会展项目策划书.docx
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会展项目策划书
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1.0环境分析
1.1宏观环境分析
2015年3月5日，国务院总理李克强在政府工作报告中提出实施“中国制造2025”，坚持创新驱动、智能转型、强化基础、绿色发展，加快从制造大国转向制造强国。
2015年3月25日，国务院常务会议提出---中国制造由大变强的战略蓝图与“互联网+”的发展大势相融合，重点发展新一代信息技术、高档数控机床和机器人、海陆空天装备等十大领域，制造业转型升级的大突破、大提速即将展开。
1.2微观环境分析
作为亚太国际会展中心城市的上海，有着完整工业产业链，全国采购商、国际贸易云集，蕴藏着巨大的金属切削机床需求；上海具有超大规模的交通网络，将展会辐射到了全球，优越的交通设施让展会参观更加便利。
金属切削机床是制造机器的机器，是所有机械设备的”工作母机”。
在现代工业机床类，金属切削机床占40%～60%。
参加金属切削机床展是该行业最高效的营销方式。
1.3行业分析
（1）航空工业：
航天工业需求大批精密、高速、中小型数控机床，慢走丝如精密数控车床和车削中心、雕刻机、立卧转换五轴加工中心、高精度电加工机床、高精度万能磨床和坐标磨床等。
（2）船舶制造：
急需重型龙门铣镗床和重型数控落地镗铣床以、大型数控车床和车铣中心、大型数控磨齿机、曲轴镗铣床、大型曲轴车铣中心和曲轴磨床等。
（3）汽车工业：
汽车制造业是机床的需求大户，约占机床总消费的40%左右。
汽车制造业需求大批高效、慢走丝高性能、雕刻机、数控机床和柔性生产线。
（4）军工制造：
需求大批数控车床、立卧加工中心、五轴加工中心、龙门镗铣床、慢走丝机床护罩镗铣加工中心、雕刻机、齿轮加工机床等。
（5）发电设备：
发电设备制造行业需求重型数控龙门镗铣床、大型落地镗铣床、机床护罩大型数控车床、叶根槽专用铣床和叶片数控加工机床等。
（6）冶金设备：
需求大型龙门铣床、大型数控车床等设备。
我国黑色金属冶炼及有色金属冶炼生产规模近年来稳定快速递增。
1.4SWOT分析
优势（Strength）:
（1）全国以金属切削机床展为主题的较少。
（2）上海是亚太国际会展中心城市，经济辐射长三角地区，潜在客户和参展商数量巨大。
（3）承办此次展会的上海XWW展务有限公司，是有着完善的营销渠道和服务网络,经验丰富，实力雄厚。
仅举办国际大型展会就达二十五次之多。
（4）国家、行业相关协会、上海市政府，对于展会大力支持。
劣势（Weakness）：
（1）金属切削机床展是第一次举办，相较已连续举办16届的工博会，起步晚，影响力不足。
机会（Opportunity）：
（1）政策红利，金属切削机床市场需求巨大。
（2）上海工博会举办时间在11月间，与金属切削机床展时间不存在较大冲突。
威胁（Threat）：
（1）金属切削机床展会空间巨大，深圳、苏州、杭州、北京等地若同一时段举行相同展会，将会对上海第一届国际金属切削机床展起到一定的影响。
2.0概述
会展名称：
2016上海第一届国际金属切削机床展
展览时间：
2016年4月26日---2016年4月29日
展会阶段
日期
时间
特记事项
布展期
2016.04.20～2016.04.24
8：
30～18：
00
4月24日12：
00后封馆
展出期
2016.04.25～2016.04.29
参展商8：
30～18：
00
2016.04.25～2016.04.29
观众9：
00～18：
00
撤展期
2016.04.30～2016.05.01
8：
30～18：
00
展览地点：
上海新国际博览中心（E1、E2、E3、E4、E5馆）
展览面积：
6万平方米
所属行业：
机械
主办机构：
国家发改委、商务部、工信部、科技部、中国机械工业协会、中国有色金属工业协会、上海市人民政府
展会周期：
每年一届
展会规模：
国际
展会的展览面积：
60000平方米
展位数量：
3730个
预计参展单位：
1500家
预计参观观众：
25万人
展会目标：
