项目招标代理工作管理制度.docx

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项目招标代理工作管理制度

项目招标代理工作管理制度

为加强工程项目招标代理的管理，规范公司代理行为，保证公司在政府采购监管机构监督指导下，使招标代理活动在公开、公平、公正和诚实信用的原则下进行，充分保护国家利益、社会公共利益，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》和有关规定，特制定如下管理制度：

一、招标代理机构工作职责与工作范围

1、招标代理机构应当在招标人委托的范围内办理招标事宜，并遵守有关招标投标的法律法规与条例的规定。

2、招标代理应熟悉招标投标的相关法律法规，掌握流程、熟悉项目情况。

3、准备招标资料，完成招标申请。

4、发布招标公告或发出投标邀请书。

5、拟定资格预审文件，接受投标报名同时发出资格预审文件。

6、接受投标人提交资格预审申请书，组织资格预审，进行资格预审公示，确定正式投标人。

7、编制招标文件送业主、招标办审查，形成招标文件评审表与招标文件。

8、编制标的或投标控制价。

9、组织招标会、现场勘查、招标答疑、收标、开标、评标。

10、协助确定中标单位，完成招投标情况备案，进行中标公示。

11、确认及发放中标通知书。

12、整理全部招标资料，形成招标备案资料交与招标办、业主，将招标投标管理部门核准的招标备案表交与业主形成招标档案。

13、拟定中标单位的合同，协助招标人签订合同并将合同报招标投标管理部门备案。

协助招标人与中标单位的合同商务谈判。

二、招标采购操作流程

1、招标准备

（1）、计划整理。

采购代理机构根据政府采购执行计划要求，结合采购人的急需程序和采购项目的规模，编制月度招标采购计划。

组成采购小组。

采购人、采购代理机构代表及有关专家组成采购小组，负责组织实施编制采购文件、发布采购信息、召集开标评标、采购文件归档等政府采购活动。

（2）、编制招标文件。

采购小组根据政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的招标方案、编制招标文件。

（3）、招标文件的确认。

招标文件在定稿前须经采购确认。

（4）、招标文件备案。

招标文件搞定后，采购人应将招标文件报市采招监管办备案后方可刊登招标公告或发出投标邀请函。

市采招监管办应在收到招标文件的当天办理备案，最长不得超过三个工作日。

（5）、收集信息。

根据采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。

2、投标报名

（1）、发布招标信息。

公开招标方式采购的，应在政府采购监督管理部门指定的媒体上发布招标公告。

采用邀请招标方式采购的，应通过随机方式从符合相应资格条件供应商名单中不确定少于三家供应商，并向其发出邀请函。

（2）、采购人根据招标项目的具体情况，可以组织潜在投标人现场考察或开标前的答疑会。

（3）、报名登记。

根据招标公告规定的投标资格、报名要求，在招标公告限定的时间内对投资供应商进行资格预审、报名登记。

（4）、资格审查。

在政府采购监督管理部门监督下，采购人、采购小组根据招标公告规定，对投标人的资格进行审查。

若考虑符合条件的投标人过多影响招标工作的，应在招标公告中明确投标人数量和选择投标人的方法，并通过随机方式筛选投标人。

（5）、发售招标文件。

通过资格审查的供应商在政府采购窗口购买招标文件。

3、开标

（1）、通知政府采购监督管理部门、资金管理部门等有关部门参加开标评标。

（2）、交纳保证金。

（3）、递交投标文件。

投标单位在投标文件规定的截止时间内递交投标文件。

工作人员应对投标人的身份资格及投标文件的密封情况进行审查。

不符合招标公告中要求条件的投标人的投标不予受理；不按规定提供投标保证金的、投标文件密封的投标将被拒绝。

（4）、开标。

招标工作人员按照招标文件规定的时间及地点公开开标。

投标单位法定代表人或授权委托人（持本人身份证）和采购人、采购小组及有关部门参加开标并签到，工作人员对投标人身份资格进行审核。

涉及技术含量较高的设备、工程、服务项目招投标，应遵循先开技术标，再开商务标的原则。

（5）、唱标。

招标工作人员对各种有效投标文件中的报价及其他有必要的内容进行唱标。

（6）、记录。

招标工作人员作开标、唱标记录，唱标人、记录员、监督员、投标单位代表签名确认。

4、评标

（1）、组织评标委员会。

评标委员会由采购人的代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定，本市专家在评审当天抽取，外地专家可提前一天抽取。

