固定资产管理制度流程图表单.docx
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固定资产管理制度流程图表单
文件履历
文件名称
**有限公司固定资产管理制度
文件编号
受控等级
□非受控■一般□机密
文件
版本
更改日期
文件更改内容简述
生效日期
V1.0
2014年09月15日
第1版
编制
办公室
编制日期
2014-09-15
审核
审核日期
审批
审批日期
固定资产管理制度
第一章总则
第一条目的
为加强公司固定资产管理，规范管理流程，明确在申购、采购、使用、报废等各环节的权、责、利，明确部门与员工的职责，结合公司现有实际情况，制定本制度。
第二条固定资产的标准
固定资产是指为生产商品、提供劳务或经营管理而持有的并且使用年限超过一年、与之有关的经济利益很可能流入企业的有形资产。
包括运输设备、电子设备和其他设备等3大项（不含房屋、建筑和生产机器设备）。
第三条固定资产的分类
（一）运输工具：
公司的轿车、商务车及其他运输车辆；
（二）电子设备：
包括显示器、主机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、投影仪、相机、镜头、移动硬盘、电话、移动光驱、相关办公设备；
（三）办公资产：
包括空调、饮水机、文件柜、办公桌椅、钟表等；
（四）其它资产：
一切与公司生产、经营、办公有关的其它物品。
第四条公司的固定资产的管理，实行“三方共管”的管理方法，即资产管理部门、资产监督部门、资产保管（使用）部门共同负责，资产保管部门使用资产，资产管理部门和监督部门定期检查。
第五条资产监督部门是公司的财务部，其职责是：
（一）负责固定资产的账务记录和折旧、摊销等的业务核算工作，并填报规定的报表。
（二）办理相应的固定资产增添、调置、处置等财务手续，建立和健全全公司固定资产的账簿，对有关资产手续是否合规、完善进行监督。
（三）拟定资产管理的规章制度。
（四）定期与管理部门、保管部门对资产进行盘存检查。
（五）配合资产管理、保管部门做好财产保险等事宜。
第六条资产管理部门是办公室，负责公司固定资产的申购、验收、领用、变更、报废等。
办公室负责公司办公用车辆及办公资产、IT设备、家用电器等固定资产的管理，职责是：
（一）审核各部门要求申购的固定资产是否合理；
（二）验收采购回来的固定资产是否合格，合格后入库；
（三）将固定资产的日常管理和使用落实到个人；
（四）对固定的变更进行记录；
（五）审核使用年限过长的固定资产是否可以报废；
（六）对固定资产编号、登记、造册，每年固定盘点固定资产，做到账物相符；
（七）对固定资产管理的奖惩管理。
第七条资产保管部门一般是指各资产的使用部门或个人，其职责是：
（一）对本部门所使用和指定由本部门管理的资产进行妥善保管，履行资产管理的相关义务，保证资产的安全与完整。
（二）负责监管、保存好分配到个人使用的固定资产，公司实施“谁使用，谁保管”的原则。
固定资产发生遗失，非正常损耗，保管人应当承担赔偿责任。
若非正常损耗，保管人能够指证责任人的，免除责任；
（三）负责保持固定资产的日常清洁卫生；
（四）固定资产损坏以后，根据分类及时上报办公室修理或更换。
第二章固定资产的申购
第八条固定资产应本着“先计划、再批准、最终增加”、“谁使用，谁申购”的原则进行申购。
各部门要申请固定资产，需到资产管理部门咨询是否有可调用库存，若有符合需求库存则填写“固定资产变更处理申请单”，若无库存可调用，则填写“申购单”，并按审批权限表进行审批。
能调配、改造的，应先做相关调配、改造处理，不再新购，以节约费用与资金。
无论调用或申购，固定资产使用人均需在固定资产管理部门进行固定资产领用登记。
第九条固定资产的购置应统一归口到采购部负责实施。
重要、大额固定资产按有关招标管理规定采取招标方式进行采购，之前还应进行相关可行性分析论证。
第十条不论何种购置，采购部均应恪尽职守，且应对所采购或负责的资产合乎使用要求、达到规定使用状态、质量合格、无遗留问题等负责。
第十一条不论何种购置，必须经过相关使用部门验收，分类别填写“固定资产验收单”等，且验收人不能与采购负责人为同一部门或同一人。
验收人应对采购经办人所采购或负责的资产的质量、使用性能、数量等进行鉴定验收。
凡规定有先试用再确定是否购买的，应先不予办理验收手续，待试用合格后才予办理。
验收合格后办理入库或领用手续，验收不合格的由采购人员办理退换、索赔、拒付等事宜。