全面的促进金属切削机床行业及其延伸行业的发展和贸易交流，并将中国的金属切削机床行业推向全世界。
展品范围：
1.金属切削机床：
加工中心、车床、铣床、锯床、钻床、磨床、冲床、镗床、电加工机床、线切割机床、激光加工设备等。
2.机床附件：
组合夹具、机床工具、数控系统及其它配件等。
3.各类模具、模具标准件、模架、推杆、热流道、定位销锁、洪口套、弹性元件、导向机械、气动元件、模具材料、模具钢材、电板、电极铜料等。
4.模具成型设备及装置：
雕刻机、抛光机、合模机、刀（刃）具、卡（夹）具、3R系统、CAD/CAE/CAM软件、测量仪器、衡器、磨具磨料、切割液、润滑油、脱模剂等。
5.工业控制自动化及仪器仪表类：
变频器；现场总线；工控机；仪器仪表等。
自动化控制、机器人、电子应用系统、仪器仪表、衡器及装备制造业信息化解决方案等。
承办机构：
上海XWW展务有限公司
报告日期：
2015年3月30日
3.0展会价格及初步预算方案
3.1展位收费标准
收费标准
国内：
光地（18平米起）1,200元/平米
标展（9平米起）1,500元/平米
国外：
光地（18平米起）2,000元/平米
标展（9平米起）2,800元/平米
下表为统一折扣（另差别折扣、特别折扣、位置折扣三种折扣方式按实际操作）
展位折扣标准
标准展位数量（9m²）
优惠
≤2
0%
3～5
5%
6～8
10%
9～10
15%
≥10
20%
3.2预算支出
支出
场地租金和运营
广告费
公关费
人员报酬
税收
不可预算
合计
600万
800万
200万
160万
200万
300万
2260万
3.3预算收入
收入
展位费
广告收入
赞助
合计
4834万
200万
60万
5094万
招展计划：
国外30%，国内70%，
展位费计算：
3730*9*（1200*70+2000*30）/100*90%=4834万
3.4盈亏平衡分析
预算总收入5092万–预算总支出2260万=2834万
3.5资金来源
本次展会需投入总资金2260万元，所需资金全部由展会承办单位上海XWW展务公司自筹解决。
4.0展会工作分工
编号
工作名称人员
夏XX
赵大
钱二
孙三
李四
周五
吴六
1
立项
P
S
2
审批
P
S
3
设计方案
S
P
4
宣传推广
P
S
5
招展
P
S
6
招商
S
P
7
服务培训
S
P
8
开幕式
S
P
9
展期保障
S
P
10
展后工作
S
P
P（president）---主要负责人S（service）---次要负责人
5.0招展计划
展会是否成功，其中招展招商工作至关重要。
开展招展和招商工作要有前提条件，招展和招商是相互影响、相互作用的，招展成功了招商也就成功了，招商成功了又反过来促进招展的成功。
招展和招商做的不是销售，而是营销。
序号
展会招展计划
责任担当
完成时间
1
建立目标参展商数据库
钱二
2015.05.17
2
根据产业分布特点，划分招展重点地区
钱二
2015.05.17
3
展区和展位划分
周五
2015.05.17
4
招展价格确定
项目经理部
2015.05.17
5
招展预算
项目经理部
2015.05.17
6
编制招展函、参展手册
李四
2015.05.24
7
招展代理的确认
钱二
2015.05.24
8
发布信息，招展进行
李四
2015.11.30
9
及时评估招展效果
项目经理部
从2015.05.24以周为单位
（1）建立目标参展商数据库,通过各种渠道收集信息。
◎行业企业名录
◎商会和行业协会等行业组织
◎政府主管部门
◎同类展会
◎专业媒体：
专业报刊、行业会刊、专业网站
◎外国驻华机构
◎电话黄页
2.根据产业分布特点，划分招展重点地区。
3.展区和展位划分。
4.招展价格确定。
5.招展预算。
6.编制招展函、参展手册。
◎内容描述有吸引力。
◎言简意赅，目的明确。
◎美观大方。
◎便于邮寄和携带。
7.招展代理的确认
招展代理需要有高素质专业人才，有丰富的活动推广、策划经验，熟悉旅游、酒店、展会、会议等相关领域的业务流程。
通常需具备的条件如下：
（1）多年策划承办大型公益活动的丰富运作经验。
（2）与官方政府部门良好的互动关系。
（3）资深的专业工作人员。
（4）丰富的市场资源。
