数据管理与ACCESS.docx
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数据管理与ACCESS
第10章数据库管理软件Access
本章实验与主教材第十四章内容配套，通过具体的实验理解access的功能，最终达到通过access实现数据管理。
10.1数据管理与ACCESS
数据是指一切能被计算机接收并处理的符号。
数据处理可定义为对数据的收集、存储、加工、分类、检索、传播等一系列活动。
Access是Office办公套件中一个极为重要的组成部分，因其使用方便、功能强大，而在实际中有着广泛的应用。
不管是处理公司的客户订单数据，管理自己的个人通讯录，还是大量科研数据的记录和处理，人们都可以利用它来完成。
过去很繁琐的工作现在通过Access只需几个很简单的步骤就可以高质量地完成。
实验10-1认识ACCESS
1.实验目的
了解access的开发环境及特点，熟悉access200开发界面，学会进行相关系统参数的设置。
2.实验要求
在window操作环境中打开access应用程序并进行相应环境参数的设置。
3.实验内容
创建一个student数据库。
认识数据库所包含的主要对象及其扩展名。
设置数据库的默认存取路径。
设置数据库的访问权限。
实验10-2建立数据库和数据表
1.实验目的
了解数据库和数据库表的基本概念。
掌握建立数据库和数据表的操作和命令。
2.实验内容
建立数据库及数据表。
表中内容的输入。
3.实验步骤
⑴创建一个空数据库
在Access中，新建一个空数据库的具体步骤如下：
①选择“文件”菜单中的“新建”命令。
②在“新建文件”面板中选择“空数据库”选项。
系统弹出“文件新建数据库”对话框。
图10-1学生成绩管理：
数据库窗口
③在“文件新建数据库”对话框中，选择保存位置，指定数据库文件名，单击“创建”按钮。
给数据库取名为“学生成绩管理”。
一个创建好的空数据库，如图10-1所示。
⑵通过设计器创建新表
图10-2设计器对话框
①单击“表”选项卡，选择“使用设计器创建表”，出现“设计器对话框”如图10-2所示。
②定义字段名和类型
学生表的表结构：
字段名
类型
宽度
字段名
类型
宽度
学号
文本
11
姓名
文本
4
性别
文
1
出生日期
日期/时间
默认
系别
文本
10
照片
OLE
默认
简历
备注
默认
在表设计器的“字段名称”列中按顺序输入这些字段的名称，在“数据类型”列选择相应的类型。
表就初步建好了。
③设置主键
将“学号”字段作为表的“主键”，单击“学号”这一行中的任何位置，将该行设置为当前行，然后单击工具栏上的“主键”按钮，在“学号”一行最左面的方格中出现“钥匙”符号，主键设置完成。
④设置字段属性
设置“学号”字段的“字段大小”属性。
默认的“字段大小”为“50”，表示这个字段中最多可以输入50个字符。
而学号一般不超过十个字符，所以可将字段大小定为“10”。
⑤在文件菜单中选择“另存为”，保存新建的表。
⑥重复①～⑤步，建立“成绩”表，“课程”表。
字段名
类型
宽度
学号
文本
11
课程号
文本
6
分数
数字
默认
字段名
类型
宽度
课程号
文本
6
课程名
文本
10
任课教师
文本
4
学分
数字
默认
其中“成绩”表、课程表的结构为：
具体结果如图10-3，图10-4所示。
图10-3成绩表
图10-4课程表
图10-5学生成绩管理数据库窗口
“学生”表、“成绩”表、“课程”表建立后，“学生成绩管理”数据库窗口如图10-5所示。
⑶表间关系的创建
图10-6关系窗口
①单击工具栏上的“关系”按钮，打开“关系”窗口。
②单击工具栏中的“显示表”按钮，打开“显示表”对话框，选择需要建立关系的表，单击“添加”，将其加入到“关系”窗口中，直至将相关的表均加入到“关系”窗口中。
关闭“显示表”对话框。
结果如图10-6所示。
③在“关系”窗口中，从一个表中将要建立关系的字段拖曳到其他表中的相关字段上。
结果如图10-7所示。
图10-7关系建立后窗口
④单击“关闭窗口”按钮，关闭“关系”窗口，返回“数据库”窗口。
当让你确定是否保存对关系图表布局的更改时，单击“是”。
创建一个新的关系时，拖放操作的顺序是相当重要的。
必须从一对多关系中一的一方将字段拖到多的一方，然后将之放下。
这个次序可以保证作为关系中一的一方的主表（或者说基表）出现在“表/查询”列表中，而多的一方出现在“相关表/查询”列表中。
如果你颠倒一下该关系（创建一个多对一关系），并且实施参照完整性，你将在试图创建该关系过程中的最后一步收到一个错误消息。
⑷输入数据