评审委员会在名单在中标结果确定前应答保密。

（2）、评标准备会。

在评标之前召集评标委员会召开评标预备会，确定评标委员会主任，宣布评标步骤，强调评标工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、招标文件、评标方法和标准（或细则）

（3）、报价审查。

首先审查投标报价，更正计算错误；高于市场价和标底价或预算价的投标，将被拒绝。

（4）、资料审查。

对招标文件未作实质性响应的投标作废标处理。

（5）、议标纳疑。

审查投标文件，提出投标文件中的疑问，归纳问题，填质疑表。

（6）、质疑。

评标委员会全体成员对单一投标单位分别进行质疑，必要时投标单位应以书面形式予以澄清答案，但澄清不得超出投标文件的范围该表投标文件的实质内容。

（7）、评定。

按照招标文件所列的评标办法和标准进行评标，确定一至二名中标候选人并排列顺序。

（8）、评标报告。

评标结束后，评标委员会需写出完整的评标报告，经所有评标委员会成员及监督员签字后，方为有效。

5、定标

（1）、招标人根据评标委员会的书面评标报告和推荐中标候选人的顺序排列确定中标人。

当确定中标人中标、因必可抗力提出不能履行合同，或者招标文件规定应当提交履行保证金而在规定期限内未能提交的，招标人可以一次确定其他候选人为中标人。

招标人也可以授权评标委员会直接确定中标人。

开标到一定期限一般不得超过十日。

（2）、中标通知。

中标人确定后，应报采招监办备案、并在政府采购监督管理部门指定的媒体上进行公示，三天后无异议的在由采购人向中标人发出《中标通知书》，同时将中标结果通知所有未中标的投标人。

