合同管理制度.docx
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合同管理制度
四川大智工程技术有限公司
合同管理制度
第一章总则
第一条为加强公司合同管理，有效避免工作失误及经济损失，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司实际，制订本制度。
第二条公司合同系公司对外签订、履行的建立民事权利义务
关系的各类合同、协议等。
第三条公司对合同实行专业归口，分级审批、法人授权委托制
管理。
第二章职责分工
第四条公司商务部为公司合同归口管理部门，协助资产公司综合部完成如下合同管理职责：
1、负责组织拟定并提供公司合同格式文本；
2、负责法人授权委托书的发放和管理；
3、负责建立合同管理台账、合同统一编号和归档管理；
4、负责协助组织处理合同纠纷；
5、负责按照国家法律法规规定，办理有关合同审批、备案等手续；
6、负责合同管理的其他工作。
第五条各部门（包括经办人员及委托代理人）职责如下：
1、负责承办授权范围内合同项目的市场调研、资信调查、合同谈判、拟稿、审批、订立及履行工作。
2、负责承办合同相关材料的收集、整理、保管、归档，确保合同材料齐全完整；
3、负责参与公司合同会审；
4、及时报告合同履行及合同纠纷问题，积极协助处理，确保公司利益不受损失。
第三章合同审批
第六条公司对外签订所有合同，必须填写《合同审核表》，经相关部门会审，提报公司审核批准后，方可对外签订。
第七条合同会审
1、资产公司综合部负责参加公司全部合同的会审，负责对合同内容的合法性、严密性、可行性进行审查（内部法务审查）。
2、公司财务部负责参加公司全部合同的会审，负责对合同价款、支付（结算）方式、质保金、投标保函、预付款保函、价款酬金及结算的合法性、合理性、可靠性、安全性等进行审查。
3、公司商务部负责参加公司产品销售、工程施工、技术服务、劳务分包等合同的会审，负责对产品规格、型号、参数、技术内容及要求、技术协议、验收标准、劳务分包的准确性、完整性、有利性等进行审查。
4、公司市场部、环保部根据业务划分负责参加生产物资采购类合同的会审，负责对产品规格、型号、参数、技术内容及要求、技术协议、验收标准的准确性、完整性、有利性与客户需求符合性等进行审查。
5、公司工程部负责参加工程施工、技术服务、工程物资采购等合同的会审，负责对产品规格、型号、参数、技术内容及要求、技术协议、验收标准的准确性、完整性、有利性与客户需求符合性等进行审查。
第八条合同审批
1、《公司法》、《公司章程》及资产公司股东会、董事会决议规定应由资产公司股东会、董事会或董事长审批的合同，提交资产公司审批。
2、《公司法》、《公司章程》及资产公司股东会、董事会决议规定应由资产公司股东会、董事会或董事长审批之外的其他合同，由公司合同承办部门分管领导及总经理审批。
一般合同由合同承办部门的分管领导审核批准，下列情形之一的重要合同由总经理审核批准：
1）对公司发展及成本管控有影响的一年期及以上合作框架合同；
2）合同金额在50万元以上的各类合同；
3）依据《备料计划》而签订的采购金额在5万元以上的采购合同；
4）法律、法规及公司相关规定需提报总经理审批的合同。
第九条合同审批中需要修正的意见，由合同承办部门负责修正，未经修正的合同文本不得对外签订。
第十条合同文本原则上须事前提交公司审批，并经合同审核批准人在《合同审核表》上签署“同意签订”意见，在送审合同文本上骑缝签字后，方可制作正式合同文本对外签订。
送审合同文本与正式合同文本必须一致，连同《合同审核表》一并保存归档。
第十一条招投标文件约定且不可变更的合同文本（包含现场集体签约的合同文本），须在合同签订后5个工作日内提交公司完成事后审批。
合同文本连同《合同审核表》一并保存归档。
第三章合同签订
第十二条合同的主体
1、与公司订立合同的对方主体必须是具有法人资格，能独立承担民事责任且具备良好履约能力的组织，不得与不能独立承担民事责任和履约能力较弱的组织或机构签订合同。
2、订立合同前，合同承办部门应当根据需要完成必要的市场调研、资信调查等工作，对主体资格、资信能力、履约能力进行调查确认。
3、公司原则上不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。
第十三条合同的形式
公司对外发生经济业务，不能即时清结者的，且标的额超过10000元（含10000元）的，均应事前签订书面合同，严禁口头合同。
