商业银行档案管理办法.docx

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商业银行档案管理办法

第一章总则

第一条为加强XXX银行（以下简称本行）档案业务建设，提高档案管理水平，实现科学化、规范化的管理目标，充分发挥档案在工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》等法律法规及制度规定，根据《XXX银行行政办公管理制度》要求，结合本行工作的具体情况，制定本办法。

第二条本办法的主要内容包括档案管理的职责与分工、不同种类档案的归档与管理、档案业务建设、现代化档案管理、档案的开发、利用、销毁、和档案设施设备管理等方面的基本规定和一般要求。

第三条本办法适用于各部室、分支行、总行营业部，各村镇银行的档案管理。

第四条本办发相关的名词解释如下：

（一）文件：

指在工作活动中直接形成、记录有信息的材料，如合同、规范、说明书、图纸、进度计划、程序、大纲、报告、函件等。

文件的载体形式既包括纸质，也包括电子、胶片等其他形式的载体。

（二）档案：

指在生产经营和管理活动中形成的，对国家、社会和本行有保存价值的，按一定组织形式和归档制度集中保管的，具有凭证价值和查考价值的各种载体形式的文件材料。

（三）案卷：

指互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。

（四）归档：

指有关部门和个人将收集、整理完毕的案卷向档案部门移交的过程。

（五）组卷：

指将互有联系的文件按照一定特征、方法组合起来形成案卷的过程。

（六）文档：

指文件和档案的合称。

第二章管理原则

第五条档案工作实行统一领导，分级管理的原则，维护档案的完整与安全，方便利用。

第三章职责与分工

第六条总行办公室负责全行档案管理指导工作，对全行档案工作统筹规划、组织协调、监督和指导，并负责各部室档案归档工作。

第七条分支行办公室负责本行及下设支行档案监督和指导工作，制定本行档案管理制度。

并负责本行及下设支行档案归档工作。

第八条总行设立档案室，成立3年以上的分支行建立专门档案室，成立不到3年的分支行应具备专门的档案存放柜，负责收集、整理、保管和提供利用分管范围内的档案。

第九条档案室设置原则上根据机构职责分为行政档案室、人事档案室、信贷档案室、会计档案室、国际业务档案室、资金业务档案室、个人银行业务档案室。

行政档案室由所属行办公室管理，人事档案室、信贷档案、会计档案室、国际业务档案室、资金业务档案室按照对应的档案管理办法管理。

第一十条各级机构的档案工作，同时接受总行办公室和地方档案行政管理部门的监督和指导。

第一十一条各级机构日常工作中形成的具有查考利用价值的各种门类和载体的行政档案，原则上由所属机构档案室统一保管。

对工作中仍需使用的各类业务档案，业务部门可按照本办法有关规定自行整理、立卷和保管，并将立卷目录报备所属行办公室。

第一十二条档案管理系统的开发、建设和维护由总行办公室负责。

第四章档案管理

第一节文书档案的归档与管理

第一十三条归档范围

凡是反映本行工作的公文、会议材料、声像纸质资料等材料，均应收集归档。

文书档案归档范围参照《XXX银行文书档案归档范围和保管期限规定》（附录1）执行。

第一十四条归档时间

文书档案应在文书形成之日起至次年6月之前移交档案室。

档案室应在文书形成之日起至次年9月之前完成立卷归档工作。

第一十五条归档要求

（一）各机构应指定专（兼）职档案管理员，负责本机构形成文件材料的收集和立卷工作。

（二）属归档的文件，应分类存放，分类组卷，并在文书形成之日起至次年6月向档案室移交。

（三）归档的文件向档案室移交时，移交双方应填写《档案移交清单》（附录2），严格履行移交手续。

（四）归档文件原则上应该提供原件。

（五）归档文件的正文、附件和有关审批笺等附属材料均应齐全完整。

来文应将文件呈阅表（收文处理笺）、正式文件同时归档；发文应将发文审批笺、正式文件同时归档；合同应将申请签报与正式签约的合同同时归档。

（六）各类文件归档一般一式一份，重要文件或利用频繁的文件可归档两份或适当增加归档份数。

（七）归档文件，应首先去除金属物和杂物，并对破损、字迹扩散的文件进行修补，传真件和字迹扩散的文件应复印并与原件一并立卷归档。

（八）盒内文件如果存在不齐全、不完整的情况，必须在备考表中加以说明。

（九）盒内文件排列应保持文件之间的历史或逻辑关系，按照便于利用的要求进行系统排列。

（十）档案室采用XXX银行股份有限公司统一监制的档案盒和装具材料，按规范组卷。

第一十六条文书档案保管期限的原则

（一）凡是反映本行主要活动和基本历史面貌，对本行、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案材料，列为永久保存；