（3）、编写采购报告。

采购小组应于招标活动结束后二十日内，就评标委员会组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。

三、廉政建设

在招标代理活动中，项目负责组和每个职工应严格恪守如下规定：

1、遵守国家法律、法规和政策，执行行业自律性规定，以高度负责精神，维护国家和社会公共利益。

2、始终坚持职业尊严、地位和名声，科学管理，诚信服务，爱岗敬业，保持与技术、立法、管理发展相应的学识与技能，为业主提供精心勤勉的服务。

3、只承担能够胜任的任务，不得承担自己无把握的任务。

4、始终为业主的合法利益而正直、精心的工作，不隐瞒真情，不讲假话，公正地提供咨询建议、判断和决策。

5、不接受任何有害独立判断的酬谢，不以权谋私，不吃宴请，不收礼金，不接受直接、间接的各种不正当报酬。

6、为业主服务中可能产生的一切潜在的利益冲突，都要告知业主。

7、靠质量、信誉进行竞争，杜绝无序竞争和不正当价格竞争，防止无意、有意损害他人名誉和事业的行为。

8、不得泄露与工程项目业务有关的保密文件、资料，自觉抵制各种诱惑，落实各项保密措施，不得盗用由于业务关系得知的客户的秘密。

9、自觉接受政府、社会对招标代理工作的监督、管理，对于来自于合法团体对任何服务合同的管理进行调查，要充分予以合作。

四、财务管理制度

为了加强和规范我公司的财务管理制度，保障、配合各项工作的顺利进行。

制定下列制度：

1.公司财会人员，应当按照会计法律、法规、规章规定的程序和要求进行会计核算工作。

保证所提供的会计信息合法、真实、准确、完整。

2.公司财务设置会计和出纳两个岗位。

会计人员不得经营（管理）现金，出纳人员不得兼管稽核、不得保管财务专用章。

财务专用章由主管会计保管。

会计人员负责收入、费用、债权债务账目的登记、成本核算、缴纳税款、兼管人事等工作。

出纳负责开票、收款、资金（现金）管理、开户银行对帐、报销、付款、报账、原始凭证核对工作。

3.本公司的一切开支均由总经理签字方可报销。

部门费用开支由经办人签字，部门经理审核、签字，主管会计复核、签字，出纳人员核对无误后方可支付。

同时要求所有发票真实有效，自制单据必须合法、合理。

报销人员对经办报销的票据负有直接责任，报销时应注明经办人、简单事由等情况。

票据有误、手续不全，财务人员有权拒付。

4.个人一般不允许因私借公-款。

若有特殊情况，另行处理，但不得长期占用。

因公借款，应在办理完公事后一周内，结清财务手续。

5.公司的财务账目，要求做到帐、款相符，日清月结，同时不得库存大额现金。

办公用品、用具要帐、物、卡相符。

6.财务人员（综合管理人员），应及时做好工程造价咨询业务台账的登记、档案管理和各部门的经济核算工作，并对各部建立收入、支出台帐。

按时给需要结算（分配）的部门、人员办理结算手续。

7.办公用品、劳保福利、专业书籍、标准图等实行统一购买。

在购买前，需列出计划，由财务部门统一配置。

专业书籍、标准图、办公用品、用具实行谁借用、谁管理，认真登记。

按部门配置的图集、定额、软件等资料，由部门负责人管理。

五、招标采购文件编制审核制度

为了加强对招标采购文件编制、审核工作，有效实施全面质量管理，落实质量控制责任制，进一步明确各相关职能部门的工作责任，提高服务质量和工作效率，特制定本制度。

本招标采购文件编制审核制度是指对招标采购文件的质量实施编制人自校、项目负责人复核、技术负责人审核的三级质量控制程序。

1、招标采购文件的编制。

编制招标采购文件是政府采购工作的重要环节。

招标采购文件必须依照国家、省、市、县有关政府采购规定编制。

招标采购文件中采购标的须满足采购人的采购需求，达到采购目的。

招标采购文件编制完成后编制人员应对该招标采购文件进行自校，并对该招标采购文件的质量负责。

自校完成后将招标采购文件和质量控制流程单提交项目负责人复核。

2、招标采购文件的复核。

招标采购文件编制后，必须送项目负责人复核。

招标采购项目负责人在对招标采购文件复核过程中发现该招标采购文件存在有不准确、不完整或错误之处，应责成和督促相关编制人员予以修改、补充和完善，必要时项目负责人可直接在工作底稿上进行纠正和补充，并将纠正和补充内容通知相关编制人员。

经项目负责人复核确认无误后在质量控制流程单复核意见栏签署意见，复核后将该招标采购文件、质量控制流程单提交技术负责人审核。

3、招标采购文件的审核。

招标采购文件经项目负责人复核后，必须送技术负责人审核。

技术负责人在对招标采购文件审核过程中如发现该招标采购文件存在有不准确、不完整或错误之处，应责成和督促项目负责人予以修改、补充和完善，必要时技术负责人可直接进行纠正和补充，并将纠正和补充内容通知项目负责人。

