教培机构标准化手册教务部主管.docx
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教培机构标准化手册教务部主管
1岗位介绍
任职条件
1）从分校优秀学习顾问（至少工作1年）中提拔
2）提拔前已经获得学习顾问岗位资格证书
3）具有良好的团队合作精神和职业素质，沟通协调能力较强
岗位职责
职责1：
负责制定并实施分校教务部的工作计划
职责2：
负责教务部的团队建设与稳定
职责3：
负责带领教务部员工执行标准化
职责4：
负责持续提升分校升学率
职责5：
负责提升部门人员业务技能
岗位权限
权限1：
有制订本部门工作计划的权力
权限2：
有安排本部门员工工作的权力
权限3：
有检查本部门员工标准化执行情况的权力
权限4：
有组织、参加分校员工活动的权力
权限5：
有审核分校上报总部的教学类报表的权力
权限6：
有面试学习顾问和教务的权力
权限7：
有对直接下级进行考核的权力
权限8：
有按员工守则审批部门员工休假的权力
权限9：
有越级投诉的权力
2岗位事件
职责1：
负责制订并实施分校教务部的工作计划
事件l：
总结教务部年度工作
打开条件：
在每年年底，接到分校校长关于完成年度工作总结的通知
表1事件1
序号
步骤
步骤规范
标准
1
步骤l：
接受分校年度教学工作总结任务
规范1：
接收分校校长布置年度总结工作任务的邮件
标准1一1：
仔细阅读总结的内容要求和时间要求
标准1一2：
总工作量不超过5天
标准1一3：
完成时间符合分校校长的要求
2
步骤2：
整理年度教学业务数据
规范l：
以下数据填写在Excel表格中
规范2：
开班数据
规范3：
升学率数据
规范4：
团队建设情况
规范5：
教学问题
规范6：
学员活动
标准1一l：
参见附件1一1：
《分校年度教学工作总结．xls》
标准2一1：
各月E1/N1、E2/N2、E3/N3开班班数及学员人数，结课班级数量及学员人数
标准2一2：
与教学主管一起填写《分校年度教学工作总结．xls》中《开班情况统计分析表》
标准2一3：
与教学主管一起填写《分校年度教学工作总结．xls》中《班级信息表》
标准3一1：
各月E2/N2/E3/N3计划招生及实际招生数量
标准3一2：
填写《分校年度教学工作总结．xls》中《升学率统计分析表》
标准4一l：
包括：
人员招聘、培训、学术活动、人员稳定、学习顾问带课量等
标准4一2：
员工功能评测及提升
标准4一3：
填写《分校年度教学工作总结．xls》中学习顾问、教务功能评测
标准5一l：
包括：
学员投诉，学员满意度、教学事故，考勤管理等
标准5一2：
与教学主管起一填写《分校年度教学工作总结．xls》中《教学问题汇总表》
标准6一1：
包括：
技术讲座、IT专家讲座、学员优秀作品展、学员活动等
标准6一2：
填写《分校年度教学工作总结．xls》中《学员活动》
3
步骤3：
总结年度教学升学工作
规范l：
分析业务数据
规范2：
通过分析找出年度各项业务特点
规范3：
按《分校年度教学工作总结．doc》模版完成分校年度教学工作总结
标准1一l：
参考附件1一1：
《分校年度教学工作总结．xls》中各表数据及总结点提示进行
标准3一1：
统计和汇总各数据
标准3一2：
总结项直接写在附件l一2：
《分校年度教学工作总结.doc》中
标准3一3：
填写模板中教务相关内容，并可根据实际工作进行增加。
如有数据需要更新则先更新Excel中，再更新word。
4
步骤4：
提交分校校长
规范1：
电子邮件提交
规范2：
在规定时间前提交
标准1一l：
包括：
《分校年度教学工作总结》Word和Excel文档
