行政办公综合管理制度.docx
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行政办公综合管理制度
行政办公综合管理制度
一、办公行为规范
1.明确工作中的要求,规范自已的行为,创造良好的企业氛围,公司员工应仪表整洁,落落大方,上班期间穿戴整齐干净。
2.在接待公司内外人员垂询时,应注视对方,微笑应答,切不可冷淡,甚至冒犯对方,在任何场合用语应规范,和气待人,严禁大声说话。
3.遇到客人进入工作场所应礼貌相待,上班时间应保证办公室有人接待,接听电话应及时,一般铃响不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的职员应主动接听,重要电话要作好接听记录。
严禁占用公司电话时间太长,与工作无关系的电话不准接、挂。
4.工作时间内不应无故离岗、串岗,不得闲聊、吃零食、大声喧哗,确保办公环境的安静有序。
办公人员应在每天工作时间开始前和工作结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作,保持物品整齐,桌面清洁。
5.办公室专用的设备应指定专人定期清洁,公司公共设施由办公室负责定期的清洁保养工作,发现办公设备损坏或发生故障时,应立即向办公室报修,以便及时解决问题。
6办公室管理规定
6.1办公室职能
·负责公司的办公秩序及行政事物管理工作,文件的拟、收、
发、转、存、档案管理。
·组织会议,负责会议纪要拟稿。
·按排值班人员,负责公司的接待工作和公关工作。
·负责公司印鉴、开具对外证明加盖公章。
·各种证照的申办,地方各种关系的处理,合同条款审查等。
·检查公司的一切规章制度是否得到实施。
·行政办公用品的采购管理
·公司大事记
6.2办公室主任职责
6.2.1负责督促检查行政部门对总经理办公会,公司办公会决议及总
经理的各项决定的贯彻执行;
6.2.2定期组织收集、分析、综合全公司,行政各方面的情况,主动
做好典型经验的调查总结,及时向总经理汇报,请示工作。
负责组织总经理主持的工作会议,安排做好会务工作并做好记
录。
6.2.3负责起草总经理授意的综合性工作计划、总结和工作报告,主
动为总经理当好参谋。
6.24组织起草公司文件（临时性文件及各类通知,做好全公司文
件的编号、打印、发放以及行政文件的立卷、归档、保管工作。
6.25组织做好公司印鉴、介绍信的使用和保管,函电收发及时,编
写公司大事记。
6.2.6负责管理公司的法律业务,证明的申办,协调关系,合同条款
审查,法律顾问工作的管理等。
6.2.7组织做好来客接待工作。
6.2.8指导做好电话话务与机线维修工作。
6.2.9根据总经理提出的方针目标要求,及时编写本部门方针目标并
负责实施,确保完成。
6.2.10负责全公司办公用品、用具标准的制订和管理,并对办公用品
用具标准化及各科室的文明办公进行检查和督促。
6.3办公室主任权利
6.3.1有权向全公司各部门索取和了解必要的资料和情况。
6.3.2对公司会议决议和总经理指示的贯彻执行情况,有权检查督
促。
6.3.3有权督促各部门及时做好文件资料的立卷、归档工作,有权检
查公司各部门的保密工作。
6.3.4有权按总经理的指示办理公司有关法律事务,协调各部门之间
的工作关系。
6.3.5有权安排调度办公用车的使用。
6.3.6对各部门以公司名义起草的临时性文件有权审核。
6.3.7对不符合上级规定或质量不高,效果不显著的文件、资料有权
拒绝打印发放。
6.38对要求各部门领导参加的会议有综合平衡或精减压缩权。
6.3.9根据总经理指示,有权对办公用品进行分配和调整,对办公用
品、用具标准化进行检查、督促。
6.4办公室主任责任
6.4.1对得知生产、行政工作出现异常情况,未能及时向总经理反映
以造成重大损失的后果负责。
6.4.2对公司行文发生差错以及收集与整改的资料失实造成严重后
果负责。
6.4.3对机密文件和文书档案管理不严,发生失密,泄密或丢失损坏
负责。
6.4.4对公文函件传递不及时或发生丢失、误传、以致影响工作负责。
