销售和收款控制制度浅探资料1doc.docx

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销售和收款控制制度浅探[资料]1

浅议销售和收款控制制度

为了加强企业销售与收款的内部控制，规范销售和收款行为，防范销售与收款过程中的差错舞弊，企业应建立健全销售与收款的内部控制制度，有效实施销售与收款业务的真实性和合法性，需从四个方面考虑：

一.建立健全岗位分工与授权批准制度；

二.销售过程制度控制；

三.收获制度控制；

四.制度监督与检查。

一.建立健全岗位分工与授权批准制度

1.1岗位分工制度

企业应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督，那么企业需从如下三个方面进行控制：

1．建立专门的信用管理部门和岗位，负责制定企业的信用政监督各部门的信用政策执行情况。

信用管理岗位与销售业务管理岗位应分设，这样，可以牵制销售部门以坏账损失的大量增加为代价换取销售收入增加的盲目行为。

2.配备合格的人员办理销售和收款业务。

办理销售和收款业务的人员应当具备良好的业务素质和职业道德。

根据具体情况对办理销售和收款业务的人员进行岗位轮换。

3．销售收入、应收账款，货币资金总帐和明细帐的记录、现金保管实行职责分离。

1.2授权批准制度

在销售收入内部控制中，管理者最关心的是三个环节的适当授权：

信用部门的信用授权、货物发出授权，销售价格折扣授权。

前两项授权的目的是防止将货物发给资信状况不良的客户或者发运对象错误；价格授权是为了保护与客户的结算价格符合企业的定价政策。

为了使三项授权措施在企业经营过程中得到一贯遵守，企业应做到：

1．企业应当对销售与收款业务建立严格的授权批准制度。

明确审批人员对销售与收款业务的授权批准方式、权限、程序及相关控制措施，规定经办人员的职责范围和工作要求。

2.审批人应根据销售与收款授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限；绎办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理销售与收款业务，对于审批人超越权限办理销售与收款业务，经办人有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。

3．对于超过企业既定销售政策和信用政策规定范围的特殊销售业务，企业应进行集体决策，防止决策失误造成严重损失。

二.销售过程制度控制

销售过程主要包括：

销售谈判、合同订立、合同审批、组织销售、组织发货、销售退回或折扣六个环节。

企业应当在销售环节建立完整的销售记录，加强销售合同、计划、通知单、发运货单、发票等文件资料的控制和管理，设置销售台账，及时反映销售的开单、发货、收款情况

1.销售谈判。

企业应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判；谈判人员至少有二人以上，并与订立合同人员分离，谈判过程应有完整的书面记录。

2．合同订立。

企业应当授权有关人员与客户签订销售合同。

签订合同应符合《合同法》，重大、重要的销售合同的订立应当征询法律顾问或专家意见。

3．合同审批。

主要针对销售价格、信用政策、发货及收款方式进行严格的把关。

4．组织销售。

企业应根据批准的销售合同编制销售计划，向发货部门下达销售通知单；编制销售发票通知单。

经审批后下达财会部门，财会部门根据售发票通知单向客户开销售发票。

5．组织发货。

发货部门应当对销售发货票据中所列的发货品种、数量、时间方式进行审核，并建立货物出库、发运等环节岗位责任制

确保货物的安全发运。

6．销售的退回、折扣折让。

企业的销售退回和折让必须经销售主管审批方可执行。

退回的货物应经质检部门检验并出具检验证明，仓储部门清点后出具退货接受报告，财务部门应根据检验退货接受报告办理退款事宜。

三.收款制度控制

根据《现金管理条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范——货币资金》等规定，要及时办理销售收款业务。

而应收账款与销售环节紧密的联系在一起，所以应加强应收账款的内部控制。

1.建立应收账款分析制度和逾期收款催收制度。

对于应收账款的分析制

度，可以进行如下指标控制：

○1、应收账款与分析制度增加的比率。

应收账款是为了促进销售而向购货方提供的一种融资行为，应收账款余额增加，实质就是占用本企业的资金，而该比率增加，则表明信用标准放宽了，从而对企业的经营产生影响。

○2、应收账款周转率。

该指标用于衡量企业回收应收账款的效率。

○3、销售退回和折让与本期销售收入的比率。

通过前后比较，可以发现销售退回和折让是否存在异常。

○4、坏账准备与应收账款余额比较。

通过该指标，可以推断坏账准备计提的充分性、合理性。

对于应收账款的催收，销售部门应负责催收，财会部门督促催收。

对于催收无效的逾期应收账款可通过法律程序诉讼途径予以解决。

2、加强对应收账款成为坏账的审批制度，确定是否确认为坏账。

对于发生的各项坏账，应查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后作出会计处理；已注销的坏账又收回时应及时入账，以防止形成帐外帐。

3、加强应收账款的核对。

企业应定期与往来客户核对应收账款，以获得应收账款真实性和可回收性的证据。

核对应收账款主要采取函证的方式，如有不符，应查明原因及时处理。

四.制度的监督检查

企业应当建立对销售与收款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期部定期进行检查，其内容主要包括：

