贺慰问式结尾⑦专门结尾用语式结尾

（1）正确处理医疗事故是保障病员和医务人员合法权益，维护医院工作秩序和社会治安的一项重要工作。

望各级人民政府加强对这项工作的领导，督促卫生部门加强对医务人员的医德教育和业务技术训练，积极预防事故的发生；督促有关部门相互配合，协同做好医疗事故的处理工作。

同时，对无理取闹而影响医院工作秩序的人，也要严肃认真处理，以维护安定团结，保障医院工作的正常进行。

（属式结尾）

（2）以上意见如无不妥，请批转各地执行。

（属式结尾）

（3）希望各级人民政府加强领导，结合实际情况做出规划，切实办好职业技术教育，使这一工作出现新局面。

（属式结尾）

（4）到会同志一致表示，试点城市作为改革先行者，必须加强党的领导，做好思想政治工作，统一和提高各方面的认识，勇于克服因循守旧的思想和传统观念，满腔热情地支持干部和群众的创新精神，从实际出发，精心研究改革中出现的新情况、新问题，努力做到方向准、决心大、路子顺、效果好。

（属式结尾）

3．试找出下面各段的段旨句。

（城镇最低生活保障制度建设有了较大进展）

（1）截止到去年年底，全国已有116个城市建立了最低生活保障制度。

山东、江苏、浙江、广东等省还整体设计，连片实施。

目前用于保障群众最低生活的差额补贴资金已达数亿元，受益群众百万人。

今年初还将有一大批城市出台这项制度。

实践证明，在城镇建立最低生活保障制度，有利于解决困难群众的生活问题，有利于化解社会矛盾，理顺群众情绪，确是维护社会稳定，促进经济和社会发展的重要举措。

（2）应当看到，在对外经济开放中，我们也干了不少愚蠢事。

如购买了116条彩电装配线，等于西欧经济共同体几个国家总和的5倍，而元器件供应能力和年产量只有100万台，不及生产设备能力的一半，也就是说有一半以上是多余的、不必要的。

其他如电视机装配线、电冰箱装配线、塑料渣纸生产线……也都超饱和地购买。

其实装配线并不是什么先进技术，而是发达国家淘汰下来的，其技术也不难，可以在国内自己生产制造，不必进口。

19╳╳年福建浦田市就向菲律宾出口一条电视机装配线。

大量必购买器件，更加依赖外国，不少产品又不能出口，与对外经济开放的原则背道而驰。

4．阅读下面一段文字，并按后面的要求做题。

反腐败必须依靠人民群众，这是党的群众路线所决定的，也是我们反腐败的一条成功经验。

但我国国民的总体素质仍然偏低，这严重影响了他们参与国家和社会生活的能力和程度，不利于群众性的监督和制约。

只有加强精神文明建设，人民群众的思想文化素质提高了，参政议政的能力提高了，民主监督的意识增强了，才能更好更有效地对党员、干部实施监督，真正把中共中央提出的切实依靠群众反腐败的方针政策落到实处。

（1）这段文字分为几层意思，在原文中用“‖”分隔开来。

（2）这段文字提出的基本观点是什么？

5、阅读下面这篇公务文书，并完成后面的练习

—————————

市人民政府：

根据省人民政府侨务办公室、省统计局、省财政厅《关于××省首次侨情普查的通知》精神，为进一步做好我市侨务工作和对台工作，把侨、台工作重点转移到为经济建设服务上来，促进我市对外开放和外向型经济的发展，现拟订在全市开展侨、台情况普查工作。

现将有关工作安排请示如下：

①_____________________

凡我市的归侨、侨眷和港澳台同胞的亲属，以及他们在海外的亲属，均属于这次普查对象，要对他们的基本情况进行一次普查。

凡我市长住户口的居民在港澳台及国外有亲属关系的，为本次普查摸底的范围。

其中属于动迁户的，以户口所在地为准，调查人员可与当地派出所联系，进行登记。

②————————

根据省侨情普查办的要求，各乡、镇、街道要根据本地普查工作量情况，培训一定人数的调查员。

各县、区侨台情普查办公室对普查登记表要进行认真审核，无误后，于××年7月30日前报市侨台情普查办公室，由市侨台情普查办公室组织汇审和验收。

③普查经费来源（略）

④————————

为加强对这次普查工作的领导，市成立侨台情普查领导小组。

领导小组组长由×××副市长担任，副组长由×××秘书长担任，各有关领导同志为领导小组成员。

市侨台情普查办公室负责日常工作。

各县、区政府要重视这项工作，成立相应的领导机构，抽调必要的人员，保证高质量地完成普查任务。

⑤—————————

××市侨务办公室

××市台湾事务办公室

××市统计局

××市财政局

××××年×月×日

（1）拟写这篇公务文书的标题，填写在文中预留的标题横线上

（2）在正文序号①②④后的横线上各拟一个适当的小标题。

（3）在正文序号⑤后的横线上写上恰当的结束语。

（4）用框图标出该公务文书正文的基本结构。

（5）按公文格式要求，为该公文签署并盖章。

第二部分行政公文事务文书

分为四个章节：

第一章公文概述：

概念、种类、行文规则。

第二章公文的格式：

公文用纸和装印规格、公文框架组成及其应用情况。

第三章公文的结构要素：

材料、主题、逻辑结构。

第四章公文文种辨析与拟写：

主要介绍8种常用行政公文和4种常用事务文书的拟写方法。

第一章公文概述

第一节公文的概念

一、概念

根据《国家行政机关公文处理办法》的规定：

行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

”

