办公室管理制度综合版.docx
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办公室管理制度综合版
办公室管理制度
为加强公司管理，维护公司的良好形象，特制定本管理制度，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。
此管理制度适用于公司全体员工。
第一条考勤管理
为了使本公司员工养成守时出勤的习惯，遵守劳动纪律，提高工作效率，创造一个良好的工作环境，特制定公司员工出勤管理办法。
1、公司员工工作日上下班时间规定：
上午：
8：
30——12：
00下午：
13：
30——18:
00
2、公司员工周工作天数规定：
周一至周六为工作日，周日为休息日。
前台客服部门值班由前台主管统一安排，业务部、生产维修车间值班由各部门主管自行安排，报分管领导批准后执行。
因工作需要周日或夜间加班的，由各部门负责人填写加班审批表，报分管领导批准后执行。
3、一般出勤规定：
3.1迟到：
每早8:
30未到班者，视为迟到，每月5分钟以内到班可有3次；超过30分钟未到班视为旷工半天，有偶发事件迟到需报主管部门。
迟到次数的计算以月为限，累计迟到三次（含）按旷工半天计，累计迟到超过六次（含）按旷工一天计。
迟到一次乐捐5元。
3.2早退：
提前30分钟下班，视为早退。
月早退累计超过三（含），按旷工半天计，累计超过六次（含）按旷工一天计。
早退一次乐捐30元。
3.3旷工：
请假未批准或假期已满未续而擅自不到者，视为旷工。
员工旷工半天扣发当日工资，旷工一天或一天以上双倍扣发。
连续旷工四天或全月累计旷工四天以上者扣发双倍工资、效益工资及奖金并罚款100-500元。
员工旷工不满半天按半天计。
3.4员工的考勤情况，由各部门负责人进行监督、检查，部门负责人对本部门的考勤要秉公办事，认真负责。
4、公司员工加班
4.1公司要求员工在正常工作时间内努力工作，提高工作效率，按时完成规定的任务，不提倡加班。
特殊情况下需要加班的，必须填写《加班申请单》，部门经理签字报公司分管领导批准后交综合部备档。
未经批准，公司一律不予以承认。
4.2经过批准的加班，综合部按月进行统计结算，按加班工资或作调休处理。
5、前台主管对每月的考勤进行统计后交财务部核发工资，并在综合部存档。
6、员工因违纪的扣款，由前台主管统一管理，作为员工集体活动时的补充费用。
附表：
考勤表
加班申请单
第二条员工请假管理办法
为了使公司内部管理规范化、制度化，使公司员工请假时有章可循，特制定本办法，凡公司员工请假，均依照本办法之规定执行。
1、请假手续
公司本部员工请假，先到综合办公室领取《请假申请单》，填妥请假日期、请假事由及相关项目，报请部门直接上级主管核准后方可请假离开工作岗位，每月月底前台将月考勤汇总到综合办公室。
2、批假权限
2.1病事假：
1天以内由部门负责人批准；2天以上（含）由分管经理批准；3天以上（含）请假手续送综合部备案。
2.2所有假单都必须由本人书面填写《请假申请单》，并按规定程序办理相关手续后方为有效假别；原则上不接受电话请假，特殊情况必须来电、函请示，并于事后一日内补办手续方为有效假别；未按规定办理请假手续者一律视为旷工。
3、请假管理：
3.1事假：
需本人亲自办理，提前申请，一般一次不超过三天，全年一般不超过二十天。
超过规定期限按旷工论处，且假期内不发工资。
