《合同管理及合同评审制度试行》.docx
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《合同管理及合同评审制度试行》
合同管理及合同评审制度（试行）
1．目的：
为了加强和完善公司的合同管理工作，预防和减少合同纠纷，切实保护公司合法利益，根据《中华人民共和国合同法》的有关规定，结合我公司的实际情况，制定本制度。
2．适用范围：
本制度适用于公司各部门。
3．总则：
3.1订立合同，除即时清结（总金额一般在5000元以下）者外，必须采用书面形式订立合同。
3.2综合部法务主管全面负责公司合同的评审及监督检查工作。
财务部负责对合同资金使用的监督；涉及工程相关业务的，工程部门组织或监督合同的实施。
4．合同的订立：
4.1订立合同，应当采取要约、承诺的方式。
4.2合同的谈判由合同承办部门主管级以上人员主持。
进行合同谈判时，涉及工程或工艺技术问题的须有相关技术人员参加；参加合同谈判的公司人员不得少于2人。
4.3在确定合同对方当事人时，应对其法人资格、经营范围、资质等级、资信状况和履约能力等方面进行严格的审查。
在初次买卖中，对有疑虑的合作方应要求对方提供担保，订立担保条款或另行订立担保合同，也可另寻可靠的合作伙伴。
对订立担保条款或另行订立担保合同的，要注意选择对公司有利的担保方式。
能提供抵押的，一般不采用其他方式，且必须在有关部门登记。
对方提供保证人担保的，要调查保证人的资信状况、履约能力。
对于定金和违约金的使用，要注意公司是否有可能违约。
如果公司不会违约，定金的数额和违约金的约定比例都可适当提高；如果公司也有可能违约，定金和违约金的比例数额不要订得太高。
对重要合同项目，根据实际情况和需要，可采取招标或邀标比价的方式确定合同对方当事人。
4.4公司合同由法定代表人签订，也可由公司法定代表人书面授权的合同承办人代理签订。
签订合同时，法定代表人应出具法定代表人身份证明，合同承办人应出具法定代表人的《授权委托书》，无法定代表人身份证明书或法定代表人的《授权委托书》者，不得代表公司签订合同，法定代表人《授权委托书》应明确委托事项、处理权限、有效期限，经法定代表人签名，加盖公司公章方为有效。
4.5订立合同应采用标准的示范文本。
不能采用标准示范文本的，合同文本的起草工作由合同承办部门负责，并交法务人员审核。
合同内容应当具备以下主要条款：
4.5.1 当事人的名称或者姓名和住所；
4.5.2 标的；
4.5.3 数量、规格、型号、单价；
4.5.4 质量、技术标准、包装要求、验收方法及提出质量异议期限；
4.5.5价款或者报酬及付款方式；
4.5.6履行期限、地点和方式；
4.5.7违约责任；
4.5.8解决争议的方式。
4.6要选择对公司有利的合同争议解决方法。
如果公司不会违约的，一般选择仲裁。
对于合同关系复杂或争议方在异地的，应约定由公司所在地法院管辖。
5.合同分类
5.1合同按实物和非实物划分，凡对有形物进行销售、采购、建设、维修、加工、保养等视为实物合同，凡不涉及物的交易，只是提供某些咨询、创意、技术服务，出具特定报告、以及涉及所有权方面的合同均视为非实物合同。
5.2对实物和非实物合同统一分成四类进行归档，即采购合同、工程合同、销售合同、其他合同（含所有非实物合同）。
6．合同评审程序的权利义务
6.1合同承办部门应按照货比三家的询价原则，选择最佳的供应商或施工方，同时对供应商或施工方的信誉度、价格及质量、资金安全和产品或工程质量与合同约定不符负责。
采购合同、工程合同及其他需询价的合同应附询价表作为合同附件。
6.2技术部门有权决定采购物料的技术标准，有权拒绝不合技术要求的物料用于工程施工，技术部门应对自己决定的技术标准负责。
