财务软件基础知识.docx

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财务软件基础知识

NC5.0的设置

1、快速切换

利用软件自带的快速切换功能，可以从任何一个分支机构，向上切换到广电传媒的1级帐套和集团中，或者在分支机构之间任意切换，界面保持原来机构的查询内容不变，加快了软件的修改速度。

但是如果在处于集团的位置，则不允许进行快速切换，不能向下切换到任何一个下级机构。

2、关于会计科目的设置

在集团中设置一级科目，下发到全省各级机构，在广电传媒的1级帐套中设置所有一级科目的二级和多级科目，下发到各级机构，所有的银行存款的具体明细科目直接在各级机构加入即可。

这样保证了全省科目的统一性。

3、关于集团人员档案的说明

进入集团，【客户化】-【基本档案】-【人员信息】-【人员管理档案】,为集团人员档案，这是所有的省、分、支三级机构录入后，在集团的反映结果。

在下级机构录入了相应的人员档案后，用管理员的权限进入集团，在此处可以查询到所有机构的人员信息，只能查询，不能编辑。

只有集团才有集团人员档案说明，用于查询所有机构的人员信息，在省、分、支三级机构中，只能查询本级的人员信息，没有集团的这个功能，只有集团才有这个比较好的功能。

人员档案是公司企业建立基本全面员工信息的基础，为薪资管理和福利管理等人事管理提供基本的人员信息，并为其他相关管理提供共享数据，以减少基本信息的输入量。

如果启用了人力资源，则要到人力资源的员工信息管理中增加后再转为人员档案。

■注意事项

1.人员档案是系统数据管理的基础，人员档案的可编辑性和查询范围受参数“人员基本档案控制方式”控制。

2.人员档案在集团不可以查看，不可编辑。

参数“人员基本档案控制方式”的值为“集团控制”时无效。

3.人员档案的唯一性约束规则和数据重复提示规则在“人员档案约束条件”中进行设置。

4.当前公司如果没有启用人事模块，人员档案数据入口为客户化的人员档案；当前公司中启用人事模块时，客户化人员档案只能查看，不能进行数据编辑。

5.允许编辑已经封存的部门的人员档案信息。

6.人员档案编码可以在单据号中进行配置，自动排序。

不提供补号功能，调整或者取消此功能在单据号管理中进行调整。

7.人员档案的引入功能默认不提供，如果需要使用放开系统参数。

8.人员的银行帐号不随任职公司的不同而变化，并且个人帐号在开户银行节点无法查询，不受数据权限控制。

集团人员档案是集团企业建立基本全面员工信息的基础，为薪资管理和福利管理等人事管理提供基本的人员信息，并为其他相关管理提供共享数据，以减少基本信息的输入量。

集团人员档案适用于查询集团内所有人员的基本状况。

如果同一个人跨公司工作时，在系统中对应一份人员档案。

在主菜单中双击【客户化】-【基本档案】-【人员信息】-【集团人员档案】，系统将弹出界面。

属集团档案，以集团登陆才能查看

■注意事项

1.集团人员档案可以查看所有公司的人员基本信息、但是不可编辑。

2.参数“人员基本档案控制方式”的值为“集团控制”时无效。

人员档案约束条件是为了在设置人员档案时能够判断人员的唯一性、重复性。

通过条件灵活配置，达到满足应用的目的。

注意事项

1.系统预置了“保持全集团唯一”、“重复提示”两种约束类型。

2.保持全集团唯一是指人员档案的唯一性条件，设置为唯一性条件的项目要求必须输入。

例如选择姓名、身份证号做为唯一性条件，则整个系统中姓名+身份证相同的人员只能存在一个。

3.重复提示是指当符合提示条件的人员档案存在多条时，给出提示信息，设置为重复提示的项目可输可不输。

例如选择姓名、身份证号做为重复提示条件，则当系统中存在姓名+身份证相同的人员时，保存时给出提示信息。

4.如果对已设置好的唯一性约束规则进行修改，需要对已有数据进行判断，判断新的约束规则与已有数据是否有冲突。

如果有重复的数据，无法设置。

需要调整数据后，才能设置新的约束规则。

4、定位的理解

用友软件在使用时，使用定位功能时，可以放到栏目上鼠标右键的定位功能，进行查询，这种方法智能程度不够高，如下图：

另外的一种定位就是直接在定位的栏中，根据相应的名称输入定位的内容，这种在输入时，随着输入内容的不断准确，提供的定位的范围在不断的缩小，通过软件可以看的很清楚，智能程度比较高，一般建议用这种定位。