3.2病假：
指员工生病必须进行治疗而请的假别；病假必须持县级以上医院证明，无有效证明按旷工处理；出据虚假证明加倍处罚；病假每月2日内扣除50%的基本日工资；超过2天按事假扣薪。
3.3工伤假：
因公受伤，经医院证明确实无法工作者，准请工伤假，按国家相关法律法规执行。
3.4婚假：
员工达到法定年龄并办理结婚证明而请的假别，婚假期间工资照发，准假天数为：
婚假3天，晚婚假12天（按国家相关法律法规执行）
3.5丧假：
指员工父母、配偶父母、配偶、子女等因病伤亡而请的假别；丧假期间工资照发，准假天数为：
父母或配偶父母伤亡给予带薪假7天、配偶或子女伤亡给予带薪假10天
3.6女员工分娩，假期75天，其中产前15天产后60天，特殊情况适当延长假期，假期内工资照发
3.7年假：
指员工在公司工作满一年（工作日）可享受3天带薪休假，可逐年递增，但最多不得超过7天，特殊情况根据工作能力决定；年假必须提前申报当年使用，不得累积使用。
4、请假注意事项：
4.1公司本部员工请假申请表交由前台主管存档管理，月底再汇总到综合部。
4.2公司员工如遇急重病或突发事故不能亲自办理请假手续，必须在当日委托同事或以电话口头请假，假满返回后补办请假手续，不得超过三天。
4.3员工请病假三天（含三天）以上，必须附有医院证明于当日或次日交部门主管并呈报总经理处，办理病假手续。
4.4员工请假若理由不充分或妨碍工作开展，部门主管可酌情不予准假、延期给假或缩短假期。
4.5请假未核准而先行离开或假期已满且不到勤者，以旷工论处。
员工若发现请假记载有误（只限当月），应即时向部门主管查询更正。
附表：
请假申请单
第三条办公环境管理
为规范办公区域的工作秩序，营造整齐、清洁、安静、美观的环境，提高员工个人办公素养，特制定本规定。
本规定适用于公司的所有办公区域及员工。
1、公共区域环境要求
1.1工作区内应保持安静，严禁聚众聊天、高声喧哗。
1.2 保持公共区域干净清洁、无杂物、纸屑、垃圾；
1.3垃圾篓及时清理，无溢满现象。
1.4 综合部应监督保洁人员对办公环境（车间、大厅、过道、外坪、食堂、厕所）的卫生清洁情况，保持办公环境的整洁干净。
1.5 办公区域内禁止抽烟，文明督导员需做好监督工作。
1.6 办公区域绿化植物放置有序，美观。
2、个人区域环境要求：
2.1 员工个人办公区域：
2.1.1保持办公桌面清洁；桌面除当前使用文件、电脑、口杯、电话、笔筒、文件夹外不允许放其他物品；一般常用办公用品：
订书机、涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，可以整齐摆放在办公桌抽屉的一定区域内；
2.2.2办公室内电脑线、网线、电话线等电气及办公设备路线扎带束好，有序放置，整齐不凌乱。
2.2.3单日处理完的单据需整理分类标示存档。
2.2.4 电脑主机、打印机、显示器、饮水机等保持无灰尘污渍。
2.2.5衣服、挎包、公文包等个人物品不得置于办公桌面或卡位上。
个人办公区域地面清洁，无纸屑，杂物。
2.2保洁员区域
2.2.1保洁的清扫区域包车间、大厅、过道、外坪、食堂、厕所。
2.2.2清扫要求：
地面干净无无烟头槟榔渣，桌面无灰尘，烟灰缸及时清理，垃圾袋及时更换；厕所垃圾桶及时清倒，无异味，地面无垃圾脏水；食堂桌凳摆放整齐，桌面地面无油渍，碗柜及时擦净，碗筷及时消毒，纸巾及时补充。
2.3经检查个人区域环境不符合要求的乐捐5元/次.