6.3分管领导有权决定是否采购该批物料，同时对该批物料的积压承担责任。
6.4法务人员有权要求承办部门修改相关合同条款，同时对因合同条款不严谨造成损失或诉讼上的被动负责。
6.5财务部有权对合同价格进行询问，对不合理的合同价格有建议权，对情况不明的合同价款有权拒绝支付，但应对支付不合规定的款项及延误合同规定付款期限的合同负责。
7．合同的评审程序：
7.1 由承办人拟定好将要与对方签订的合同后，填写《合同评审表》并附询价表报本部门领导（部长）审核，部门领导签署同意送审后送相关部门评审。
7.2 合同有涉及技术和其他有特定要求的应报公司技术部门或按公司要求报其他相关部门审核（技术部门由综合部与副总经理确定）。
7.3合同评审应按合同评审表内容逐栏进行。
7.4合同承办人持以上签批合同送公司综合部法务评审。
法务人员评审后将在评审意见栏内签署评审意见，要求对合同作个别或部分修改的，承办人应及时修改完善。
不能修改或修改后意思表达仍有缺陷的，应重新拟订，以至符合订立合同的要求。
7.5财务总监或财务部负责人对财务相关条文再次审定，符合要求的将签批同意，不符合财务要求的条款可退回承办人修改，直至符合要求后再予签字报副总经理签批。
7.6副总经理对以上签批作最后审核，对合同条款无异议后签字同意，一定金额以上（参照资金支付权限表）的还应报请总经理及董事长签字。
因总经理及董事长出差在外且急需签订的合同，可由副总经理请示总经理及董事长同意后代签。
因副总经理出差在外且急需签订的合同，可由综合部部长请示副总经理同意后代签（或由副总经理指定代签人）。
7.7综合部法务、财务总监或财务负责人出差或因公外出且急需签订的合同，可分别授权其他评审人评审。
7.8为配合公司时限管理规定，各评审环节的负责人必须在签名落款后注明收到合同和办毕合同的具体时间。
7.9合同评审完毕后，还需对方盖章的，合同承办人应立即将签批完毕的合同评审表一份送财务部部长处备查。
7.10凡未经综合部法务编号的合同一律不得请款，财务部不得付款。
7.113万元以上的合同在评审时必须同时附价格组成明细。
7.12合同承办人、部门负责人、合同终审人及合同评审参与人员等对所评审的合同的相关部分负责。
因评审失职造成公司经济损失的，按责任大小分别承担一定的经济责任和行政责任。
7.13合同签字盖章完毕，承办人应将《合同评审表》及合同和《授权委托书》送交综合部法务备案。
7.14 对采用信件、数据电文等形式订立合同的，由合同经办人按第6、7条规定的审批权限和评审程序送审。
7.15订立合同，不论金额大小，我公司所持合同文本不得少于三份。
一份由合同承办部门使用，一份交财务部结算，一份交综合部法务存档。
8．合同的履行
8.1承办合同的业务部门具体负责生效合同的履行，并及时将有异议的合同履行情况及时向公司相关部门通报。
8.2公司财务部具体负责合同价款、酬金的收支结算工作。
对合同的付款方式有建议权。
8.3公司综合部法务应采取定期或不定期的方式对生效合同的履行情况、真实性、安全性进行监督检查，对有纠纷苗头的合同，应及时进行实地调查、并提出相应的处理建议。
8.4在合同履行过程中发生纠纷，合同承办人应首先与对方当事人进行协商解决，协商不成且金额较大（三万元以上），应及时报请公司法务通过适当的方式解决；合同承办部门必须全力配合法务人员的工作。
9．合同的保管
9.1合同文本，根据本制度的规定，分别由合同承办部门、财务部和综合部保存，综合部是合同资料最完善的保存部门，凡经评审过的合同，承办人必须交一份合同（包括合同和合同评审表）给综合部法务备案，综合部法务每年向公司档案管理员移交合同档案。
财务部保留的合同文本按财务档案管理制度进行保管。