6.4.5对未按总经理指示精神办理,而造成的有关法律事务的不良后
果负责。
6.4.6对印鉴、介绍信管理不严,使用不当,造成不良后果负责。
6.4.7对所属服务工作质量差,造成不良影响负责。
6.4.8对本部门所属岗位发生设备、人力事故负责。
6.4.9对公司的保密工作负责。
7档案管理
7.1公司的规划、年度计划、统计资料、科学技术、财务审计、劳
动工资、经营情况、人事档案会议记录、决议、决定、委托书、协定合同、方案、通知、通告、软件等具有参考价值的文件材
料,都属档案管理的范围。
7.2档案管理要指定专人负责,明确责任,保证原始资料及单据
齐全完整,密级档案必须保证安全。
7.3公司其他人员需借阅档案时,要经总经理批准,并办理借阅手
续,借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复印,凡属密级档案,必须由总经理批准方可摘录和复制。
7.4档案的销毁
任何组织和个人非经许可,无权随意销毁公司档案材料,若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁,经批准销毁的公司档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁。
8印鉴管理
8.1公司印鉴由专人负责保管
8.2公司印鉴的使用一律经总经理签字许可后管理印鉴人方可盖
章,如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。
8.3公司所有需要盖印鉴的介绍信、证明及对外开出的任何公文,
应统一编号登记,以备查询、存档。
8.4公司一般不允许开具空白介绍信、证明,如因工作需要或其他
特殊情况确需开具时,必须经总经理签字批条方可开出,持空白介绍信外出工作回来必须向公司汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。
8.5在开具空白介绍信的同时,必须注明其用途,写在介绍信的右
上角,盖章后出现意外情况由批准人负责。
9文字打印管理规定
9.1公司的文字打印由办公室负责
9.2各单位需外送打印的公文或其他资料,须经办公室主任签字批
准。
9.3公司各部门所有打印公文、资料必须保留一份交由办公室留底
存档。
10办公用品,劳动用品的管理
10.1每月月底以前,各部门将该部门所需的办公用品制定计划交办
公室。
10.2办公室负责制定每月办公用品计划及予算,经总经理审批后负
责将办公用品购回,由领用人签字领取。
10.3公司新聘工作人员的办公用品,办公室负责为其配齐,以保证
新聘人员的正常工作。
10.4负责购发办公用品的人员,要做到办公用品齐全,品种对路量
足质优,库存合理,开支适当,用品保管好。
10.5负责购发办公用品的人员要建立帐本,办好入库、出库手续,
出库一定要由领取人员签字。
10.6办公用品管理一定要做到文明、清洁、注意安全防火、防盗,
严格按照规章制度办事,不允许非工作人员进入库房。
10.7劳动用品的购发和配给,由办公室根据各部门的实际工作需要
统一购买和统一发放。
11办公用品劳保用品的库存制度
11.1库房物资的存放,必须要分类,按品种、规格、型号、分别建
帐。
11.2采购人员购入的物品必须附有合格证及入库单,验收时要当面
点清数量,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆
包点清数量,如发现实物与入库单数量规格不符时,库房保管
员应向交货人提出并通知办公室主任。
11.3物资入库后,应当日填写帐卡,严格执行出入库手续,物资
出库须填写物资出库单,经有关领导批准方可出库。
11.4严格管理帐单资料,所有帐册、帐单要填写整洁、清楚,计
算准确,不得随意涂改。
11.5库房内严禁吸烟,禁止无关人员入内,库内必须配备消防设施,
做到防火、防盗、防潮。
12报刊及邮发信件信函管理。
12.1办公室每半年按照公司要求作出订阅报刊计划及予算,负责办