3、个人仪容及行为规范：
3.1 员工要求统一着工作装，将工牌端正佩带于左胸前，女生整理好头发化淡妆，男生需打领带穿黑皮鞋，呈现出良好的精神面貌。
3.2工作时间办公电话不得私用、闲聊；接拨电话言语简洁。
3.3业务员值班需站岗，站姿端正挺拔，不得蹲或坐在前坪休息，休息只能到到保安亭。
3.4所有员工接待客户时需热情主动，保持微笑。
3.5上班时间不得在办公区内用餐，不得在办公区吃零食。
3.6 洗手池不得倾倒茶叶，残渣；不得将烟头及茶叶，水等随意倒入办公区绿色植物盆内。
3.7在食堂用餐时按规定入座，人员到齐后方可动筷，在用餐区用餐后须保持桌面卫生，在将垃圾投入圾桶内。
3.8下班后要整理办公桌面，确认各自办公区域电脑主机、显示器、照明等电源关闭后方可离开。
3.9用餐时间或下班注意安全防盗，在前台或公共办公区无人情况下应随手关闭大门。
3.10经检查个人仪容及行为不符合要求的乐捐5元/次。
附表：
保洁检查记录表
第四条会议管理
为进一步规范会议内容和程序，提高公司的办公质量和工作效率，建立健全决策机制，提升公司运营水平，特制定本制度。
此制度适用于公司全体员工。
1、会议要求
1.1会议应根据实际工作需要召开，着眼于有效沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。
1.2会议应注重质量，提高效率。
会前应做好充分准备，做到充分沟通，心中有数；对议而不决的事项提出解决的原则与方法；各类会议力求精干、高效，工作进展和安排应明确、具体、量化，杜绝空谈和形式主义。
1.3讲求实效。
会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施，与会人
2、会议纪律
2.1任何人不得无故缺席，如确定有紧急情况，须提前请假（中层干部人员请假需总经理批准，其它人员向会议组织部门请假），否则视为缺席，与会人员不得无故迟到或缺席（提前请假获批者除外）。
2.2会议期间，与会人员须将手机关机或调成振动状态，不允许接听电话，与会人员在开会期间不得交头接耳、大声喧哗、抽烟、嚼槟榔或随意进出，应按次序发言，如有急需说明事项，应向会议组织者获准后发言。
2.4未按照会议制度要求违反者按以下标准进行处罚：
2.4.2迟到5-20分钟罚款5元。
超过20分钟视为未参加会议。
2.4.3随意走动，不遵守会议纪律的罚款10元。
2.4.4手机没有调到无声或振动状态的罚款10元。
3、会议类型
会议包括：
管理层会议、部门会议、临时会议、生产沟通会议、晨会会议、全司月度会议
3.1管理层会议
3.1.1主持与记录：
管理层会议由综合部负责召集，总经理主持，总经理有事不能出席会议时，由副总经理主持；综合部负责会议记录。
3.1.2召开时间：
管理层会议召开时间为每月第一周周五晚上，因特殊原因需要延期召开、停开及临时增加会议的由综合管理部提前通知。
会议原则上每月度召开一次，也可以视工作情况适时召开。
3.1.3参加人员：
董事长、总经理、副总经理、各部门负责人、会议的记录员等。
由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向总经理请假。
3.2部门会议
3.2.1主持与记录：
由各部门负责召开，各部门负责人主持。
3.2.2召开时间：
每月至少召开三次，具体时间由各部门自行确定，会议纪录每月月底交综合部存档备案。
3.2.3参加人员：
部门内成员，根据会议主题邀请相关人员参加。
3.3临时会议
3.3.1主持与记录：
临时性会议根据会议内容确定主持人员，主持者指定专人记录。
3.3.2召开时间：
临时型会议一般提前1小时通知或者立即召开。
3.3.3参加人员：
