中铁二局工程项目标准化管理手册汇编项目部物机分册物资设备管理.docx

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中铁二局工程项目标准化管理手册汇编项目部物机分册物资设备管理

中铁二局工程项目标准化管理手册汇编

项目部册

（物机分册）

中铁二局集团有限公司

2016年1月

一、物资管理

工程项目物资管理实施细则3

物资（集中采购）招标管理实施细则38

钢轨、道岔和石化产品集采专供管理实施细则45

物资供应商管理实施细则52

工程项目物资区域集中采购实施细则69

中铁二局采购业务实施细则73

物资设备电子商务采购实施细则76

物资管理考核实施细则87

二、机械设备管理

工程项目机械设备管理实施细则111

中铁二局项目经理部工程项目机械设备租赁管理实施细则137

中铁二局项目经理部特种设备管理实施细则161

一、物资管理

工程项目物资管理实施细则

第一章总则

第一条为贯彻落实中国中铁和公司工程项目物资管理相关要求，规范物资管理行为，严控物资成本，提升项目盈利水平，依据国家法律法规和上级单位有关规定，制定本细则。

第二条建设单位的相关规定与本细则不一致的，从其规定。

第二章机构与职责

第三条项目部应成立物资管理领导小组，成员由项目经理、分管领导、总工程师、党委书记以及工程、物机、财务、工经、试验、安质等部门负责人组成，组长由项目经理担任。

第四条项目部物资管理领导小组主要职责：

贯彻执行上级单位有关物资管理的规章制度；核定项目主要物资及大宗物资定额消耗量（含调整量）；审核项目物资申请计划；负责指导项目物资验收、保管、发放、结算、核算与分析等工作；审核项目废旧、剩余物资处置方案并上报。

第五条项目部物资管理领导小组下设询价小组、合同评审小组、盘点小组等工作小组负责开展物资管理工作，项目部物资管理领导小组成立文件应逐级上报公司物资设备部备案。

第六条项目部应设立物资管理机构。

项目部和项目分部设物机部，各拌合站、钢筋场、作业队设材料室。

第七条物资管理机构应配备专业物资管理人员，数量应满足管理需要。

物资管理部门负责人由上级业务主管部门对其工作技能、工作经验、资质证书等情况进行综合评定，评定称职的方能上岗。

第八条物资管理机构管理职责

（一）项目部物资管理部门职责

1．收集地方、上级单位物资管理相关规定，建立现行有效的物资管理支持性文件清单。

2．开展物资市场调查，收集项目所在地主要物资资源、市场价格、运输、料场等信息，编制主要物资市场调查报告、项目物资管理策划书并上报子（分）公司（以下统称子公司）。

3．编制、上报物资采购（申请）计划；参与上级单位组织的物资集中采购，对采购价格进行监督，价格偏离市场时上报子公司物资管理领导小组。

4．组织采购权限范围内或经子公司审批的辅助材料应急采购。

5．做好供应商履约过程记录，参与对供应商的资格审查、履约评价。

6．收集、整理当地及周边物资信息价、市场价及项目实际采购价、施工合同材料预算单价，建立动态管理台账并上报。

7．建立限额发料总控台账，组织开展限额发料、月末盘点、定期核算与分析等工作。

8．组织项目部相关部门评审物资采购合同，建立合同台账，严格执行合同。

9．每月按时与区域集中采购供应商办理《物资资金集中支付签认单》，建立供应商支付台账，按时上交物资区域集中采购资金。

10．使用中国中铁项目物资管理信息系统、项目成本管理信息系统、采购电子商务系统开展日常业务工作。

11．编制物资管理统计报表，按时上报。

（二）公司指挥部、代局指物资管理机构的物资管理职责参照项目部职责，对各项目分部物资管理进行监管，向公司请示、报告并依据批复意见执行。

第三章市场调查

第九条项目中标后，项目部应进行物资市场调查。

调查内容包括主要物资的供应厂商、供货能力、产品质量、采购价格、运输条件等，同时应收集供应厂商的资质资料。

调查分施工前、施工中，定期（每半年）、不定期调查，并撰写书面市场调查报告报上级单位核备。

第十条施工调查后，项目物机部编制《项目物资管理策划书》，经本级物资管理领导小组评审后，提交上级物资管理领导小组审批，经批准后执行。

《项目物资管理策划书》包括（但不限于）以下内容：

项目概况、管理目标、管理体系及人员配置、部门职责、采购（租赁）管理、主要物资供应策划、物资供应应急预案、物资质量管理、成本管理、《主要物资招标（采购）计划表》（附件1）、《周转材料配置计划表》（附件2）、《分工号主要物资需用数量明细表》（附件3）、《主要物资需用限定（额）数量总计划表》（附件4）等。