事件执行结果
分校校长收到合格的分校年度教学工作总结（配套Excel数据，word文档）
事件2：
参与制订年度教务工作计划
打开条件：
在每年年底，接到分校校长关于完成年度工作计划的通知
表2事件2
序号
步骤
步骤规范
标准
1
步骤1：
接受任务
规范l：
参加分校校长召开的年度计划工作动员会
规范2：
了解分校年度初定的计划任务
标准1一1：
听取分校校长讲解年度工作计划要求
标准1一2：
明确教学工作总结和计划完成的时间要求
标准2一1：
明确下一年度各期招生计划，其中E1/N1招生人数可以粗分到月度，E2/N2,E3/N3招生任务只能提出年度总任务。
2
步骤2：
估算分校年度招生任务完成情况
规范1：
以下数据填写在Excel表格中
规范2：
确定每月E1/N1的招生基数
规范3：
根据E2/N2的招生基数和合理的升学率提升目标，确定每月E2/N2的招生人数
规范4：
根据E3/N3的招生基数和合理的升学率提升目标，确定每月E3/N3的招生人数（方法同E2/N2）
规范5：
按分校校长要求提交分校年度招生任务完成情况分析
时间规范：
在校长要求时间内完成
标准1一1：
参见附件2一1：
分校年度教学工作计划．xls
标准l一2：
填写《分校年度教学工作计划．xls》中《年度升学招生任务完成情况统计表》
标准2一l：
根据E1/N1每月计划招生人数及本年度遗留E1/N1在读班级人数，推算下一年度每月E1/N1毕业人数（即升学基数），其中遗留班级是指本年度开班下一年度结课的班级
标准2一2：
结合本年度在校生人数、下年度招生人数以及升学周期合理确定E1/N1每月招生基数。
标准3一1：
按照分校升学率现状，合理的确定下年度各学期升学率提升目标分校
标准3一2：
脱产班和业余班分开确定目标升学率
标准4一1：
分析应包括：
本年度升学任务完成情况
各季度升学率变化趋势
合格率与升学率的对比
下年度各月升学基数和来源
下年度升学率的提升趋势
3
步骤3：
与分校校长讨论年度升学任务完成方案
规范l：
根据估算的E2/N2/E3/N3招生任务与下达任务差额产生的原因，确定计划的可实施性
规范2：
确定分校下一年度E2/N2、E3/N3计划招生人数以及升学率要求
标准1一l：
原因可能包括：
目标升学率与分校目前升学率相差太大或招生人数不足以支撑E2/N2的招生。
升学周期过长造成升学基数后滞等
标准2一l：
确定全年度总体招生任务
标准2一2：
确定升学率阶段提升目标
标准2一3：
招生计划应具备挑战性和激励性
l）与分校历史数据对比有明显提升
2）与同类分校横向比较在中等水平以上
标准2一4：
与分校校长有意见分歧时，可以充分阐述自己的观点，最后以校长的决定为准
4
步骤4：
制订分校年度经营计划―教务计划
规范l：
根据月度招生人数确定每月E1/N1、E2/N2、E3/N3开班计划
规范2：
根据分校开班计划确定每月人员需求，制订招聘计划
规范3：
根据分校开班计划和人员招聘计划，制订教学活动计划
规范4：
根据人员招聘计划和升学率提升要求，制定人员功能提升计划
标准l一1：
根据E1/N1每月招生人数确定E1/N1每月开班数、结课班数
标准l一2：
根据El每月结课班数和目标升学率，确定每月E2/N2招生人数和开班数、结课班数
标准1一3：
根据E2/N2每月结课班数和目标升学率确定每月E3/N3招生人数和开班数、结课班数
标准1一4：
根据各学期的开班数初步确定每月各班级的开班日期、班级类型，结课日期
标准1一5：
开班计划应满足分校年度E2/N2、E3/N3招生任务的要求
标准1一6：
填写《分校年度教学工作计划．xls》中《年度开班计划》
标准2一l：
