采购管理制度的特点.docx

采购管理制度的特点.docx

《采购管理制度的特点.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《采购管理制度的特点.docx（5页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

采购管理制度的特点

采购管理制度的特点

采购管理制度的特点

建立企业采购管理制度可以明确各岗位、各环节的责、权及相互关系;明确采购人员的业务操作要求从而有利于加强考核;有利于在采购部门贯彻按劳分配制度有利于激发职工的责任感与事业心采购制度值得提出的是采购管理制度作用的发挥是建立在采购制度本身科学性的基础上的为此企业采购管理制度应体现以下几个方面的特点：

字化

任何制度都是以文字的形式表示出来的采购制度也不例外制度不是上级的口头命令或要求口说无凭应以文字的形式固定下来作为大家共同的行动纲领对任何人、任何采购活动均起规范作用文字化的采购制度可以张贴起来也可以打印成册分发给每一个采购人员要求大家领会其内容自觉地按采购制度要求自己

2、可行性

任何企业的采购制度都应在充分考虑企业内外部条件、企业发展目标、行业特点以及采购人员本身实际情况的基础上制定应切实可行不同类型企业的采购制度可以有差异即使是同一个企业在不同时期也应有不同的采购制度我们反对照搬照抄和一成不变的采购制度强调采购制度在实施贯彻中的切实可行性而不是僵化的教条与清规戒律

3、严肃性

采购管理制度一旦确定采购人员应不折不扣地执行只制定制度而不加强执行与实施的监督这样的规定、制度是毫无价值的在实际运作中对违反制度的采购人员应有相应的制裁措施应提倡采购制度的严肃性

4、协调性

采购管理制度要注重各部门、各岗位之间的协调把上下级工作、前后环节工作有机地协调与联系起来以体现集体利益

5、相对稳定性

采购制度已确定一般地短期内不要变动通常一两年、甚至更长时间应保持稳定便于大家执行如果经常变动采购人员刚刚领会了老制度又出现了新制度这样就会难以适应容易造成采购工作的混乱当然采购制度并不是长期固定不变的随着外部环境的变化企业内部条件的改进采购制度也可以适当进行调整

采购管理制度的内容编辑

采购管理的主要制度有采购领导制度、经济责任制度、监督制度和民主管理制度

购领导制度[

采购领导制度即采购决策制度按采购什么、采购多少什么时候采购等决策权属于一级来划分领导制度具体有三种：

（中制采购的决策权集中于总公司其他分公司或分厂无权采购适用于小企业或分公司（分厂）较集中的企业采用集中制的特点是：

①采购数量大能享受数量折扣降低进价;②集中采购统筹安排可节约大量人力、物力、财力;③目前一些连锁店大都采用这种决策制度例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度

（2）分散制

将采购的决策权分散于各个分公司或分厂一般大规模企业且分公司（分厂）分散在各地企业的各分公司（分厂）所需的物资差异较大时企业常采用这种领导制度采用这种领导制度能充分调动分公司（分厂）的积极性减少了内部物资的调拨手续但不利于采购资金的统一管理浪费人力、物力、财力无法享受价格优惠使进价较高

（3）混合制

若企业的分公司（分厂）的所需的物品相同且采购金额较大时由总公司统一采购对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购这样一方面能使采购资金较合理地统一管理又能调动各分公司的积极性及时满足经营的需要

2、经济责任制度

经济责任制是按照客观经济规律的要求以提高经济效益及服务质量为目标科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度明确经济责任制有利于维护采购队伍的良好的工作秩序提高工作效率讲究经济核算从而提高经济效益采购部门的经济责任制度通常有以下几方面：

（位责任制岗位责任制是采购制度的中心环节建立与健全采购岗位责任制能做到采购部门人人有职责事事有人管目标清楚责任明确工作有条不紊加强职工责任感调动工作积极性发挥其聪明才智;可以堵塞工作漏洞保证采购工作的良好秩序[

虽然不同类型的企业采购岗位责任制不尽相同但一般采购部门内设有不同的岗位不同岗位确定有不同的职责结合采购工作的实际我们认为采购部门的人员应承担的职责有：

采购主管和计划人员的职责是：

①制定采购计划;②制定和修订采购制度;③统筹安排采购资金;④监督和考评采购人员并指导其工作;⑤合同的审议和管理;⑥决策购进业务活动以提高经济效益;⑦组织领导采购人员搜集市场信息预测可供货源及其趋势为企业主管领导当好参谋;⑧指导采购人员与供应商搞好关系一般采购人员的职责是：