第四章计划管理

第十一条编制要求

（一）物资计划内容应编制齐全、填写规范，质量标准、供货周期、收货地点应提出明确要求。

物资计划必须具备完整性、准确性、时效性、预见性。

（二）物资计划由封面、编制说明、物资采购（申请）计划表、需用量明细表四部分组成，经工程、工经、财务、物机部门会签，单位领导审批后加盖单位公章。

（三）物资采购（申请）计划表是申请计划的主要组成部分，内容包括物资名称、规格型号、计量单位、上期库存、储备定量、本期用量、本期实际申请量、技术标准等。

（四）编制说明一般包括以下内容：

计划期内主要任务概况及特点、特殊质量要求、急用物资需用时间、上期计划完成情况、交货期和交货地点等其他需要说明的内容。

第十二条计划编制及上报

（一）主要物资总需用量计划编制及上报

1．项目部工程部在接到施工图纸后30天内，编制《分工号主要物资需用量明细表》，经项目总工程师复核、签认后移交物机部。

当有变更、调整时，工程部应及时调整并通知物机部。

2．项目部物机部依据工程部提供的《分工号主要物资需用量明细表》编制《主要物资需用限（定）额数量总计划表》，并上报子公司物资设备部，子公司物资设备部组织相关部门进行审核，审核后作为项目部物资总量控制和集中采购的依据。

（二）主要物资采购（申请）计划编制及上报

1．项目部工程部依据《分工号主要物资需用量明细表》和月度施工任务安排，编制《主要物资月度需用量计划表》（附件5），交给物机部，用于物资月度进货数量的总控。

物机部依据工程部提供的《主要物资月度需用量计划表》和库存盘点表编制《主要物资月度采购（申请）计划表》（附件6），报现场物资供应服务机构组织供应。

2．实行区域集中招标采购的主要物资由项目部编制招标申请计划，按公司管理办法规定的不同采购组织形式分别上报子公司、公司及中国中铁采购管理部。

（三）辅助材料采购计划编制及上报

1．辅助材料在采购前，必须由用料单位（项目部各部门、作业队）书面提出用料申请，属项目前期临建发生用料及施工生产中发生用料由工程部提出用料申请，属各部门自行使用的用料（如工具等）由使用部门提出用料申请。

2．项目部物机部根据用料单位提出的用料申请单，结合物资库存情况，历史发放情况，审核用料申请单后汇总编制辅助材料《网络采购计划表》（附件7），并附各用料单位的用料申请。

3．项目部物机部将编制的辅助材料《网络采购计划表》经工程、工经、财务部门共同审核后报项目经理审批。

工程部负责审核用料数量是否合理，工经部门负责审核是否应由项目部采购，项目经理根据施工情况进行审批。

4．辅助材料计划经子公司物资设备部审核后执行网上采购。

（四）专项物资采购计划编制及上报

钢轨、道岔、石化产品等专项物资由项目部编制物资需求计划，并填制《石化产品需求计划表》（附件8）及《钢轨、道岔集中采购需求计划表》（附件9），逐级上报至中国中铁采购管理部，并按照公司《钢轨、道岔和石化产品集采专供管理实施细则》执行。

第十三条计划报送时间

（一）项目部应在子公司批准项目部编制的《项目物资管理策划书》后5个工作日内，向子公司物资设备部报送项目主要物资采购计划和采购方案。

（二）项目部每月20日前报送次月物资申请计划；每季度结束前15天提报下季度物资申请计划。

（三）项目部分别于4月5日前和10月5日前上报区域物资集中采购需求计划，子公司物资设备部审核、汇总后分别于4月10日前和10月10日前上报公司物资设备部组织区域物资集中采购。

