优秀生产文员的六个工作细节.docx

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优秀生产文员的六个工作细节

优秀生产文员的六个工作细节

一、严格遵守工作纪律

生产文员不应只关于现场工作纪律的要求有：

1.上班前

（1）以愉快的心情上班。

（2）提早10分钟到达岗位，按规定着装。

（3）遇到同事及上司应主动问候。

（4）进入办公室后应将随身物品放置指定位置。

（5）开通各种通信设施，检查往来联络信息。

（6）上班时间一到，立即停止一切非工作事情，如吃早餐、阅报及聊天等。

2.仪表

（1）女性避免穿着华丽的衣裳或佩戴贵重的饰品。

（2）女性化妆宜淡雅朴实，不得擦指甲油。

（3）男性应穿着整洁、素淡的衣服。

（4）进入厂区必须按工厂规定着装。

（5）男性不得留胡须。

（6）指甲、牙齿、鞋子均应保持卫生。

3.履职

（1）了解上级的工作理念和要求，接受指导听从指挥。

（2）经常检讨工作，提出改进方法。

（3）不要未经思考与尝试，就对交办的工作提出一大堆拒办的理由。

（4）不因一时的阻碍，而屈服于工作压力。

（5）对工作充满信心，积极、乐观、负责。

（6）对上司不唯唯诺诺，有话直说。

（7）知错必改，不强辩、不掩饰。

（8）不断追求进步，充实自己。

（9）上司需要你时，都能找到你，或掌握你的行踪。

（10）休息时间，应视工作状况而适当调整。

4.守时

（1）严格遵守作息时间，不迟到、不早退。

（2）参加会议、培训、洽谈或与人约定应严守时间。

（3）工作有计划，注重期限，争取时效。

（4）约定的事，就要全力去完成。

5.守序

（1）了解公司的历史、组织结构、规章制度、产品，尊重客户。

（2）维持工作氛围，不得喧哗及嬉戏。

（3）上班时间不做私人事务，避免会见亲友。

（4）注意抽烟的安全规定。

（5）保持环境整洁。

6.惜物

（1）爱护企业设备，绝不挪为私用，不随意破坏。

（2）物品借用完毕后应立即归还。

（3）个人保管的公物应妥善保管、保养。

（4）节约使用文具、纸张、水电等一切公共消耗品。

（5）生产设备应经常擦拭、保养，保持整洁，遇有损坏立即报修。

7.离开岗位

（1）需要外出时，应将地点、目的、预定返回时间向上级报告或以“出厂单”明确表示。

（2）工作时间内，不可随便离开岗位。

8.请假

（1）请假需事先提出，临时请假要以电话向主管报批，及时通知人事部。

（2）请假前应将待办事项交代职务代理人，并留下联络电话。

（3）尽量利用公众休假时办理私人事务。

（4）不可因请假而影响工作的进行。

9.下班时

（1）今日事今日毕。

下班前预订翌日的工作计划。

（2）将桌上物件放入抽屉及柜内，桌面保持干净。

（3）椅子、设备、工具归位。

（4）不影响其他尚在工作的同事办公。

（5）与上司及同事道别。

（6）最后离开者确认门窗是否关好。

二、工作要不断进行PDCA循环

如何才能获得更新的技术知识，如何才能使自己的工作效率得以改善，是每一位生产文员每天必须追求的目标。

为了慎重处理工作，当你从直属上司（生产主管、生产经理）处，接受了工作指令之后，应该采取哪些步骤？

应慎重考虑哪些工作要素呢？

首先应考虑以何种方式、以何种步骤来进行此工作，简单地说，就是计划（Plan）如何从事此工作；接下来依据自己的计划一步一步确实地去执行（Do）；在工作完全进行完毕之后，再做一次检视、检讨（Check）；通过检查找出问题，最后进行处理（Action）。

这种工作进行的方式，就是将计划、执行、检查、检讨四个阶段，不断地循环，只要能够在慎密、确实、迅速的三个原则下反复地进行，工作的效率、正确性自然而然会大为提高，这是生产文员工作的一个重要秘诀。