该定位如下图：

只要在软件中，有定位的地方都可以用这2种方法进行查询。

另外只拷贝当前的界面时用ALT+屏幕拷贝键即可。

或者用相关的抓屏软件即可。

5、科目增加

有时在增加科目时，如果该科目有辅助核算，增加完毕后，发现新增的科目做凭证时，无法将辅助核算保存到非末级，只能保存到最末级，而同类的科目的辅助核算却可以保存到非末级，此种现象的原因是采用了“辅助项输入控制规则”，通过该项功能来决定有辅助核算的科目在选择辅助核算时，是否可以为空，是否可以为非末级。

因此，如果在新增科目时，若科目带辅助核算，则需要注意，该科目是否采用了“辅助项输入控制规则”，保证科目的合理使用。

同时，需要注意的是“辅助项输入控制规则”这个功能可以根据不同的分支的具体的情况，来针对具体的机构进行设置使用。

具体如下图：

6、会计平台的设置

有时在会计平台的日志中，有未生成凭证的现象出现。

即如下图所示：

如果上图中的信息不需要生成凭证的话，则直接全选，然后“暂停执行”――“删除”，就可以将上述的信息全部删除了。

7、累计折旧的解释

在上述的2个图片中，第一个图片的操作节点是固定资产――折旧与摊销―――折旧清单中的“累计折旧”。

第二个图片的操作节点是固定资产――卡片管理―――查询中的“累计折旧”。

虽然上述的两个图片中都有“累计折旧”，但是各种代表的含义不同。

第一个图片中的累计折旧是，在当月可以计提折旧的卡片中所有的资产当月的累计折旧清单，没有包含那些固定资产已经到期，不再需要计提折旧的卡片的累计折旧。

这个数据就是当月做凭证用到的累计折旧的数据，实际只用于本月的做账，没有其他的作用。

第二个图片中的累计折旧是，在卡片管理中的所有的固定资产卡片的截至目前的累计折旧。

如果这些卡片在当月可以计提折旧，则这部分卡片显示的是资产当月的累计折旧数据，如果固定资产已经到期，不再需要计提折旧，则这部分卡片显示的是截至到以前最后一个月的累计折旧的数据。

实际上这里的“累计折旧”就是截至到目前所有卡片的最新的累计折旧的数据，用于统计，同时提供各种的查询资料。

实际上“第一个图片中的累计折旧”不断汇总，形成了“第二个图片中的累计折旧”，所以“第一个图片中的累计折旧”是“第二个图片中的累计折旧”的基础。

所以“第二个图片中的累计折旧”，永远大于等于“第一个图片中的累计折旧”。

8、会计期间消失问题的解决

汉中分公司打电话说，西乡支公司的帐套中，帐簿查询中，任何一套帐查询时，都没有会计期间出现，即查账时无法出现年份和月份，在省公司进入西乡的帐套中，进行查询，只要是在西乡的帐套中，无论是选择哪一个具体单位的主帐簿，在进行帐簿查询中，结果都不出现年份和月份。

此问题咨询用友公司，也说没有见过，因此重启中间键，经查此问题解决了。

以后再出现此问题时，按此方法解决即可。

9、新增科目后报表取数不成功

有时，在软件中新增了会计科目后，需要在相应的报表中设置对应的项目，但是在报表中设置完毕后，通过报表的运算，该新增项目始终无法取到数据，实际是由于新增了会计科目后，软件的中间键没有重新启动造成的，因此重新启动中间键后，报表中该项目即可得到数据了。

10、科目余额表最标准的查询方法（以查询银行科目为例）

假设我们在宝鸡分公司查询所有宝鸡地区的银行科目时，选取宝鸡地区的帐簿等相关条件，如下图所示：

查询结果如下图：

注意：

上图中陇县有2个银行科目，杨凌有1个银行科目。

但是实际上我们如果只查询杨凌一家的银行科目如下图：

可以看出杨凌有4个银行账户，而不是一个银行账户。

这是为何呢？

由于我们进的是宝鸡分公司，查询银行科目，所以我们看宝鸡分公司的银行科目如下图：

所以可以判断出，由于宝鸡分公司的银行科目的工行科目下还有三级科目，所以查询所有的地区时，各公司的银行科目的工行科目下的三级科目肯定都会显示，数据齐全，但是由于宝鸡分公司本级的银行科目下的其余银行没有设置相关的账户，那么在地区查询时，即使各支公司在这些银行下设置了相应的账户，肯定显示不全，造成数据差异。

最终现象为：

宝鸡分公司的数据正常，各支公司如果科目的明细设置和上一级单位不符，可能数据显示不全。

因此我们在查询时，由于像银行账户这种科目虽然二级科目全省统一，但是在三级科目各自不同的情况下，我们必须如下图查询即可：

这样根据上图的选项可以保证数据全部显示。

总结:

在查询多个公司的帐，虽然科目设置相同，但可能最末级科目不同，或者尽管最末级科目相同，但是在不同的机构对于该科目的辅助核算不同，因此我们在查询科目余额表时，要按上述的方法。

查询辅助余额表时，参照下图的方法，才能保证数据在多单位查询的准确性。