（四）项目部原则上每月1日、11日、21日向子公司物资设备部报送辅助材料网上采购计划。

第十四条计划执行

（一）项目部物机部在日常工作中按物资计划申请采购供应，建立计划供应台账，对影响物资计划执行情况的生产计划调整、资源状况变化、市场单价波动、运输条件改变等各种因素进行分析，及时对物资计划进行调整。

（二）因设计变更、任务调整等情况需调整物资计划时，应重新申请和审批。

因调整不及时、数量不准确等原因造成停工待料、超供等，应对相关人员进行问责。

第五章供应商管理

第十五条按照公司《物资供应商管理实施细则》规定执行。

第六章采购管理

第十六条物资分类

（一）专项物资：

钢轨、道岔、石化产品等。

（二）主要物资：

指构成工程实体的物资，主要包括钢材（含建筑钢筋、型钢、钢板、钢管等）、钢绞线、水泥、粉煤灰、矿粉、外加剂、桥梁支座、锚具、土工材料、防水材料、预埋件、声测管、声屏障、四电施工专用电线电缆与设备器材、轨枕与扣配件等。

（三）当地物资：

砂石料（级配碎石）、道碴、商品混凝土等。

（四）辅助材料：

指用于辅助施工生产需用的材料，包括五金电料、消防器材、安全防护用品、焊接材料、橡塑制品、工器具以及习惯上称作的二、三项料等。

第十七条采购分为战略采购、招标采购（含公开招标和邀请招标）、竞争性谈判采购、询价采购、网上竞价采购等方式，应充分利用中国中铁采购电子商务平台和阿里巴巴中铁二局采购专区开展物资采购业务。

（一）专项物资：

钢轨、道岔、石化产品等专项物资由中国中铁实施战略采购。

（二）主要物资：

公司组织对直管项目、两个及以上子公司共同承建的工程项目及子公司在同一区域、同一需求时间内不同建设项目所需的主要物资进行区域集中招标采购；未纳入区域集中招标采购的物资，由公司组织集中采购或批复给子公司组织集中采购。

（三）当地物资：

子公司组织对项目施工所需的当地物资进行集中采购；两个及以上子公司共同承建的工程项目施工所需的当地物资，子公司应联合组织集中采购。

（四）辅助材料：

子公司组织对项目施工所需的辅助材料进行网上竞价采购，根据用料时间合理确定竞价有效期，至少应保持3天时间；项目部必要时可应急采购不高于当月限额20%的辅助材料，超出限额20%的部分须报子公司审批同意后方可组织应急采购。

第十八条急用料及其它物资采购相关规定

（一）因急需来不及招标或不具备招标条件以及不适合网络采购的物资，需报有权批准机构批准后按批复执行。

（二）项目拟自行组织加工所需砂、石料时，须将经济比选方案及加工方案报上级单位批准后方可实施。

（三）对于消防器材、安全防护等用品，在网上竞价采购时须选择有资质或经营权限的供应（厂）商。

第十九条项目部物机部应制定物资供应应急预案，并报上级备案。

第二十条严禁劳务分包企业自行采购工程实体物资。

第七章合同管理

第二十一条合同评审

（一）项目部物机部参照公司颁布的物资合同范本起草、编制合同初稿，并提交项目部合同评审小组进行评审，书面形成《合同评审表》（附件10）；项目部经办人根据评审意见对合同进行修改。

（二）项目部经办人将经过内部评审的合同文本上报子公司物资设备部组织进行二级评审并根据评审意见修改、确定合同文本。

第二十二条合同签订主体

公司、子公司是物资采购、租赁合同签订的主体；项目部签订合同需公司或子公司授权。

第二十三条合同签订

（一）订立合同前，合同签订单位应当详细了解、调查、掌握合同对方的下列情况：

主体资格是否真实、合法；资信情况是否全面、可靠；是否有履约能力；对方代理人的代理事项、权限和代理期限；供货质量是否有保证等。

（二）合同签订单位应要求对方提交企业法人营业执照、组织机构代码证、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、质量证明材料、业绩证明材料等作为合同附件。

