印章管理规定.docx

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印章管理规定

印章管理规定

各单位：

为加强集团印章管理，进一步规范印章的使用，有效防范和控制风险，确保集团及各下属全资、控股企业的利益特制定此规定。

第一条印章的种类

集团印章主要包括行政类、财务类、业务类三种。

行政类印章主要包括企业行政公章，企业各职能部室公章；

财务类印章包括财务专用章、企业法人代表姓名章、企业支票专用章、企业结算专用章；

业务类印章包括企业合同章、企业收发货专用章、冠以企业名称（标徽）的其它业务印章。

第二条印章管理范畴

公司印章管理指对以上各类印章在刻制、启用、颁发、保管、使用、更换、废止、销毁等环节的管理。

第三条印章的刻制

3.1企业、机构成立之初或因工作需求等原因，需要新刻印章，经办人应填报镌刻公章申请（附件1），交所在部门、企业负责人签署意见，经集团主管领导审批后，方能镌刻。

3.2印章刻制完毕一周内，应将印模样式、使用单位、保管责任人和启用日期报集团办公室备案。

任何单位和个人不得私自刻制公司印章。

第四条印章的保管和移交

集团及下属企业所有的印章都应归口相应的部门，实行专人管理。

印章保管人是保管与使用印章的第一责任人；印章保管部门负责人是第二责任人；申请用印部门经办人及其负责人是直接或连带责任人。

4.1行政类：

行政类印章应由各企业办公室或部门负责人统一保管；

财务类：

财务类印章应由各企业财务部门统一保管，相关财务用章必须按集团规定由会计、出纳分开保管，相互监督使用；

业务类：

合同专用章必须由企业办公室保管；其他业务类印章由各企业、部室业务类负责人或指定专人进行管理。

4.2集团公司所有印章，都必须建立保管使用责任人制度。

印章保管人应具备高度责任感，保持相对稳定，集团及下属企业印章管理人员必须在集团办公室备案。

4.3印章管理人员工作异动、长期出差或休假，必须办理公用印章交接手续，填写印章交接单（附件2），以明确印章交接的日期和各自的责任。

岗位异动后，应第一时间向集团办报备新的印章管理人。

4.4各级印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向集团办公室报告并做好后续处理工作。

第五条印章的使用

5.1印章的使用均须填写《集团印章使用审批登记表》（附件3）。

5.2集团总部印章使用：

5.2.1集团总部的行政类印章、合同印章用印：

根据相应的OA报告审批流程，由集团副总裁（含）以上领导审批，以相应报告为凭，并填写《集团印章使用审批登记表》，由经办部门领导签字，印章保管人方可盖章。

经集团明确授权的介绍信、奖状等常规类文件用印，填写《集团印章使用审批登记表》，由集团办公室主任审批后，印章保管人方可盖章

5.2.2集团总部的财务类印章用印：

根据集团相应的财务管理制度执行。

5.3集团下属各企业印章使用：

5.3.1下属企业行政印章用印：

根据相应的OA报告审批流程，由企业总经理审批，以相应报告为凭，并填写《集团印章使用审批登记表》，由企业办公室分管领导签字，印章保管人方可盖章。

5.3.2下属企业合同章用印：

对外签订合同，按照集团相关授权文件规定由企业总经理或被授权人签字，或按规定报集团总裁或总裁授权人批准后，并填写《集团印章使用审批登记表》，由办公室分管领导签字，印章保管人方可加盖合同专用章，正式合同文本一页以上的还应加盖骑缝章。

5.3.3下属企业财务类印章用印：

根据集团相应的财务管理制度执行。

5.4办理有关手续需提供企业相关证照复印件的，在复印件上加盖公章后，还应注明出具复印件的专门用途。

5.5有下列情况之一的，不得同意印章申请人的使用：

5.5.1涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

5.5.2未批准的文件、材料；

5.5.3非公司员工或与公司工作、业务无关的文件、材料；

5.5.4空白介绍信、空白证件、空白奖状等。

5.6印章管理人员无权私自使用任何印章，对未经批准或非法使用的，将视情况给予行政处分或追究相关法律责任。

5.7申请使用人必须按照批准的申请事项使用印章，严禁其他事项使用，违者追究相关法律责任。

第六条印章外借管理

6.1集团及下属企业的各类印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先申请，详细提报《集团外借印章申请表》通过OA模板或纸质文件（附件4），报相关领导审批；

6.2公司财务类印章外借，由使用者发出申请，经本单位总经理审批，方可外借，使用完毕及时归还；

6.3公司行政类、合同类印章外借，由使用者发出申请，经部门／单位负责人审批，报集团办公室分管领导审批同意后，方可外借，使用完毕及时归还；

6.4印章外带本地使用，必须当日借，当时还；外带异地使用，根据申请的具体归还日期，按期归还；

6.5印章外带过程中，由使用申请人全程保管，不能再经他人之手；

6.6印章外借申请，需异地邮寄方式的，必须由申请中的直接使用人签收和使用，邮寄地址必须为公司所在地；

6.7印章外借，包括外带和邮寄方式使用过程中，禁止跨周末及节假日外带或邮寄，禁止携带至私人场所等与本次使用无关的地点；

6.8印章管理员要加强印章的外借管理，未经审批同意，严禁外借，并加强过程追踪，督促使用人按时归还；

第七条印章的更换、改刻与废止

3.1下列情况的印章必须更换和改刻：

3.1.1未经公司审核备案、私自刻制的印章；

3.1.2因原组织机构更名需要改刻印章；

3.1.3因损坏不能使用的印章。

3.2下列情况的印章必须废止：

3.2.1因公司组织机构改革而被撤消的机构；

3.2.2项目部等临时性机构因业务执行完毕而撤消机构。

3.3印章进行更换、改刻、废止的，旧印章或废止印章，应及时填写印章报废申请单（附件5），经主管领导审批后，送集团办公室统一封存保管。

3.4除特别需要外，交由集团办公室的报废印章保存三年，然后在征得原使用者意见后，报集团办公室主管领导审批同意，由保管者及上级领导（2-3人）一同进行销毁或处理，并做好详细处理记录。