YHP2YX01 营销采购管理流程0507.docx
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YHP2YX01营销采购管理流程0507
营销采购管理流程
编制
集团营销端口
日期
审核
李霆、陈昕
日期
批准
集团流程审批小组
日期
2010.05
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
目录
1.总则3
1.1目的3
1.2流程范围3
1.3术语与定义3
1.4管理原则3
2.关键活动描述4
2.1供应商库管理4
2.24种主要采购方式及其适用范围4
2.3确定采购计划及采购方式6
2.4采购管理权责6
2.5采购工作小组6
2.6主要采购方式的采购程序与要点7
2.7采购文件存档15
3.支持性文件16
4.使用工具16
1.总则
1.1目的
为规范营销类供应商的选择过程，选择优秀的营销类供应商，提高营销类采购的预算和计划管理水平，确保采购行为合法合规。
1.2流程范围
适用于项目营销类供应商的选择与管理。
1.3术语与定义
1.3.1.公开招标：
按照《招标法》由沿海集团自行组织进行公开招标，评标期间在确定中标单位前不议价，合同澄清阶段按照规定程序进行议价澄清。
1.3.2.招议结合：
事前审批，先按招标程序进行，后期进行规定程序的议标。
1.3.3.议标：
事前审批，按照权责组织进行，三家以上承包商同时多次议价。
1.3.4.直接委托：
事前审批，按照权责组织进行，直接对一家承包商进行合同谈判。
1.4管理原则
1.4.1.“三分离”的原则：
招标过程实行“招标、评标、定标”三分离，任何人员不得兼任其中的两项活动。
1.4.2.透明公正原则：
招议标过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，所有招标决策应在招标机构内集体公开，杜绝暗箱操作。
1.4.3.充分竞争、择优中标原则：
每次招标都应有充分适量的投标队伍参与投标，公司鼓励投标单位积极开展公平竞争，保证招议标具有充分的竞争性，公司应选择具有充分竞争优势的单位中标。
1.4.4.廉洁奉公原则：
所有与招标工作相关的员工都应保持廉洁，不得利用职务、职权之便谋求私利，任何个人不得影响招标小组进行客观公正的评价。
与投标单位有利害关系的，应进行事前声明和回避。
1.4.5.维护信誉原则：
选择投标入围单位、评标、定标时应客观公正，树立并维护公司良好的招标信誉和形象。
1.4.6.保密原则：
各单位的投标文件、评标过程、未发放中标通知书前的定标意向，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；公司要求各投标单位对自己的投标资料保密，互不串讲。
1.4.7.可追溯原则：
项目的招议标资料，包括：
招议标文件、投标文件、供方考察结果审批表、答疑记录、开标和评标的记录、定标评审表、约谈记录、相关会议纪要等，应及时收集、整理、保管。
2.关键活动描述
2.1供应商库管理
2.1.1.各项目必须建立营销供应商库，除零星无合同采购外，其他所有营销类采购必须从营销供应商库中选择供应商。
2.1.2.供应商入库：
地区营销部负责日常营销供应商信息的收集工作，并负责组织实地考察，如属优质供应商，则编写实地考察报告，上报地区分管副总审核，总部营销端口审批后入库。
2.1.3.评级及退库：
合同履行完毕或每季度，地区营销部负责营销供应商履约评估报告，做出评级（调整）或退库申请，上报地区分管副总审核后上报总部营销端口，总部营销端口负责对供应商进行评级或退库决定。
2.1.4.详见《供应商管理作业指引》。
2.24种主要采购方式及其适用范围
2.2.1.公开招标：
1）要求：
采购人或采购机构通过资格预审程序，在符合资格要求的供应商中，选择一定数目的法人或其他组织（原则上要求五家及以上，必须不少于三家），向其发出招标邀请书，邀请他们参加投标竞争，由依法成立的评标委员会根据事先确定的评标标准和方法对所有投标供应商进行评审，从中择优确定中标供应商的一种采购方式。
2）主要适用范围：
a）销售代理
b）年度框架采购（可多渠道采购，只约定总额、优惠条件，按实际发生结算的年度采购如报纸、网络等）
c）年度广告服务公司（月费制）
d）年度可多渠道采购的大型户外广告
e）季度采购中的促销活动类、短信/DM等数据库广告类、单次金额小但重复次数多，季度采购额10万以上的物料制作类
f）单次采购额10万（含）以上制作类、阶段性媒体、户外、网络广告等
2.2.2.招议结合：
1）要求：
需事前审批。
2）主要适用范围：
a）销售策划代理
b）年度广告服务公司
c）其他要求创作及服务个性化的限额以上采购，如影视宣传片拍摄、动画制作、网站制作、大型公关活动等。
2.2.3.议标采购：
1）要求：
采购人或采购机构从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于两家的供应商参加谈判，从中择优确定中标供应商，不具有公开性。