（二）凡是反映本行一般业务活动，在较长时间内对本行有查考利用价值的档案材料，列为50年保存；

（三）凡是短期内对本行有参考利用价值的档案材料，列为15年保存；

（四）文书档案保管期限参照《XXX银行文书档案归档范围和保管期限规定》（附录1）执行。

划分档案保管期限务求准确，不可从长或从短。

第一十七条归档文件整理程序

（一）分类：

第一，区分年度，将文件按形成年度分开；第二，区分保管期限，将文件按永久、50年、15年3种保管期限分开。

（二）装袋：

归档文件装袋顺序应为正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；复文与原文为一件时，复文在前，原文在后；与文件有关审批笺附在最后面。

（三）排列文件顺序：

同一年度、同一保管期限的归档文件按来文、发文、会议文件、统计报表、合同、刊物等分类排列，再按文件形成时间排列。

（四）加盖档号章：

在每件档案首页右上方空白处加盖档号章并填写有关栏目。

档号章包括全宗号、档号、页数、盒号。

档号编写格式为“全宗号—WS—年度+保管期限—件号”。

编制件号时，同一年度、同一保管期限的档案只编一个流水号，件号不得重复。

（五）装盒：

归档文件按件号顺序装盒，每盒文件排列顺序为本盒目录、归档文件、备考表。

（六）编制文书档案目录，参照“XX年XXX银行（保管期限）存档目录”（附件5）

档号：

全宗号—WS—年度+保管期限—件号；

责任者：

制发文件的组织和个人；

文号：

文件的发文字号；

题名：

文件的标题；

日期：

文件生效时间；

备注：

档案状况的必要说明。

（七）填写档案盒封面与背脊

全宗号：

总行给立档各级行编制的代号；

机构名称：

各部室、分支行名称；

年度：

档案的形成年度；

保管期限：

档案的保管期限；

件号：

盒内档案的起始和终止件号，其间用“/”相连；

盒号：

同一年度内档案盒排列顺序号。

（八）填写备考表，包括盒内档案情况说明、整理者、办公室领导、日期。

（九）案卷目录应一式三份，其中一份放在每盒档案首页，一份放在目录卷，另外一份编制电子检索工具。

第一十八条各机构依据本章有关规定对不属于归档范围的文件，可自行销毁或交总行办公室统一销毁。

档案销毁按照《XXX银行档案鉴定销毁指引》（附录4）执行。

第二节录音录像档案的归档与管理

录音录像档案是指本行在职能活动中直接形成的以声音、影像形式存在的，并具有长远保存利用价值的历史记录。

“件”是归档的录音、录像的整理单位，一般以能完整的、相对独立的记录某一事件的录音或录像材料为一件。

第一十九条录音录像档案的归档范围

（一）记录本行主要职能活动和基本历史面貌的，对本行建设和历史研究有利用价值的录音和录像，包括全行性的重要会议、重大活动的录音和录像。

（二）本行领导参加与本单位、本地区有关的重大公务活动形成的录音和录像。

（三）本行领导接待国家、省、市级有关部门和监管部门领导来本行视察的录音和录像。

（四）本行领导出国考察、洽谈业务、签约等外事活动的录音和录像。

（五）本行成立新机构，开办新业务、新网点、重大业务活动取得新成果的录音和录像。

（六）本行经办的重大建设项目开工、竣工典礼等活动中的录音和录像。

（七）本行表彰先进集体、个人、开展技术比武等活动的录音和录像。

（八）本行举办的重要的庆祝联欢活动和大型文体活动的录音和录像。

（九）本行邀请国内外著名专家、学者、知名人士、英模人物的讲学、报告会的录音和录像。

（十）本行有关下属分支机构发生大案、要案后的有关录音和录像。

（十一）其他有重要保存利用价值的录音和录像。

第二十条录音录像档案的收集和整理

（一）录音录像档案的移交

凡属归档范围的录音和录像，应在文书形成之日起至次年6月前向档案室移交，移交时严格移交手续，填写《档案移交清单》（附录2）并在归档内容项标明录音、录像资料的制作者、主题和时长；档案室在文书形成之日起至次年9月前完成立卷归档工作。

