企事业单位公文格式规范WORD20页.docx

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企事业单位公文格式规范WORD20页

公文格式规范

范围本规范规定了企事业公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。

本规范适用于企事业制发的公文。

其他机关公文可参照执行。

规范性引用文件国家行政机关公文格式国家行政机关公文处理办法中国共产党机关公文处理条例

术语和定义

GB/T9704-1999《国家行政机关公文格式》、国发[2000]23号《国家行政机关公文处理办法》、《中国共产党机关公文处理条例》中确立的术语和定义均适用于本规范。

Office2003-MicrosoftWord操作系统中确立的术语和定义均适用于本规范。

公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

纸张白度为85％～90％，横向耐折度≥15次，不透明度≥85％，PH值为7.5～9.5。

公文用纸幅面及版面尺寸

公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:

210mm×297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。

公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：

37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：

28mm±1mm版心尺寸为：

156mm×225mm（不含页码）公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

排版规格与印制装订要求排版规格

正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字。

制版要求版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

黑色油墨应达到色谱所标ＢＬ100％，红色油墨应达到色谱所标Ｙ80％，Ｍ80％。

印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

装订要求公文应左侧装订，不掉页。

包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

两页页码之间误差不超过4mm。

骑马订或平订的订位为两钉钉锯外眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

公文中各要素标识规则

本规范将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

眉首

公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码项格标识在版心左上角第1行。

编份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数和分发范围和对象。

当文件需要收回保管或销毁的时候，就可以对照份数序号掌握其是否有遗漏或丢失。

发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向。

因此，发文机关在发文和收文机关在收文时，都要登记份数序号。

并不是所有的公文都需要编制份数序号。

《办法》规定带有密级的公文要编制份数序号。

如果发文机关认为有必要，也可对不带密级的公文编制份数序号。

一般来说，应根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”编为“01”，如果单编“l”，会使人不知其意，以为是误印上去的。

对份数序号，有的是用印号机手工在成文上加盖，有的印刷设备带有印号功能，可以与成文同时印刷。

秘密等级和保密期限

行政机关公文秘级位置顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

党的机关公文秘级位置顶格标识在版心左上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

信函秘级位置顶格标识在武文线下左上角第1行,两字之间空1字。

秘密等级是标识公文保密程度的一种标志。

根据《办法》的规定，涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明“绝密”、“机密”和“秘密”。

“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明。

可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限，在秘密等级和保密期限间用“★”隔开。

如：

绝密★3个月，意味着该公文属于绝密等级，保密的期限为3个月，过期即可解密。

在此需要说明的是，如不标识保密期限，秘密等级两字之间应空l字距离，如需标注保密期限，则秘密等级的两字间则不空l字距离，以使该字段不致过长。

绝密级文件保密期限为30年,机密级文件保密期限为20年,秘密级文件保密期限为10年。

紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格

标识在版心右上角第2行

行政机关公文紧急程度位置顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

行政机关公文、信函紧急程度分为特急、急件。

电报紧急程度分为特提、特急、加急、平急。

党的机关公文紧急程度位置顶格标识在版心左上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心左上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。

党的机关公文紧急程度特急、加急。

电报紧急程度分为特急、加急、平急。

信函紧急程度位置格标识在武文线下左上角第1行,两字之间空1字。

发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加＂文件＂组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。

字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。

联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

常见病例：

有的县级以上行政机关如“××县档案局”，在机关全称前加了上一级行政区域名称，成为“××省××县档案局”或“××市××县档案局”。

一般在国内，县级及以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。

发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

联合行文发文字号：

使用主办机关的发文字号。

常见病例：

（一）机关代字不规范，容易产生歧义。

如有的市政府文件，机关代字为“市政”，易与市政公司混淆。

（二）未用六角括号。

如“黄档〔2004〕11号”误写成“黄档[2004]11号”。

六角括号（〔〕）可在word软件“插入符号”中选取。

（三）序号用虚位（即1编为001）或加“第”字。

（四）上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少。

（五）便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。

签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标

识签发人姓名

如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

上行文需标注签发人，平行文和下行文则无需注明签发人。

常见病例：

有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发：

某某”、如“某某：

签发”；还有的签发人姓名字体不是楷体。

规范的标识应为：

“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。

红色反线

行政机关公文红色反线位于发文字号之下4mm处，“粗线”设置为“2.25磅”、“宽度”设置为“15.5cm”；“版式”、“绝对位置”、“页边距”、“下侧”平行文标准设置成“7cm”，上行文标准设置成“13.5cm”。