9.2对合同文本负有保管责任的综合部、公司档案管理部门，应当对合同文本分类别立卷，财务部可根据工作方便自己设定保管方式，以上各部门应设专职或兼职文档人员统一管理。
专职或兼职文档人员因工作岗位变动或离开公司，必须办清交接手续后方可离岗。
9.3综合部法务应当建立合同台帐，对评审过的合同应按类别编号逐一登记。
9.4合同文本及相关资料不论处在任何环节，都应妥善保管，不得出现丢失、毁损及泄密的情况，否则将承担相应的法律责任。
9.5借阅合同相关资料，应向法务或公司档案管理部门提出申请，履行相应的审批手续后可以借阅，阅后应按时归还。
10．合同管理的责任
10.1在合同的订立、履行及管理中，有下列情形之一，未造成经济损失的，对直接责任人或对此负有责任的领导人进行批评教育；造成经济损失的按损失金额10%的比例进行赔偿，并视其情节轻重，分别给予行政处罚，构成犯罪的，移交司法机关处理。
10.1.1签订合同前，对对方的签约资格、资信情况和履约能力没有认真核实调查清楚，盲目签订经济合同，引起合同纠纷的；
10.1.2合同主要条款不全，或未按本办法第3.1条规定，采用书面形式订立合同，引起合同纠纷的；
10.1.3对项目没有认真进行可行性研究，盲目签订合同或先部分履行再签订合同，造成纠纷或没有能力全面履行的；
10.1.4违反本制度规定，无权或越权擅自签订经济合同，造成经济损失的；
10.1.5擅自变更或解除合同，情节严重的；
10.1.6对合同保管不严，按规定应送相关部门留存而未送，或造成合同及有关合同资料丢失、泄密或损毁的；
10.1.7对重要合同发现对方有问题没及时报告或出了问题没有及时追究对方违约责任，造成重大经济损失的。
10.2有关人员有下列情形之一的，根据不同情况，可以给予通报表扬、奖励、晋级、升职等奖励：
10.2.1合同管理工作认真，取得显著成绩的；
10.2.2在签订或履行合同中防止、消除错误，避免公司遭受重大经济损失的；
10.2.3在参与解决合同纠纷时，依法维护了公司合法利益的；
10.2.4其它应予奖励的。
11．合同编号规则
11.1本规则适用于按本制度进行评审的合同。
11.2综合部法务人员负责合同编号工作。
11.3合同编号由四部分组成。
11.3.1 第一部分是公司代码，用英文大写字母SL表示，SL后为合同送审部门英文大写字母代号（综合部为“ZH”、工程部为“GC”、财务部为“CW”），由法务人员填写。
11.3.2 第二部分为合同分类，分别为：
CG代表采购类、GC代表工程类、XS代表销售类、QT代表其他类。
11.3.3 第三部分是年份代码，以阿拉伯数字的年份表示。
11.3.4 第四部分是合同顺序代码，以3位数阿拉伯数字表示。
11.4 合同编号排列为：
公司及送审部门代码——合同类别代码——年份代码——合同顺序号代码。
例：
SLZH—CG—2018—001 含义为：
**综合部2018年第1号采购合同。
11.5 合同评审表及合同评审流程图（附后）。
12．附则
12.1本制度由公司综合部负责责制定、修订及解释，未尽事宜，按《中华人民共和国合同法》的相关规定执行。
12.2本制度自签发之日起执行。
*************有限公司
年月日
四川建设发展有限公司
合同评审表
合同编号
SL——20—
合同名称
对方名称
合同标的
合同金额
合同承办部门
合同承办人
意见
承办部门部长
审查意见
工程部
审查意见
综合部及法务
评审意见
财务部
评审意见
副总经理
审批意见
总经理（执行董）审批意见
合同评审流程图
填写合同评审表
本部门领导审批
技术及相关部门审定
分管副总经理
综合部法务评审
相关部门修改完善
加盖公章
财务部评审
承办人修改完善
副总经理审批
总经理（董事长）审批
退回不签订
送合同给对方
综合部法务存档
承办部门备存
承办人修改完善
升级会员 