产品档案案卷整理规范模板.docx
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产品档案案卷整理规范模板
产品档案案卷整理规范
产品归档文件整理规程
（案卷级）
1范围
本规程规定了产品归档文件整理的基本要求、程序和方法。
本规程适用于一般产品归档文件的整理。
2引用标准
GB／T11822一科技档案案卷构成的一般要求
DB37／T251—1998工业企业文件材料整理规程
DB37／T181一93工业企业档案案卷格式
3定义
3.1产品归档文件是指产品在计划决策、设计、试制、鉴定、生产等全过程中形成的具有保存价值的文件。
3.2文件分类是在文件收集齐全的基础上,将文件按一定属性逐项分开的过程。
3.3案卷由互有联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。
3.4组卷是将经过分类的文件,按一定特征组成案卷的过程。
3.5案卷编目是指固定保管单位内文件排列的顺序和位置,揭示保管单位内文件的内容和成分的工作。
3.6档号档案的编号。
包括分类号、案卷顺序号。
4归档要求
4.1归档文件应完整、准确,签署完备。
4.2归档文件应做到纸质优良,字迹清晰耐久。
5文件鉴别
5.1文件完整性的鉴别。
产品决策、设计、计划、鉴定、生产等阶段形成的文件应完整成套。
归档文件的主要内容见附录A。
5.2文件准确性的鉴别。
产品文件记载和反映的内容,应当同产品开发的实际过程相一致;蓝图与底图一致;底图与变更单一致;蓝底图的更改符合有关标准要求。
5.3根据归档文件的利用价值确定其保管期限。
保管期限分为永久、长期、短期三种。
6文件分类排列
6.1将归档文件按产品种类分开。
6.2将同一产品的文件,按决策、设计、试制、鉴定、生产等阶段分开。
6.3参照附录A内容及顺序,对各阶段归档文件进行系统分析,将不同性质、不同结构、不同专业、不同问题的归档文件,按程序、时间等顺序排列。
6.3.1文字文件一般按其所反映问题结合时间排列。
6.3.2图样文件按图样目录或图号排列,没有图样目录或图号的,按其所反映对象的隶属关系和有机联系排列。
7文件的组卷
7.1将归档文件按阶段或结构、性质、问题、专业等组卷。
7.2产品开发过程中形成的管理性文件,归入该产品文件组卷。
7.3产品文件的保管期限应当服从文件内容的完整,即价值服从成套性。
7.4产品换代、改型后,应保存一套完整的基型产品文件,换代、改型产品可只保存更改部分的文件。
7.5开发新产品采用的标准图、通用图,可不划归新产品文件保存,但应当在相应的目录中标注所采用图样的名称及编号。
7.6以技术转让、出卖成果为目的,以及研制单位不进行正常生产的新产品,其文件归科研文件进行整理。
8卷内文件的整理
8.1卷内文件一般文字在前,图样在后;批文在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;译文在前,外文在后。
8.2规格较小的文件,应按内容平行式或阶梯式地托裱在60克以上标准幅面的白纸上,并按自左至右、自上而下的顺序在被托裱文件的右下角用阿拉伯数字自1起编写固定号。
托裱纸的底部应加注”此页共×张”标记。
8.3图纸折叠为297mm×210mm统一幅面,折叠方法采用”手风琴”式,图面朝里,标题栏外露。
8.4案卷需装订的文件,其左侧装订部位应有足够的装订边。
凡可能出现装订压字现象的文件,应在装订部位托裱装订边条。
8.5案卷采用不装订形式的文件,应先以每份文件或反映同一问题的文件为单位,按本规程10的要求装订成件,然后在每件文件的右上角逐件加盖档号章,并按要求填写有关内容。
档号章式样见《归档文件整理规程（文件级）》。
9编目
9.1编写页号
9.1.1案卷内以有书写内容的页面编写页号。
页号编写位置,正面在右下角,反面在左下角。
案卷内页号顺序均从”1”开始,用阿拉伯数字依次标注,不装订的案卷,以件为单位,各件页号均从”1”起编写。
9.1.2成套图纸或印刷成册的文件自成一卷的,原目录可替代卷内目录,不必重新编写页号。
9.1.3两张以上小幅面文件托裱在同一页纸上的,按一页编写页号。
9.1.4案卷封面、卷内目录、备考表不编写页号。
9.2填写卷内目录
9.2.1卷内目录格式见《档案装具与用表格式》。
9.2.2顺序号用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号。
9.2.2文件题名填写文件标题全称。
9.2.3文件编号填写文件的文号或图号或产品型号。
9.2.4责任者填写文件的编制单位或主要责任者。
9.2.5日期填写文件的形成日期。
用八位阿拉伯数字填写。
如:
2月2日写作0202。
9.2.6页次填写文件在卷内的起始页号。
最后一份文件填写起止页号。
用”首页号／末页号”表示。
不装订的案卷填写每份文件的页数。
9.2.7卷内目录排列在案卷文件的首页之前。
9.3填写备考表
9.3.1备考表格式见《档案装具与用表格式》。
9.3.2备考表要标明案卷内文件的件数或页数,以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
9.3.3备考表排列在案卷内文件之后。