无特殊情况，严禁事后补签合同，特殊情况需经总经理批准。
第14条合同的书面文本
1、合同内容应符合国家法律、法规规定及签约目的。
2、合同条款齐全、完整，各方当事人权利、义务明确、具体，文字及数据表达清楚、准确。
3、合同必须经法定代表人或授权代表签字，并使用合格印章（公章或合同专用章）。
第十五条合同份数
一般情况下公司至少持2份合同原件，存档一份，财务部备案一份。
第十六条合同签订程序
1、市场调研和资信调查
根据合同项目需要进行。
合同项目需要调研和资信调查的，经公司分管领导同意后，由承办部门自行调研或组织相关部门组成调研小组进行调研。
2、商谈合同条款
承办部门及承办人员与对方当事人商谈达成共识，起草合同文本或采用公司认可的合同文本。
技术性较强的合同,应拟订技术协议，作为合同附件。
劳务分包合同，应拟定安全、技术协议，作为合同附件。
3、合同审批
承办人将合同及相关附件材料随《合同审核表》报公司相关部门审查会签及公司领导审批。
审查会签有具体意见的，应在会签单上或另附纸写明审查意见；如没有具体意见，应按职责在会签单上签署“同意”的确定性意见，并由审核人签字。
4、修订合同文本
经公司审查提出审查意见的，由承办部门及承办人员与对方沟通并修正合同文本。
对方不同意公司审查意见的或提出新意见的，由公司合同审批人确定是否接受。
5、合同签订、编号、盖章
合同正式文本形成后，由授权承办人签字，持《合同审核表》和合同文本、附件材料等（如有审查意见未采纳的，应提供分管领导或总经理签字确认的认可材料）到公司商务部办理合同编号，并进行登记。
合同编号并登记后，由商务部统一送资产公司综合部盖章和加盖骑缝章，并通知承办部门或承办人领取合同（其中一份送财务部备案）。
第十七条业务部门签订合同授权范围
1、公司非生产类物资采购、后勤服务、房屋租赁、生产及办公场地建设、法律事务、企业文化建设、人力资源服务等合同，由资产公司综合部负责签订。
2、公司对外投资、担保、借款、贷款、融资租赁、审计、资产评估、税务等合同，由总经理授权公司财务部负责签订。
3、公司非环保类相关产品销售、工程施工、技术服务等合同；由总经理授权公司市场部负责签订。
4、公司非环保类工程项目劳务分包合同，由总经理授权公司工程部负责签订。
5、公司环保类产品销售、工程施工、技术服务、劳务分包等合同，由总经理授权公司环保部负责签订。
6、公司生产物资采购、商务合作协议、施工及试验设备租赁、货物运输等合同，由总经理授权公司商务部负责签订。
7、不能明确界定承办部门的合同，由总经理临时确定承办部门。
第十八条委托代理人签订合同授权范围
1、合同标的额10万元以下的合同，由总经理授权业务主管签订。
2、合同标的额10-50万元以下的合同，由总经理授权业务部门经理签订。
3、合同标的额50-200万元以下的合同，由总经理授权承办部门分管领导签订。
4、合同标的额200万元及以上的合同，由总经理签订。
5、通过招投标获取的各类合同，由总经理授权委托代理人负责签订。
6、重要合作协议，由总经理签订。
7、前述各类授权，受托人应当在授权范围内完成事务。
受托人未经总经理允许不得转委托，受托人不得超越受托权限或受托权限失效后对外签订任何合同。
第四章合同履行
第十九条合同依法成立，既具有法律约束力。
合同承办部门及承办人员都必须严格执行合同所规定的义务，并做好合同履行过程中相关书面文件资料的记录和归档工作，确保合同的实际履行或全面履行。
第二十条合同签订人或联系人为合同履行第一责任人，应随时了解、掌握合同的履行情况，做好合同履行过程的监督、指导、管理，发现问题及时汇报或处理。
若执行不力，造成合同不能履行、不能完全履行的，公司将追究有关人员的责任。
第二十条合同履行完毕后，需要进行验收的项目，由承办部门会同合同相对方按照合同约定及相关技术规范办理完工验收，验收合格后填写验收单或出具验收报告。
第二十二条合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。
没有书面合同规定的，应以物资交清，价款结清、无遗留交涉手续为准。
第二十三条公司付款的合同，由承办部门根据合同履行情况填写《付款申请单》，经公司领导审批后，送交财务部按规定程序办理结算手续。
第五章合同的变更、终止、解除
第二十四条合同履行期间，合同相对方要求变更、终止和解除合同时，承办部门应及时与会签部门沟通提出建议意见，经公司领导同意后，在法定或约定的期限内答复对方。