根据实际情况，在三个表中输入不少于10条记录。
⑸保存并退出
4.上机实习
建立一个名为“百货公司”数据库，数据库包含三个表对象，三个表分别名为“员工表”、“商品表”和“销售表”，其表结构分别为：
“员工表”结构：
员工号（主键，文本，4）、姓名（文本，4）、性别（文本，2）、出生日期（日期/时间）、工作日期（日期/时间）、电话（文本，20）、部门（文本，10）、照片（OLE对象）。
“商品表”结构：
商品号（主键，文本，5）、商品名称（文本，20）、部门（文本，10）、单价（数字，单精度型）。
“销售单”结构：
图10-8表间关系
图10-9员工表数据
图10-10商品表数据
销售单号（自动编号）、员工号（文本，4，索引：
有，有重复）、商品号（文本，10，索引：
有，有重复）、数量（数字，整型）、销售日期（日期/时间）、销售金额（数字，单精度）。
表间联系如图10-8所示，数据分别如图10-9、10-10、10-11所示。
10.2查询
通过查询浏览数据、分析数据、修改数据；利用查询选择用户所需要和关心的数据；将对原始数据经常进行的计算、统计、汇总等操作定义为查询可以提高效率、增强数据库的安全性；查询的结果可以生成新的基本表，并能为窗体、报表、数据访问页等提供数据。
使用查询可以按照不同的方式查看、更改和分析数据。
也可以用查询作为窗体、报表和数据访问页的记录源。
在MicrosoftAccess中有下列几种查询：
选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询、SQL查询。
实验10-3建立查询
1.实验目的
掌握使用"向导"和使用"设计器"创建"选择查询"的方法。
掌握使用"向导"和使用"设计器"创建"交叉表查询"的方法。
掌握使用"设计器"创建"参数查询"的方法。
2.实验内容
使用"向导"和使用"设计器"创建"选择查询"。
使用"向导"和使用"设计器"创建"交叉表查询"。
使用"设计器"创建"参数查询"。
3.实验步骤
⑴利用查询设计视图建立查询
直接使用查询设计视图建立查询有利于更好地理解数据库中表之间的关系。
这对建立一个优秀的数据库非常有用。
现在我们建立一个“学生成绩表”查询，建立这个查询的目的就是为了显示学生的学习成绩，包括“学号”、“姓名”、“课程名称”、“任课教师”、“成绩”等字段。
①首先打开“学生成绩管理”数据库，然后单击“对象”列表中的“查询”项，结果如图10-12所示。
②在创建方法列表中双击“在设计视图中创建查询”项。
出现“查询”窗口，和“显示表”对话框。
单击“显示表”对话框上的“两者都有”选项，在列表框中选择需要的表或查询。
然后单击对话框上的“添加”按钮，将“学生”表、“成绩”表、“课程”表添加到查询窗口中。
③关闭“显示表”窗口，回到“查询窗口”。
结果如图10-13所示。
④添加或删除目标字段
将往查询设计表格中添加的字段叫做“目标字段”。
添加目标字段有两种方法：
第一种方法：
在表格中选择一个空白的列，单击第一行对应的一格，格子的右边出现一个带下箭头的按钮，单击这个按钮出现下拉框，在下拉框中就可以选择相应的目标字段。
第二种方法：
选中目标字段所在的表，然后在它的列表框中找到需要添加的字段，将鼠标移动到列表框中标有这个字段的选项上，按住鼠标左键，这时鼠标光标变成一个长方块，拖动鼠标将长方块拖到下方查询表格中的一个空白列，放开鼠标左键，这样就可以将目标字段添加到查询表格中。
加入“学号”、“姓名”、“课程名称”、“任课教师”、“成绩”字段。
⑤保存查询
查询已经基本建立成功，现在需要进行查询的保存。
单击“文件”，选择“保存”，然后输入查询名称“学生成绩表”。
⑵为查询制定准则
如果只想看物理系学生的考试成绩，需要为该字段添加一条准则。
往查询里添加选择准则，有两个问题需要考虑：
首先是为哪个字段添加“准则”，
其次就是要在这个字段添加什么样的“准则”。
就拿刚才的这个例子来说，很明显就是为“系别”字段添加“准则”，而添加的准则就是“系别”字段的值只能等于“物理系”。
限定了这两个条件，就可以很容易地实现任何一种选择准则。
在查询中添加准则的具体过程如下：
①打开“学生成绩”查询，然后将“学生”表中的“系别”字段加入查询中，由于需要该字段的值显示在数据表中，将它的“显示”属性定为“否”。
结果如图10-14所示。
②在“系别”字段的“条件”属性中写上“="物理系"”，结果如图10-15所示。
有时候需要对查询记录中的几种信息同时进行限制，就需要将所有这些限制规则全部添加到需要的字段上，只有完全满足限制条件的那些记录才能显示出来。
⑶创建参数查询
