05产品档案管理.docx

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05产品档案管理

第五部分产品档案管理

一、填空题

1．产品档案是指产品从（开发）、设计、工艺、工装、（生产）、鉴定、检验、包装、商标广告和产品评选等活动中形成的文字、图表、声像及电子文件等不同形式和载体的记录。

2．产品档案包括产品设计、研制档案和产品（制造）档案。

3．产品档案的特点是以（品种）、（型号）成套。

4．产品档案的归档时间：

开发产品鉴定后（3个月内）归档。

一般产品在（投产1年）后即应归档。

5．产品档案的整理应遵循产品文件的（形成规律），保持文件的（有机联系），便于保管和利用。

6．产品档案的案卷编目、案卷装订、卷盒表格规格及其制成材料依据（《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008））执行。

7．产品文件的形成积累,应列入产品开发和生产管理（工作程序）、有关管理制度，纳入有关部门（职责范围）和有关人员的（岗位职责）。

8．产品定型鉴定及评优工作形成的文件，由（申请单位）收集、整理、归档。

9．产品正式投产后形成的文件，由（生产单位）收集、整理、归档。

10．产品试生产阶段形成的文件，由（试生产单位）收集、整理，移交项目负责人统一归档。

11．产品档案的归档项目，应以产品开发计划、产品生产计划为依据，结合研制生产的实际情况，做到按（品种）组卷，同一系列的产品档案，只在某一（主要）产品的档案中将有关的文件材料收集齐全，其它品种的档案只保存（本品种）必要的特有的文件材料。

12．同一产品型号内，不仅包含产品从开发、（设计）、工艺、工装、加工制造、（检验）、包装、商标广告和（产品评优）的全过程的文字材料，还包括各阶段产生的（照片）、录音带、录像带等（声像材料）和计算机程序文件。

13．产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的文件材料并（单独）组卷排列在（原产品案卷）之后。

14．产品文件组卷时，文件的保管期限应服从内容提要的完整，即（成套性）。

15．产品档案利用时，涉及国家秘密及中国石化商业秘密、知识产权保护的档案未解密前，须经（档案形成部门及保密管理部门）审核同意，方可提供利用。

16．多个企业联合研制的产品原件由（主办企业）归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。

17．产品类案卷按产品设计、工艺、工装、制造、定型等工作程序，或按其产品（系列）、（结构）等排列。

18．归档的产品文件必须（系统）、完整、准确。

并按保密规定确定（密级）。

二、单选题

1．产品档案利用时，涉及国家秘密及中国石化商业秘密、知识产权保护的档案未解密前，须经（C）审核同意，方可提供利用。

A、档案部门主管B、保密委

C、档案形成部门及保密管理部门D、分管档案的领导

2．《中国石化档案分类规则》（中国石化办﹝2011﹞214号）规定的产品类有（D）个二级类目。

A、8B、7C、5D、6

3．按照《中国石化档案分类规则》（中国石化办﹝2011﹞214号）规定的产品类中，属于化纤产品类的有（A）。

A、聚酯切片B、合成橡胶C、乙二醇D、乳胶

4．多个企业联合研制的产品原件归档，以下正确的是：

（B）。

A、哪个企业形成的由哪个企业归档B、由主办企业归档

C、哪个企业获得就由哪个企业归档D、由最后办理的企业归档

5．产品档案中的文字材料一般按其所反映问题的有机联系结合（D）组卷。

A、编制单位B、文种C、事由D、时间

6．产品文件一般归档一套，定型生产的主产品和重要产品可归档（B）套。

A、一B、二C、三D、四

7．产品开发设计、研制阶段形成的文件，由（B）收集、整理、归档。

A、产品开发、研制人员B、项目负责人（单位）C、试生产单位D、档案部门

8．归档的产品文件要编制移交清单一式（B）,交接时经清点无误，在每份清单上履行签字手续。

A、一份B、两份C、三份D、四份

9．产品档案的归档项目，应以产品开发计划、产品生产计划为依据，结合研制生产的实际情况，做到按（B）组卷。

A、课题B、品种C、项目D、单位

10．产品正式投产后形成的文件，由（D）收集、整理、归档。

A、档案部门B、计划部门C、销售单位D、生产单位

11．产品档案的保管单位是（A）。

A、卷B、件C、盒D、套

12．涉及国家秘密及中国石化商业秘密保护期内的产品档案（B）。

A、做好权限设置后，可以上网发布B、一律不得上网

C、只能在内部局域网上发布D、只可在档案网站上发布

13．产品文件按产品产生的不同阶段，分别由有关部门收集、整理，并向本单位（D）移交归档，经过系统整理后形成完整系统的产品档案。

A、科研部门B、生产部门C、技术部门D、档案部门

14．国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行，其中产品档案按有关政策法规办理，没有规定的由（C）。