但有一点必须注意的是，当自己对该项工作完全熟悉之后，就很容易疏于自我反省、检视的工作，渐渐地就会产生不良习惯与惰性。

为了使工作能顺利完成，上述的合理化事务处理原则，一定要彻底执行，这样才能提高工作的效率。

三、接受工作指令

生产文员的工作命令应从直属上司（生产主管或生产经理）处取得，因此上司的命令与对工作的指示，对生产文员而言，就是一项工作的开始。

一般工作的命令可分为口头命令与文书命令，生产文员对口头命令与文书命令的接受，最重要的一点，是要将内容完全地理解，并将重点完全牢记在心里。

一个能善于处理上司命令的文员，其处理问题正确，而且效率高，当然也容易受到他人或上司的信赖。

从上司处接受命令时，应注意下列的几个重点：

（1）当被上司呼叫时，应立即给予回答。

（2）在上司安排工作时，中途切勿插嘴，应从头到尾听完之后，才能针对自己的问题提出询问。

（3）工作的目的与处理方针，是最为重要的，一定要非常留意地听。

（4）准备做笔记的文具，当有复杂的内容，难以记住的数字，指示内容过长时，都要养成做笔记的习惯；若只是靠脑力，是很容易造成错误的。

（5）当上司的指示或命令完全叙述完毕时，要对下面六点（也就是5W1H）进行确认。

①要处理的是何事（要件—What）？

②如何处理此作业（处理方法—How）？

③是要与谁配合进行作业（一个人或有与他人配合—Who）？

④何时开始，何时完成（日期、时间—When）？

⑤在何处进行（场所—Where）？

⑥为何要如此做（目的、根据—Why）？

（6）如果对上司的指示或命令有疑问时，一定要在自己完全理解后，向上司提出询问。

（7）工作的重点，尽可能复述一次。

（8）只要接受了上司的指示或命令，就要负起应有的责任。

（9）有意见时：

①以谦虚的态度，向上司陈述自己的意见。

②将事实以简洁的方式向上司转述。

③将自己意见完全表明之后，应要求上司再给予指示。

（10）在接受自己直属上司以外的上级者的命令后一定要向自己的直属上司再报告一遍。

以征求直属上司的理解与同意。

四、事先决定工作的进行程序

对工作进行程序的决定，是使工作圆满完成的最基本手段。

生产文员如果都能做好事前决定工作的步骤，其工作必定能顺利进行，中途的工作错误与无谓的时间浪费，也能减至最低程度；相反，事前不先对工作步骤进行研究，并作决定，或仅以应付的方式来作工作步骤的决定，其工作中途发生困难的情形，也就会增加很多，甚至会造成重新开始或中途修正的浪费时间、浪费人力的不合理事情的发生，为了能正确地决定工作的进行程序，以下四点原则是值得重视的：

（1）工作内容的确认。

对于自己所担任的工作内容，一定要作反复的确认，如果发现其中有不清楚或自己觉得可疑的地方，一定不要怕事，应再三向直属上司进行确认直到自己完全明了为止，工作途中发生问题，往往都是事前不充分确认造成的。

（2）决定工作进行的顺序。

任何一件事情的进行，都有其进行的顺序，顺序安排不对，小则影响工作进行，大则造成对工作的阻碍。

（3）工作方法的确认。

对于有关工作准则，应先行加以过目，再对正确的方法作最终的确认。

（4）工作分配与协助方法。

工作的进行如需要协助者的话，一定要先与对方进行协商，将工作的分配先作决定，研究如何才能完全配合，如何才能使工作的效率达到最高。

五、工作完成后的检讨

一项工作完成之后，并不代表所有工作都完成了，最后一个阶段的检讨工作，也是一项相当重要的作业。

检讨工作是对整个工作的进行内容加以研讨，其中是否有值得改善的地方，是否有新的方法可采用，这种检讨也是为下一项工作做准备，关于工作检讨的原则有以下几项。

（1）工作结果的检查与记录。

工作任务是否完全完成？

工作的效果是否良好？

工作是否全部列入记录并做成资料，以便下一项同样工作的参考？

（2）与工作计划进行比较。

是否如原来的工作计划完成任务，如有未能依原来计划完成的，其原因是什么？

应该如何改善？

这些都是必须加以检讨的事项。

（3）工作步骤的检讨。

对于工作程序的决定是否有不适合的地方？

六、不要忘了汇报工作

1.汇报的必要性

一个企业的各阶层，都具有不同的目标与责任，为了使组织的营运能顺利，汇报工作是一项非常重要的联络手段，一个企业如果不重视汇报工作，其工作的进行就有如蒙着眼睛驾驶汽车一样，只以经验或推测来执行时，其工作发生错误的可能性就会增加很多。

因此，文员对上级所给予的命令与工作指示，在执行到一个阶段时，一定要将结果与进行状况，完整地向上司汇报。

当上司从文员的汇报中，得知工作的成果与进行状态后，才能依实际情况再进行计划的制订。

基于此，不汇报，或将不正确的事实给予汇报，或不按时间进行汇报，都是阻碍圆满从事生产活动的要素；尤其是汇报的工作有错误，是最不应该有的行为，因为管理者是依据文员上交的工作报告，来进行工作研判与决定工作方针的。

文员提出的报告中，若有一点小错误，都有可能给工作的结果，造成极大的错误，这一点是文员一定要确认的。

报告可分为口头报告与文书报告两种。

采取哪一种较好，这完全是依公司的规定或上司的喜好作决定，至于汇报的内容，也以上司最想了解的部分为汇报重点，然后再以简洁扼要的方式进行汇报，才能达到汇报工作的意义。

2.从事汇报工作时应注意的要领

（1）工作完成后，应立即向上级汇报。

上级所指示的工作，在完成时一定要向指示者汇报。

没有汇报的工作，就被视为尚未完成，一定要把汇报工作也当作是工作的一部分。

（2）汇报一定要有顺序、有要领。

①将结果汇报。

②将理由、经过汇报。

③如果有需要，再将资料追加提出。

（3）工作中途的汇报，要将现状、经过、今后的预计情形以及问题点详细汇报。

（4）临时报告书的提出。

如果临时报告的内容复杂，而且上交之后，对方有将其保存的必要时，最好以文书报告为佳，其他的临时汇报，则以口头汇报为主。

（5）以正确、简洁的方式进行汇报。

上交的报告，原则上是不可加入自己的意见，尽可能以客观的态度将事实陈述，但在某些情形下，仍有必要将自己的意见、自己的推测、信息等加入，此时一定要将“事实情形”、“获得的信息”、“自己的推测”及“意见”，详细区分后，再报告。

报告时，要以正确、简洁的方式提出，这样才能使接受报告的上司，以最短的时间正确理解报告的内容。