经公司技术负责人审核确认无误后在质量控制流程单审核意见栏签署意见，也可以召集招标采购文件编制人员、项目负责人共同商定终审意见后签署。

经技术负责人签署终审意见后，将该招标采购文件提交单位负责人签发报采购人审查并签章，完成后报政府采购监督管理部门备案。

六、政府采购档案管理制度

（一）、目的

为规范政府采购代理资料的分类组卷及归档内容，严格政府采购代理资料的管理，制定本规定。

（二）、适用范围

本规定适用于公司所有政府采购代理资料的归档管理。

（三）、组卷及归档要求

1、以项目工程组卷归档。

2、卷内文件按相应的时间或序号依次归档。

3、文件纸张大小为A4。

字迹使用不易褪色的笔书写。

4、首卷应列入总目录、各分卷分册的目录，各分卷分册另加本卷、册的目录。

5、封面、封底纸张由办公室统一提供。

6、按国家档案管理规定要求分册装册。

（四）、政府采购档案具体包括：

1、政府采购预算执行文件

（1）、政府采购预算表；

（2）、政府采购计划申报表和审核表；

（3）、有关政府采购预算和计划的其他资料。

2、政府采购前期准备文件

（1）、委托代理采购协议书；

（2）、核准采购进口产品的相关审批资料；

（3）、自行组织采购的申请及批复资料；

（4）、采购方式变更申请及批复；

（5）、采购文件及采购人确认记录，包括评标办法、评标细则、评标纪律等有关文件、资料；

（6）、采购公告、资格预审公告及其变更事项；

（7）、获取采购文件或资格预审文件的供应商名单登记表；

（8）、专家咨询论证会记录；

（9）、已发出采购文件或资格预审文件的澄清、修改说明和答疑记录；

（10）、供应商资格审查情况报告；

（11）、评审专家名单及抽取记录；

（12）、库外专家使用备案审核表。

3、政府采购开标（含谈判、询价）文件

（1）、采购响应文件及有关资料等；

（2）、在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；

（3）、采购项目样品送达记录；

（4）、接受供应商投标或谈判的记录；

（5）、开标一览表；

（6）、开标（谈判、询价）过程有关记录；

（7）、开标（谈判、询价）过程中其他需要记载的事项。

4、政府采购评审文件

（1）、评审专家签到表及现场监督人员签到表；

（2）、评审专家评审工作底稿等评审过程记录；

（3）、供应商的书面澄清记录；

（4）、评标或谈判报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;