1、销售与收款业务相关岗位人员的设置情况。

重点检查是否存在销售

与收款业务不相容职务混岗的现象。

2、销售与收款业务授权批准制度的执行情况。

重点检查授权手续是否健全，是否存在越权审批行为。

3、销售的管理情况。

重点检查信用政策，销售政策的执行情况是否符合规定。

4、收款的管理情况。

重点检查企业销售收入是否及时入帐，应收账款的催收是否有效，坏账的核销和管理是否符合规定。

5、销售退回的管理情况。

重点检查销售退回手续是否齐全，退回货物是否及时入库。

只有通过监督检查，才能发现销售与收款过程的薄弱环节，单位才能采取有效措施，及时加以纠正和完善。

综合上述，只有加强单位销售与收款的内部控制，通过实施职责分工和采用合理的工作程序等手段，才能增强企业的管理功能，使企业的经营活动按既定的方针进行，提高企业业务处理的工作效率，实现企业的经营目标。

江平敏

销售和收款内部控制[资料]1

我们采用询问、观察和检查等方法，了解并记录了S公司销售与收款循环的主要控制流程，并已与财务经理×××、销售经理×××确认下列所述内容。

1.有关职责分工的政策和程序

S公司建立了下列职责分工政策和程序：

（1）不相容职务相分离。

主要包括：

订单的接受与赊销的批准、销售合同的订立与审批、销售与运货、实物资产保管与会计记录、收款审批与执行等职务相分离。

（2）各相关部门之间相互控制并在其授权范围内履行职责，同一部门或个人不得处理销售与收款业务的全过程。

2.主要业务活动介绍

（1）销售

1）新顾客

如果是新顾客，他们需要先填写“顾客申请表”，销售经理×××将进行顾客背景调查，获取包括信用评审机构对顾客信用等级的评定报告等，填写“新顾客基本情况表”，并附相关资料交至信用管理经理×××审批。

信用管理经理×××在“新顾客基本情况表”上签字注明是否同意赊销。

通常情况下，给予新顾客的信用额度不超过人民币×××元；若高于该标准，应经总经理×××审批。

根据经恰当审批的新顾客基本情况表，信息管理员×××将有关信息输入Y系统，系统将自动建立新顾客档案。

完成上述流程后，新顾客即可与公司进行业务往来，向S公司发出采购订单。

对于新顾客的初次订单，不允许超过经审批的信用额度。

如新顾客能够及时支付货款，信用良好，则可视同“现有顾客”进行交易。

2）现有顾客

收到现有顾客的采购订单后，业务员×××将订单金额与该顾客已被授权的信用额度以及至今尚欠的账款余额进行检查，经销售经理×××审批后，交至信用管理经理×××复核。

如果是超过信用额度的采购订单，应由总经理×××审批。

3）签订合同

经审批后，授权业务员×××与顾客正式签订销售合同。

信息管理员×××负责将顾客采购订单和销售合同信息输入Y系统，由系统自动生成连续编号的销售订单（此时系统显示为“待处理”状态）。

每周，信息管理员×××核对本周内生成的销售订单，对任何不连续编号的情况将进行检查。

每周，应收账款记账员×××汇总本周内所有签订的销售合同，并与销售订单核对，编制销售信息报告。

如有不符，应收账款记账×××将通知信息管理员×××，与其共同调查该事项。

业务员×××根据系统显示的“待处理”销售订单信息，与技术经理×××、生产经理×××、财务经理×××分别确认技术、生产和质量标准以及收款结汇方式，由生产计划经理×××制订生

产通知单。

如果顾客以信用证方式付款，则在收到信用证后开始投入生产；如果采用预收货款方式，则在收到30%的货款后投入生产。

开始生产后，系统内的销售订单状态即由“待处理”自动更改为“在产”。

[注：

生产环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿（SCL）。

]

（2）记录应收账款

1）记录应收账款

产品生产完工入库后，系统内的销售订单状态由“在产”自动更改为“已完工”。

信息管理员×××根据系统显示的“已完工”销售订单信息和销售合同约定的交货日期，开具连续编号的销售发票（出口发票一式六联发票），交销售经理×××审核，发票存根联由销售部留存，其他联次分别用于报关、税务核销、外汇核销以及财务记账等。

报关部单证员×××收到销售发票后办理报关手续，办妥后通知业务员×××在系统内填写出运通知单，确定装船时间。

出运通知单单的编号在业务员×××输入销售订单编号后自动生成。

根据系统的设置，如输入错误的销售订单编号，则无法生成相对应的出运通知单。

运输经理×××根据系统显示的出运通知信息，安排组织发运。

仓储经理×××安排组织成品出库。

船运公司在货船离岸后,开出货运提单，通知S公司货物离岸时间。

信息管理员×××将商品离岸信息输入系统，系统内的销售订单状态由“已完工”自动更改为“已离岸”。

应收账款记账员×××根据系统显示的“已离岸”销售订单信息，将销售发票所载信息和报关单、货运提单等进行核对。

如所有单证核对一致，应收账款记账员×××编制销售确认会计凭证，后附有关单证，交会计主管×××复核。

若核对无误，会计主管×××在发票上加盖“相符”印戳，应收账款记账员×××据此确认销售收入实现，并将有关信息输入系统，此时系统内的采购订单状态即由“已离岸”自动更改为“已处理”。