（5）精良的自备专业制作公司
8.招展进行
发布信息：
主要通过电话传真、邮件等方式把项目邀请函发给客户名录中的单位
跟踪拜访：
找准负责人
招展方式：
主要是电话联系，其次可以邮寄信封，E-MAIL，上门拜访，朋友介绍等。
在对方收到邀请函后进行第一次跟踪拜访，这一次拜访会产生三种客户：
即时决定型、断然拒绝型、提出异议型（经以往数据统计按5%、10%、75%的比例分布）。
使用文书：
项目邀请函、展位确认书、参展商指南
9.及时评估招展效果。
6.0展会招商计划
当今展览市场竞争激烈，焦点已从争取参展商转为争取和组织专业观众，谁能够拥有一定数量和质量的专业观众尤其是大采购商，谁就能够取胜。
因此，在展览策划立项时就必须重视招商工作，同时确保足够的招商费用，选择确有成效的招商方式。
上海第一届国际金属切削机床展的专业观众的范围集中在生产厂家、贸易商、上下游供应链、大客户、科研机构、政府主管、行业组织、专业杂志等。
航空工业、船舶制造、汽车工业、军工制造、发电设备、冶金设备等六大产业是则重点目标观众。
具体操作细则如下：
（1）确定主要负责招商的人员名单，明确其主要任务是进行展会招商而不是招展；
（2）明确各招商人员负责招商的地区范围和重点目标观众；
（3）制定各招商人员的信息沟通和工作协调办法；
（4）对重点目标观众要制定统一的接待安排计划。
（5）通过媒体可以间接招来一些参观商
（6）主要的招商工作还是在开展前1~2周，承办单位组织招商工作，比如出差到二级市场进行专业观众的组织；发短信息邀请；打电话邀请。
序号
展会招商计划
责任担当
完成时间
1
确定主要负责招商的人员名单
项目经理部
2015.05.17
2
明确招商人员负责范围和重点目标观众
项目经理部
2015.05.24
3
制定信息沟通和工作协调办法
项目经理部
2015.05.31
4
制定重点目标观众统一的接待计划
李四
2015.06.07
5
各种途径招商的宣传
李四
2016.03.31
6
招商工作的长期开展
李四
2016.04.20
7
主要招商工作进行（展期前两周时间）
李四
2016.04.20
8
及时评估招商效果
项目经理部
从2015.05.24以周为单位
招商的过程中将遵循两个原则：
（1）“上帝之上帝”理论：
即展览公司在租用展馆办展时，是展览馆的“上帝”；厂商报名参展时，是主承办单位的“上帝”；专业观众参观订货时，是参展单位的“上帝”，因此展览场馆面对着三重“上帝”，主承办单位面临着两重“上帝”。
对服务对象而言，订货的专业观众是涉及办展各层次人员的最终服务目标，是最终的“上帝”，所以做好观众的邀请和服务工作是招商工作的核心。
（2）“观众三层次”理论：
将参观的观众分为三个层次，决策层（各级政府部门负责人、企事业单位负责人）、经办层（经贸业务、科技、情报等人员，他们带有一定的任务要在展览会上进行经济贸易和技术交流活动）和潜在层（指一般参观者），三者呈金字塔型。
上两层统称贸易观众，决策层对展品的采购或项目的开发合作具有决定权，经办层人员对展品或项目有推荐权或承办权，主办单位邀请的重点是这两层贸易观众。
一般观众也并非完全是无关人员。
瞄准决策层、留住经办层、争取潜在层，这些都是招商工作的重点。
7.0宣传推广计划
7.1展会宣传推广计划
序号
宣传推广计划
责任担当
完成时间
1
宣传推广资金进行预算
项目经理部
2015.05.10
2
确定宣传目标确定宣传对象，明确目标受众
钱二
2015.05.17
3
会展策划宣传推广资料准备
孙三
2015.05.24
4
会展策划宣传推广渠道
钱二
2015.05.24
5
会展策划宣传信息推广
钱二
2015.05.17-2016.04.29
6
及时评估宣传推广效果
项目经理部
从2015.05.17以周为单位
展会宣传推广计划按上表步骤开展：
（1）对宣传推广资金进行预算，确定展会宣传的资金投入为展会预期收入的l5％
（2）确定会展宣传目标确定会展宣传对象，明确目标受众为首位。
在会展筹备前期宣传推广策划的目标偏重于招展，而后期则偏重于招商。
（3）会展策划宣传推广需要准备的资料，宣传推广资料的素材主要包括专题报道、展前预览、新产品报道、参观指南、展期新闻、展会回顾等。
