行政部岗位职责说明书.docx

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行政部岗位职责说明书

行政总监职务说明书

岗位名称

行政总监

岗位编号

所在部门

行政部

岗位定员

直接上级

总经理

工资等级

直接下级

行政部经理、人力资源部经理

薪酬类型

所辖人员

N个中层

岗位分析日期

本职：

负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

制定规章制度

工作

任务

组织制定企业行政管理、总监后勤管理的相关制度并上报总经理审批

对各项制度的执行情况进行监督、检查和指导

定期组织对各项制度进行修正、完善

考核重点：

各项规章制度的执行情况

职

责

二

职责表述：

会议、接待管理

工作

任务

负责行政会议和例会的组织工作，参见或列席会议并做会议记录

根据总经理指示,编排工作活动日程表，负责重大活动的组织和接待工作

考核重点:

会议组织与接待工作情况

职

责

三

职责表述：

后勤保障管理

工作

任务

根据企业发展要求,安排、组织、指导员工食堂、宿舍的日常管理工作

审批各项改善员工工作、生活条件的意见和建议

考核重点：

员工工作、生活条件的改善情况及满意度

职

责

四

职责表述:

行政性财产管理

工作

任务

组织编制企业行政性财产、物资的采购计划及预算，严格控制行政办公经费支出

监督企业办公用品,办公用固定资产的购买、保存及发放、维修管理工作

审核、审批企业办公用车、基础建设、固定资产购买等的申请

考核重点：

行政性办公费用的控制情况

职

责

五

职责表述：

治安与环境管理

工作

任务

监督企业内部治安管理

监督、检查企业办公区域内的清洁卫生管理

监督、检查企业办公区域的环境绿化工作管理

考核重点：

企业内外治安、环境情况

职

责

六

职责表述：

所辖部门管理

工作

任务

负责指导、管理、监督下属分管部门人员的业务工作，使其不断提高工作效率

负责分管部门员工的培训、考核工作

考核重点：

分管部门业务指标完成、员工考核情况

职责七

职责表述：

完成总经理交付的其他任务

权力：

对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权

调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权

对出差事务的审核权

合同的审核权

印章使用的审核权

对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权

对各部门的安全隐患有限期整改权

权限内的财务审批权

有对直接下级人员调配、奖惩的建议权,任免的提名权和考核评价权

对所属下级的工作有监督、检查权

对所属下级的工作争议有裁决权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门，总经理

外部协调关系

上级单位和兄弟单位、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等

任职资格:

教育水平

大学本科以上

专业

企业管理或相关专业

培训经历

行政管理培训、企业文化培训

经验

5年以上工作经验,3年以上管理经验，2年以上部门管理经验

知识

掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法

技能技巧

熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识

个人素质

领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间，根据需要加班

所需记录文档

通知、简报、汇报文件或报告、总结等

考核指标：

公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况

费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率

部门合作满意度

领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注

人力资源部

人力资源部经理职务说明书

岗位名称

人力资源部经理

岗位编号

所在部门

人力资源部

岗位定员

直接上级

行政总监

工资等级

直接下级

人力资源部主管

薪酬类型

所辖人员

人力资源部专员

岗位分析日期

本职：

负责公司的人力资源规划、员工招聘选拔、绩效考核、薪酬福利管理、员工激励、培训和开发和沟通协调,保证公司人力资源供给和人力资源高效率

职责与工作任务:

职

责

一

职责表述：

协助行政总监制定人力资源战略规划,为重大人事决策提供建议和信息支持

工作

任务

根据公司发展战略组织制定人力资源战略规划，全面考虑干部和技术人员的梯队建设

参与公司重大人事问题的决策

定期组织收集有关人事招聘、培训、考核、薪酬等方面的信息，为公司重大人事决策提供信息支持

职

责

二

职责表述：

负责公司人力资源战略的执行

工作

任务

根据公司的情况，组织制订公司用工制度、人事管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作程序,并组织实施