学习顾问配比按照1:
5计算
标准2一2：
学习顾问招聘到岗时间要比上岗带班时间提前1个月
标准2一3：
填写《分校年度教学工作计划》中的《分校年度学习顾问职数配置计划》
标准3一1：
活动计划以提升教学人员的业务能力为主，满足分校升学率、合格率的提升需求如：
l）产品升级或有多个新教师入职时，应安排集体备课
2）提升多个教师教法或者技术时可安排示范课
3）当月结课班级较多时可安排期末串讲
4）新学习顾问入职时，要组织试讲和访谈演练等
标准3一2：
填写《分校年度教学工作计划．xls）中《分校年度教务团队活动计划》和《分校年度学员活动计划》
标准4一l：
填写《分校年度教学工作计划．xls中《教学部名员工功能提升计划》的教务项目
标准4一2：
填写（分校年度教学工作计划．xls）中《分校年度学习顾问参训计划》与《分校年度教务参训计划》
5
步骤5：
汇总完成《分校年度教学工作计划.doc》
规范1：
按《分校年度教学工作计划．doc》模版逐项完成
规范2：
数据必须是最终版本的数据
规范3：
与教学主管一起完成
标准1一1：
内容要完整，不能有缺项、漏项
标准1一2：
模板中没有涉及但实际工作中有影响的内容项可自行增加
标准2一l：
如果Word文档的计划完成后仍然有数据需要更新，必须先在Excel中更新后，重新贴到Word中
6
步骤6：
计划报审
规范l：
提交给分校校长
规范2：
电子邮件提交时间规范：
在校长规定时间前提交
标准1一1：
包括：
《分校年度教学工作计划》Word和Excel文档
7
步骤7：
调整分校年度经营计划―教学计划
规范l：
修改分校年度经营计划―教学计划
时间规范：
l个工作日内完成
标准1一1：
根据分校校长反馈的审核意见进行修改
标准1一2：
直至校长审批通过
标准1一3：
定稿的计划和计划附件一并提交分校校长
事件执行结果
分校校长收到合格的分校年度教学工作计划（配套Excel数据，Word文档）
事件3：
制订教务部月度工作方案
打开条件：
每月26日
表3事件3
序号
步骤
步骤规范
标准
1
步骤1：
汇总分析本月工作数据
规范l：
月度升学任务完成情况
规范2：
检查标准化执行过程中发现的问题
规范3：
本月的工作经验与教训
标准1一1：
本月升学任务完成情况：
l）本月E1/N1升E2/N2任务，本月E1/N1升E2/N2实际完成。
2）本月E2/N2升E3/N3任务，本月E2/N2升E3/N3实际完成。
标准1一2：
累计到本月年度升学完成情况：
l）累计到本月年度E1/N1升E2/N2任务，累计到本月年度El升E2/N2实际
2）累计到本月年度E2/N2升E3/N3任务，累计到本月年度E2/N2升E3/N3实际
标准1一3：
本月结课班级的结课人数与升学率1）本月El升E2/N2结课各班级的结课人数，本月E1/N1升E2/N2结课各班级的升学率
2）本月E2/N2升E3/N3结课各班级的结课人数，本月E2/N2升E3/N3结课各班级的升学率
标准2-1：
检查分校教务规范执行情况中存在的问题，参见附件14一l：
分校教务规范检查表
标准2一2：
检查学习顾问授课规范中存在的问题，参见附件15-1：
分校学习顾问授课规范检查表
标准3一1：
检查学习顾问班委建设情况中存在的问题，参见附件16-1：
分校学习顾问班委建设检查表
标准3一2：
检查学习顾问学员访谈情况中存在的问题，参见附件17一l：
分校学习顾问学员访谈情况检查表
标准3一3：
检查学习顾问学员活动组织情况中存在的问题，参见附件18-1：
分校学习顾问学员活动组织检查表
标准3一3：
通过自己的日常检查记录等总结经验、教训
标准3一5：
