费用报销管理办法.docx
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费用报销管理办法
费用报销管理办法
第一章总则
第一条为有效降低运营成本，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出压下来，特制定本制度。
这里的费用是指公司除采购成本以外的所有费用。
第二条费用管理采用“预算控制，分项管理，归口控制”原则，各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确。
各级费用总额以当年经董事会批准的预算为准。
第三条费用的核算采取“谁受益、谁承担”的原则。
第四条本制度适用于XX公司。
第五条费用报销审批程序按《资金的请领及报销制度》相关规定办理。
第六条本制度由总则、费用报销原则、差旅费用报销标准、交通费用报销、车辆费用报销、固定电话费用报销、移动电话费用报销、业务招待费报销、工作餐费报销、外派人员费用报销、其他费用报销、附则、附件十三章组成。
第二章费用报销原则
第七条公司各项费用支出，资金申请人应先从对方取得正式发票，然后到财务部办理付款手续，如先办理付款手续，资金申请人须负责催要正式发票。
第八条所有按月核标准的费用或按月做预算的费用，报销额度累计超过月*标准时一律不得提前报销。
第九条费用报销必须在每月28日前送呈有关领导审批，以确保最后一个工作日支付完毕。
对于与公司签署消费签单协议的，签单办理部门应于当月28日前办理完当月结算并确保最后一个工作日支付完毕。
手机费、电话费、上下班交通费、福利费等当月费用采取次月10-20号之间按部门统一报销。
第十条各部门对于数额较大或由于特殊原因而未支付的当月费用（如房租等），应由各经办人员填写“工作审批单”，注明细清单在每月最后一个工作日前交财务部门备案，以据此作为费用预提。
凡未做“工作审批单”的，次月不得申请款项支付。
第三章差旅费用报销
第十一条差旅费是指员工受公司指派到合肥以外地区出差而发生的交通费、住宿费和其它杂费。
第十二条员工出差须借款应填写“借款单”列出出差大致计划、预计费用并报相关权限人批准后到财务借差旅备用金。
第十三条出差人员住宿费及交通费开支标准见下表：
岗位级别
交通工具
住宿标准
餐饮补助
（每餐）
交通费用
（每天）
火车
飞机
（一标间）
≤12
小时
>12
小时
一般
地区
特殊
地区
省内
一般地区
特殊
地区
一般
地区
特殊
地区
董事长
软卧
公务仓
据实报销
每餐25
每餐
30
每餐
40
据实报销
总经理
经济仓
据实报销
副总/总监/总工
300
500
30
60
部门经理/项目经理
硬卧
250
400
一般员工
200
350
1、交通费用：
1.1来自空港、火车站的费用（包括机/车票、建设费、购票手续费、保险费）可凭正式票据按上表标准报销。
1.2员工乘坐火车出差，可报销公司/家（或目的地宾馆）至火车站的出租车费用，以及火车站至公司/家（或出差地宾馆）的出租车费用。
1.3员工乘坐飞机出差，总监/总师/总助以上（含）人员可报销公司/家/宾馆至机场的往返出租车费用外。
其余员可报销公司/家/宾馆至机场单程≤25元的出租车费或公司/家/宾馆至机场的往返巴士费用，以及大巴换乘出租车的起步价费用。
1.4员工出差，就近绕道回家或办理其他私事，不得报销因改变行程导致无法订返回火车票而改乘飞机的超标准费用，亦不得报销因绕道而超标准的火车票费或飞机票费。
绕道在家期间不算出差。
1.5员工在出差地车费超过办法标准的，须书面列明每笔车费的行程及事由，方可申请报销超标准部份。
1.6火车行程超过12小车的可采取飞机为交通工具。
行程低于12小时的，总监/总师/总工以上（含）人员可乘坐飞机，其余人员全部采取火车为交通工具。
紧急事项需改乘飞机的，须填写“工作审批单”，作为“差旅费报销单”支持附件。
2、住宿费用：
2.1两同性别员工同行出差，除董事长、总经理与下级员工出差可单独宿一标准间外，其他不同级别的同性别员工同行出差，应宿一标准间，并可按同行时最高级别标准住宿。
不同性别员工或员工与董事长、总经理同行出差，较低级别员工可与高级别人员宿同一宾馆。
2.2住宿费实行“限额报销、超支自理”办法。
住宿费用标准包括：
宾馆住宿费、宾馆市话费及城建税、电话费、洗衣费、上网费等一切费用。