①货源、价格、服务等市场调查;②与供应商谈判确定有关事项如价格、质量、交货期及结算条件等;③催货;④处理退货、索赔;⑤发票的核对与付款;⑥办理物品入库手续;⑦与供应商建立良好关系;⑧搜集调拨信息预测可供资源及其趋势供领导决策参考;⑨节省购进费用支出提高企业经济效益

（2）采购费用承包制

这是采购部门加强经济核算的一种形式在实际工作中许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平造成采购环节经济效益低下从而也影响了整个企业经济效益的提高因此用制度的形式来控制采购费用的开支水平显得尤为重要

采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上只允许其在规定的费用标准内开支费用从而控制采购费用支出实际操作过程中可以用相对数来控制如规定采购每吨商品的费用额或每百元商品的费用额等也可以用绝对数来控制如规定采购部门在按要求完成采购任务的前提下每月的采购总费用水平对于超支的部门由采购部门、采购员自己承担;对于节支的部分可由采购部门、采购人员自行分配以激发其工作责任感

3、奖惩制度

为了调动广大采购人员的工作积极性充分发挥他们的聪明才智、努力干好本职工作企业应该建立与健全各种形式的奖惩制度以真正体现“干多干少不一样干好干坏不一样干与不干不一样干轻干重不一样”的分配精神对于一些成绩突出、工作勤奋踏实的采购人员应给予适当的奖励;对于那些工作散漫、绩效较差甚至给企业带来经济损失的采购人员应进行必要的惩罚甚至清除出采购队伍管理制度《采购制度》

在建立奖惩制度时应注意两点：

一是把握好“刺激度”即拉开档次不搞平均主义要奖得高罚得重使奖惩措施真正起到激励的作用另一方面要注意多种奖惩方法相结合根据心理学理论人的需求是多方面的物质奖励只能满足职工物质方面的需要过分强调物质刺激会产生“一切向钱看”的错误观念其作用必然有限我们提倡物质奖励与其他奖励形式的配合如精神鼓励（评先进、表扬、提干等）对于惩罚来讲也是如此可以罚款亦可行政处分甚至开除公职这样奖惩制度才真正有效

4、监督制度

贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核没有严格的监督采购制度就会流于形式严格的监督是以科学考核依据为基础的在实际工作中监督的方法包括三种：

一是由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查;二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查;三是个人自查

在制定监督制度时要注意把握两个方面：

一是对权力的使用和监督检查是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象;二是对应负责任的监督与检查检查责任是否落实到每个单位、每个人或是否有职责不清、相互推诿的现象

5、民主管理制度

实现民主管理制度是现代企业的重要趋势国有企业的性质决定了民主管理是一项基本制度采购部门同样应强调民主管理实行民主管理可以较好地把民主与集中结合起来调动职工的积极性;可以集中广大采购人员的智慧集思广益共商大计;可以密切干群关系克服官僚主义、瞎指挥;也可以有利于解决采购部门内部的矛盾与争端促进采购部门的安定团结

实施民主管理制度要求企业一方面在采购部门内部提倡民主的作风一些重大的采购决策不能只是采购负责人一人说了算要动员大家讨论每个采购员天天与供应商打交道熟悉市场行情充分利用他们的智慧能提高采购决策的准确性;另一方面也应广泛征求企业其他部门的意见采纳他的合理化建议特别是销售部门、市场开发部门意见因为他们每天与客户打交道了解消费者的需要了解市场变化趋势听取他们的合理化建议往往能确保采购的商品适销对路满足消费者需求从而提高企业的经济效益和社会效益建立和健全采购管理制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作是一个长期的过程各种制度需要不断地完善以体现其科学性我们同样强调各种采购制度之间的协调、各种制度互相配合共同构建成企业采购制度体系这样的规章制度才能真正发挥其效用

中外企业物资采购管理制度的差异编辑

一、物资采购计划的确认阶段

生产部门对物资的需求是采购计划制定的根本依据物资采购计划要从生产需求开始这一点国内外企业没有什么不同但其后的审核批准程序二者却存在很大差异因此产生了不同的控制效果