资料为复印件的，应当加盖单位公章。

（三）签订合同必须采用书面形式，合同双方签字人必须为法定代表人或法定代表人授权委托人。

（四）合同签订后，物机部应完善以下合同基础资料。

1．负责建立物资采购合同台帐（附件11），动态登记、保管与合同有关的单证资料，负责合同基础资料的收集整理工作。

2．合同基础资料包括但不限于：

本办法要求合同当事人提供的资信资料、来往函件、数据电文（电传）、招投标文件、中标通知书、合同正本及附件、补充协议、会议纪要、签收单据、合同评审资料、合同登记台帐等，变更解除协议及与合同签订、履行、变更有关的文书、图表、信函及其它有关的材料等。

3．合同基础资料应当在合同签订完毕15日内，统一编号后归档保存。

日常工作中应当使用副本或复印件。

严禁涂改、毁损合同基础资料。

如确需使用合同基础资料原件的，应建立并严格执行审批、借用归还、归档制度，严禁其他人员私自保管合同基础资料、随意出借及对外泄漏合同基础资料中的内容。

4．合同原件须提交本单位财务部门和物资管理部门各一份存档。

第二十四条合同签订应注意的其它事项

（一）在谈判过程中，应当遵守相关法律法规对要约和承诺的规定。

对谈判过程中往来的电报、电传、信函、图表、电子数据交换和电子邮件等电文数据资料，要妥善保存。

如有不同意见，应当在有效时间内及时回复对方，以免因拖延造成损失。

（二）合同要进行编号，签字人要在合同规定地方签字，合同文本要逐页签名。

（三）签订合同时，原则上应当让签约对方先行签字盖章。

或者双方同时签字盖章。

同时亦加盖骑缝章。

（四）合同的末页应当载有包含相关权利义务的合同条款，或者“此页无正文”的说明。

（五）严禁将仅有我方已签字、盖章却无合同条款具体内容的合同末页或空白条款，交、寄给对方签字盖章。

严禁向对方出具盖有我方印章的空白合同书。

第二十五条合同交底

项目部物机部要对应知晓合同内容的合同执行人员及相关部门进行针对性交底，并填写《合同交底记录表》（附件12），交底内容包括：

定价模式及计算方法、付款比例及方式、物资验收方法、质量标准、违约责任等。

第二十六条合同执行

项目部必须严格执行合同条款，当合同数量、单价等重要条款出现变更时，必须报上级物资管理领导小组审批同意，并签订补充协议。

第八章价格管理

第二十七条项目部应按要求上报主要物资采购价、施工合同清单物资概（预）算价、当地信息价和市场价，按施工合同条款规定进行调差的物资需报送基期、当期价格数据以及调差后的价格。

第二十八条项目部应根据上级单位公布的指导价、限价及市场调查价核查项目结算价，当结算价高于限价时，应报子公司物资管理领导小组审批；当结算价高于指导价时，应逐级报至公司物资管理领导小组审批；当结算价高于市场价时报上级物资管理领导小组决策。

第九章验收与检验

第二十九条项目部成立物资验收与检验小组，组长由分管物资的副经理担任，成员由物机部、工程部、安质部、试验室人员组成；物机部指定专人进行收料，工程部、安质部、试验室定期或不定期派人参与物资验收与检验工作；劳务企业授权领料人全程参与物资验收工作。

第三十条项目部物机部是进场物资数量和质量验收把关的主责部门；实行物资验收与检验小组成员2人或以上及劳务企业授权领料人共同验收制度，条件具备的可通过视频监督物资验收过程；对照产品标准和合同要求对数量、质量进行验收。

第三十一条对建设方提供的物资、其他特殊物资，业主或公司等要求共同验收或进行旁站验收，项目部物机部组织技术人员、试验人员、外部专家、建设方、监理方及送货人员等相关方共同开展验收。