第十二条采购负责人在事项办理完毕后，应当及时索取有关票据及其它相关资料，如购货发票，大型资产的附带资料如产品说明书、使用说明、用户手册、设备安装要求等有关文件也应随货物同时接收，并及时按公司有关报账要求，持发票、合同协议、验收入库单或报告、申请采购立项批件等文件资料到财务部报账。
公司财务部在审核后，凡属于手续齐备、签章齐全、经过批准、经过验收合格、决算，票据合法合规的，均应及时给予账务处理。
第十三条公司财务部对符合第十二条规定的资产购置应予办理相关财务业务，并准确将该资产计入相应资产科目。
在入账同时，应与使用部门、资产管理部门同步建立固定资产明细账、固定资产卡片和固定资产台账等，以明确资产管理责任，并保持三方一致。
若大型资产购置后还需安装的，财务部应做好安装业务核算工作，注意区分正常维修与设备安装用料支出，以准确将安装支出记入固定资产原值之内。
第三章固定资产的使用与管理
第十四条各使用、保管部门对分管或使用的固定资产数量、附件状况、安全状况及其修复程度负全部责任，未经批准，不得擅自调配、挪用、调离、转借他人、自行拆卸、维修和改变其原有面貌。
管理部门和监督部门应对使用单位的资产保管和使用定期进行检查与指导。
第十五条为了便于管理，固定资产应按相关编号规则进行统一编号，在编号时应注意三方口径一致，易于理解、辩认、记忆。
具体编码规则由资产管理部门和监督部门共同制定，详见附件：
固定资产编码规则。
固定资产编码由资产管理部门在领用时按编码规则及流水号确定，并下发给资产保管人。
确定每一固定资产的归属和编码后，应对每一资产放置标签/牌，标签/牌应统一设计和制作，并放置在每一资产的明处。
第十六条资产领用时，资产保管、使用部门应填写“固定资产领（使）用单”，以明确部门管理责任，使用人领用应签字确认，以明确个人保管责任。
离职人员在办理离职手续时，所使用的各类固定资产一律退还，资产管理部门应负责检查退还资产的配置、配件和相关资料是否完整，了解退还资产的使用状况，如有遗失、人为损坏或配置配件缺失，离职人员应负责赔偿。
若离职人员未退还所有的固定资产便办理了离职手续，其责任由资产管理部门承担。
第十七条资产保管使用部门对本部门内认为操作比较复杂或涉及安全的固定资产，可制定相关操作规程，要求各具体操作岗位严格按操作规程操作，需培训后方可上岗操作的应进行相关岗前培训。
有关员工工伤事故和违规操作造成员工伤残死亡，按国家有关管理规定执行，同时追究有关责任人有关责任。
第十八条各资产保管、使用部门应做好资产的平日使用、保养、维护修缮工作，经常就资产使用状况和效能利用情况进行检查。
一方面要合理使用资产，提高资产利用效率，另一方面要注重平时的保养、维护和修理，以提高资产的长期效能。
使用讲求合理、合规、妥善使用，保养、维修讲求及时、预防、有效。
第十九条对于固定资产的保养、维修应有计划地进行，中小修理按年度预算执行，超过初始购置价值20%的大维修或改造将涉及到固定资产入账价值的重新确认，应事先提出申请，编制预算，填写“固定资产变更处理申请单”经过审批后方可实施，维修完毕的，应由相应验收部门验收，填写“固定资产验收单”。
第二十条财务部应按国家会计准则的有关规定，为每一资产计提折旧，折旧年限、残值比例应事先在会计政策内确定，折旧己提足的不再提取，当月增加的资产当月不提折旧，当月减少的资产从下月起不再提取折旧。
第二十一条财务部每月计提的折旧费用，还应按资产使用地点、用途等，将之合理地分摊至相应部门和对象中，以准确核算部门或对象应负担的费用。
对于己达到可使用状态并己开始使用，但尚未决算、发票也未开具的资产，应按国家会计准则的规定进行暂估，并计提相关折旧，待决算后，再以准确的价值进行相应的调整。
第四章资产减损、报废、调拨
第二十二条资产的减少如盘亏，技术性报废，确实不需用、闲置的资产出售变卖清理，意外毁损，均应查明情况及原因，填写“固定资产变更处理申请单”，并按申购相关审批权限进行审批。
如因操作不当、保管不善而毁损、丢失的，应追究相关责任人责任，照价赔偿，财务部作资产减少处理，并将有相关报告和批准文件，一并存档备案。
第二十三条资产确需不适用、自然损坏、技术性淘汰的，可进行变卖清理。
在变卖时，变卖价格以售购双方协商价即市场价格为主，并适当参考该资产账面价值和净值等资料。
需进行资产评估和质量鉴定的，应及时进行，保证价格确定的“物有所值”。
需办理过户、登记手续的，资产出售变卖还应限定时间做好过户登记手续，确保资产清理变卖无遗留问题。
第二十四条对于原使用部门不需用的固定资产，可以调给其它内部单位使用，以发挥资产的最大使用效益，避免浪费。
在调拨时，应由调入部门事先提出申请，经相关审批程序，实施调用。
第二十五条公司固定资产原则上不外借。