9.4填写案卷封面
9.4.1案卷封面格式见《档案装具与用表格式》。
9.4.2案卷题名应简明准确地揭示卷内文件的内容,一般应包括产品名称或型号、组部件的代字、代号和名称以及卷内文件归纳内容、文种。
9.4.3立档单位填写卷内文件的组卷或责任部门。
9.4.4起止日期填写案卷内文件的起止日期。
9.4.5保管期限与密级按有关规定填写。
9.4.6档号填写档案的分类号和案卷顺序号。
9.4.7封面所用数字除案卷题名外,一律采用阿拉伯数字。
9.5案卷脊背的编制
9.5.1案卷脊背格式见《档案装具与用表格式》。
9.5.2案卷脊背应填写案卷题名及档号。
案卷题名采用竖写形式自左至右书写。
10案卷或文件的装订
10.1拆除案卷内文件上易锈蚀的金属物。
10.2装订材料应选用线绳或不锈钢等不易锈蚀的材料。
10.3用线绳装订的案卷及不装订案卷内的文件采用三孔一线装订法,装订位置在案卷或文件左侧中部,距左端12mm,装订长度160mm,结头系在案卷内侧或文件背面。
附录A
产品归档文件范围
序号
基本范围
保管
期限
1
计划决策阶段
1.1
调查研究
（1）
市场调查、技术调查、考察、预测报告、调研综合报告
短期
（2）
技术、经济可行性研究报告
长期
1.2
决策
（1）
发展建议书、技术建议书、协议书、委托书、合同
永久
（2）
专题分析报告、专题会议纪要
长期
（3）
研制计划、方案、方案论证报告
长期
2
设计阶段
2.1
产品研究、设计计划
长期
2.2
技术经济初步评价
长期
2.3
研究试验大纲、试验报告
长期
2.4
产品设计标准
永久
2.5
技术设计说明书
长期
2.6
产品设计图样
长期
2.7
专题技术请示报告
长期
2.8
设计评审报告
长期
3
试制阶段
3.1
试制
（1）
试制计划、方案、规程、报告
永久
（2）
工艺研究报告、工艺总体方案论证
永久
（3）
试制工艺流程、工艺标准
长期
（4）
试制工艺文件和工艺装备文件
长期
（5）
工艺评审报告
长期
（6）
试制运行记录、化验记录
长期
（7）
试制过程纪要
长期
（8）
原材料与半成品、成品检验方法批准书
长期
（9）
理化分析报告、化学配方、化学反应式、计算公式
长期
（10）
技术标准协议试制质量分析报告
长期
（11）
专题会议记录、纪要、决议及合理化建议
长期
（12）
重大故障分析和排除措施报告
长期
（13）
试制总结报告
永久
3.2
试验
（1）
试验计划、方案、规程
永久
（2）
试验所需仪器与设备清单
长期
（3）
试验分项目记录
长期
（4）
试验原始数据与材料
永久
（5）
试验分析报告
长期
（6）
试验分项小结
短期
（7）
试验总结报告
永久
3.3
鉴定
（1）
鉴定申请报告及批复
永久
（2）
试制、试验鉴定大纲
永久
（3）
成套设计文件
长期
（4）
标准化审查报告
长期
（5）
可靠性试验情况报告
长期
（6）
产品质量和技术经济分析报告
短期
（7）
技术鉴定材料（申请批复、评价材料、会议纪要）
永久
（8）
设计定型报告、证书
永久
（9）
试用或试运行报告
长期
（10）
鉴定验收书
永久
4
生产阶段
4.1
小批生产
（1）
小批生产方案、计划
短期
（2）
小批生产工序工程能力分析报告
长期
（3）
关健件、重要件、关健工序的质量控制及检测报告
长期
（4）
原料鉴定卡片、配用设计表
长期
（5）
历次更改与补充的设计及工艺文件和更改通知单
长期
（6）
小批生产总结报告、小批生产鉴定书
永久
（7）
产品设计评审报告
长期
（8）
产品研制完成报告
长期
（9）
产品许可证、合格证、使用说明书、装箱单、产品介绍、样本
长期
4.2
批量生产
（1）
申请正式投产报告、批复、通知
永久
（2）
生产技术与操作规程、安全生产规程、产品检验规范
永久
（3）
技术标准（国际、国家、部、企、内标）
永久
（4）
标准编制说明、审批书及修改、修订的通知
永久
（5）
生产定型（结构、配方）设计文件
永久
（6）
工艺文件
A
工艺方案（工艺设计表与设计卡、配方卡）
长期
B
工艺规程（工艺流程卡、工艺卡、工序卡、调整卡、技术检查卡、毛坯图、工艺守则）
长期
C
管理用工艺文件（路线图、明细表、主要材料工艺消耗定额、工时定额汇总表、工艺总结、工艺文件总目录）
长期
（7）
工艺作业指导书、工艺说明书
长期
（8）
工艺装备文件、图样（刃具、夹具、量具、模具图）、说明书
长期
（9）
产品改进与更新建议书、合理化建议、QC成果
长期
（10）
产品质量技术攻关会议记录、纪要和成果
长期
（11）
重大质量事故分析、质量异议处理结果
长期
（12）
各种操作记录、产品检验报告单
长期
（13）
产品特性重要度分级
长期
（14）
技术条件
长期
（15）
明细表、汇总表、产品目录
长期
（16）
专利登记表、专利证书等材料
永久
（17）
商标注册材料
永久
5
评优阶段
5.1
创优规划和措施
长期
5.2
创优工艺操作规程
长期
5.3
国内外对比材料
短期
5.4
上级检（抽）查结果和理化分析报告
长期
5.5
主要用户评价
短期
5.6
创优申请、审批表
长期
5.7
优质产品评定书
永久
5.8
获奖奖章、奖状、证书
永久
6
认证阶段
6.1
认证申
升级会员 