党的机关文件红色反线中间为一红色五角星，横隔线由两条各长70.5毫米、“粗线”设置为“2.25磅”的横线组成，两段横隔线相距15毫米，正中排印2号五角星。

横隔线与五角星套红印制。

常见病例：

有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。

主体

标题公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

上报的公文，标题中不标发文机关。

《办法》规定：

“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

”规范的公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成，又称“三要素”式，如《中共中央关于加强社会主义精神文明建设若干重大问题的决定》，也可以是由“两要素”构成或由“文种”构成。

但“两要素”的或由“文种”构成的．一般应是下发的带有固定版头，或对外公布可张贴的，如《××交通管理局通告》、《公告》等。

公文的标题在横隔线下方空两行3号字用2号小标宋体字，有副标题的公文，副标题用3号楷体字，均居中排印。

标题上方一般空20毫米，下方空15毫米。

正文中只有一级小标题的，小标题用3号黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用3号黑体字排印，第二级小标题用3号楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用3号小标宋体字排印，第二级小标题用3号黑体字排印，第三级小标题用3号楷体字排印，第四级小标题用3号仿宋体字排印。

小标题的行距与正文的行距一致，序数前面空两个字排印。

第一、三级小标题的序号与小标题之间分别加“、”与“·”；第二、四级小标题的序号标在圆括号内。

有多级小标题的法规性公文，篇、章、节的序号及其标题居中排印，上下方各空半截字加1.5个行距。

单独排印的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾用句号。

公文标题一般不超过40字，人名、地名、年份、词组不可分成两行，一定要做到词意完整。

关于转发文，标题可概括主要内容，避免重复使用“关于、转发、通知”等词和文种，但在正文中如需要标注转发文的标题，应该标注完整。

另外，注意转发文用词要合理：

“批转”的是下级的文件；“转发”的是上级或不相隶属的同级的文件；“印发”的一般是自己本部门文件。

常见病例：

（一）标题滥用标点符号公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

关于标题的标点符号，标题一般不用标点，除法规性文件（规章制度）外，一般不用书名号。

例如：

1《国务院批转财政部（关于加强国有企业财务监督的意见）的通知》

2《中央职称改革领导小组转发国家教育委员会中小学教师职务试行条例等文件的通知》

3《XX县工商局、税务局关于发布“XX县农村集贸市场管理暂行办法”的通知》例①被批转对象“关于加强国有企业财务监督的意见，是公文，不属法规性文件，应删去书名号；例②被转发的对象“中小学教师职务试行条例”属法规性文件，故应加上书名号；例③发布对象“XX县农村集贸市场管理暂行办法”属法规性文件，按规定应使用书名号，而不是引号，且该两个发文机关之间不用顿号，而是采用空一格办法解决。

（二）多层转发，语意难解如某县级机关转发市级机关已经转发的《浙江省××局关于加强档案管理工作的通知》，其标题拟为《××县××局关于转发××市××局关于转发浙江省××局关于加强档案管理工作的通知的通知》，一个标题中出现多个“关于”和多个“通知”，使读者不知所云。

（三）字体字号不规范有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。

《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。

二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号；有的单位报送年度工作总结也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。

1.公文标题用小标宋二号字（不需要加粗）。

公文正文用仿宋体三号字。

如果文中有标题需要强调，不能用仿宋加粗，而应该用黑体三号字。

段落行距为固定值30磅。

2.正文小标题。

《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“

（一）”、“1.