A、进行销毁B、移交地方档案馆C、双方商定处理D、随意处理

15．产品档案中的专利登记表、专利证书、商标注册材料等材料的保管期限为（A）。

A、永久B、30年C、10年D、定期

16．产品档案中的市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告等文件的保管期限为（C）。

A、永久B、长期C、10年D、30年

17．产品档案中的重大故障分析和排除措施报告等文件的保管期限为（B）。

A、永久B、30年C、短期D、10年

三、多选题

1．关于产品档案收集、整理、归档以下正确的是（A、B、C、D）。

A、产品开发设计、研制阶段形成的文件，由项目负责人（单位）收集、整理、归档。

B、产品试生产阶段形成的文件，由试生产单位收集、整理，移交项目负责人（单位）统一归档。

C、产品定型鉴定及评优工作形成的文件，由申请单位或部门收集、整理、归档。

D、产品正式投产后形成的文件，由生产单位收集、整理、归档。

2．按照《中国石化档案分类规则》（中国石化办﹝2011﹞214号）规定的产品类中，属于化工产品类的有（A、B、D）。

A、丁基胶B、环氧树脂C、改性沥青D、纯碱

3．同一产品型号内，不仅包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程的文字材料，还包括各阶段产生的（A、B、C）等声像材料和计算机程序文件。

A、照片B、录音带C、录像带D、样品

4．下列哪些单位有产品档案收集积累责任（A、B、C、D）。

A、研究单位B、生产单位C、销售单位D、档案部门

5．按照《中国石化档案分类规则》（中国石化办﹝2011﹞214号）规定的产品类中，属于石油产品类的有（A、C、D）

A、焦B、化肥C、石脑油D、石蜡

6．产品文件一般按（A、B、C、D）等阶段分别组卷。

各阶段文件较少时可合并组卷。

A、计划决策B、设计C、试生产D、鉴定

7．产品文件形成积累应做到三同时，即（A、C、D）。

A、制定产品开发、生产计划，同时明确文件的归档计划；

B、产品档案归档的同时档案部门出具文件材料归档情况证明；

C、检查产品开发、生产工作，同时检查文件形成积累工作；

D、产品鉴定，档案部门应当同时审查已形成的文件，并提出审查意见；

8．产品档案的特点是以（B、D）成套。

A、课题B、品种C、项目D、型号

9．根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》〔国家档案局令第10号〕规定，产品档案的保管期限有（A、D）。

A、永久B、长期C、短期D、定期

10．下列属于产品档案归档范围的是（A、B、C、D）、

A、产品用户清册B、关于某产品的论文、专著

C、研制产品时产生的照片D、产品生产的计算机程序

11．根据《中国石化档案分类规则》（中国石化办﹝2011﹞214号）规定，属于产品类的二级类目的是（A、B、C）。

A、石油产品B、机械仪器产品C、化纤产品D、产品管理

12．《中国石化档案分类规则》（中国石化办﹝2011﹞214号）规定，产品档案的分类，一级类目、二级类目名称使用《中国石化档案分类表》标记，代码根据企业分类情况以（A、C）顺序标记。