（4）会展策划宣传推广的重要渠道为了提高宣传推广的效果，在进行策划时需要考虑拓宽宣传推广渠道，通过电视、报纸、户外广告、网络、数据业务平台等各种渠道，及时地发布真实和丰富的会展信息。
（5）会展策划宣传需要推广的信息宣传推广信息策划目的在于确定会展的宣传推广需要向外界传递怎样的信息。
（6）及时评估宣传推广的效果。
7.2广告投入与投放
（1）广告投入明细
投入时间
占总宣传费用比
投入方式
项目开始（前两个月）
10%～20%
专业媒体
三个月左右
30%～40%
主要专业媒体投入，少量大众媒体投入
开展前一个月
40%
20%的大众媒体，20%的专业媒体
（2）广告投放明细
投放形式
投放时间
投放内容
户外广告
展会之前一段时间以及展会期间
主要是POP板、车身广告、道路两边条幅广告等
杂志报纸媒体广告
要是在招展之前和招展期间进行
主要是专业杂志媒体和大众杂志媒体等
8.0筹备进度计划
（1）12个月倒计时
◎设定目标，会议/展览的日期、地点、主题以及形式。
◎进行实地考察。
◎设定初步预算。
◎收集参展商名录。
◎设定注册费用及政策。
◎定义促销战略。
◎准备展会的第一稿日程通知及新闻通稿。
（2）11个月倒计时
◎安排保险责任范围。
◎设计会标及平面主题。
◎挑选展会服务承包商。
◎确定展览场地租金。
◎制定展会建筑平面图。
（3）9-10个月倒计时
◎邀请并确定关键演讲者。
◎调整展会建筑平面图。
◎准备第一份会议声明及促销材料，并发送给可能与会的参展者。
（4）7-8个月倒计时
◎准备第二份促销单，并发送给意向客户。
◎开始制作登记表格。
（5）4-6个月倒计时
◎准备第三份促销单，并发送给意向客户。
◎调整预算。
（6）2-3个月倒计时
◎调整预算。
◎在当地建立银行账户。
◎完成会议时间表和房间分配。
◎制作并寄出参展商服务指南。
◎确定会场的工作人员需求。
◎确定安全需求。
◎订购会场所需的办公及通讯设备。
◎订购标牌。
◎编辑参展商名录。
◎在会场安装登记所需的计算机。
（7）1个月到6周倒计时
◎打印会议指南。
◎打印工作手册。
◎制作名牌及门票。
（8）开会前3周到会议当日
◎搭建现场办公室。
◎包装并存放会议材料。
◎准备注册信息包。
◎进行会前现场准备。
◎现场管理会议。
（9）会后
◎包装并存放材料。
◎财务核对。
◎评估执行情况。
9.0会展服务商安排计划
会展服务商是在展览中主要为展览主办者、承办者、参展商、观众等各方提供专业服务的承包商或被委托方。
（1）本次展会下列工作需委外服务商完成：
◎秘书礼仪类服务。
◎安全保卫类服务。
◎设计安装类服务。
◎物品租赁类服务。
◎运输仓储类服务。
◎广告宣传类服务。
◎后勤保障类服务。
此次展会服务商将分会展总承包商、专业承包商、合伙人三类进行操作，以投标和竞标的合作和会展业形成横向产业互补，公开招标，公平竞争，品质优先、择优选聘。
（2）会展服务商选择的基本细则
◎个人经验
◎便利程度
◎有无推荐和声誉
◎对展览场地的熟悉情况
◎现有资源
◎无形产品
（3）会展服务商管理的主要内容
◎明确服务项目的责任人。
◎抓住服务的项目管理。
◎注重服务项目纵向与横向的衔接性。
10.0开幕和现场管理计划
10.1开幕式计划
（1）时间2016年4月25日上午9:
30-10:
30
（2）地点上海新国际博览中心南大厅
（3）基调热烈、精彩、庄重、大气
（4）主持人（待定）
（5）拟邀人员上海市主管机械工业政府官员，主办、承办、协办、支持单位领导，参展单位代表，各大新闻媒体记者等共约300人。
（6）主要程序
时间
内容
8:
30
工作人员、保卫人员、礼仪公司服务人员就位，进行各项准备、查验工作，参展人员入场。
9:
30-9:
50
领导、贵宾及媒体记者等入场、签到。
9:
50-10:
00
引导参加开幕式的领导、贵宾步入主席台。
10:
00-10:
05
中国机械工业协会理事长（暂定）宣布开幕式开始，介绍与会领导、贵宾、媒体。
10:
05-10:
10
中国中国有色金属工业协会理事长（暂定）致开幕辞。
10:
10-10:
22
XXX致辞；（支持单位、承办单位、参展企业、媒体代表各1名，时间各3分钟）。
10:
22-10:
24