第二十五条合同履行期间，公司因实际情况需要变更、终止和解除合同的，承办部门与会签相关部门沟通情况后，并经公司领导同意后，以书面形式通知合同相对方，说明变更或解除合同的原因和要求对方答复的期限。
第二十六条合同双方协商一致，如确需变更、终止和解除合同的，应与合同相对方达成书面补充协议，确定相关事宜。
第二十七条因不可抗力使公司不能履行或延期履行合同的，承办部门应及时书面通知合同相对方并采取适当措施避免损失扩大。
合同相对方因不可抗力不能履行或延期履行合同的，承办部门应要求合同相对方提供遇有上述情况的证明材料。
第二十八条变更、终止和解除合同产生的协议书、结算单、证明材料等，承办部门应及时收集、整理、归档。
第二十九条第三方提供担保的合同变更、终止和解除，应征得担保单位的同意并在变更、终止和解除协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。
第六章合同纠纷的解决
第三十条合同履行过程中，一旦发生纠纷，合同承办部门和承办人应及时向公司领导汇报，并就合同履行情况、产生纠纷原因、解决纠纷的意见或建议提出书面材料，不得延误时机或私自处理。
同时，合同承办部门应及时制定应对方案，防止损失扩大。
第三十一条合同履行出现纠纷时，由公司提交资产公司综合部牵头处理，合同承办部门及承办人应积极配合。
第三十二条合同承办部门根据资产公司的决定和授权，配合资产公司综合部对合同纠纷进行解决、处理。
纠纷处理过程中的相关资料、处理结果、法律文书等各种书面材料由资产公司综合部负责收集、整理、归档。
第七章合同管理
第三十三条合同的编号
1、公司合同全部送商务部按公司确定的规范对合同进行编号并及时登记。
2、商务部负责建立公司的《合同管理台帐》，各合同承办部门负责建立本部门的《合同管理台帐》。
台帐的录入内容包括：
合同编号、名称、标的、数量、质量、价款、结算方式、履行期限、合同相对方等主要内容。
3、合同编号规则：
公司简称-部门简称-年份-流水号
部门
市场部
环保部
工程部
商务部
财务部
部门简称
SC
HB
GC
SW
CW
如：
合同号“SCDZ-SC-2016-003”表示是公司市场部于2016年签约的第003号合同
第三十四条合同档案的管理
1、“合同档案”除正式合同文本外，在合同签订、履行过程中形成的有关资料均视为合同的组成部分（包括资信调查、补充协议、备忘录、会议纪要、工程委托单、来往协商函件、询证函、询价单、招投标文件、合同变更、终止和解除等书面资料或电子邮件等），由合同承办部门负责收集、整理和保管。
2、合同承办部门于次年1-2月前将上年保管的合同档案资料全部移交商务部立卷归档，未履行完毕的留存复印件。
3、因合同纠纷而产生的仲裁或诉讼案件的有关资料由资产公司综合部负责收集和归档。
第八章责任与处罚
第三十五条在合同的订立、履行中，有下列行为之一的，予以通报批评；造成经济损失的，且产生较大影响或严重后果的，由公司按照有关规定进行查处，并可解除劳动合同；涉嫌犯罪的，移交司法机关处理。
（一）不按本制度规定签订、履行合同的；
（二）订有重大缺陷或无效合同的；
（三）不按法律法规或本制度规定履行变更或解除合同的；
（四）应当追究对方违约责任而擅自放弃的；
（五）提供虚假资料的；
（六）不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；
（七）未按规定进行授权或擅自转委托的；
（八）与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；
（九）泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；
（十）延误纠纷处理法定时效期间的；
（十一）在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。
第九章附则
第三十六条本制度自印发之日起执行。
第三十七条本制度由商务部负责解释。
第十章管理运行表单
序号
名称
归属部门
1
合同审核表
商务部
2
合同管理台账
商务部
3
4
5
合同审批表
合同名称
所属项目名称
报批日期
经办人
主要事宜
部门经理意见
分管领导意见
财务经理意见
总经理意见
四川大智工程技术有限公司
合同管理台账
合同编号
名称
标的
数量
质量
价款
结算方式
履行期限
合同相对方
升级会员 