通过员工提交的月度工作总结报告总结经验、教训，参见附件3一l：
教务部员工月度工作总结与计划（模板）
2
步骤2：
确定下月工作重点
规范l：
以“提高教学质量，保证升学任务”为核心
规范2：
以“人员功能提升”为保障
规范3：
以“标准化推进”为基础
标准1一1：
本月如期完成升学任务的，要考虑下月升学任务量是否需要提高
标准1一2：
本月未完成升学任务的，要分析原因，拿出解决方案，累计到下月的任务中
标准1一3：
制定下月升学班级的升学率，脱产班目标不得低于75%，业余班升学率不得低于55%
标准2一1：
配合任务要有相应的人员训练手段作为保障：
l）针对存在“教务规范”问题的员工，要把问题一一列出，并在部门会议上进行强调
2）针对存在“授课规范”问题的员工，要通过“听取学习顾问试讲”的方式训练提升
3）针对存在“学员访谈”问题的员工，要通过“组织升学访谈演练”的方式训练提升
4）针对存在“班委建设”、“学员活动”问题的员工，要通过“组织教务研讨会”的方式训练提升
5）针对“新员工”的业务能力提升，要通过“安排并检查部门新入职员工工作”、“帮助员工制订提升计划”的方式训练提升
标准3一l：
下月教务工作标准化的检查从下面5个方面入手：
1）针对“教务规范”问题，通过“检查分校教务规范执行情况”中的步骤进行检查
2）针对“授课规范”问题，通过“检查学习顾问的授课规范情况”中的步骤进行检查
3）针对“班委建设”问题，通过“检查学习顾问的班委建设情况”中的步骤进行检查
4）针对“学员访谈”问题，通过“检查学习顾问的学员访谈情况”中的步骤进行检查
5）针对“学员活动”问题，通过“检查学习顾问的学员活动组织情况”中的步骤进行检查
标准3一2：
根据本月教务工作标准化推进中出现的问题并确定下月教务工作标准化检查的重点。
例如，上月在教务工作标准化检查中，教务规范、学员访谈都完成的很好，学员活动则完成的不好．则把学员活动作为下月教务工作标准化检查的重点
3
步骤3：
进行部门人员工作安排
规范l：
各班升学任务要求
规范2：
部门员工的训练安排
规范3：
标准化推进工作安排
标准1一l：
制定下月要结课升学班级的升学目标、升学开始时间、升学完成时间、升学工作完成人、升学工作关键点。
例如，分校有脱产班T06班在9月5日结课，目前是7月底。
则该班的升学任务要求包括：
l）升学目标：
80%（脱产班必须大于75%,业余班必须大于55%）
2）升学开始时间：
8月5日（升学工作在班级正式结课前一个月开始）
3）升学完成时间：
9月5日（升学工作完成时间为班级结课时间）
4）升学工作完成人：
该班学习顾问、该班所有带过课的教师
5）升学工作关键点，包括：
制定升学工作计划、宣布收费、升学技术讲座、升学访谈、日升学工作会议、升学工作经验交流会
标准2一1：
针对“教务规范”问题，要通过部门会议进行强调改进提升的，要列出：
l）召开会议的时间
2）参加会议的人员
3）会议上强调关于“教务规范的问题”的项目及整改方案
标准2一2：
对于存在不同问题的员工主要通过完善的训练计划得到提升。
训练计划要列出培训人员，培训时间以及培训内容三个主要方面内容。
标准2一3：
针对存在“学员访谈”问题，要通过“组织升学访谈演练”的方式训练提升的，要列出：
l）参加访谈演练的人员
2）参加访谈演练的时间
3）参加访谈演练的演练内容
标准2一4：
针对存在“班委建设”、“学员活动”问题，要通过“组织教务研讨会”的方式训练提升的，要列出：
l）召开会议的时间
2）参加会议的人员
3）会议上研讨的内容
标准2一5：
针对“新员工”的业务能力提升，要通过“安排并检查部门新入职员工工作”、“帮助员工制订提升计划”的方式训练提升的，要列出：