A、英文字母B、汉语拼音C、阿拉伯数字D、中文数字

13．下列产品文件保管期限为永久的是（A、B、C）。

A、产品开发计划任务书及其审批文件、上级指示和有关指导性文件

B、工艺研究报告、工艺总体方案论证

C、试验原始数据与材料、试验记录、计算手稿

D、产品设计评审报告、产品研制完成报告

14．下列文件不属于产品档案归档范围的是（C、D）。

A、产品销售调查报告、用户反馈意见、改进产品意见书

B、优质产品评定书、获奖奖章、奖状、证书

C、产品价格管理制度

D、新产品开发管理制度

15．下列属于产品档案保管期限的有（A、D）。

A、永久B、长期C、短期D、30年

16．下列哪些文件属于产品档案的设计阶段。

（A、B、D）

A、产品研究、设计计划B、研究试验大纲、试验报告

C、设计定型报告、证书、鉴定验收书D、产品总图、专题技术请示报告

17．下列产品文件的保管期限为30年的有（B、C、D）。

A、技术建议书、协议书、委托书、合同

B、试制运行记录、化验记录、试制过程纪要

C、关键件、重要件、关键工序的质量控制及检测报告

D、原材料修改换页说明

四、判断题

1．产品档案是内容丰富、专业繁多、形式多样的科技档案种类，产品档案的内容构成在不同的专业和不同类型的单位是相同的。

（×）

2．产品设计和生产、制造活动，一般都是以品种、型号进行的。

（√）

3．产品换代、改型，以基型产品为基础，保存一套完整的基型产品文件，换代、改型产品可只保存更改部分的文件。

（√）

4．一个品种、型号产品的档案，是具有有机联系的整体。

（√）

5．产品文件一般按计划决策、设计、试生产、鉴定等阶段分别组卷。

各阶段文件较少时也不可合并组卷。

（×）

6．产品文件按产品产生的不同阶段，分别由有关部门收集、整理，并向本单位生产部门移交归档，生产部门经过系统整理后形成完整系统的产品档案。

（×）

7．涉及国家秘密及中国石化商业秘密保护期内的产品档案可上内部网。

（×）

8．多个企业联合研制的产品原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档。

（√）

9．随着产品的改进，会逐步形成和补充一些新的文件，对于新产生的文件，不可以单独组织保管单位。

（×）

10．国有企业资产与产权变动档案的处置，原则上分类进行，其中产品档案按有关政策法规办理，没有规定的由双方商定处理。

（√）

11．产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。

（√）

12、产品定型鉴定及评优工作形成的文件，由生产单位或部门收集、整理、归档。

（×）

13．产品开发设计、研制阶段形成的文件，由项目负责人（单位）收集、整理、归档。

（√）

14．产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。

（√）

15．《中国石化档案分类规则》（中国石化办﹝2011﹞214号）的产品类中属于机械仪器产品类的有：

石油和石油化工专用机械产品，通用机械仪器产品等。

（√）

16．产品档案中的文字材料一般按其所反映问题的有机联系结合责任者组卷。

（×）

17．产品档案是以件为保管单位。

（×）

18．产品档案的归档时间为，开发产品鉴定后即归档。

一般产品在投产后即应归档。

（×）

18．产品档案的整理应遵循产品文件的形成规律，保持文件的有机联系，便于保管和利用。

（√）

五、简答题

1．什么是产品档案？

答：

产品档案是指产品从开发、设计、工艺、工装、生产、鉴定、检验、包装、商标广告和产品评选等活动中形成的文字、图表、声像及电子文件等不同形式和载体的记录。

2．产品档案整理的原则是什么？

答：

产品档案的整理应遵循产品文件的形成规律，保持文件的有机联系，便于保管和利用。

3．产品文件形成积累应做到哪三同时？

答：

制定产品开发、生产计划，同时明确文件的归档计划；检查产品开发、生产工作，同时检查文件形成积累工作；产品鉴定，档案部门应当同时审查已形成的文件，并提出审查意见。

4．为什么产品档案具有以品种、型号成套的特点？

答：

产品档案的这个特点，是由产品设计和生产、制造活动的特点决定的。

产品设计和生产、制造活动，一般都是以品种、型号进行的，因此，围绕一个品种、型号产品的设计和生产、制造活动，就形成了一套具有有机联系的产品档案的整体。

5．某产品发展成为系列产品时，同系列之间会有许多文件重复，这时应如何归档？

答：

应以基型产品为基础，保存一套完整的基型产品文件，保持产品文件的完整成套，其他系列产品文件则不必求全配齐，只保存本身专用的文件即可。

为使系列产品的全套文件也能得到反映，可以通过编制产品文件明细表的办法来解决。

六、论述题

1．如何做好产品文件的收集积累工作？

答：

第一，将产品文件的形成积累工作,列入产品开发和生产管理工作程序、列入有关管理制度，列入有关部门职责范围和有关人员的岗位职责，并建立合理有效的经济奖惩制度。

第二、制定产品文件的归档范围，根据产品文件形成的不同阶段，明确有关部门收集、整理的范围，各有关部门应根据归档范围指定专人负责产品文件的积累与整理，保证文件材料的系统、完整、准确，并负责及时向档案部门移交，其他有关人员应按照集中统一管理的原则，做好本人承担工作所形成产品文件的积累，并按规定向指定人员移交。

第三、在产品文件形成积累时做到三同时，即制定产品开发、生产计划，同时明确文件的归档计划；检查产品开发、生产工作，同时检查文件形成积累工作；产品鉴定，档案部门应当同时审查已形成的文件，并提出审查意见。