（5）、经监督人员签字的现场监督审查记录；

（6）、评审过程中其他需要记载的事项。

5、政府采购中标（成交）文件

（1）、采购人对采购结果的确认意见；

（2）、中标或成交通知书；

（3）、采购结果公告（公示）记录（含报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）；

（4）、公证书；

（5）、与中标（成交）相关的其他文件资料。

6、政府采购合同文件

（1）、政府采购合同；

（2）、政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。

7、政府采购验收及结算文件

（1）、项目验收记录；

（2）、政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料；

（3）、发票复印件及附件；

（4）、其他验收文件资料。

8、其他文件

（1）、供应商质疑材料、处理过程记录及答复；

（2）、供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；

（3）、采购过程中的音像资料；

（4）、其他需要存档的资料。

七、政府采购质疑处理制度

1、质疑的提出。

供应商对政府采购活动有疑问而提出询问，应当及时予以口头答复。

供应商认为采购文件、采购过程、中标（成交）结果使自己的合法权益受到损害需要质疑的，应当以书面形式提出质疑。

2、质疑期限。

供应商可以在知道或者应当知道其合法权益受到损害之日起七个工作日内提出质疑。

3、质疑对象。

质疑书应向采购人和采购代理机构一并提出。

4、质疑书的基本要素。

质疑书应当包括下列主要内容：

（1）、被质疑人的名称；

（2）、具体的质疑事项；

（3）、权益受到损害的事实；

（4）、依据；

（5）、证据；

（6）、质疑人的名称、地址、邮政编码、法定代表人、联系人及联系电话；

（7）、质疑人签章；

（8）、提出质疑的日期。

供应商为自然人的，应当提供本人签字的书面材料，并附有效身份证明复印件；供应商为法人或者其他组织的，应当提供其法定代表人或主要负责人签字盖章并加盖公章的书面材料。

以传真、电子邮件等形式质疑的，应当提供原件。

5、供应商提起质疑应当符合下列条件：

（1）、参与了所质疑项目的政府采购活动；

（2）、在质疑有效期内提出质疑；

（3）、质疑书格式和内容均符合本通知规定；

（4）、属于被质疑人组织的所质疑采购活动范围内的事项；

（5）、证据真实，来源合法；

（6）、财政部门规定的其他条件。

6、收到质疑书后，应及时在“收件回执”上签收，并在两个工作日内进行审查，决定是否受理。

对不符合质疑条件的，分别按下列规定予以处理：

（1）、质疑书格式不符合规定或相关证据材料不全的，应当一次性告知质疑供应商修改或补充后重新提出质疑；

（2）、质疑内容不符合受理条件的，书面告知质疑供应商不予受理，并说明理由。

对符合质疑条件的，自收到质疑书之日起即为受理。

6、严格按照规定期限认真做好质疑答复工作。

受理供应商的书面质疑后，应当在七个工作日内作出质疑答复。

处理质疑过程中，要组织有关人员对质疑事项进行逐条调查核实，复杂的项目可以组织相关专家就质疑事项进行核实并提出书面意见，必要时可以听取质疑供应商的陈述和申辩。

经审查核实后，区别不同情况分别办理：

（1）、质疑供应商撤回质疑的，终止质疑处理；

（2）、质疑缺乏事实依据的，驳回质疑；

（3）、质疑事项经查证属实的，按本规程第八条规定办理。

7、经审查，确认采购文件、采购过程或中标（成交）结果给质疑供应商合法权益造成或者可能造成损害的，按下列情况分别处理：

（1）、尚未开标或谈判、询价的，应当及时修改采购文件，并按修改后的采购文件开展采购活动；

（2）、招标或谈判、询价活动已经完成，但未签订政府采购合同的，从中标（成交）候选供应商中按顺序另行确定中标（成交）供应商或依法重新开展采购活动；

（3）、招标或谈判、询价活动已经完成，已经签订政府采购合同但尚未履行的，依法撤消采购合同，从中标（成交）候选供应商中按顺序另行确定中标（成交）供应商或依法重新开展采购活动；

（4）、政府采购合同已经履行的，由责任人依法承担相应的法律责任。

有上述

（1）、

（2）、（3）项情形的，采购人须事先提出书面处理意见报政府采购监督管理部门。

获批准后，按批复意见执行，并在政府采购监督部门指定网络上公示。

8、在处理质疑过程中，必须严格做好相关保密工作，涉及下列事项的，严禁对外泄露：

（1）、开标前获取采购文件的供应商名单；

（2）、中标（成交）结果公告前评审专家信息及依法应当保密的评审情况；

（3）、公告之前的中标（成交）结果；

（4）、不得公开的供应商报价；

（5）、其他供应商的投标文件；

（6）、其他可能影响采购结果公平、公正的事项。

质疑事项属于保密事项，质疑人未能提供其内容真实性和信息来源合法性证据的，被质疑人有权拒绝答复。

10、保存好质疑处理档案。

供应商质疑处理档案是政府采购档案的重要组成部分，必须妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。

质疑处理档案应包括：

质疑书、质疑书审查情况、取证情况、专家论证情况、质疑答复书以及其他与质疑有关的资料。

11、在处理质疑过程中，要客观公正、事实求是、认真负责。

质疑答复不能答非所问，也不得将评委书面意见等同于质疑答复，更不得敷衍推诿。

对于事实清楚、证据确凿、合理合法的质疑事项，因不负责任、敷衍塞责造成政府采购投诉，被政府采购监督管理部门通报批评或实施其他处理的，将依据公司有关管理制度对项目负责人及相关责任人进行处罚及追究其他责任。

12、供应商进行虚假、恶意质疑的，及时向政府采购监督管理部门举报和汇报情况。

八、保密制度

1、为客户保守秘密，维护公司发展和利益，打造公司良好的服务形象，特制定保密制度。

2、全体员工都有保守秘密的义务，并且是员工的基本道德要求。

3、在对外交往和合作中，须特别注意不泄漏公司和其他投标公司的秘密，更不准出卖投标公司的秘密。

4、员工应保守的秘密包括下列事项：

（1）、公司经营发展决策中的秘密事项；

（2）、招标项目的资料；（3）、重要的合同、客户和贸易渠道；

（4）、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；（5）、其他经理确定应当保守的公司秘密事项。

5、属于秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由项目经理负责收发、传递、保管。

6、非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。

7、记载有各种秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。

如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。

8、接触秘密资料的员工，未经不准向他人泄露。

非接触公司秘密的员工严禁接触秘密资料。