允许采购者与供应商就报价等进行一对一的谈判。
2）主要适用范围：
a）单次采购额10万以下的物料制作类、阶段性流媒体、户外、网络广告等
2.2.4.直接委托：
1）要求：
所购商品或服务的来源渠道单一，或属专利、首次创造、合同追加、原有采购项目的后续扩充和发生了不可预见紧急情况不能从其他供应商处采购等情况，采购人或采购机构直接从供应商处购买。
2）主要适用范围：
a）单一来源或渠道的大型供应商（如某区域的唯一官方网站、或某特殊渠道如会所组织媒体等，搜房、焦点等）
b）单一来源媒体（具有垄断性、不可替代性,唯一位置唯一广告牌，公交车身广告）
c）赞助评奖费
说明：
1万以下营销项目（零星、无合同的费用，如现场食品购买），均采取零星采购方式（订单式）
注：
●上述为集团给出的4种主要采购方式适用范围的原则性说明，但“具体某个采购项目，采取哪种采购方式”，由地区根据集团要求和实际情况做出选择，按照对应的流程执行，每种采购方式都要合规执行。
●强调：
采取招议结合方式、议标方式和直委方式等3种采购方式时，需事前提交申请，获批后方可执行。
2.3确定采购计划及采购方式
2.3.1.地区营销部按季度编制《季度营销费用预算及营销采购计划》，报地区分管副总、地总审核，总部营销端口审批，从而确定季度费用预算及季度内各项营销采购的采购方式。
2.4采购管理权责
2.4.1.采购权责详见《集团权责系统》。
2.5采购工作小组
2.5.1.营销采购工作小组：
由地区公司营销部组织，地区成本部配合，一般由2-3人组成，报地区分管副总审核，地总审批后成立（另在地区营销部、成本部各指定1人作为采购工作小组备选），负责日常供应商信息收集、供应商实地考察、招标文件编制、招标文件发出、议标工作的谈判和推荐、直接委托的前期调查等营销采购类的业务工作。
2.6主要采购方式的采购程序与要点
2.6.1.公开招标：
1）招标文件：
由地区营销牵头编制，必须编制招标要点，包括主要商务条件，供应商选择条件，合同期要求等，设定的支付条款应当与合同实施的计划进度匹配，同时与项目的报价清单协调，与招标文件一同报审。
若集团有招标文件的格式文本，应按格式文本要求编写。
鉴于营销类采购的特点，一般不要求投标人提供投标保证金。
地区营销部负责评审招标文件的技术和管理要点，地区成本部负责评审招标文件商务要点，按集团权责报批。
2）评标委员会：
限额及以上项目营销类采购招标由总部营销端口负责组织形成评标委员会，邀请总部供应商端口参加评标，同时视具体情况要求地区相关人员参加。
评标委员会主要负责根据招标文件及集团的有关规定，对标书进行认真评审，及时提出澄清要求，完成评审报告，向集团权责规定的定标机构报告评审意见，推荐合格的中标人和中标备选人，营销采购工作小组应密切配合评标委员会工作。
3）评标程序：
按开标、初步评审、详细评审、撰写评标报告程序进行。
参加开标人员不少于3人（包括读标人、登记人、见证人），必须填写开标记录表，对投标文件进行符合性检查。
4）初步评审：
评标委员应先认真研读招标文件，根据招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行系统地评审和比较，可以通过招标工作小组要求投标人对投标文件内容作必要的澄清、说明或者补正。
澄清、说明或者补正应以书面方式进行并不得超出投标文件的范围，或改变投标报价和其他实质性内容。
澄清函回复时商务部分必须密封提交评标委员会，由评标委员会再次组织开标。
5）废标界定：
投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚作假方式投标的。
投标人报价明显低于其他投标报价或者在设有标底时明显低于标底，使得其投标报价可能低于其个别成本的，且不能合理说明或者不能提供相关证明材料的。
未能所有实质性要求和条件作出响应投标的。
对合同重要条款提出异议或保留的。
所有投标人的报价均高于成本指标的（评标委员会有权否决所有投标，重新招标。
）。
6）详细评审：
对投标文件从合同条件、投标报价、财务能力、技术能力、管理水平以及投标人以往业绩及履约信誉等方面进行详细评审。
不得接受投标人主动提出的澄清。
投标人的澄清不得改变投标文件的实质性内容。
7）撰写评标报告：
评标委员会组织编写评标报告（附《中标候选人对比分析表》），提交给集团规定的定标机构，作为定标的重要依据。
评标成员对评标结论持有异议的，可保留意见，但应以书面方式在评标报告中阐述理由。
评标成员拒绝在评标报告上签字且不陈述理由的，视为同意评标结论。
8）评标方法：
营销类采购多以综合评分法评标，按评分从高到低进行排序，推荐得分最高的投标人为中标候选人，得分排名第二和第三的为后备的中标候选人。
9）评标纪律：
评标成员应当严谨、客观、公正地履行职责，遵守职业道德，对所提出的评审意见承担个人责任。
必须对评标报告有关内容负责，承担有关评标价的合理性、评标分析、评分的公正性的责任。
不得收受投标人和其他与投标有利害关系的人的财物或者其它好处。