如有特殊情况，必须经公司总经理批准，由管理部门和监督部门与借用单位签署借用合同，约定借用期限和酬金，到期后必须按约定期限由资产管理部门负责催回，有约定酬金的，还应按约定收取相应费用。
第二十六条固定资产参加保险的，在出现约定事实或意外损失时，由资产管理部门负责开展索赔工作，以减少公司的损失。
第五章固定资产清查
第二十七条公司建立固定资产盘点制度，定期盘点分为年中和年终2次，定期盘点范围为全部固定资产，由财务部制定计划、资产管理部门组织使用部门共同执行；不定期盘点由财务部门协同资产管理部门，根据管理需要进行全部盘点或抽查盘点。
第二十八条固定资产的盘点应填制“固定资产盘点明细表”，详细反应所盘点的固定资产的实有数、拥有人、存放地等，并与固定资产帐面数核对，做到帐物相符。
若有盘盈或盘亏，列出原因和责任，报部门经理、资产管理部门、财务部和总经理批准后，财务部进行相应的财务调整。
第六章罚则
第二十九条出现以下情况的，视情节轻重，按公司有关奖惩办法给予处分：
（一）缺乏基本的资产管理制度与操作规程、流程等内控制度，导致手续混乱、控制不力的，监督部门不能及时履行监督职责的，资产归口管理责任不明确的；
（二）在实际执行过程中，手续不清、账务混乱，相关账、标签、表不健全的；
（三）不定期进行资产的盘存清查，有关增减手续不经过有关人员审批与备案的，导致资产账实不符的；
（四）缺乏资产妥善使用、保护、保养制度和有效措施，未及时配备保护器材的，尚未造成损失的；
（五）资产的修理、改造未按计划、预算执行，大修和改造未经过有关人员审批的；
第三十三条出现以下情况，给公司造成损失的，按照固定资产折算价格追究责任人经济责任，并给以相应的行政处分，情节严重的追究法律责任。
（一）不妥善保管和未按操作规程使用，造成损坏、丢失、发生事故受损的；
（二）采购质量存在问题，未进行检验和验收，造成公司利益严重损失的；
（三）应进行有关决算和审核，而未进行，造成公司利益严重受损的。
第七章附则
第三十四条本制度由办公室负责起草、解释、修订，自下发之日起试行。
附件：
附件
（一）：
《固定资产变更处理申请单》
附件
（二）：
《固定资产验收单》
附件（三）：
《固定资产领用单》
附件（四）：
《固定资产明细表》
附件（五）：
《固定资产盘点明细表》
附件（六）：
《固定资产编码规则》
附件（七）：
《固定资产使用申请流程》
附件（八）：
《固定资产维修/报废申请流程》
附件（九）：
《固定资产盘点流程》
附件
（一）：
《固定资产变更处理申请单》
固定资产变更处理申请单
变动类别：
□调用 □转移 □报废 □维修 □出售
名称
规格型号
使用年限
购置日期
月折旧额
已使用月份
购置金额
已提折旧
帐面余额
使用部门
使用人
存放地点
□调用
调用部门意见
调出部门负责人意见
资产管理部门意见
□维修
故障原因
部门负责人意见
资产管理部门意见
□报废
部门负责人：
中心总监/分管副总：
资产管理部门负责人：
财务总监：
总经理：
□出售
建议出售价格
购买方
核定出售价格
部门负责人：
中心总监/分管副总：
资产管理部门负责人：
财务总监：
总经理：
附件
（二）：
《固定资产验收单》
固定资产验收单
验收时间：
验收部门：
序号
物品名称
品牌
型号
数量
单价
编号
是否适用
1
2
3
4
验收人
部门经理
采购经办人
资产管理部门
负责人
备注：
以上表格填写栏可根据填写情况自行增加
附件（三）：
《固定资产领用单》
固定资产领用登记表
领用部门
领用时间
物品名称
编码
规格型号
数量
领用人
（签字）
领用月份
经办人
附件（四）：
《固定资产明细表》
固定资产明细表
序号
资产
名称
编号
规格型号
数量
单位
购买时间
资产原值（元）
资产状态
使用部门
使用人
保管部门
备注
1
2
…
备注：
以上表格填写栏可根据填写情况自行增加
附件（五）：
《固定资产盘点明细表》
固定资产盘点明细表
日期：
序号
资产
名称
编号
规格型号
单位
账目数量
实际数量
盘盈盘亏
资产原值（元）
资产状态
使用部门
使用人
备注
1
2
…
盘点人：
备注：
以上表格填写栏可根据填写情况自行增加
附件（六）：
《固定资产编码规则》
固定资产编码规则
固定资产编码
XXXX-XX-XXXX
第1-4位（公司）
第5-6位（产品类型）
第7-10位（数字编号）
****/****
运输设备
OC
车牌号码
电子设备
OE
0001-9999
办公资产
OF
0001-9999
其他
OT
0001-9999
附件（七）：
《固定资产使用申请流程》
附件（八）：
《固定资产维修/报废申请流程》
附件（九）：
《固定资产盘点流程》
升级会员 