l）新员工提升时间
2）新员工提升计划安排
标准3一l：
各个学习顾问的标准化推进工作，按照学习顾问带班计划中下月的工作内容进行执行，参照附件3一：
学习顾问带班计划表（模板）
4
步骤4：
列出自己的工作内容
规范l：
关于制定部门工作计划的工作
规范2：
关于团队建设与稳定的工作
规范3：
关于教务标准化检查的工作规范
4：
关于监控分校升学的工作
规范5：
关于部门员工训练提升的工作
标准1一l：
工作内容包括：
l）制订教务部月度工作方案
2）制订E2/N2、E3/N3月度开班计划
3）每一个月召开部门季度总结计划会
4）召开部门周例会
标准2一1：
工作内容包括：
l）与新员工首次谈话
2）安排并检查部门新入职员工工作
3）制定员工月度考核计划
4）实施员工月度考核
5）帮助员工制订提升计划
6）进行员工谈话
标准3一1：
工作内容包括：
l）检查分校教务规范执行情况
2）检查学习顾问的授课规范情况
3）检查学习顾问的班委建设情况
4）检查学习顾问的学员访谈情况
5）检查学习顾问的学员活动组织情况
6）审核月度考试申请与安排
7）检查巡考员工作
标准4一1：
工作内容包括：
l）审核学习顾问的升学工作计划
2）组织升学工作会议
3）组织学习顾问教师升学工作交流会
标准5一1：
工作内容包括：
l）根据总部对学习顾问工作职责的要求进行分校校区内部培训。
2）听取学习顾问试讲
3）组织升学访谈演练
4）组织教务研讨会
5
步骤5：
列出需要与其他部门配合的工作
规范l：
关于招聘的工作
规范2：
关于新开班的工作
规范3：
关于档案、考试等上报的工作
标准1一l：
关于招聘的工作，要列出：
l）招聘的岗位
2）招聘的人数
3）招聘到位的时间
4）需要人事配合的事项
标准2一1：
关于新开班的工作，要列出：
l）开班时间。
例如：
X月X日
2）开班类型。
例如：
脱产班、业余班
3）上课时间。
例如：
一三五、二四六等
4）带班学习顾问姓名
5）需要市场部、教学部配合的事项
标准3一1：
关于档案、考试上报的工作，要列出：
l）下月上报的学员档案班级
2）下月上报考试申请的班级
6
步骤6：
完善内容形成汇报模板
规范1：
完成《教务部月度工作方案．PPT》
规范2：
以电子邮件的形式提交时间规范：
校长办公会前完成
标准1一1：
参见附件3一3：
《教务部月度工作方案》及附件3一4：
《教务部月度工作方案配套表格》
标准2一l：
提交分校校长／教学副校长
事件执行结果
完成每月的教务部月度工作方案
事件4：
召开部门季度总结计划会
打开条件：
每季度最后一周某一天
表4事件4
序号
步骤
步骤规范
标准
1
步骤1：
与教学副校长进行工作沟通
规范l：
与教学副校长沟通季度总结要点
规范2：
部门季度总结计划会召开前1个工作日内
标准1一l：
沟通的内容包括：
l）教务部季度工作方案
2）校长办公会布置的工作
标准2一l：
认真听取教学副校长提出的建议与意见，并做好记录
2
步骤2：
下发会议通知
规范1会议召开前2-3天在教学部张贴通知并由参会人员签字确认。
标准1一l：
会议选择时间：
在每个季度最后一周内某一天完成。
一般选择在下午下班之后完成
标准l一2：
会议时间以1一1.5,小时为宜
标准1一3：
教务部全体人员参加，不得有缺席，邀请分校教学副校长参加
标准l一4：
通知会议时间、地点
标准1一5：
指定会议记录人
3
步骤3：
准备会议内容
规范l：
上季度的部门工作总结与下季度计划
规范2：
校长办公会决定的下季度的教务工作安排
规范3：
提前通知要在会议上发言的员工进行准备
标准l一1：