2.3员工出差凡对方安排食宿的（培训、会议等），公司将不再报销住宿费用。
2.4员工到外地子公司办事，子公司无宿舍的情况下方可宿宾馆。
2.5合肥本地派驻外地的员工回合肥办事，不得住宿宾馆。
3、餐饮补助：
3.1餐饮补助计算次数：
按合肥离时机票（火车票）注明的时间提前2小时开始算出差至飞机（火车）达合肥时往后延迟1小时止。
中、晚餐截止计算时间分别为12点、18点，早餐一般不计入餐补。
3.2员工在出差地发生的正餐招待费（指在公司报销的公关招待费，非员工餐饮费），按招待次数扣减餐饮补助。
3.3员工出差凡安排食宿的（培训、会议等），不再发放安排餐的餐饮补助。
3.4合肥本地派驻外地的员工回合肥办事不算出差,不享受餐饮补助。
4、出差地交通费：
除总监/总助/总师（含）以上人员发生出差地交通费可不注明行程外，其余员工报销出差地交通费须注明事由及行程，并在交通费标准范围内据实报销。
若为属于长期出差（指一个地方十五天以上），除特殊情况外，应以乘坐公交车为主。
5、其他说明：
5.1特殊地区指北京、上海、杭州、广州、深圳等直辖市、省会、特区、沿海发达城市。
5.2出差期间不记录加班时间
第十四条因公出国、赴港澳人员的费用开支标准，除伙食费为10美元/餐，港澳地区为50港币/餐，住宿费用、车费等出差前须提前报详细计划审批，否则不予以报销。
第十五条因出差所需担负长途驾驶任务（单程≧100公里）的公司职员可额外享受长途出车补助。
长途出车是指因公驾车出合肥市单程超过100公里的情况（包括上班或非上班时间）。
补助标准：
每天按20元计算，单日驾驶行程超过100公里可享受补助。
第四章市内交通费用报销
第十六条员工外出办事，应先向车辆管理部门申请用车（若有公共车辆）。
无法统一派车的，员工应乘坐公共汽车。
第十七条因事情紧急，或到多个部门办事须乘坐出租车的，部门经理级以下员工（含）报销时须在“付款报销单”摘要栏中注明出租车上下车地点、日期及事由，摘要栏无法列明的，可自制表格（须签字）注明。
第十八条公司组织活动报销出租车费时，员工由家至活动地点（或活动地点返家）的出租车车费应由活动组织部门集中报销，并统一纳入当次活动费用中。
报销时，须自制表格注明员工姓名、车费并由员工签字确认。
未经活动组织部门同意，自行乘坐出租车的费用一律不予报销。
第十九条员工上下班可凭正式车票、油费、高速费、过路费于次月10-20号间按以下标准报销上下班交通补助。
交通补助采取按部门集中报销的方式。
由每一员工在对应摘要栏旁签字确认。
岗位级别
金额（元/月）
董事长、
总经理、
副总、总监、总工
根据集团车改方案执行
部门经理
300
一般员工（离办公地点近的除外）
150
1、公司配有专车的员工不得享受上下班交通补助，但因车辆维修、保养或外借等原因致使当日无车辆上下班的，可说明原因据实报销当日交通费。
2、试用期员工不享受上下班交通补助，自转正之日起按当月实际工作天数/当月工作天数*可报销标准报销。
3、员工在公司安排有宿舍、且离办公室较近的不得报销上下班交通费。
第五章车辆费用报销
第二十条公司配备公务用车用于日常各部门因公外出。
公司车辆外出时高管车辆由行政人力部统一调配使用。
第二十一条车辆管理部门可凭正式发票报销与公司车辆有关的合理、正常、必要的费用。
车辆费用具体包括车辆保险、保养、维修、过路费、油费、停车费、养路费、洗车费等。
1、因公临时租用的车辆，在签订租赁协议后方可报销与租赁车辆有关的合理、正常、必要的费用。
2、因公临时借用的外单位或个人的车辆，首次报销与该车有关的合理、正常、必要的费用时，须持“工作审批单”注明借用时公里数、借用大致时间，并附上行驶证复印件方可报销。
在“工作审批单”借用期内，可按公司审批程序报销与该车有关的合理、正常、必要的费用。
第二十二条公司所有车辆用油均采用充值加油卡的方式报销，除出差无法使用充值卡之情形，公司不予报销任何理由的现金形式加油费用。
油费报销或申请付款，须注明加油时公里数。
第二十三条每月29号为公司所有车辆统一加油日。
行政人力部应组织司机填写“车辆用油登记表”，作为“资金支付申请单”的支持附件，于30号完成对车辆的下月油卡的充值。
第二十四条公司车辆保养或维修须在车辆管理部门所调研并与公司签订的车辆长期修理单位进行。
任何人不得将车辆送至未经车辆管理部门核准的修理单位进行保养或维修（不包括修车胎、空调加氟等金额在100元以内零星维修的项目）。