第三十二条物资验收与检验的主要内容：

外观验收、规格数量验收、质量证明资料验收。

一般物资应在24小时内验收完毕，特殊物资和大批量物资可适当延长期限，但一般应该在3个工作日内完成。

（一）外观验收。

检查外观有无变质、残破、锈蚀、变形、缺陷；检查包装是否完好，有无破损、油污、潮湿；检查标识内容是否齐全、准确、清晰。

（二）规格数量验收。

对照产品清单（合同）或发货单，对物资名称、数量、规格、型号、等级、来源、生产厂家等进行核对。

并根据不同性质物资及合同约定进行计件、计重、检尺和验方等方法验收具体数量。

1．计件：

原则上应全部清点，对包装一致的小件物资（如标准件），若包装完整，可按5%-15%的比例抽验，若有差异，则应扩大抽验比例。

2．计重：

一般按净重计算（如散装水泥）。

若包装的计重物资（如袋装水泥），可按5%-15%的比例抽验，若有差异，则应扩大抽验比例。

3．检尺：

理论换算计重的验收物资（如钢材），应记录尺寸、件数、支数、换算依据。

4．验方：

应先检尺再换算体积，如木材验收、道碴、路基AB填料收方验收。

（三）质量证明资料验收。

检查产品到达的质量证明文件，如质量合格证、说明书、装箱单、发货单、材质单是否齐全，签章是否有效。

第三十三条物资进场经验收合格后，应及时办理入库手续，填写《进场/入库物资验收登记簿》（附件13）。

出入库物资应凭证齐全、手续齐备、数量准确、质量完好、包装牢固、标志清楚。

第三十四条对需进行质量试验检验的物资，项目部物机部按物资标准规范及检验批要求填写《试验委托单》（附件14），由试验室按试验规范取样检测，出具经试验室主任审核的检测报告，检测不合格的应及时进行退货处理。

物机部建立《物资送检台账》（附件15）。

第三十五条对在验收中发现的质量问题，填写《质量争议及处置记录》（附件16），应查明原因，联系处置，作好书面及影像记录，分清责任，及时处理。

第三十六条对检验试验的物资应明确标识“合格”或“不合格”或“待判定”，未检验试验的物资标识为“待检验”，并分开存放。

第三十七条项目物资供应原则上不设中转库，以减少物资中转环节和二次倒运，由供应商直接供应至现场料库。

因生产需要必须设置中转仓库的，报子公司、公司审批。

第三十八条部分物资因救灾、抢险等特殊情况来不及检验而需紧急使用时，项目部物机部需对紧急放行的物资做好可追溯性记录，事后仍需按要求对进场同批物资进行检验试验，发现不合格物资应立即更换或追回。

属一次性投入、构成工程实体的物资（如水泥、钢筋等）不允许紧急放行。

第三十九条物资收货的业务处理

（一）项目部物机部业务经办人要根据项目物资需用申请计划、物资需用采购计划和物资采购合同对所需物资的具体时间要求适时与现场物资供应服务机构和供应厂商联系，了解排产、生产和发货情况，适时组织物资到达。

得知发货信息后及时通知收料人员做好收料准备。

物资验收合格入库后，及时催办物资的转账凭证、发票、运输发票和杂费发票。

（二）物资点收

1．根据采购物资的转账凭证和签认记录、发票、运输发票、杂费发票，业务经办人应对转账凭证、签认记录、发票进行认真核对，根据收料人员出具的《进场/入库物资验收登记簿》，核对发货数量与实际收到货物是否吻合，价格与合同是否一致，金额有无计算错误，审核无误后登记合同台账，增加已发数量，扣减合同数量。

2．录入相关信息系统，经审核无误后连同转账凭证、发货发票传递到财务会计部门登账列入成本。

对已入库但账单未到的物资应进行预点，并做好记录，账单到后应进行及时冲抵，确保账物相符。

3．根据《关于印发〈安全生产费用财务管理办法〉的通知》（股司财[2012]248号）的规定，项目部物机部应根据物资的性质和用途，明确属于安全生产费用范围内使用的物资，按安全劳保类物资进行点收，支出到相应工号，并在交项目部财务部的月度报表中反映，并建立台账，与财务部定期核对。

（三）业务经办人在收到转账凭证、发货发票后3个工作日内，必须进行点收和登记入账。

（四）每月20日为扎账日，对当月物资的收、发、存进行统计、汇总。

（五）业务经办人要对物资的付款和欠款信息进行台账管理。

第四十条民爆物品验收与检验执行公司《民用爆炸物品管理办法》；化工产品、油料等易爆易燃品验收与检验按国家法律法规执行。

第十章使用与盘点

第四十一条物机部应依据工程部提供的《分工号主要物资需用量明细表》，建立《分工号主要物资限（定）额供应台账》（附件17），定额控制；根据施工进度分次、分批发放，严禁一次性超计划供应；超限额领料应说明原因，经工程部、工经部审核后报项目经理审批。