（二）归档的录音和录像保管期限统一划分为永久。

（三）录音录像档案的归档程序

1.档案室将接收的录音带、录像带，按载体分为录音或录像、再按年度分类，并按照录制时间顺序刻制数据光盘，一光盘为一件，编制流水号。

2.填写光盘记录卡并装盒。

3.编制《XX年XXX银行录音档案目录》（附录6）包括档号、责任者、题名、时间长度（分、秒）、起始标志、结束标志、现存载体编号、原存载体编号、参见号、备注。

录音档案档号的编写规则：

全宗号—LY—年度+永久—件号。

录像档案档号的编写规则：

全宗号—LX—年度+永久—件号。

第三节照片档案的归档与管理

照片档案的归档范围参照录音录像档案的归档范围，包括本行历届行级领导干部的照片。

第二十一条照片档案的收集及整理

（一）照片档案的收集

参照录音录像档案的收集；对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档，主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点；底片、照片、说明应齐全。

（二）照片档案的移交

凡属归档范围的照片，应在文书形成之日起至次年6月前向档案室移交，移交时严格移交手续，填写《档案移交清单》，档案室在文书形成之日起至次年9月前完成立卷归档工作。

（三）照片档案的保管期限统一划分为永久保管。

（四）照片档案的归档程序

1.照片档案分类：

按其形成年份分类，按照照片产生时间的先后顺序进行排列，逐张编制流水号。

照片如与其他类档案有联系，则填写参见号。

分类应保持前后一致，不得随意变动。

有底片的，要放入底片盒内保管，然后按顺序将底片插入底片册，底片应与照片编制相对应的流水号。

2.数字照片应冲洗装袋并将底片刻制光盘，数字照片与光盘互为参照。

3.照片的装袋

（五）将照片装入照片袋，一张一袋，并逐项填写照片袋上的相关栏目。

照片袋采用130克无酸纸制成，规格长240mm，宽160mm；

（六）填写照片袋封面，包括全宗号、年度、类型、张号、题名（文字说明）等项目；

张号：

照片的排列顺序号；

题名：

即文字说明。

综合运用时间、地点、事由、人物、摄影者五要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。

时间用年月日表示，主要领导按照先左后右、从前至后的顺序标识。

（七）照片袋背面设置备考表。

备考表项目包括袋内照片说明、整理人、整理时间、检查人、检查时间。

袋内照片说明：

袋内照片缺损、移出、补拍、翻拍等情况。

整理人：

负责整理照片档案的人员姓名。

整理时间：

照片档案整理完毕时间。

检查人：

负责检查照片档案整理质量的人员姓名。

检查时间：

检查照片档案整理质量时间。

（八）对于照片袋放置不下的大幅照片，采用其他方式放置，原照片号不能改动。

1.编制《XX年XXX银行照片档案目录》（附录7）包括档号、负责人、摄影者、题名（文字说明）、备注等。

照片档案档号的编写规则：

全宗号—ZP—年度+永久—张号；张号为照片的排列的流水号。

负责人：

照片的拍摄单位。

摄影者：

照片的拍摄人。

题名（文字说明）：

综合运用时间、地点、事由、人物、摄影者五要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息。

时间用年月日表示，主要领导按照先左后右、从前至后的顺序标识。

备注：

与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号或注释照片除题名外需说明的情况。

2.照片袋装盒

指把装有照片的照片袋按流水号装入照片档案盒，并填写档案盒封面和盒脊相关的项目。

（九）档案盒封面应标明机构名称。

（十）填写档案盒盒脊包括全宗号、年度、类别、起止张号。

（十一）档案盒规格：

档案盒外形尺寸为长250mm、宽170mm，盒脊厚度为40mm；应采用无酸纸制作，由本行监制，封底下部有“XXX银行监制”字样。

（十二）底片的整理

1.底片的编号与照片的编号一致，即照片的档号。

2.底片号的登录：

宜使用铁笔将底片号横排刻写在胶片乳剂面片边处，不得影响画面；也可采用其他方式将底片号附着在胶片乳剂面片边处，不得污染胶片。

3.底片袋的标注

底片放入底片袋内保管，一张一袋。

应在底片袋的右上方标明底片号。

对翻拍底片，应在底片袋的左上方标明“F”字样。

对拷贝底片，应在底片袋的左上方标明“K”字样。

4.底片袋应使用中性胶粘剂，接缝应在袋边。

第四节实物档案的归档与管理

第二十二条实物档案是档案的重要组成部分，主要包括在本行各项活动和本行对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及本行发展中有纪念意义的物品。