“

（1）”。

《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。

（四）语句不合语法规范

例1、***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。

例2、***高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。

例3、***高校关于加快发展本院彩色印刷品生产若干措施的通知。

例4、***省教育厅关于加快和深化普通高校教育体制改革若干问题的试行意见。

例5、***高校关于认真做好一九九四年表彰优秀教师和教育工作者的通知。

病例分析：

例1的介词“关于”应用未用。

以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国

各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

例2的动宾搭配不当。

此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能是贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。

例3的动宾搭配失当，文种使用不当。

此标题“加快发展”的宾语应是“彩色印刷品”而不能是“若干措施”，阅文件内容有“决定采取以下措施”等语，应使用“决定”、“规定”。

若使用“措施”等是非规定文种，应另拟发文通知，并随通知附发。

例4的标题有多项错误：

1、动宾搭配不当，标题限定部分“加快和发展”的宾语应是“普通高校教育体制改革”而不能是“若干问题”。

“若干问题”需另外用一个动词与之搭配，2、在没有适配动词与之搭配的情况下，“若干问题”被迫充当限定部分的中心词，而“若干问题”不能限定“试行意见”；3、“意见”本属于导向性和参考性文书，不具强制性，在“意见”之前再加上“试行”实属多余。

例5缺宾语。

此标题动词是“做好”后面缺少宾语“工作”应补上。

（五）文种使用不当文种是公文标题中必不可少的一个构成要素。

对于文种的选择。

应当根据行文目的和要求、文种的适用范围、行文关系来确定，不得混淆使用。

写作中常出现以下几组文种错用现象。

有的公文草拟者不了解文种的具体含义，不能准确使用文种，以致长期只使用通知、决定等2、3个文种，其余文种一概不用；有的不知公文中报告与请示是两个不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；有的不知有函、会议纪要等文种，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等去代替。

（1）请示、函、报告三者混淆

例6、***关于申请解决更换一台锅炉并大修一台锅炉的报告。

例7、***关于申请1995年公费医疗补助费的报告。

例8、***关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。

病例分析：

例6的标题内容十分明确，就是要求解决问题，关键词是“请示”，“请示”的标题可直接准确概括出“请示”的内容，使人一目了然。

正确的作法应是将“报告”两字替换为“请示”。

例7的标题内容是某高校请求某市批准“医疗补助费问题”，他们之间不属于隶属关系，是属于平行关系。

《国家行政机关公文处理办法》中明确指出“相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等应用"函"”。

该文件是属于请求批准“函”性公文，理应删除“报告”，将“报告”两字改为“函”。

例8的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。

《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。

此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为

2）请示与报告错用、并用

请示和报告虽然都是上行文，但是二者有不同的用途和要求，是两个不同的文种。

请示“适用于向上级机关请求指示、批准”（《办法》），上级对于请示必须有答复，必须事

前行文，而报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”（《办法》），不需要上级作出答复，可事中行文，也可事后行文。

但在写作中，人们没有掌握二者区别，常把请示误用为报告，或并用请示和报告。

例如：

1《××公司关于急需购买碱性电池的报告》

2《××县人民政府关于请求将××风景区列为省级自然保护区的请示报告》以上两例，从标题事由看，都是请求上级批准某事项，因此，应将例①的“报告”改为“请示”，例②的“报告”去掉。

（3）函与请示错用

《办法》明确规定：

“函，适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

”；“请示，适用于向上级机关请求批准、指示。

”从这两条规定可看出，函与请示都可用于“请求批准”，但二者行文方向不同。

函是向平级或不相隶属的机关“请求批准”，而请示是向有隶属关系的直接上级“请求批准”，这是选择这两个文种的关键点。

但在实际操作中，人们受一种情感因素影响，总认为用请示显得对对方尊重，容易办成事．而用函则显得不那么郑重其事，不易引起对方重视，难达目的。

因此，常把函错用为请示。

例如有一篇公文的标题为《××市司法局关于拨付法制教育经费的请示》，主送机关是“××市财政局”。

市司法局向市财政局请求拨款，而且市司法局与市财政局是平级关系，不是相隶属的上下级关系，完全符合函的适用规定。

因此，该文标题文种“请示”应改为“函”。

（4）通告与公告错用通告和公告是现行法定行政公文中唯一的同类两个文种。

通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”（《办法》），公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”（《办法》）。