理有关订阅手续。
12.2办公室负责每日将报刊取回并进行处理,分类登记,并分别发
放给有关部门,有关部门应妥善保管,办公室按季度定期收回
并统一保管,存档备查。
12.3任何人不得将报刊挪作他用,若需处理,经办公室批准。
12.4办公室负责为各部门邮发信件、邮件,所有公发信件邮件一律
不封口由办公室登记,统一封口负责寄发。
12.5控制各类挂号信、特快专递,凡因公需挂号者、特殊专递者,
须经部门负责人批准,办公室登记后方可邮发。
13电脑管理细则
13.1为了维护电脑系统的安全、稳定、高效及合理使用电脑资源特
制定本细则。
13.2本规定所涉及的电脑设备,包括电脑、打印机、复印机及其他
相关设备。
13.3管理员职责
13.3.1负责电脑应用的长远规划
13.3.2根据设备情况,负责机器备件的采购申请,对设备状况进行
不定期的检查和保养,发现问题及时解决。
13.3.3电脑所用软件的保存。
13.3.4每月统计核算费用上报办公室,同时抄报财务部。
13.3.5电脑设备应专人保管,未经允许不得随意操作。
13.3.6起草防病毒作业计划,报办公室主任批准后实施。
13.3.7负责电脑设备的使用、清洗和保养工作。
14严禁将电脑用于私人学习或玩游戏,违犯者视情节轻重给予罚
款处理或行政处分,屡教不改者予以除名。
15所有电脑不得安装游戏软件,软碟在使用前,必须确保无毒,
使用人在离开时应关机。
16由于电脑设备是企业工作中必不可少的重要工具,因此,从本
规定公布之日起,凡发现下列情况:
·电脑感染病毒
·私自安装和使用未经许可的软件
·长时间离开电脑却未退出系统或关机
·没有及时检查或清理电脑及相关外设
·擅自使用他人的微机或外设造成不良影响
·管理员将根据实际情况,追究当事人的责任。
17凡发现由于违章作业、保管不当、擅自安装、拆卸电器装置,
造成损坏或丢失的,其损失由当事人照价赔偿。
二、网络使用管理制度
1.公司网络资源只能用于工作,个人由于一般业务学习,新闻娱乐
等需用网络的必须在自已家中进行,为规范公司网络的管理,确保网络资源高效安全地用于工作,特制订本制度。
2任何人不得在网络上从事与工作无关的事项,违反者将受到处
罚,同时也不允许任何与工作无关的信息出现在网络上,否则要追查责任。
3公司网络结构由办公室负责管理维护,任何部门和个人不得私自
更改,如需更改必须事先与办公室管理人员取得联系。
4严禁任何人以任何手段,蓄意破坏公司网络的正常运行或窃取公
司网上的保密信息,严禁在公司网络上玩任何形式的网络游戏、游览图片、欣赏音乐等各种与工作无关的内容。
5任何部门和个人应高度重视保护公司的技术密秘和商业秘密,对
于需要上网的各类保密信息必须保证有严密的授权控制。
6对于蓄意破坏网络正常运行,蓄意窃取网上秘密信息的个人作辞
退处理,并依法追究法律责任。
7对于在公司网上散布淫秽的、破坏社会秩序的或政治性评论
的个人,作辞退处理,情节严重者将移交司法机关处理。
8对于网上设立各种形式的网络游戏服务的责任人,对于管理不善
引起公司秘密泄露的责任人,对于私自更改网络结构的责任人,处以罚款、降薪、降职等处理。
三、证明函件证明管理制度
1.公司函件、证照是指上级部门颁发的各类证书、批文、介绍信、
法定代表人证明书、授权委托书、营业执照、法人代码证、税务登记等。
2.公司证明函、证照由办公室指定专人统一管理
3.证明、证照、函件的使用包括借用、复印等。
4.借用人如要借用必须与办公室主任提出申请,总经理批准
后方可借用,借用完毕后,应在时限内归还证照保管人。
5.如需使用原件,必须总经理批准。
6.对证照、函件应妥善保管,如发生丢失或被盗,应立即向主管
领导汇报,并迅速采取相应措施,避免造成损失。
四、员工住房管理规定
1.为加强集体宿舍的管理,提高住宿质量,办公室为住房的职能
管理部门,负责管理公司所有住房。
2.入住人员未经许可,不得任意改变住房结构、布局,必须保持房
屋及其设施的完好无损,损坏按原价赔偿,严禁在室内赌博,酗酒,不得从事其他任何违法活动。