否则，保养或维修费用由送修人自理。
第二十五条员工报销维修费、或保养费时，须提供修车单位的检修项目明细单，不得只凭发票报销。
同时须由两名司机在检修项目明细单上签字证明车辆送检维修、保养的必要性。
第二十六条各部门因业务所需临时包车、租用车辆的租金、油费、修理费列入各部门市内交通费用中。
第二十七条凡因违反交通规则造成的罚款，由员工自行承担。
公司一律不予报销。
第二十八条司机开公司车辆外出办事造成交通事故导致须维修的，在保险公司无法全额赔付的情况下，司机应承担不低于5%的维修费。
第六章固定电话费用报销
第二十九条固定电话费用包括市话费、长话费、信息费、移动电话费、网络费用、电话卡费和传真费用。
第三十条行政人力部负责办理公司名下所有固定电话的缴费工作。
报销时须提供“固定电话费明细表”作为“资金使用申请”或“付款报销单”的支持附件。
第三十一条员工在办公室拨打长途电话一律使用IP电话。
第三十二条员工在办公室不得利用公司电话拨打私人电话，一经发现，按50元/次分别对员工和部门经理进行罚款。
第三十三条严禁员工利用公司电话拨打168、160、158等（121除外）每分钟收费超过中国电信市话价的电话号码。
一经发现，公司将根据考勤纪录、分机拨打纪录进行追究，并从号码拨打员工工资中双倍扣减相应话费。
未能查出员工的，则由该办公区域内员工共同承担。
第七章移动电话费用报销
第三十四条除总监/总助/总师级（含）以上人员外，公司一律不为员工配备手机。
经相关权限人批准配备手机的人员，两年内不得再次申请配备。
否则，即便财务手续齐备，也不能报销购手机费。
手机配备标准如下：
职务级别
配备标准（元）
董事长
≤5,000
总经理
≤4,000
副总/总监/总师/总助
≤3,000
第三十五条凡已配备手机的总监/总助/总师级（含）以上人员，不得申请公司支付预存话费。
未配备手机的总监/总助/总师级（含）以上人员可按上述标准/年申请公司支付预存话费，并凭话费单报销冲帐。
其余员工不得申请公司支付预存话费。
第三十六条员工可凭正式发票于次月10号至20号按不超过下列标准报销当月手机话费（列入公司通讯录且公司在24小时内可联系到员工的号码）。
移动话费报销采取部门集中报销的方式，统一填写“付款报销单”，并由员工在对应摘要栏签字确认。
第三十七条移动电话费实行“限额报销、超支自理”的办法。
报销标准如下：
职务级别
通讯费（元/月）
董事长、总经理
1部手机、1项上网费（ADSL或宽带费）、1部家庭电话费（市话、IP长话费及座机费，不含长话费）实报实销
副总、总监、总师、总助
500
部门正经理（项目经理）
300
部门副经理
200
主管、经理助理、经批准业务骨干
150
司机、采购业务员、现场工程师、现场预算师、报建员、行政人力管理员、市场调研员
150
除保安、保洁以外一般员工
50
备注：
因工作需要，阶段性话费偏高，另行审批后报销。
第三十八条试用期员工可报销移动通信费，报销金额=当月实际工作天数/当月工作天数*可报销标准报销。
第三十九条移动电话费按年累计计算，但不得预报以后月份的额度。
第八章业务招待费报销
第四十条业务招待费是指因工作需要而支付的住宿接待、餐饮费等招待费用和礼品费用。
第四十一条业务招待费用的支出按照“事前请示、审批，事中加强管理，事后逐笔核销”的程序进行。
招待费用发生前或发生后，总监/总师/总助以下（不含）员工报销业务招待费时，应填制“招待费申请单”，经分管领导签批后方可报销。
第四十二条司机原则上不参加宴请，但可安排在同一餐馆就餐，一并结算开据发票报销。
第四十三条业务招待费报销遵循“谁支付、谁报销”，“谁招待，谁承担”的原则。
1、行政人力部或其他部门代办或代支付发生的业务招待费（如根据领导安排代买礼品或代结帐的），应在“付款报销单”摘要栏中注明“替**付**费”并由安排领导或部门经理在对应摘要旁签字确认，以方便准确核算部门费用。
2、行政人力部统一与签约宾馆、饭店结帐的，报销时须填写“业务招待费用（签单）报销明细单”，并经各部门签单人签字确认后，可与正式发票一并申请付款或报销。
第四十四条公司对礼品采取统一采购，适当库存，员工分批领取的方式。
未经礼品采购部门事前批准、自行采购的礼品，公司一律不予报销。
第四十五条公司原则上不提供零星业务用香烟、员工亦不得自行购买业务用香烟。
第九章工作餐费报销