如果期末商品已经发出但尚未离岸，则应收账款记账员×××根据出库单等单证记录应收账款，并于下月初冲回，当系统显示“已离岸”销售订单信息时，记录销售收入实现。

国内销售除无需办理出口报关手续外，其他与出口销售流程基本一致。

以下控制流程记录中将不再涉及国内销售。

[注：

产成品发运环节控制活动记录于生产与仓储循环的审计工作底稿（SCL）。

]2）销售退回、折扣与折让

S公司销售业务系以出口销售为主，与顾客签订的销售合同中规定不允许退货，若发生质量纠纷，应采取索赔方式，根据双方确定的金额调整应收账款。

业务员×××接到顾客的索赔传真件等资料后，编制连续编号的顾客索赔处理表，交至生产部门和技术部门，由生产经理×××技术经理×××确定是否确属产品质量问题，并签字确认。

如确属S公司的责任，应收

账款记账员×××在顾客索赔处理表注明货款结算情况。

对于索赔金额不超过人民币××元的，由销售经理×××批准，如超过该标准，应经总经理×××审批。

应收账款记账员×××编制应收账款调整分录，后附经适当审批的顾客索赔处理表，交会计主管×××复核后进行账务处理。

3）对账及差异处理

月末，应收账款主管×××编制应收账款账龄报告，其内容还应包括应收账款总额与应收账款明细账合计数以及应收账款明细账与顾客对账单的核对情况。

如有差异，应收账款主管×××将立即进行调查。

如调查结果表明需调整账务记录，应收账款主管×××将编制应收账款调节表和调整建议，连同应收账款账龄分析报告一并交至会计主管×××复核，经财务经理×××批准后方可进行账务处理。

4）计提坏账准备和核销坏账

S公司董事会制订并批准了应收账款坏账准备计提方法和计提比例的会计估计。

每年末，销售经理×××根据以往的经验、债务单位的实际财务状况和现金流量的情况，以及其他相关信息，编写应收账款可收回性分析报告，交财务部复核。

会计主管×××应收账款可收回性分析报告，分析坏账准备的计提比例是否较原先的估计发生较大变化。

如发生较大变化，会计主管×××编写会计估计变更建议，经财务经理×××复核后报董事会批准。

S公司坏账准备由系统自动计算生成，对于需要计提特别坏账准备以及拟核销的坏账，由业务员×××填写连续编号的坏账变更申请表，并附顾客破产等相关资料，经销售经理×××审批后，金额在××元以下的，由财务经理×××审批，金额在××元以上的，由总经理×××审批。

应收账款记账员×××根据经适当批准的更改申请表进行账务处理。

（3）记录税金

报关部单证员×××负责收集出口销售的相关单据，每月末汇总交由财务部办税员×××复核，办理出口退税手续，每月将增值税纳税申报表和由税务部门盖章确认的出口退税汇算清缴明细表交由财务经理×××审核，无误后签字确认。

如发现任何异常情况，将进一步调查处理。

实际收到税务部门的退税款时，由会计主管×××将实际收到的退税款与退税申报表数字进行核对，并由财务经理××复核，无误后在凭证上签字作为复核证据。

对销售与收款循环涉及的税金实施实质性程序更为有效，故以下控制程序中将不再涉及税金。

（4）收款

信用证到期或收到顾客已付款通知，由出纳员×××前往银行办理托收。

款项收妥后，应收账款记账员×××将编制收款凭证，并附相关单证，如银行结汇水单、银行到款通知单等，交会计主管×××复核。

在完成对收款凭证及相关单证的复核后，会计主管×××在收款凭证上签字，作为复核证据，并在所有单证上加盖“核销”印戳。

出纳员×××根据经复核无误的收款凭证及时登记银行存款日记账。

（5）维护顾客档案

如需对Y系统内的顾客信息作出修改，业务员×××填写更改申请表，经销售经理×××审批后交信息管理员×××负责对更改申请表预先连续编配号码并在系统内进行更改。

信息管理员×××每月复核顾客档案。

对两年内未与S公司发生业务往来的顾客，通知业务员×××并由其填写更改申请表，经销售经理×××审批后交信息管理部删除该顾客档案。

每月末，信息管理员×××编制月度顾客信息更改报告，附同更改申请表的编号记录交由财务经理×××复核。

财务经理×××核对月度顾客更改信息报告、检查实际更改情况和更改申请表是否一致、所有变更是否得到适当审批以及编号记录表是否正确，在月度顾客信息更改报告和编号记录表上签字作为复核的证据。

如发现任何异常情况，将进一步调查处理。

每半年，销售经理×××复核顾客档案。