3.入住人员必须保持住房整洁卫生,节约水、电等资源,水、电气
等费用由入住人员自付平摊。
4.非本公司人员一律不得入住,如有特殊情况,必须先向办公室请
示并征得全体室友的同意,方可暂时入住。
5.入住人员轮流当值班长,并列出值勤表,定期打扫公共卫生,整
个寝室要求整齐、干净、无异味。
6.要爱护公共财力,如出现故障要及时汇报,及时修理,如因个人
行为损坏,由其负责及时修理。
7.公司进行不定期检查,公共卫生的责任人为在任的值班长,如公
共卫生情况不好,责任人处100元的罚款,再犯加倍,房间卫生不好,处以在住人100元罚款,再犯加倍。
五、员工食堂管理办法
1、饮事员要树立全心全意为员工服务的思想,讲究职业道德、文明
服务、态度和蔼、主动热情、礼貌待人、热爱本职、认真负责,做到饭熟菜香、味美可口、饭菜定量、食品足称、平等待人。
2.坚持实物验收制度,搞好成本核算,遵守财经纪律,任何人在食
堂就餐必须按规定标准收费,不得擅自向外出售已进库的物品,搞好成本核算,做到日清月结,帐物相符,每月盘点一次,每月上旬定期公布帐目,接受员工的监督。
3.爱护公物,食堂的一切设备、餐具有登记、有帐目,不贪小便宜,
对无故损坏各类设备、餐具者要照价赔偿。
4.讲好炊事人员的个人卫生,做到勤洗手、剪指甲,勤换、勤洗
工作服,工作时要穿戴工作衣帽,炊事人员每年要进行一次健康
检查,无健康证者,不准在食堂工作。
5.严禁采购腐烂、变质食物,防止食物中毒。
6安排好员工就餐排队问题,缩短排队时间。
每天制定一次食谱,
做到饭菜多样化,提高烹调技术,改善员工伙食。
对因工作需要不能按时就餐和临时客餐,可事前予约和通知。
7做好安全工作,使用炊事械具或用具要严格遵守操作规程,防止
事故发生,严禁随带无关人员进入厨房和保管室。
易燃、易爆物品要严格按规定放置,杜绝意外事故的发生,食堂工作人员下班前要关好门窗,检查各类电源开关,设备等做好防盗工作。
具体规定按2004年9月份制定的东厂区食堂宿舍管理规定中的内容执行。
六、印章管理办法
1.总则:
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,
印章的管理,关系到公司正常的经营管理活动的开展,为防止不必要事件的发生,维护公司的利益,特制定本办法。
2.公司总经理授权由办公室全面负责公司的印章管理工作,监督印
章的保管和使用。
3.公司建立印章管理登记簿,专人领取和归还印章要在登记薄上作
好记录,公司各类印章由各岗位专人依职权领取并保管好,不得转借他人。
4.印章持有者离职移交工作的同时,把印章上交办公室后办理离职
手续。
5.印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以
核对,经核对无误可盖章。
6.公司总经理对所有印章的使用拥有绝对的决定权
7.涉及法律等重要事项需使用印章的,须依有关规定咨询企业律师
后即可使用印章。
8.财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须
经上述规定。
9.印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,写
明理由,经总经理批准后由两人以上共同协带
10.印章保管人必须要妥善保管印章,如有遗失,必须及时向公司办
公室报告。
11.任何人员必须依照规定程序使用印章,不得擅自使用。
12.违反规定给公司造成损失的,由公司对违纪者予以行政处罚,造
成严重损失的,移交法律部门解决。
七、图书、报刊管理办法
1.对公司图书、报刊的购进、保管、整理、外借与归还等作出以下规定。
2.各部门可根据业务实际需要,合理安排购买业务参放考书籍,依公司的申购程序办理,否则费用自理。
3.各部门购买的业务书籍一律到办公室登记,统一管理,借阅使用,到财务报销时需总经理签字。
4.办公室设图书资料管理员,对图书进行分类、整理与借阅工作,
凡所购进的图书,按图书分类科目进行分类整理与编号,贴上标签,输入图书管理系统。