二、公文的制发程序

按新《办法》的规定：

“发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、善印、用印、发文登记、分发等程序。

”

（一）草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意图后，严格按照领导意图进行拟制公文的过程。

草拟是发文的第一个环节，包括搜集相关信息资料、了解情况、酝酿构思、拟制提纲以及撰制文稿等工作。

（二）审核：

由秘书部门负责人或单位领导人对拟好的文稿进行审查、核对、修改。

主要是对文书内容“把关”。

（三）签发：

由有权签发的单位领导核准签字，签发人对文稿的内容和行政效力负责。

签发使公文草稿变成定稿

（四）复核：

公文正式印制前，秘书部门进行复查、核实。

重点是看审核、签发手续是否完备、附件是否齐全，格式是否统一、规范等。

其重点在于对文书的形式和程序的核查。

（五）缮印：

缮写或打印已签发的文稿，是由定稿制成本份文书的正、副、存本的过程，并由文秘人员根据签发的定稿负责校对。

几种文书稿本的主要称谓:

1.草稿

指文书的原始稿本，反映了文书的撰制、起草过程，主要供修改、讨论、审批使用。

2.定稿

是经领导、上司审阅核准后签发的，或经过会议讨论通过的稿本。

3.正本是根据定稿印制的，向外发出的文书。

4.副本又叫抄本，根据正本另行复制的文书。

5.存本发文机关留存的印制本，是正本的留查样本。

存本一般可以不加盖公章。

（六）用印：

由秘书对已缮印好的公文盖印或现场监印。

应注意：

1.印章名称要与发文机关名称一致，否则要加以说明。

2.印章字迹要清楚，印章要端正，位置要准确。

一般落款印要“骑年盖月”。

3.印章只盖在公文正本上。

（七）发文登记：

由秘书部门将待发文件登记造册，以备存查。

登记项目一般包括：

发文字号、发文日期、文件标题、保密等级、发文机关、附件、份数、承办单位、案卷号等。

（八）分发：

亦称封发，是由秘书把用印并登记的公文通过适当方式（邮寄、传真、电子邮件、专人递送）传递给受文单位或个人。

第二节公文种类和分类

一、公文的种类

行政机关公文13种：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

党的机关公文14种：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

事务文书：

规划、计划、安排、总结、章程、条例、细则、简报、社会调查、会议记录等等。

二、公文的分类

1、按发文方向可分为：

上行文、下行文、平行文和泛行文四种。

2、按公文的性质不同可分为：

呈报性公文、指令性公文、公布性公文、商洽性公文、知照性公文等等。

3、按公文的秘密程度可分为：

绝密、机密、秘密、内部公文和普通公文五种。

4、按公文的急缓程度可分为：

特级、加急、常规文件三种。

简称为特急件、急件、平件。

第三节公文行文规则

综合新《办法》的规定，大致有八个方面：

一、必要性规则，行文确有必要。

二、隶属关系和职权范围规则

（一）不越级规则，不得越级请示和报告；

（二）部门行文规则

1．政府各职能部门可以相互行文，可向下一级政府的相关业务部门行文。

2．部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外行文。

（三）隶属职权规则：

1．行政机关和军事机关不能互相发指挥性公文，隶属关系不同。

2．党、政机关分别行文，一般不互相行文，职权不同；可以联合行文。

（四）主管职权规则：

1．部门内职权范围内事务，应当由部门自行或者联合行文。

2．属于主管部门职权范围内具体问题，应当直接报送主管部门处理。

三、联合行文规则

（一）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府、政府与同级党委和军队机关、政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文。

政府部门与同级人民团体和行使行政职能的事业单位也可以联合行文。

联合行文单位不宜过多。

（二）联合行文应当明确主办部门。

（三）联合行文单位应是平级单位。

（四）联合行文要协商一致。

四、部门协商一致规则

部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

五、抄送规则

（一）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（二）上级机关向受双重领导的机关行文，必要时应抄送另一上级机关。

（三）“请示”一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的，用抄送形式。

（四）受双重领导的机关向上级机关行文，写明主送机关和抄送机关。

六、“请示”和“报告”规则

七、不以机关名义向上级负责人行文规则

不得以机关名义向上级机关负责人报送请示、报告和意见，除非负责人直接交办的事项。

八、报刊发表公文规则

报刊公布的法规、规章等，应视为正式公文，贯彻执行。

思考题

一、简答题

1、什么是公文？

2、公文有哪几种分类形式，各分哪些类形？

4、公文制发（发文办理）一般包括哪些程序？

5、公文的行文规则有哪些？

6、请示和报告有何特殊规则？

7、联合行文的必要条件是什么？

二、操作题

某机关要在省内推行某项改革措施，根据行文规则要求，请为其提出公文行文路线设计（即先向哪里行什么文，再向哪里行什么文），并说明行文路线的理论依据。

第二章公文的格式

《国家行政机关公文处理办法》把公文的格式划分为眉首、主体、版记三部分。

眉首包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人

主题包括标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件

版记包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期

第一节主要格式内容

一、公文用纸及印装格式

（一）公文的用纸

公文用纸为A4型，其成品幅面尺寸为：

210mm×297mm.