国外企业物资采购管理制度规定：

首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产通知提出请购单;第二步将请购单交由仓储部门保管人员审核保管人员根据库存情况核定采购数量并经仓储部门主管签字后传递到采购部门;第三步采购部门接到请购单后审查是否重复采购以及是否存在其他不合理请购品种或数量等审核同意后根据已掌握的市场价格对采购所需资金做出估算并将请购单交资金预算管理部门;第四步资金预算管理人员根据企业经营目标和资金预算审核请购物资是否在预算之内审核后再交还采购部门采购部门方可根据各部门审核过的请购单编制正式采购计划

相对而言我们企业这方面的制度比较简单：

首先也是由生产部门根据生产计划编制用料申请表报送采购部门;其次采购部门审查是否有超范围、超限额的品种和数量并根据库存情况审定采购数量;最后编制正式采购计划报主管领导审批

两种制度的差别在于：

首先业务流程不同国外企业的制度相对复杂要经过四个部门审核、批准有四个控制点;而我们的企业只经过两个部门加上主管领导把关有三个控制点其次组织机构设置不同对生产部门请购单或用料申请计划的审核国外企业增加了仓储部门和资金预算管理部门的参与而仓储部门与采购部门是完全独立的两个部门;而我们企业的机构设置中仓储部门和采购部门同属物资管理部门是一个部门内的两个相对独立部门仓储部门一般不直接参与计划的审核明显处于次要地位尽管两种制度的控制目的相同但这些差异对内控制度的控制效果影响却很大其主要原因是从内部控制理论分析内部控制实质就是内部牵制即一项业务由二个或二个以上的人或部门经手其发生差错和串谋舞弊的机率就会大大降低因而在管理机构设置上要求将不相容职务进行分离将一项业务分由两个或两个以上部门控制国外企业将请购单的审核分由仓储部门、采购部门、资金预算部门负责而我们企业对物资用料申情计划仅由物资管理一个部门审核其控制效果必然要弱从另一个角度分析虽然我们企业的物资管理部门内部采购部门和存储部门也是分开的具有相对独立性但他们同由一个部门管理接触机会较多有共同的部门利益很难避免人际关系和部门利益等因素的影响总之由于机构设置上的差异国外企业的内部控制效果明显优于我们企业的内部控制这一点在实际工作中已经非常明了

另外参与部门不同对控制效果产生的影响也不相同国外企业规定生产部门的请购单首先经仓储部门保管人员审核相当于我们企业要求采购人员做的“库平”工作不同的是国外企业是由仓储部门保管人员来完成而我们是由采购人员根据保管人员提供的库存资料来完成由仓储部门保管人员直接负责和由采购人员间接负责最终效果差别很大如我们的企业库存一般都存在令人头痛积压问题对积压物资的使用、处理应是采购计划中必须考虑的重要因素但因物资积压与保管人员关系不大所以保管人员并不会积极主动地去清理而国外企业要求仓储部门保管人员参与采购计划审核对物资积压就负有直接责任因而会积极主动地去处理积压物资这种管理方式能够更好地避免积压物资的产生这一点很值得我们借鉴

二、选择采购渠道确定采购价格阶段

采购渠道和采购价格的确认是物资采购控制的重中之重它直接影响到企业的经济效益因而无论中外企业都将其作为关键控制环节

国外企业规定：

采购部门应该根据市场情况和以往的业务往来建立供应商资信情况信息库或通过中介机构查询有关供货商的资信情况然后向两家以上供应商索取采购物资的价格和质量指标比较不同供应商所提供资料选择最有利于企业生产和价格最合理的供应商对于评选供应商多数企业还会成立一个专门委员会集体研究决定选定供应商和采购价格后采购部门就可填制正式订货单或采购合同但还须将定货单副本交由请购部门（生产部门）证实定单内容符合他们的要求同时还要将定货单副本送收货部门以便验收时使用而我们企业在采购渠道及价格确定方面虽然一般也要求进行比价或招标一些单位也设置了专门的岗位或部门负责监督但实际上还是主要由采购人员和主管领导审定比价或招标对多数单位来说还只是一种形式

两种制度相比最大的不同之处就在于国外企业强调集体决策弱化了管理者的个人作用也更易避免决策中的个人行为而我们企业选定采购渠道和价格的决策中强调主管领导的作用两种制度体现了管理理念上的差别反映出我们企业人治观念重于法制观念而这种观念更易产生个人行为当然这种观念也有其客观因素就是我们的市场不规范依赖采购人员和领导个人的经验较多等

另外国外企业与我们企业物资采购管理制度还存在其他方面的差别如对业务记录资料的要求国外企业很严格很规范要归档备查而我们企业对这方面很不重视记录资料是为应付检查而准备虽然规范但不