根据会议内容确定需要参加会议人员。
3.4生产沟通会议
3.4.2召开时间：
每个工作日早晨开完晨会后。
3.4.3参加人员：
根据会议内容确定需要参加会议人员。
3.5晨会会议
3.5.1主持：
晨会一厂由前台主管主持，二厂由车间主任主持；
3.5.2召开时间：
每个工作日早晨8点30分
3.5.3参加人员：
在司全体人员
3.5.4会议内容：
点名、检查员工仪容仪表、温习企业文化、鼓舞士气、好人好事，工作中出现的问题，生产进度沟通，通报其他有关规章制度和特殊事情等。
3.6全司月度会议
3.6.1主持与记录：
由总经理主持，综合部记录
3.6.2召开时间：
每月最后一周的周五晚上
3.6.3参加人员：
全司人员
3.6.4会议内容：
总经理讲话、各部门总结本月工作规划下月工作、本月出现的问题及改正的建议、优秀员工评选及发放奖品
4、会后管理
4.1临时会议和部门会议由相关业务部门负责会议的准备与落实。
4.2管理层会议、部门会议须有专人按照公司统一《会议记要》模板记录会议内容，例会结束后结束后需要下发会议纪要的在两个工作日内做好会议纪要，抄送各与会人员，并将文件（含电子文档）备案。
4.3各部门会议地点不一样，但都需要须保持会议地干净整洁，参会人员严禁吸烟、随地吐痰，不乱扔纸屑、杂物，会后将会议地清扫干净。
4.4全司会议座位的摆放、水杯准备、会中送水等由综合部与前台共同负责。
4.5会议结束后，将所有散会后需将桌椅归至原位，卫生打扫干净，熄灭电源。
附表：
会议纪要模板
第五条固定资产管理
为了加强办公室固定资产管理，明确部门及员工的职责，现结合公司实际，特制定本制度。
1、固定资产的管理部门
1.1公司综合部是公司资产的归档管理部门，前台主管负责负责资产的购置、保管、维修、报废、清查等工作；
1.2建立固定资产管理流程，制作固定资产登记表。
1.3对固定资产进行统一分类编号，并对固定资产的使用落实到使用人。
2、固定资产核算部门
2.1公司财务部是固定资产的价值核算部门，负责固定资产的价值核算。
2.2 财务部设置固定资产总帐及明细分类帐。
2.3财务部对固定资产的增减变动及时进行帐务处理。
2.4财务部会同固定资产管理部门对固定资产每月进行一次盘点，做到帐实相符，保持帐、物、表一致。
3、固定资产的购置
3.1各部门需购置固定资产，需填写“物品采购申请单”，由董事长、总经理、副总及财务部批准（以物品采购制度为依据）。
3.2经批准后，由采购部门安排专人负责采购，在此表中应详细填写写固定资产名称、规格、型号、按照采购流程购置。
3.3固定资产收到后，由固定资产管理部门负责验收，对固定资产进行编号，并进行登记填写固定资产表，落实使用责任。
并签字验收单一份交财务部进行相应的帐务处理。
4、固定资产的转移
4.1固定资产在公司内部部门员工之间转移调拨，固定资产管理部门需要及时更新落实到使用人。
4.2固定资产管理部门将固定资产转移登记情况通知财务部，以便进行帐务处理。
4.3注意固定资产编号保持不变，填写清楚新的使用部门和新的使用人，以便监督管理。
5、固定资产的出售
管理部门，填写“闲置固定资产明细表”，管理部门拟定处理意见后，按以下步骤执行：
5.1固定资产如需出售处理，需由固定资产管理部门提出申请，填写“固定资产出售申请表”
5.2列出准备出售的固定资产明细，注明出售处理原因，出售金额，报部门经理、财务部和总经理审批。
5.3固定资产出售申请经批准后，固定资产管理部门对该固定资产进行处置，并对固定资产卡片登记出售日期，台帐做固定资产减少。
5.4财务部根据已经批准的出售申请表，开具发票及收款，并对固定资产进行相应的帐务处理。
6、固定资产报废