在评标过程中，评标委员会成员如遇公司内部人员以任何形式要求、暗示等方式试图营销评估结果的，评标委员会成员向总部风控审计端口和人力资本经营部报告后，并以客观公正态度完成评标工作的，无需承担个人纪律责任。
10）定标：
地区定标的由地区决议机构、地区总经理或其授权人定标。
销售代理，由集团分管营销执总定标。
定标机构负责根据书面评标报告和推荐的中标候选人，确定中标单位。
并形成定标会议决议，备案总部营销端口和地区营销部、成本部。
2.6.2.招议标：
说明：
1）事前申请获得批准后，按照招标程序完成评标报告后，再按权责组织议标。
2）评标必须对技术标准、商务标准进行全面澄清；
3）评标委员会提供议标工作指引：
商务与报价议标要点、拟定议标工作计划（规定针对评标前3名参加时间）；
4）议标必须3人以上组成工作小组，集体进行议标。
销售代理由集团营销端口牵头、地区参与的议标工作小组进行议标。
5）对评标推荐的前3名投标人按排序进行议标。
6）采用会议形式同时告知全体议标对象工作计划与安排。
7）议标工作小组组织供应商谈判后，形成议标工作报告，上报权责规定的决议机构定标。
2.6.3.议标
说明
1）议标申请：
采购项目如采用议标方式，必须事前申请，经有权审批人审批通过后，方可开展议标工作。
申请必须包含：
议标计划、对象选择理由、议标要点、项目标杆、市场价格信息等；
2）议标工作小组：
议标必须3人以上组成工作小组，地区营销牵头、成本参与，集体进行议标。
销售代理由集团营销端口牵头、地区参与的议标工作小组进行议标。
3）议标准备：
议标前，议标工作小组应明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并形成书面文件上报有权审批人审批。
4）谈判：
议标工作小组所有成员集中与每家供应商分别进行谈判。
谈判任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。
谈判文件有实质性变动的，议标工作小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
5）确定合作供应商：
谈判结束后，议标工作小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，并编制议标工作报告，上报权责规定的决议机构定标。
2.6.4.直接委托
直接委托，即按照集团规定流程审批，邀请拟定的直委单位进行合同商谈。
直接委托合同按权责规定进行审批。
说明
1）直接委托必须事前申请，申请报告必须说明：
●直委总体理由；
●直委标的论证（标杆、市场价格信息）；
●直委对象选择的理由；
●直委工作计划（时间安排）等；
2）成立谈判小组。
谈判小组由各地区公司营销部、成本部派员组成，人数为不少于三人以上的单数，报有权审批人批准。
（销售代理由集团营销端口牵头、地区参与的谈判小组进行洽商。
）
3）制定谈判文件。
谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项，并报有权审批人批准。
4）谈判。
由谈判小组与供应商进行谈判，在保证采购项目质量的基础上，尽量争取合理价格。
谈判结束后，谈判小组应根据谈判结果编制直委工作报告，上报权责规定的决议机构定标。
2.6.5.零星采购
1）营销类1万以下的采购项目，采用订单式采购。
2）采购活动开始前，由地区营销部提交零星采购申请，经地区成本部审核，地区营销部负责人审批后，地区营销部组织实施，并组织相关的验收和记录，作为后续出款的依据。
2.7采购文件存档
2.7.1.各地区公司对每项采购活动的采购文件应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。
采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存五年。
总部对口管理部门将随时检查采购过程文件的完整性。
2.7.2.采购文件包括采购活动记录、成本标准、招标文件、投标文件、评标办法（含评标标准、评标人等）、评标报告、定标文件、合同文本、验收证明及其他有关文件、资料。
2.7.3.采购活动记录至少应当包括下列内容：
1）采购项目类别、名称；
2）采购项目成本标准和合同价格；
3）采购方式；
4）邀请和选择供应商的条件及原因；
5）评标标准及确定中标人的原因；
6）废标的原因；
7）采用招标以外采购方式的相应记载。
3.支持性文件
《合同管理制度》
《供应商管理流程》
4.使用工具
模版
标准/要点
表单
合同范本（模型、印刷品、展台、广告、销售代理）
营销供应商履约评价表
销售代理公司终止合作申请表
结束代理确认书（模版）
入围单位资格审批表（通用）
销售代理公司月度考核表（模板）
供应商库（通用）
招标文件审批表（通用）
发标记录（通用）
招标答疑文件（通用）
开标记录（通用）
定标会签表（通用）
中标通知书（通用）
议标申请审批表
直接委托申请审批表
营销供应商移交工作资料清单
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