第二十三条实物档案的归档范围

（一）国家、省、市领导、人民银行领导、有关部门领导以及知名人士给本行的题词、书信、字画作品以及出席活动的签到簿等；

（二）本行在公务活动中以单位名义获得的奖状、奖杯、奖牌、奖品等；

（三）本行各个历史时期制发的宣传本行业务的宣传单、画册，颁发的各类证书；

（四）国内各级政府、部门授予本行的各种荣誉证书、锦旗及馈赠的礼品、纪念品等；

（五）本行在国际交往中接受的各种赠品；

（六）本行成立以来使用过的牌、匾（大型的可拍照留存）；

（七）本行出版的具有史料价值的各种书刊、出版物；

（八）其它有保存价值的实物。

第二十四条实物档案的收集和整理

（一）实物档案的收集

凡属归档范围的实物，应在文书形成之日起至次年6月前向档案室移交，实行集中统一管理，移交时严格移交手续，填写《档案移交清单》，档案室在文书形成之日起至次年9月之前完成立卷归档工作。

（二）实物档案的整理归档程序

1.归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）,按年度分，每一年度编制一个流水号，流水号不得重复。

2.归档实物保管期限统一划分为永久。

3.编制《XX年XXX银行实物档案目录》（附录8），包括档号、负责人、实物来源、形成日期、实物类别、题目、存放地点、参照号等项目。

实物档案的档号编制规则：

全宗号—SW—年度+永久—件号。

负责人：

获得实物的机构名称。

实物来源：

颁发或赠送单位通用简称。

形成日期：

填写文件中的落款日期，如表彰、机构成立等文件；无文件依据的实物，如获赠等，填写实际发生日期。

实物类别：

填写奖杯、奖牌、奖状、牌匾等。

题目：

由“时间+地区+内容+实物名称”组成，如“2012年，XXX银行南宁分行荣获2011年度南宁市金融系统同城票据资金清算工作先进集体”。

存放地点：

填写档案室或暂存的具体地点。

参照号：

填写该实物档案相对应的照片号。

实物档案目录及封面用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（规格为长297mm，宽210mm）。

4.贴标签：

在不影响实物档案外观的前提下，应在实物档案上附贴实物档案标签（即档号）。

5.每件实物档案拍照，存入照片档案，与照片档案互为参照。

第五章档案业务建设

第二十五条档案室接收档案，必须认真验收，并办理交接手续。

所接收的档案必须达到案卷质量标准。

第二十六条应根据保存档案的数量，设置必要的档案专用库房和柜架，做到办公、库房、阅览分开。

第二十七条档案室必须达到防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害气体、防尘、防虫“八防”要求，配备监控装置、通讯设施，并配备具备专业知识的专职档案工作人员。

第二十八条库藏档案按照年度、类别、保管期限的要求排列上架。

第二十九条档案室应绘制档案存放示意图，方便档案的查找和利用。

第三十条档案室可建立全宗卷，以积累存储本行案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁注册、检查记录及全宗介绍等材料。

第三十一条档案室应编制各种检索目录，编写各种专题资料。

第三十二条对档案保管状况进行定期检查，做到账物相符，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复印。

第三十三条要建立健全档案的统计工作，档案统计工作包括档案管理、基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及其效果的统计。