第四十六条公司为员工提供工作餐。
其标准如下：
工作餐
金额
发放方式1
发放方式2
午餐标准
10元/餐
登记
据实付款
晚餐标准
10元/餐
外出工作餐标准
15元/餐
现金
1、若公司所在办公地点可提供统一食堂，且以磁卡形式付款，则工作餐费用的发放方式参照方式1。
2、 若公司自办食堂，则食堂伙食米、菜、油等原材料支出成本不得超过用餐人数*8元。
对于公司自办食堂，但未在食堂用餐的员工，公司不发放伙食补贴。
第四十七条员工外出无法在食堂用餐，或未用盒饭的，可申请外出工作餐误餐补助。
外出工作餐补助，按月报销一次。
员工填写“误餐补助申请单”并于29号并呈相关领导人审批。
第四十八条员工参加会议，会议提供了午餐的，不得申请工作餐补助。
第四十九条员工外出办事宴请对方或对方宴请的，不得申请工作餐补助。
第五十条工作餐补贴申请人和直接领导对工作餐真实性负责，一旦发现有弄虚作假行为的，将双倍金额分别对申请人和直接领导处罚。
第十章探亲交通费用报销
第五十一条公司从合肥以外招聘来合肥工作且主要家庭成员不在合肥的部门经理以上人员、技术骨干人员以及股东方委派人员（不包括公司在合肥招聘的外地人员），每月可凭正式票据报销本人、父母、爱人或子女等家庭成员每月2次，每次1人的探亲往返合肥交通费用。
第五十二条员工可于每月10-20号之间凭正式票据报销探亲交通费用。
探亲交通费包括票款、机场/火车站至家/公司的往返车费（出租车费、大巴费、高速费）。
职务级别
交通工具
标准
董事长
飞机
公务仓
总经理
经济仓
副总总监/总师/总助
部门正、副经理、主管、经理助理、业务骨干
硬卧、硬座、汽车、轮船
1、总监/总师/总助以上（含）可乘飞机，但选火车、汽车、轮船作为交通工具之情形，可按飞机票原价的50%-实际火车票/汽车票/轮船后余额相应增加本人、父母、爱人或子女等家庭成员的探亲往返次数及交通费用。
2、当飞机折扣票价与火车票价相同时或火车行程超过12小时时，部门经理以下人员可由乘火车改为乘飞机。
3、公司鼓励员工探亲，并对年度内报销的探亲交通费用未达可报销次数的，不予现金补贴。
4、员工首次报销探亲交通费时，须在公司工作满一个月之时方可报销。
第十一章其他费用报销
第五十三条总监/总师/总助以上（含）员工每季度可享受2,500元职业装费。
置装费次年度首月10-20号之间报销，采取年度累计报销的方式，不得提前预报。
发票名称应为“服装”（试用期高管不享受）。
第五十四条凡购买办公品、书籍、报刊、低值易耗品均持采购订单填写“资金使用申请”，凭“采购入库单”、发票报销。
具体详见《物品采购及出入库管理制度》。
第五十五条修理费是指为恢复固定资产、低值易耗品原有功能而发生的费用。
修理经办人修理完报销时须持物品使用人填写的“物品维修申请单”和正式发票报销。
对于物品因非正常磨损须修理（如未按规定使用或损失发生频率高于公司平均水平2倍以上等），公司将视物品的损害程度及损害原因按不低于维修金额的5%向物品使用人收取维修费用。
第五十六条会议费用包括股东会、董事会、公司年度工作会等，会议组织部门须持会议通知、会议议程申请资金。
会后凭“会议签到单”及正式票据报销。
第五十七条人员费用包括员工工资、福利费、社保费、档案费、招聘费。
对于社保、档案不在公司人事管理帐户的，公司不承担社保、和档案费。
凡申请交纳新增员工社保、档案费的，须以“工作审批单”注明新增员工入职时间、部门及岗位并经相关领导审批并申请资金。
第五十八条培训费用包括各种进修费用。
凡因评定职称参加应考科目的培训费用一律不予报销。
凡岗位有要求的后续教育的培训费用可以凭正式发票报销。
其他培训费用纳入年度预算管理。
培训费用须持培训单位的培训通知、填写“工作审批单”注明培训的原因，并经相关领导审批后申请资金。
培训结束后凭“培训证书”或“结业证”等证明材料复印件及正式票据报销。
第五十九条广告宣传费、中介机构费用、办公场所租赁费等费用凡符合《合同管理制度》规定签合同的，在办理完合同评审手续后方可申请资金。
第十二章附则
第六十条本制度所指相关领导按照《资金的请领及报销制度》的规定执行。
本制度是《资金的请领及报销制度》的补充。
第六十一条本制度由财务部负责解释、修订、监督执行。
第六十二条本制度由董事会签批，自颁布之日起执行。
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