6.1当固定资产严重损坏，没有维修价值时，固定资产管理部门提出申请，填写“固定资产报废申请表”交报财务总监和总经理审批。
6.2经批准后，固定资产管理部门对实物进行处理。
处理后对固定资产登记表进行更新，并将处理结果通知财务部。
6.3财务部依据总经理批准的固定资产报废申请和实物处理结果，进行帐务处理。
7、固定资产的清查
公司建立固定资产清查制度，清查分年中清查和年末清查，由管理部门和财务部共同执行。
固定资产的清查应填制“固定资产盘点明细表”，详细反应所盘点的固定资产的实有数，并与固定资产帐面数核对，做到帐务、实物、和表格一致。
若有丢失，须及时上报，找出原因和责任。
附表：
物品采购申请表
固定资产登记表
固定资产盘点明细表
第六条印章，证件管理
为加强和规范印章和证件的统一管理，维护印章、证件的安全性和严肃性，确保印章安全使用和管理，特制定本制度。
1、印章管理细则
1.1公司营业执照、资质证书、行政公章，合同章等由综合部监管，税务登记证、组织机构代码、财务专用章，公司负责人印鉴由财务部监管。
1.2公司实行印章使用登记管理制，使用以及领取、归还印章时应予以登记。
1.3公司各部门一律不得自行刻制公章。
1.4印章管理员每天下班前应检查印章是否齐全，妥善保管，次日上班后，应首先检查所保管印章有无异样，若发现意外情况应立即报告。
1.5印章专管员因事、病、休假等原因不在岗位时，应指定他人代管印章，办好交接，以明确责任，落实到人。
1.6公司各部门因公务需加盖公司行政公章、合同专用章、业务专用章、财务专用章、法人章的，或公司员工因私事需出具证明而使用公司行政公章的，使用人或需使用的员工应在印章专管员处填写好《印章使用登记表》，按要求签字确认后方可使用印章。
印章专管员应对文件内容和所登记的事项予以核对，经核对无误的方可盖章。
1.7财务部使用的常规性、一般性的表格、函件，如规范性的各类报表等，由财务部负责人审批后盖财务专用章。
1.8未经审批，不得在空白公文纸和未填好内容的介绍信、证明以及合同上盖章。
1.9印章原则上不许带出公司，对确需将印章带出使用的，应填写《印章外借登记表》，按要求签字确认后，方可携带使用。
印章使用完后，需到印章专管员处归还并进行核销，填写归还日期；印章专管员应对归还的印章进行检查，确认无损后再行签字。
1.10相关文件经盖章后，应将盖章的文件原件存档保管，在确实无法留存原件时以复印件存档。
已盖章的文件若不能使用，必须交回财务部销毁。
2、证件管理细则
2.1公司实行证件使用登记管理制，使用以及领取、归还证照时应予以登记。
2.2证件保管员应把证照进行分类整理与保管，并按时办理各种证照的年检、变更、更换工作，保证公司经营主体资格符合法律法规的要求。
2.3公司各部门或员工因公务需借阅或复印公司有关证照的，由使用人填写《证件使用登记表》；按要求签字确认后，使用人方可借阅或复印。
有关证照的复印件如不能使用或使用后应交回财务处进行销毁。
2.4公司各部门或员工因公务需外借公司有关证照的，由使用人填写《证件外借登记表》；按要求签字确认后，方可外借使用。
外借人员应对证照进行妥善的保管，如损坏或丢失，应承担补办费用及相关责任。
2.5证照使用完后，需到证照专管员处归还并进行核销，填写归还日期；证照专管员应对归还的证照进行检查，确认无损后再行签字。
附表：
印章使用登记表
印章外借登记表
印章交接单
证件使用登记表
证件外借登记表
第七条档案管理
为进一步规范合同文档管理工作,逐步实现公司合同管理工作的程序化、规范化、科学化、便捷化，特制定本办法。
本规定中的合同资料适用于公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本及相关书面、电子资料档案.