从二者概念来看，二者都有公开告之的功能，但在发布机关、受文对象、内容重要程度等方面存在区别。

公告的发布机关级别较高，多由国家机关发布，受文对象广泛——“向国内外宣布”，宣布的事项重大。

而通告发布机关广泛，机关、团体、企事业单位都可发布，受文对象范围较小——“社会各有关方面”，限制在一定的范围内，宣布的事项涉及的是一般事项，多是业务工作方面的内容。

在使用时，人们往往青睐公告，凡需要对外公布事项，不加区别都用公告。

例如：

1《××商场有奖销售开奖公告》

2《××县人民医院关于新设保健门诊的公告》

3《××火车站关于火车晚点的公告》以上三例从发布机关来看都属企事业单位，从发布的事项看都是涉及业务工作方面的某一事项。

因此，“公告”应改为“通告”。

除以上三组文种错用现象外，还存在着决定与决议相混、通报与决定不分、通知与通告等同等。

由于篇幅有限，不再一一列举。

（六）事由表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确

公文标题中的事由部分是对公文内容的高度概括。

是标题的核心，要求准确、简洁，使人一看标题就知道公文的主要意思。

而有些公文标题的拟写没有抓住公文主要内容，以致事由部分表述重复罗嗦、冗长、空洞、不明确。

例如：

1《××公司关于申请增加超计划出口指标的请示》

2《××县人民政府关于表扬营业员×××同志的通报》

3《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》（应为“请示”，少了介词“关于”。

该文内容是请求上级拨款修建税务所办公楼。

）

4《××市财政局关于转发××省财政厅关于转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知的通知》

例①的错误是词义重复，文种“请示”已含“请求”、“申请”之意，故应删去标题中“申请”二字；例②事由部分只提到了有关的人，而没提有关的事，即要表扬的事迹未写出，显得空洞，应改为《××县人民政府关于表扬营业员×××同志×××先进事迹的通报》；例③属事由不明，文章主旨是请求上级拨款，故应改为《××县税务局关于拨款重建税务所办公楼的请示》；例④属层层转发公文标题，因未省掉转发的中间环节，介词“关于”重复使用，“通知”也多次出现，以致标题冗长，读起来拗口，不易理解，应改为《××市财政局转发财政部关于修改国家工作人员出差补助标准的通知的通知》。

主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。

如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

主送机关即负责办理、答复的机关，除普发性文件外，只主送一个机关，特别是请示文，切忌一文多报或报领导个人。

主送机关和抄送机关排列顺序要正确，应先外、后内；先上级、再平级、后下级；同一级别的单位应：

党、政、军、群。

行政机关联合行文，主办机关排列在前，行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

上、下级不可以联合行文。

有多个主送机关的，主送机关之间用豆号隔开，同一组织下的主送机关之间用分号隔开。

主送机关标注不当

《办法》规定“主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

”如《国务院关于成立国务院三峡工程建设委员会的通知》一文的主送机关——“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，采用统称写法，既简洁又明确。

而有的公文主送机关标注存在不明确、违反文种有关规定等错误，严重影响了公文效应的发挥。

例如：

1《××县人民政府转发县乡镇企业局（关于加速发展乡镇企业的报告）的通知》（“转发”应为批转”，应删去单书名号）的主送机关是“各有关单位”。

2《××县税务局重建税务所办公楼的请示报告》（应为“请示”）的主送机关是“××地区税务局、城建局、国土局、物资局”

3《大朝乡人民政府关于解决修建场镇饮水工程所需资金的请示》的主送机关是“尊敬的××书记”

例①错误是主送机关不明确，难以办理；例②属多头主送，违反了“请示一般只写一个主送机关”的原则；例③违反了“请示不得直接送领导者个人”的原则。

正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份不能回行。

（一）正文结构层次序数正确使用结构层次序数：

第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”，第五层为“①”，第六层为“a”。

结构层次序数标注不当对于篇幅较长，内容较丰富，层次较多的公文，写作时常常要标注序数，分条列项，以显得眉目清楚，易于阅读、理解和执行。

《办法》规定：

“结构