第四十二条对劳务企业应严格按照合同规定进行物资发放，领料应是经法定代表人（或委托人，委托人必须有书面委托书）书面授权的领料人签字。

应对劳务企业施工用料进行动态管理，及时掌握现场材料的消耗情况。

严禁劳务企业在施工过程中偷工减料以及将施工用料或工地剩余物资对外处理或销售。

第四十三条项目部实行物资月末盘点制度，物机部编制《月末物资库存盘点清单》（附件18）。

盘点小组进行物资盘点应与项目收方、结算同步，原则上在每月20日进行。

物资盘点不仅包括库房及料场的原材料库存，还包括各工号、各工序未投入使用的原材料、在制品、半成品库存。

第四十四条项目部要对重要环境、安全影响因素进行识别，采取预防和纠正措施，并加强监督检查。

第十一章现场管理

第四十五条库房建设

物资仓储进行总体规划时应考虑使用期限、使用规模、集散效能、周转频次、建设单位要求、物资需求的进度安排、项目物资供应特点（甲供或自购）、组织方式（直达工地、料场中转）、合理储备需要、施工现场状况等因素。

第四十六条库房的基本标准

（一）具备防护功能。

应具备防盗、防火、防水排水、防洪、防漏、防潮、防爆炸、防雷击等，并通风、干爽。

配备必要的消防设备设施（如：

避雷针、灭火器、消防水、消防沙）。

（二）具备作业功能。

根据储存物资的技术性能、质量要求、周转量大小及当地的供应情况、气候地理等因素，修建的库房符合有关技术安全规范，配备必要的装卸、搬运、检测、计量设备。

具有保障收发、保管、搬运等正常作业的使用功能。

（三）建立健全库房管理制度。

建立健全管库员的职责、库房收发料工作程序、进库须知（严禁火源火种）、库房安全制度等，设立安全作业警示牌等。

库房管理制度、安全制度应在库房使用前完成。

（四）特殊物资库房建设。

火工品等危险品仓库的建设和使用许可，须按照《民用爆炸物品安全管理条例》（2006年中华人民共和国国务院令第466号）等规定，向当地公安机关办理审批手续。

第四十七条保管标准

（一）项目仓库、料场储存的物资应按其理化性能、结构、包装状况、保管性质划区存放，选择堆码贮存方式、合理苫垫，做到整齐、稳固，保证必要的通道。

标识、标志齐全明显，防止变质、锈蚀、损坏、霉烂、虫蛀等现象，维护材料的使用价值，确保储存安全。

（二）凡具有保质期限的物资，保管人员应注明有效保管期限。

发料时实行“先到先出”原则，并在保质期限内发出使用。

（三）各种储存设施要做好日常检查、维护、保养，定期对设施进行检修。

（四）保管物资要经常清点、检查，保持“账账相符、账物相符”。

严格执行物资盘点制度，每月进行自点，对盘点出现问题或物资丢失、损坏应及时书面报告。

（五）保护好物资的标识，如有丢失损坏，应及时恢复。

保管不善造成不合格的物资，应隔离存放并加以标识，及时上报处置。

（六）甲供物资应单独建立台帐和存放，保管不善造成不合格时，应隔离存放加以标识记录，及时书面报告甲方。

第四十八条仓储安全管理

（一）仓储范围内应严格火种、火源管理，设立明显的“严禁烟火”标志，并按消防要求配足相应的消防器材，由专人管理、定期检查。

（二）管库员定期或不定期进行消防安全检查，如有异常及时报告。

（三）仓储作业须遵守安全操作规程，做到无火情、无设备物资损坏、无人身伤亡事故发生。

（四）火工品库、油库的安全管理要符合公司管理规定，同时必须符合国家法律法规和所在地政府的有关规定。

（五）对超限的长、大、笨重物资应委托有运输资质的厂家办理搬运、运输事宜，必要时应制定完善的搬运方案或作业指导书指导操作。

第四十九条材料标识标牌

（一）标识方法

库内五金工具、劳保用品等辅