5.公司由办公室负责刊物的订阅,由办公室综合平衡并提交总经理审批后实施。
6.办公室每日收取报刊,整理并置放在公共阅览资料架上供阅览,阅览架上的报纸每星期更换一次,期刊每月更新一次,每年年底将期刊装订成册,归档备用,报纸每季度处理一次。
八、计算机使用管理规定
1.公司指定专人负责统一制定公司计算机系统的软、硬件标准,只有符合这种标准的设备方可使用,并负责相关通讯线路的安装、维修、保养。
2.公司的计算机只能给经过办公室外派培训的人员操作使用,使用时应保持设备及所在环境的清洁,下班时务必关机切断电源。
3.严禁使用计算机玩游戏,更不可增删硬盘上的应用软件和软件系统。
4.公司计算机系统的数据资料列入保密范围,未经许可严禁非相关人员私自复制,未经许可任何私人的光盘不得在公司的计算机设备上使用。
5.使用者必须妥善保管好自已的密码,严防被盗取而导致泄密。
九、电话、传真管理制度
1.各部门电话与传真是根据业务需要由部门领导提出申请报办公室,办公室统筹按排后报总经理批准,方可安装电话及传真机。
2.各部门传真机的使用要有专人负责,对接收的重要传真要及时汇报,以免影响业务的开展。
3.上班时间禁止利用公司电话进行私人聊天、炒股等非业务活动。
4.各部门电话与传真在不使用长途功能时要调到加锁状态,销匙由部门经理指定专人保管。
5.员工因业务需要打长途电话,需在长途电话记录上签字,因私打长途电话应向部门领导请示,费用由本人承担,由办公室在其当月工资内扣除。
6.公司员工不得将未经领导审查的文件传真出去,否则造成的后果完全由当事人本人承担。
7.办公室按各部门的《长途电话记录》计算员工应当扣减的话费。
8.电话或传真出现故障,应立即通知办公室,由办公室按排专人进行维修,如非专业人员造成的损失,由当事人自已负责,电话与传真需要报停时,应由部门提前通知办公室,由办公室指定专人与业务部门处理。
十、公司钥匙管理规定
1.公司钥匙由办公室统筹管理、复制,部门钥匙由部门负责人管理。
2.公司大门钥匙由门卫认真负责管理,下班后因公需要开大门,门卫要做好登记检查。
3.办公室钥匙不得任意复制或借予他人,如发生意外负连带责任。
4.离职时应将钥匙交办公室负责人。
5.钥匙丢失时应立即向办公室报案,未经办公室同意不得随意复制,
本人的钥匙不能任意借予外人使用。
6.办公场所的桌、抽屉等钥匙应由办公室统一保管一套并依类保管,以备急需。
十一、文书档案管理制度
1.总则
为了保证公司所有文件能够及时上承下达,发挥文书承上启下的枢纽作用,提高工作效益,促进公司各项工作的开展,根据文书工作要求,特作如下规定。
2.凡属上级来文,发至本公司收启的一律由公司办公室文书人员,根据收文登记项目编号登记,送交公司总经理批阅后交承办人办理。
3.承办人根据批办的意见和文件精神,并将处理结果在文件上进行签注后交回办公室,以利于文件的整理与日后查考。
4.未经收发登记的文件材料,如外出人员、参加会议人员带回的文件,应及时送交办公室进行登记,以便文件的管理和日后文件的归档,如不及时送交者,因此误事影响工作由其自已负责。
5.凡本公司召开的重大会议,需由文书人员参加,以利于会议文件的发放、保管、收回。
6.各部门阅办完毕的文件,凡具有保存价值的应及时交给文书,由文书集中保管和统一立卷,个人不得私存一些重要的有指导性的文件需参照执行的,可由办公室进行复印,原件需交办公室,不得丢失私存。
7.各部门凡以总公司名义起草的文件和需打印的文件等,一律交公司办公室审阅,并按正式文件的格式填写清楚进行核稿,核稿后交公司领导审批,然后由办公室负责打印并编号。
8.文件起草需用钢笔书写,严禁用园珠笔或铅笔,园珠笔起草的文件一律不准打印。
9.打印好的文件由办公室盖印、注发,办公室负责登记,公司内文件要有统一编号,收到人必须签字。
19.打印后的文件留存1—2份,连底稿一并分类存档,以便以后查找。
十二、公文处理的细则
1.总则
公司的公文是传达贯彻国家方针政策、企业精神、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。