1、文件材料的收集管理
1.1公司由综合部专员负责文件档案的管理。
1.2文件档案的收集由各部门或经办人员负责整理。
1.3一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交综合部备案。
会议文件由综合部收集。
2、归档范围
2.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2.2本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
2.3本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
2.4本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
2.5本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
3、归档要求
3.1所有文件入司必须有登记表，所有与金额相关的合同原件统一存放在财务部，综合部保存复印件。
3.2归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
遵循批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后的整理归档原则。
3.3不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在相对对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
3.4所有文档按规定编号归档。
3.5案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
5、编号规则
5.1文件的编号与格式
Xxx/xx（xxx）xxxx-xxx
顺序号
编制年份
部门号
分类号
企业代号
5.2企业代号标识：
用企业名称简写的汉语拼音字母表示：
DYT——大运通汽车服务有限公司
5.3文件分类号标识：
ZD管理制度
HY会议记录
QT前台资料
FD财务资料
HT合同
QT其它
5.4部门号（仅限于内部文件）
综合部ZH
采购部CG
生产车间SC
业务部YW
财务部CW
客服部KF
5.5年份号标识：
发布此文件的年份编号。
5.6顺序标识：
此文件在系列文件中的顺序号。
6、档案的借阅办法
6.1公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《文件借阅表》，需外带者要填写《文件外带表》报主管人员批准后，方可借阅或外带。
6.2档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
6.3必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
6.4不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
6.5不准转借，必须专人专用。
6.6用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。
附表：
文件借阅表
文件外带表
文件登记表
第八条员工宿舍管理
为了加强和规范员工宿舍的管理，根据宿舍的实际情况，现制定出如下管理制度：
1、员工宿舍内大部分设施属公司所有，爱护宿舍内一切公物设施，不准随便移动拆卸，损坏须照价赔偿。
2、入住宿舍的人员必须是本公司在职员工，离职员工和外来人员拒绝入住，擅自带人入住的。
3、保持室内整洁，个人棉被、垫被起床后须叠齐，洗晒衣物需按指定位置晾晒。
4、不准往窗外丢杂物，垃圾要倒入垃圾桶。
5、不准随地吐痰，烟灰、烟蒂不得丢弃地上，换洗衣物不得堆积地上。
6、严禁在宿舍内赌博，嫖娼、酗酒、偷窃及其它有伤风化的行为。
7、注意水电安全，出门或离开宿舍务必关门、关水、关电。
宿舍内禁止使用大功率用电器，预防火灾事故，保证人身和财产不受损失。
8、严格遵守作息时间，严禁在宿舍内大声喧哗、吵闹、大声播放收（录）音机、手机彩铃和电视，所有娱乐活动应文明、小声，以不影响他人他人休息为前提。
9、房间所住的员工必须负责卫生清扫，轮流值日。
下水道因卫生不清洁造成的堵塞由责任人承担其维修费用，如无法明确责任则由所住房间员工平均分摊。
10、严禁在宿舍内搞封建迷信和违法乱纪活动。
团结一致、互谅互让、互勉互助，避免吵架、打架、斗殴事件的发生。
11、员工宿舍的水管、电灯坏了，必须及时报告综合部管理人员请人维修，如不报告出现事故由该房员工负责。
12、每位员工配置床位一个，被褥员工自行准备，员工必须按公司分配规定使用各自的床及用品等，不准私自调换房间、床位。
员工个人财物妥善保管，任何人未经主人同意不得擅自动用他人物品。
13、员工退出宿舍时，必须到综合部办理退出手续，由综合部管理人员清点宿舍物品。
14、对员工宿舍，公司每周不定期抽查一次，发现设施损坏、丢失的，应及时配发新的，相关费用从造成损失人员或该宿舍人员的工资中扣除；
15、发现违反以上规定的人员，视情节给予处罚5-50元，并在早会公开通报。
第九条奖励、惩罚管理
1、奖励管理
为了表扬先进，激励后进，提高员工工作积极性，特制定此制度。
1.1奖励涉及对象：
公司所有员工。
1.2奖励方式：
精神奖励、物质奖励。
员工可享受100元—500元的经济奖励、100元—300加薪、员工大会通报表扬（奖励金额视具体情况由公司领导和行政部门核定）
1.3奖励标准
1.3.1在完成公司工作、任务方面取得显著成绩和经济效益的；
1.3.2对公司提出合理化建议积极、有实效的；
1.3.3保护公司财物，使公司利益免受重大损失的；
1.3.4在公司、社会见义勇为，与各种违法违纪、不良现象斗争有显著
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