根据公司的发展规划，提出机构设置和岗位职责设计方案，对公司组织结构设计提出改进方案

职

责

三

职责表述：

全面负责人力资源管理的各项事务

工作

任务

负责公司内部人力资源调配

负责开发、引进外部人才，组织实施招聘工作,并参与对应聘人员的面试筛选

负责制定公司员工的培训和发展计划，组织安排对员工的培训

负责组织公司员工的考核，并对考核结果做出评价

负责组织公司员工的职称评定工作

组织公司薪酬管理工作，编制公司年度薪酬计划及薪资调整方案，审核公司员工每月的工资

负责建立公司内部的沟通机制，及时了解员工的思想动态

受理员工投诉，并组织相关部门妥善解决

职

责

四

职责表述：

负责其他人事事务

工作

任务

负责员工的养老保险、失业保险、医疗保险等工作

代表公司与员工签订各种劳动合同，以及处理各种与合同相关的事宜

负责受理员工与公司劳动争议事宜并及时解决

负责出国人员的政审工作

监督下属进行各类人事档案的归档保管工作

负责有关人事调动、户口管理的事宜

代表公司与政府部门、其他单位进行沟通和交流

职

责

六

职责表述:

负责人力资源部内部的组织管理

工作

任务

负责指导属下员工制定阶段工作计划,并督促执行

负责人事队伍建设,选拔、配备、培训、评价本部门人员

负责部门内工作任务分工,合理安排人员

负责控制部门预算，降低费用成本

职责七

职责表述:

完成行政总监交办的其他任务

权力：

对公司编制内招聘有审核权

对公司员工出勤的监督权

对公司员工手册有解释权

有对员工考核数据和事项核实权

对员工投诉有核实权

有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权

对所属下级的工作有监督、检查权

对所属下级的工作争议有裁决权

本部门预算内的费用使用权

工作协作关系：

内部协调关系

总经理、总监、公司各部门

外部协调关系

人事局,劳动局、培训中心、高等院校、人才交流中心

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业

管理相关专业

培训经历

人力资源管理培训

经验

5年以上工作经验，3年以上管理经验,在部门经理岗位上工作1年以上

知识

精通人力资源管理知识，掌握行政管理、法律等知识

技能技巧

熟练使用自动化办公软件,具备基本的网络知识

个人素质

具有很强的领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）、录音录像

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间，偶尔加班

所需记录文档

通知、简报、汇报材料、工作总结、公司文件

考核指标:

人员供应及时性、招聘效果、考核、薪酬工作差错率、员工流失率、员工满意度、重要任务完成情况

部门预算控制情况、关键人员流失率、下属行为管理

部门合作满意度

领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识与技能

备注

人力资源部主管职务说明书

岗位名称

人力资源部主管

岗位编号

所在部门

人力资源部

岗位定员

直接上级

人力资源部经理

工资等级

直接下级

人力资源部专员

薪酬类型

所辖人员

无

岗位分析日期

本职：

负责建立、完善、执行劳动工资制度和福利制度，负责公司劳动合同、人事档案管理和劳动纠纷的处理.

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

职责表述:

协助公司人力资源战略的执行

工作

任务

根据公司的情况，协助企业管理中心经理制订公司用工制度、人事管理制度、劳动工资制度、人事档案管理制度、员工手册、培训大纲等规章制度、实施细则和人力资源部工作程序，并负责实施

参与公司发展规划的制定

根据公司的发展规划，提出机构设置和岗位职责设计方案,对公司组织结构设计提出改进方案

考核重点：

人力资源管理制度的有效执行情况

职

责

二

职责表述：

人事管理

工作

任务

负责组织员工招聘、录用、调动及离职管理

协助上级进行公司后备干部选拔、考察、建档及培养工作

监督下属进行各类人事档案的归档保管工作

代表公司与员工签订各种劳动合同，以及处理各种与合同相关的事宜

考核重点:

人事资料完善度

职

责

三

职责表述：

绩效考核、薪酬福利管理

工作任务

协助企业管理中心经理制订绩效考核制度

负责组织公司员工的绩效考核，并对考核结果及时予以反馈

协助企业管理中心经理制订薪酬福利制度

组织公司薪酬福利管理工作，根据绩效考核结果,编制公司员工每月的薪酬表，提交薪资调整方案

考核重点：

绩效、福利合理度、员工满意度

职

责

四

职责表述:

劳动关系管理

工作

任务

负责组织劳动纪律检查

受理员工投诉，并组织相关部门妥善解决劳务纠纷

负责员工的养老保险、失业保险、医疗保险、意外伤害保险等工作

协助标准化管理部做好员工安全教育，预防职业病的发生,处理相关工伤及职业病

负责建立公司内部的沟通机制，及时了解员工的思想动态

代表公司与政府部门、其他单位进行沟通和交流,协调外部劳动关系

职责五

职责表述：

完成人力资源部经理交办的其他任务

权力：

有对员工考核数据和事项核实权

对员工投诉有核实权

有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核建议权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

人事局，劳动局，社会保障部门、人才交流中心

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业

人力资源专业或管理类专门

培训经历

接受过人力资源知识培训

经验

2年以上工作经验

知识

通晓相应的人力资源管理知识,掌握有关人力资源的各项规章制度,具有行政管理知识

技能技巧

熟练使用各种办公室软件，具备基本的网络知识,具有较强的阅读能力、写作能力和表达能力

个人素质

具有一定的判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力

其它：

使用工具/设备

计算机

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需要加班

所需记录文档

通知、简报、汇报文件、总结、公司文件、工资表

考核指标：

薪酬福利工作出错次数、公司人事档案的完整性、员工流失率、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能

备注

人事专员职务说明书

岗位名称

人事专员

岗位编号

所在部门

人力资源部

岗位定员

直接上级

人力资源部主管

工资等级

直接下级

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职:

负责建立、完善、执行劳动工资制度和福利制度，负责公司劳动合同、人事档案管理和劳动纠纷的处理。

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述:

参与制定公司人力资源规划和各种方案

工作

任务

参与制定公司的人力资源发展规划。

拟定工资和奖金、福利方案报批后执行

掌握企业工资、奖金、劳动保护、福利的有关政策

职

责

二

职责表述：

办理各类社会保障事务

工作

任务

为公司员工办理各种社会保险

负责劳动保险的工作,及时对职工关于劳动保险方面的争议做出裁决

职

责

三

职责表述：

负责薪酬福利工作

工作

任务

审核下级上报的员工薪酬表，并报人力资源部经理审批

审核员工的考勤，及各种休假并备案

负责企业员工的奖金、津贴、补贴、登记和管理

负责员工试用转正、定级、晋级的考核登记工作和考勤统计工作

职

责

四

职责表述：

负责劳资关系和劳动合同事宜

工作

任务

协助人力资源部经理处理劳资关系

负责公司的“劳动合同终止和解除"制度执行

为符合退休条件的职工办理退休手续

负责建立公司与员工的沟通机制，受理员工投诉并负责调查核实和协调解决

协助解决员工与公司的劳动纠纷事宜

职

责

五

职责表述：

内部档案管理

工作

任务

及时进行档案的加工整理、分类上帐、装订、建立管理卡片、编制检索目录

定期参加档案鉴定，对应销毁档案进行监销

执行档案咨询、借阅管理制度，履行借阅手续

按密级划分的有关规定，及时准确划分档案密级

职责六

职责表述：

完成人力资源部经理交付的其他任务

权力:

人事档案的管理权

工资发放表的审核权

劳动纠纷的协调权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门

外部协调关系

人事局,劳动局，社会保障部门、人才交流中心

任职资格：

教育水平

大学专科以上

专业

人力资源专业或管理类专门

培训经历

接受过人力资源知识培训

经验

1年以上工作经验

知识

通晓相应的人力资源管理知识，掌握有关人力资源的各项规章制度，具有行政管理知识

技能技巧

熟练使用各种办公室软件，具备基本的网络知识，具有较强的阅读能力、写作能力和表达能力

个人素质

具有一定的判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力

其它:

使用工具/设备

计算机

工作环境

办公室

工作时间特征

正常工作时间，偶尔需要加班

所需记录文档

通知、简报、汇报文件、总结、公司文件、工资表

考核指标：

薪酬福利工作出错次数、公司人事档案的完整性、员工流失率、重要任务完成情况

考勤、服从安排、遵守制度

判断与决策能力、人际能力、沟通能力、计划与执行能力、专业知识技能

行政部经理职务说明书

岗位名称

行政部经理

岗位编号

所在部门

行政部

岗位定员

直接上级

行政总监

工资等级

直接下级

办公室主任

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职：

负责为公司管理层提供决策支持,保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述：

制定行政管理制度

工作

任务

组织编制各项行政管理规章制度，经行政总监批准后贯彻执行

负责监督各项行政管理制度的执行情况

考核重点：

制度的完善及有效执行程度

职

责

二

职责表述：

管理行政性资产

工作

任务

妥善管理企业行政、后勤、办公设备及用品，按照计划安排人员购买和维护

组织对企业行政资产进行登记、造册及定期盘点

协调各部门行政性车辆的使用及车辆保养、维修

考核重点:

行政性资产的完好程度

职

责

三

职责表述：

控制行政费用

工作

任务

负责编制企业年度行政费用预算并监督实施

严格控制各项行政费用支出，确认费用分摊范围

控制企业的交通费用支出

考核重点:

行政费用的控制程度

职

责

四

职责表述：

后勤管理

工作

任务

根据企业经营发展需要，组织管理企业的后勤保障工作

负责管理员工宿舍、食堂、通信、医疗卫生等

考核重点：

员工满意度

职

责

五

职责表述：

内外部沟通协调

工作

任务

协调总经理、各总监、各职能部门和员工的关系

协助行政总监与企业各职能部门、分公司进行联络和沟通

协助各部门筹划和组织企业的重大活动

协调企业与政府相关部门、行业协会以及各类相关单位的关系

妥善安排外来人员的来访接待工作

考核重点：

企业内外部沟通渠道的畅通程度

职

责

六

职责表述：

文书档案管理

工作

任务

负责草拟、审核企业重要文稿，包括月、季、年度工作计划和总结报告等工作

及时处理重要来往文电信函的审阅、传递，督促检查领导批示、审核和修改以企业名义签发的有关文件

企业印章、法人章的监督管理和办公室印章管理

考核重点：

各类公文的规范程度

职

责

七

职责表述:

部门内部管理

工作

任务

负责本部门员工的配备、选拔工作

有效控制部门内部各项费用的支出

协调本部门各项工作，组织本部门员工的培训、考核工作

考核重点：

部门各项工作的进展情况

职责五

职责表述：

完成行政总监交付的其他任务

权力：

对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权

调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权

对出差事务的审核权

合同的审核权

印章使用的审核权

对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权

对各部门的安全隐患有限期整改权

权限内的财务审批权

有对直接下级人员调配、奖惩的建议权,任免的提名权和考核评价权

对所属下级的工作有监督、检查权

对所属下级的工作争议有裁决权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门，管理总监,总经理

外部协调关系

上级单位和兄弟单位、新闻媒体、宾馆物业管理处、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等

任职资格：

教育水平

大学本科以上

专业

企业管理或相关专业

培训经历

行政管理培训、企业文化培训

经验

5年以上工作经验，3年以上管理经验,1年以上部门管理经验

知识

掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设的知识，了解公关宣传的常用做法

技能技巧

熟练使用自动化办公软件，具备基本的网络知识

个人素质

领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力

其它:

使用工具/设备

计算机、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）

工作环境

办公场所

工作时间特征

正常工作时间，根据需要加班

所需记录文档

通知、简报、汇报文件或报告、总结等

考核指标：

公司环境卫生状况、公司安全事故发生次数、员工满意度、固定资产状况、后勤支持投诉率、网络运行的稳定性、制度建设完善性、组织员工活动次数、重要任务完成情况

费用控制情况、下属行为管理、关键人员流失率

部门合作满意度

领导能力、判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能

备注

办公室主任职务说明书

岗位名称

办公室主任

岗位编号

所在部门

办公室

岗位定员

直接上级

行政部经理

工资等级

直接下级

行政文员、司机

薪酬类型

所辖人员

岗位分析日期

本职：

负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行;进行公司形象推广、公关和公司企业文化建设；负责后勤支持工作

职责与工作任务：

职

责

一

职责表述:

负责为公司管理层提供支持，并负责跟踪落实行政总监及总经理的决议.

工作

任务

负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划

负责组织和安排管理层会议,提供会议纪录与整理服务.

通报会议决议,并跟踪会议决议的实施情况。

协助总经理的工作,提供决策支持。

职

责

二

职责表述:

负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行.

工作

任务

负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度。

负责督促管理制度的有效执行，负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性

职

责

三

职责表述：

负责制定办公室工作计划,实现工作目标

工作

任务

制订办公室年度、月度工作目标、工作计划，并组织实施

职

责

四

职责表述：

负责公司形象推广、公关活动

工作

任务

负责公司形象设计和推广实施。

负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访，负责与新闻媒体的接触。

负责组织并协调公司的公关危机处理。

职

责

五

职责表述：

公司企业文化建设

工作

任务

负责组织公司内部员工活动。

建立员工与管理层的沟通渠道，吸引员工关心公司事务并参与管理。

组织公司内部信息发布和内部刊物的出版。

职

责

六

职责表述：

统筹管理公司后勤服务工作

工作

任务

负责公司内外环境的管理，包括办公场所分配、办公场所的整体布置、绿化、清洁与保持工作

负责管理公司保安和消防工作，确保公司办公、生活秩序不受干扰和公司财产、员工的安全，并定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态

负责办理公司办公用品的采购、发放和管理

负责对固定资产的采购与管理工作

负责公司档案和资料的收集、管理、查阅或借阅

负责与宾馆管理处保持联系，保证办公场所的水、电、空调、电话等设施完好

负责对公司内电脑、网络的管理、维修和升级

负责公司印章管理、合同审计和一般法律事务处理

负责对公司出差人员的管理，并提供手续办理、旅程安排等方面的支持

负责公司内的复印、传真、打印等工作

负责公司的公务用车管理，进行科学合理的调度

职

责

七

职责表述：

部门内部管理工作

工作

任务

制订、修订办公室的工作程序和工作制度,并监控实施

负责公司办公室队伍建设，选拔、配备、评价下属人员，组织部门技能培训

负责指导属下员工制定阶段工作计划，并督促执行

负责控制部门预算，降低部门管理费用

职责八

职责表述:

完成行政部经理交办的其他任务

权力:

对总经理办公会议和总经理决议执行情况的监督权

调整公司管理制度的建议权，统筹制定公司规章制度的建议权

对出差事务的审核权

合同的审核权

印章使用的审核权

对各部门的安全保卫、防火、卫生整洁的检查监督权

对各部门的安全隐患有限期整改权

有对直接下级人员调配、奖惩的建议权，任免的提名权和考核评价权

对所属下级的工作有监督、检查权

对所属下级的工作争议有裁决权

工作协作关系：

内部协调关系

公司各部门,行政部经理,行政总监

外部协调关系

上级单位和兄弟单位、办公用品供应商、消防部门、卫生管理部门、公安部门、街道等

任职资格:

教育水平

大学本科以上

专业

企业管理或相关专业

培训经历

行政管理培训、企业文化培训

经验

5年以上工作经验，3年以上管理经验

知识

掌握相应的行政管理、企业形象策划和企业文化建设