公文用纸天头（上白边）为：

37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：

28mm1mm

版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）

（二）公文的印装

公文排版正文用3号仿宋字，每面排22行，每行排28字。

公文文字从左至右横写、横排。

在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按期习惯书写、排版）。

公文应左侧装订，不掉页。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

保证公文的封面和书芯不脱落，后背平整、不空。

三、公文的格式内容

（一）眉首（文头）

“红头文件”首页上的红线，叫“反线”。

反线以上部分，就是眉首（文头）。

包括秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识（文件名）、发文字号、签发人等内容，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

1、份数序号：

左上角，分发时按号登记清楚。

2、密级：

右上角，如有时限，用★隔开。

用黑体字。

3、紧急程度：

右上角，同时有密级，排于密级之下。

用黑体字。

4、标识：

发文机关全名或规范简称后加“文件”一词。

红色小标宋体字，但最大不能等于或大于22ｍｍ×15ｍｍ。

5、发文字号：

机关代字+年份+序号，六角方括号。

标识下空2行，3号仿宋字。

6、反线：

红色，发文字号下隔4mm处。

党的文件还需在中间加五角星。

7、签发人:

上报公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。

“签发人”用3号仿宋字，后标全角冒号；冒号后用3号楷体字标签发人姓名。

（二）主体（主文）

反线以下，主题词（不含主题词）以上部分，为主体部分。

1、标题：

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行排布。

2、主送机关：

标题下空一行左顶格3号仿宋。

回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，表示方法同抄送。

所有上行文都必须有主送机关

下行文的主送机关有两种情况：

一是针对性强的下行文，都应当有主送机关。

如批复、指示性通知等。

二是凡收文对象无法限定或无须限定时，可省去主送机关。

如公告、通告；章程、条例等。

当下行文主送机关不止一个时的排列顺序：

•按主送机关与公文内容的密切程度排列；

•按系统和级别高低排列；

•比照有关法规和具体规定进行排列。

3、正文。

是公文的核心部分。

位于“主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

包括导语、事项和结尾三部分。

4、附件：

是指那些用来说明、补充、佐证正件的图表、统计数字、情况说明以及其他文字材料。

在正文下一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

名称后不用标点符号。

5.印章

（1）单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。

加盖印章应上距正文2ｍｍ—4ｍｍ，端正、居中下压成文时间。

当印章下弧有文字时，采用中套方式。

（2）联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间。

（3）联合行文需加盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。

（4）特殊情况：

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。

（三）版记（文尾）

1.主题词：

主题词是用规范的词或词组来标引公文的主题内容。

一般为3至5个词。

第一个词表示公文内容的类别；最后一个词表示公文的文种；中间的词是用来表示公文关键内容的类属词，提示公文最关键的内容。

“主题词”3字用3号黑体字，全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。

每个主题词一般为2字，最多不超过5字。

如“关于调整〈某市某小区征收物业管理费办法〉中有关规定的通知”一文的主题词为“调整物业管理费通知”

2.抄送机关和印发机关及印发时间

抄送机关左空一字，回行对齐冒号后；印发机关左空一字，印发时间右空一字并用阿拉伯数码标识。

（三）页码用4号半角白体阿拉伯数码，置于版心下边缘之下一行，距版心下边缘7mm。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

四、常用公文时间的书写要求

《公文处理办法》第二十九条规定：

“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

”

（一）应用阿拉伯数码书写时间的情况

1、标题中涉及时间（年份），应用阿拉伯数码。

2、发文字号中特定的“年份”要素，应使用阿拉伯数码。

3、正文中涉及时间，涉及对人物生卒年月的标注及其他纪年标注时，应使用阿拉伯数码书写。

（二）必须用汉字书写的情况

公文的成文时间。

正文中涉及的农历日期。

星期，一律用汉字。

正文中涉及到的中国清代及以前的历史纪年。

公文中时间（日期）表述应与国际标准接轨。

统一依照年、月、日顺序书写，但要在一位数的月日前加注“0”，如“2006年03月05日”。

思考题

一、名词解释

1．发文字号；2．主送机关；3．发文机关；4．抄送机关；

5．附件；6．签署；7．成文时间；8．主题词。

二、填空题

1．一份完整的公文格式，是由、、三大部分组成的。

2．眉首是由