2.为使公司公文处理工作规范化、制度化,要求应发扬实事求是、认真负责的工作作风,克服形式主义,提高公文处理的效率和质量
3.公文处理必须做到及时、准确、安全,公文统一由办公室文秘人员收发、分办、用印、立卷。
4.对公文的格式要求要严格,公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类,除批转上级文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
5.向上级请示的公文,一般只写一个主送单位,如果需要上报另一
个上级单位时,可以用抄报的形式。
6.上级发来的文件,如简报、电报、资料均由文秘人员统一签收,开拆登记、呈阅、分发,并按不同类别进行分类处理,其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批。
7.凡需办理的公文,应先送办公室主任签批意见,办公室主任签批时,认为无需领导阅批的一般性公文,可根据公文内容和性质直接批转有关部门阅办,各单位收到急件时应在三天内答复并退回文件,一般要办理的文件,一周内应办理并退回文件,最迟不能超过十五天,需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。
8.加强公文检查催办工作,文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。
9.领导参加会议带回的文件在汇报和传达后,应将会议文件交文秘人员立卷归档。
10草拟公文要符合国家的方针政策和上级有关规定,如提出新招,应尽量与上级政策相衔接,草拟的公文情况要确实观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短。
11草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸,文件字迹要清楚,文应保持整洁,凡是文面凌乱不清的要重新清稿,数位的写法,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。
12.公文签发后,办公室负责打印、盖章、装订、登记、分发。
打
印文件要美观大方,符合公文格式,装订要整齐牢固,不漏页、错页、粘页,印章盖在年月日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年月日,如正文未页无空档,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明此页无正文字样。
13.公文校对以原稿为准,非承办人不得擅自改动原文,校对未发
现的差错,由校对人员负责,校对后打字员没有改正的由打字员负责。
14各单位对公文要建立严格的管理制度,加强对机关人员的保密纪
律教育,做好文件的管理工作,严禁将秘密文件带往公共场所或家中,文件传递过程中,必须办理登记、签收、注销等手续,并按照收文簿检查归档,以防遗漏。
15.各单位工作中形成的文书,包括文件、会议记录,决议、照片、
图表、录音带、影蝶、软盘等保存有价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,送交档案室归档,个人不得越期自行留存应该归档的文件。
十三、档案管理制度
1.总则:
为进一步加强公司档案管理工作,更好地为公司提高经济效益服务,按照档案集中统一管理的原则,各类档案必须实行集中统一管理。
2.档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和,本公司在工作中形成的应归档保存的文件材料、图纸、帐簿、凭证照片、录
音、录像带、软盘等均属公司档案。
3.建立健全文书处理制度,做好文件材料的预立卷,按年度在规定
的时间内,由专职档案员协同各科室兼职
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