详见“教务部季度工作方案”标准2一l：
详见“校长办公会的会议记录”,把相关教务方面的指示、精神进行整理，在会议召开时进行传达
标准3一1：
发言的员工为在本季度工作中表现突出的员工，例如：
升学工作做的很好，学员活动组织的很好等
标准3一2：
发言的内容为员工写的月度工作总结与计划，参见附件3一1：
教务部员工月度工作总结与计划（模板）
标准3一3，发言时间限定在5一10分钟
4
步骤4：
组织召开会议
规范l：
提前5分钟到达会场
规范2：
严格执行会议纪律
规范3：
传达校长办公会决议
规范4：
请发言员工进行发言
规范5：
对上月部门工作进行总结
规范6：
布置下月工作任务
规范7：
听取教学副校长点评
规范8：
宣布会议结束
标准1一l：
要求全体参会人员进行会议签到
标准2一1：
对违反会议纪律的人进行处罚
标准2一：
要求会议记录人进行全程会议记录
标准3一l：
参见附件4一1：
《校长办公会传达规范》
标准3一2：
重点传达与本部门相关的决议和工作安排
标准4一l：
首先肯定并表扬该员工，起到树典型、立榜样的目的。
例如：
XX老师在本季度工作中表现突出，尤其是在组织XX班的升学工作中，任劳任怨、积极主动、工作细致扎实，最后保证该班升学率达到了100%,希望大家向他学习。
下面我们请他讲讲他这个季度的工作总结，希望大家认真听，做好笔记，我会提问
标准4一2：
注意把控发言时间，如果超过限定时间，要提示
标准5一1：
做部门工作总结，按照《教务部季度工作方案》中的“总结部分”进行总结讲解，参照附件3一3：
《教务部季度工作方案》
标准5一2：
在讲解中，如涉及影响部门风气的不良思想问题，要结合工作实际做好部门员工的思想整顿工作，不能照本宣科的讲解总结。
例如：
大家普遍对“抓学员出勤工作不重视”，那么就要在讲解中，让大家对出勤管理重视起来，比如可以从“出勤管理的重要性”、“出勤不好的危害性”、“前面班级曾出现过的问题”等几个方面做思想工作
标准6一l：
安排部门下季度工作时，按照《教务部季度工作方案》中的“计划部分”进行安排讲解
标准6一2：
在讲解安排工作任务时，要多给团队一个正面的、积极的、向上的鼓励，增加大家完成工作任务的信心．例如：
下季度重点要提升学习顾问的授课能力与规范，而有几个学习顾问讲授能力比较差，对上台讲好信心不足，此时可以通过类似“以前学习顾问通过苦练提升了讲授能力的案例”、“上台演讲关键在于多练、多练、再多练而已”、“任何事情都不难，只要我们去做，一定能做好”、“有信心可能做不好，没有信心一定做不好”这样的言语给整个团队打气
标准7一1：
邀请教学副校长对安排的工作进行点评，如需要副校长在会议讲的几点内容，可以在会前提前与副校长沟通好
5
步骤5：
审核会议纪要
规范1：
审核会议纪要是否全面
规范2：
审核会议纪要是否准确
规范3：
调整会议纪要（可选，需要调整时选择）
规范4：
反馈审核意见
标准1一1：
会议纪要重要内容
会议主题、地点、参会人、时间、记录人、主持人
部门工作任务、完成人、完成时间
员工提升方式、提升人、提升时间
标准4一1：
以电子邮件方式
6
步骤6：
发送会议纪要
规范1：
发送会议纪要给部门所有员工，抄送教学副校钧分校校长时间规范：
会议结束后1个工作日内
标准1一1：
以电子邮件方式
事件执行结果
员工明确部门的任务、工作重点、各自的提升方向
事件5：
召开部门周例会
打开条件：
每周一的下午14点
表5事件5
序号
步骤
步骤规范
标准
1
步骤1：
下发会议通知
规范l：
作为规定形成惯例，不需要每次会议通知。
临时有特殊情况不召开时及时通知参会人员
规范2：
例会当日所有人员不安排调休
时间规
升级会员 