统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。

第三十四条档案室的管理具体参见《XXX银行档案库房管理指引》（附录10）。

第六章现代化档案管理

第三十五条档案管理现代化是提高总体工作水平、促进金融事业发展的重要途径。

第三十六条档案数字化是把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。

第七章档案的开发、利用与销毁

第三十七条档案室应设立档案阅览室，为前来查询和借阅档案材料的利用者提供良好环境和便利服务。

第三十八条档案查（借）阅按照《档案查（借）阅指引》（附件3）执行。

各档案室根据实际工作情况自行制定查（借）阅制度。

第三十九条档案室应积极开展档案编研工作，根据本行工作需要和库存档案信息，编制各种专题资料，如档案汇编、机构沿革、大事记、会议简介、统计数字汇编等。

第四十条在档案信息开发和利用的各项工作中，应严格遵守保密制度，以切实维护本行的利益。

第四十一条档案销毁工作

（一）档案到期后应造册报鉴定小组进行销毁，具体管理参照《XXX银行档案鉴定销毁指引》（附录4）

（二）销毁档案必须严格、严肃和慎重；对重要的过期档案可转为资料保存。

（三）经总行办公室鉴定，无保存价值的档案应登记造册，填写销毁清册，并经总行办公室主管领导批准后进行销毁；销毁档案时要严格执行保密规定和监销制度；销毁清册永久保存。

第八章全宗号

第四十二条总行规定各级行全宗号

总行01、南宁分行02、梧州分行03、贺州支行04、柳州分行05、防城港分行06；北海分行07；百色分行08；钦州分行09；日后开设分行依次排序。

第九章档案设施设备管理

第四十三条文档库房、技术用房、阅览及陈列室的设施设备。

（一）文档库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，无特殊保护装置一般不宜设置在地下或顶层。

（二）文档库房楼层地面应满足文档及其装具的承重要求。

（三）文档库房面积应满足文档工作发展的需要，留有足够的存储空间。

（四）文档技术用房应满足文档工作各个环节的需要，按需设置。

（五）阅览室应邻近办公室和文档库房，环境安静。

（六）陈列室（展览室）宜设置在适于观览的场所。

第四十四条文档柜架及装具。

（一）文档柜架应牢固耐用，一般应具有防火、防盗、防尘作用。

对非纸质载体文档需要选择有专用保护功能的柜架。

有条件的可采用密集架。

（二）各类文档盒规格、式样和质量应符合XXX银行股份有限公司统一要求。

第四十五条文档保护设备。

（一）档案库房应配置温湿度监控设备及灭火器材、防光窗帘、防盗门窗等必要的设施。

（二）根据库房管理需要配置消杀设备、除尘器、去湿机、加湿机、空气净化器等设备。

（三）有条件的分支行应配置自动报警、自动灭火、温湿度自动调控、安防监控等设备。

第四十六条文档技术设备。

（一）配备档案整理工作所需要的装订机、打印机等设备。

（二）配备档案修复、利用需要的数码照相机、摄像机、复印机、阅读机等设备。

（三）配备信息化管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备和应急电源。

（四）根据需要配备CAD绘图仪、工程图纸复印机、缩微机等设备。

第十章罚则

第四十七条如违反本办法，具有下列情形之一的机构和个人，依据《XXX银行员工违反规章制度行为处理办法》等有关规定进行处理，情节严重构成犯罪的，送司法机关依法追究刑事责任：

（一）未按要求建立档案管理制度的；

（二）档案保管条件差，危及档案安全的；

（三）档案管理制度不健全或执行制度不严，造成档案丢失或档案损毁的；

（四）发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况，未及时采取有效措施的；

（五）电脑开发运用成果、新业务品种的开发、基建工程等项目鉴定验收时，未按规定验收，致使档案残缺不全的；

（六）借阅档案未按规定及时归还，且屡催不还的；

（七）擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案以及应当保密的档案；

（八）涂改、伪造档案的；

（九）将工作中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝向档案室归档的；

（十）其他可能导致档案损毁的行为。

第十一章附则

第四十八条本办法由总行办公室负责解释。

第四十九条本办法自发文之日起实施。

原《XXX银行档案管理办法》（XXX银发〔2015〕71号）同时废止。

附件

1.XXX银行文书档案归档范围和保管期限规定

2.档案移交清单

3.XXX银行档案查（借）阅指引

4.XXX银行档案鉴定销毁指引

5.XX年XXX银行（保管期限）存档目录

6.XX年XXX银行录音档案目录、XX年XXX银行录像档案目录

7.XX年XXX银行照片档案目录

8.XX年XXX银行实物档案目录

9.目录封面

10..XXX银行档案库房管理指引