第四、档案部门要根据产品文件形成的各个环节，深入了解工作进展情况，及时进行指导、检查、监督，实现全程控制。

第五、制定有关规定，在产品文件形成时充分考虑文件管理和档案管理的要求，保证产品文件数量上的完整和内容上的准确。

2．如何制定产品文件的归档范围？

答：

第一、研究和分析本企业的产品范围，根据各产品管理活动形成产品文件的规律进行分析，逐一列出应形成的文件材料的条目和保存价值，并根据价值确定归档范围。

第二、正确划分产品档案与其他各类档案的界限，确定产品管理活动中形成的哪些文件属于产品档案。

第三、归档范围应尽可能具体、明确、并具有一定的预见性。

同时还应根据实际使用情况及时修改、补充、使之系统完善。

第四、充分发挥各有关部门熟悉产品文件产生和形成规律等方面的优势，由相关部门具体负责本部门产品文件的归档范围。

3．如何整理产品档案？

答：

第一、产品档案整理工作的原则是：

产品档案的整理应遵循产品文件的形成规律，保持文件的有机联系，便于保管和利用。

第二、产品档案整理的方法。

（1）按照档案分类方案对收集的产品文件进行分类，按照《中国石化档案分类规则》（中国石化办﹝2011﹞214号）规定，一级类目为产品类，二级类目的划分遵照《中国石化档案分类表》，三级及以下类目根据本企业对产品文件的分类方案划分。

（2）产品档案以卷为保管单位，对分类后的产品文件要进行组卷。

产品文件一般按计划决策、设计、试生产、鉴定等阶段分别组卷。

各阶段文件较少时可合并组卷。

文字材料一般按其所反映问题的有机联系结合时间组卷。

产品换代、改型，以基型产品为基础，保存一套完整的基型产品文件，换代、改型产品可只保存更改部分的文件，更改部份的产品文件单独组卷。

产品文件组卷时，文件的保管期限应服从内容提要的完整，即价值成套性。

（3）案卷编目、案卷装订、卷盒表格规格及其制成材料依据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）执行。

档号的编制应根据本企业档号编制规则进行，档号要具有唯一性。

4．试述产品档案管理对企业生产和发展的意义。

答：

产品档案是指产品从开发、设计、工艺、工装、生产、鉴定、检验、包装、商标广告和产品评选等活动中形成的文字、图表、声像及电子文件等不同形式和载体的记录。

企业的创立、生存与持续发展并不能只依靠资金的投入、技术的革新、人才的挖掘，信息与知识已经成为企业可持续发展的重要推动力。

产品档案作为企业最原始的、最真实的、最不可替代的信息资源，在企业生产经营的指导、市场的开拓与需求的预测、战略决策的信息支持中所发挥的作用是不言而喻的。

科学、合理的实施产品档案管理，对企业的可持续发展有着重要的作用和意义。

（1）为企业各级领导的正确决策提供依据。

档案部门通过对企业产品档案的收集、整理、分析，并及时提供给企业领导和相关的部门，为企业领导科学决策提供可靠的依据。

（2）为企业的科研生产提供技术、理论依据，支持产品自主创新。

档案部门通过对本企业的产品结构、远景规划的深入了解，并积极参与到企业的各项科研生产活动中去，帮助科技人员了解一些最新科技信息。

通过产品技术档案在企业范围内的共享、利用，来提高产品开发设计水平，缩短开发、制造周期，不断加速产品自主创新。

（3）总结企业产品发展历程及所取得的成就。

对内可以起到凝聚人心和鼓舞士气的作用，对外可以进一步展示企业形象，为企业文化建设创造条件。

5．结合企业状况和自身经验，谈一谈产品档案管理区别于其他档案管理的地方。

（1）产品档案的特点是以品种、型号成套。

一个品种、型号产品的档案，是具有有机联系的整体。

（2）产品档案的特点决定了产品档案的管理是以产品为主体的，按产品产生的不同阶段，分别由有关部门收集、整理，并向本单位档案部门移交归档，档案部门经过系统整理后形成完整系统并管理的。

产品文件形成积累应做到三同时，即制定产品开发、生产计划，同时明确文件的归档计划；检查产品开发、生产工作，同时检查文件形成积累工作；产品鉴定，档案部门应当同时审查已形成的文件，并提出审查意见。

产品换代、改型，以基型产品为基础，保存一套完整的基型产品文件，换代、改型产品可只保存更改部分的文件。

（3）结合企业状况和自身经验，谈一谈产品档案管理的特点及体现。