上海市政府领导宣布“2016年上海第一届国际金属切削机床展”开幕。
10:
24-10:
27
在音乐声中，主持人念倒计时，致辞嘉宾做开幕剪彩。
10:
27-10:
30
展会正式开始，引导出席开幕式的领导、贵宾、媒体等步入展馆。
10:
30
开幕式结束，观众入场，展览正式开始。
（7）会场布置
1.组委会负责的主要工作：
◎开幕仪式流程设计与确认；
◎开幕仪背景板设计方案确认；
◎嘉宾选择邀请、接待及礼品准备；
◎主持人、翻译确认与安排；
◎仪式现场布置方案确认；
◎仪式现场播放的音乐曲目选定；
◎仪式现场讲话稿撰写；
◎协调确定致辞嘉宾、商定致辞内容等；
◎主席台站位安排，贵宾室座位安排、台签与物料摆放。
2.服务商负责的主要工作：
◎按协会确定的方案完成背景、地台搭建及开幕式现场布置；
◎落实开幕式所需的各种物料准备；
◎配合协会完成现场的各项组织工作。
10.2现场管理
对于开幕式的管理，实质是也是现场管理的一部分，为了使展会的举办圆满成功，展会期间的现场管理是非常关键的环节。
（1）现场管理的内容
◎观众登记和入场管理
◎博览会现场广告管理
◎对参展商的行为管理
◎安全管理
◎交通、物流管理
◎餐饮管理
◎证件管理
◎参展商和观众投诉处理
◎新闻管理
◎知识产权保护工作
◎现场保洁管理
◎展览会运输代理商管理
◎配套服务管理
◎专业观众入场管理
◎对专业观众的服务管理
（2）现场管理的原则
◎找出可能出现的问题并作精密分析
◎努力在不确定因素里找出尽量确定的因素
◎要有预案和预备力量
◎使用服务商外包服务，进行监控
◎指定专人在专门时间负责专项工作，明确分工、职责清晰。
◎重点工作，实行双重核查制度。
◎重视对临时人员的岗前培训。
（3）为避免因人员拥挤，造成现场混乱挤压、人员受伤的情况，特别加强控制现场秩序，安排人群有秩序地参观、购买及咨询，进行以下安排：
◎保安人员的安排：
在展览会入口、出口设置保安人员：
2人/门检票口设置保安人员：
2人
◎成立紧急事件小组：
7人
工作安排及职责①机动巡查5人
②总台服务电话2人
③处理博览会突发性特殊事件并给予调解
◎成立紧急医护小组：
6人
工作安排及职责：
处理博览会突发性医疗事件并给予解决
11.0期间举办的相关活动计划
展会期间，将进行专题研讨会、技术交流等。
为参展商和贸易观众提供附加服务，从而提高展会的形象与档次。
日期/时间
地点
活动主题
主办方
2016.04.2513：
00～16：
30
上海新国际博览中心E3-M22会议室
2015功能安全能源效率高峰论坛
德国电子电气制造商协会
2016.04.269：
00～11：
30
上海新国际博览中心E2-M19会议室
参展商、专业观众拟定主题
展会组委会
2016.04.2613：
00～16：
30
上海新国际博览中心E2-M19会议室
工业通信技术在智能金属切削机床中的地位和作用
上海市仪器仪表行业协会
2016.04.2609：
00～11：
30
上海新国际博览中心E2-M19会议室
参展商、专业观众拟定主题
展会组委会
2016.04.2713：
00～16：
30
上海新国际博览中心E4-M25会议室
中国工业及数控自动化分析与亮点展望
中国工控网
2016.04.2814：
00～17：
00
上海兴荣温德姆至尊豪廷酒店
2015中国金属切削机床品牌峰会暨2015品牌评选颁奖典礼
中国机械工业协会中国有色金属工业协会
12.0展会结算计划
展会结束后三个工作日内，上海XWW展务有限公司项目经理部将对展会期间发生的各项费用进行汇总，形成《展览服务项目结算表》，与主承办单位核实确认后，分别送交双方领导签字，由乙方在三个工作日内结清尚未支付的款项。
13.0总结
以上1到12项内容为上海XWW展务有限公司为“2016上海第一届国际金属切削机床展”策划的内容，希望上级主管部门能够予以指正。
引用会展行业的一句名言---“展会是做出来的不是策划出来的”，我相信只要我们严格按以上内容操作,发挥自己的特长和优势，用心去做，“2016上海第一届国际金属切削机床展”的举办，一定会圆满成功！
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