参数查询可以在运行查询的过程中自动修改查询的规则，用户在执行参数查询时会显示一个输入对话框以提示用户输入信息。
当需要对某个字段进行参数查询时，设置过程如下：
①打开“学生成绩”查询，切换到设计视图。
②在作为参数使用的字段下的“条件”单元格中，在方括号内键入相应的提示文本。
如
图10-16所示。
注意：
不能省略方括号。
输入完毕后，将查询切换到数据表视图，这时在屏幕中就会出现一个对话框，如图10-17所示。
此时输入一定的条件就可以看到查出的满足条件的记录。
不仅可以建立单个参数的查询，还可以根据需要同时为多个字段建立参数查询。
⑷利用交叉表查询向导建立查询
Access支持一种特殊类型的总计查询：
交叉表查询。
利用该查询，可以在类似电子表格的格式中查看计算值。
要创建一个交叉表查询，其步骤如下：
①打开“学生成绩管理”数据库，然后单击“对象”列表中的“查询”项。
②在数据库窗口中单击“新建”按钮，并在弹出的窗口中选择“交叉表查询向导”项，然后单击“确定”按钮，出现的“交叉表查询向导”窗口。
在“视图”现象中选择“两者”。
选择“查询：
学生成绩”。
③单击下一步，出现“选择行标题字段”窗口，如图10-18所示。
选择“姓名”作为行标题字段，单击“下一步”按钮。
出现“选择列标题字段”窗口，窗口，选择“课程名称”作为列标题字段。
④单击“下一步”按钮，选择在表中的交叉点计算出什么数值。
在字段中选择“分数”，“函数”选项中选择“第一项”，不选择“是，包含各项小计”。
⑤为新建的查询取名，并单击“完成”按钮。
这样一个交叉表查询就完成了。
4.上机实习
⑴在“百货公司”数据库的“销售单”表中查询“销售日期”为“07-3-6”的记录，并按“销售金额”降序排列查询结果。
⑵以“图书管理”数据库的“读者信息”表为数据源创建一个参数查询，使运行查询时能显示“请输入姓名：
”对话框，通过输入具体姓名而获得指定读者的资料。
⑶在“图书管理”数据库中查询所有未归还图书的资料，包括“借书证号、姓名、部门、借阅日期、书名、作者”等信息，并按“借书证号”升序排列。
（注：
“归还日期”字段为空的表示该图书未归还。
本题属多表查询。
）
⑷在“图书管理”数据库中创建名字为“TEMP”的表，表结构与“借阅状况”表相同；然后执行追加查询，将“TEMP”表的内容追加到“借阅状况”表中；接着执行删除查询，删除“TEMP”表的所有记录，保留表结构。
⑸创建并运行“删除查询”，将所有已归还的图书记录从“借阅状况”表中删除掉。
⑹创建并运行汇总查询，在“借阅状况”表中根据“借书证号”汇总出各读者借阅的书本数量；并执行“生成表查询”，把汇总查询的结果生成“借阅数量”表。
⑺创建并运行“更新查询”，在“图书记录”表中计算出“金额”字段的值（金额=单价*册数）。
⑻创建并运行选择查询，显示字段为“书名、类别、出版社、出版日期、单价、册数和金额”；查询条件为“出版社”是“清华大学”或者“出版日期”在1999年以后的图书；并执行生成表查询，把查询结果生成“图书记录1”表；保存查询设计，查询名为“图书查询1”。
⑼以“图书记录”表为数据源创建一个汇总查询，统计出各种类别书籍的平均单价、最高单价、最低单价。
10.3窗体
窗体是Access中的一种对象，它通过计算机屏幕将数据库中的表或查询中的数据显示给用户。
友好的使用界面（窗体）将会给用户使用数据库带来很大的便利，从而使得更多的用户不用进行专门培训就能根据窗口中的提示完成自己的工作。
一个好的窗体非常有用，不管数据库中表或查询设计得有多好，那仅是数据的内部存储方式，如果窗体设计的杂乱，而且又没有足够的提示，使用者就会步望而却步。
窗体的基本功能如下：
数据的显示与编辑；数据的输入；信息的提示；数据的打印。
实验10-4建立窗体
1.实验目的
掌握使用"窗体向导”建立窗体的方法。
掌握使用使用设计视图美化窗体的方法。
掌握使用通过窗体处理数据的方法。
2.实验内容
使用"窗体向导”建立窗体。
使用设计视图美化窗体。
通过窗体处理数据。
3.实验步骤
⑴使用窗体向导建立窗体
使用向导建立窗体的步骤如下：
①打开“学生成绩管理”数据库，然后单击“对象”列表中的“窗体”项，鼠标双击创建方法框中的“使用向导创建窗体”项。
出现“窗体向导”对话框。
在“表/查询”列表框中选取字段所在的表或查询，再将所需的字段添加到“选定的字段”列表框中。
选择“学生”表的“学号”、“姓名”字段，“课程”表的“课程名称”字段，“成绩”表的“分数”字段。
如图10-19所示。
②单击“下一步”按钮。
在“确定数据查看方式”中选择“通过学生”，并选择“带有子窗体的窗体”。
单击“下一步”。
③选择窗体布局方式。
本例选择“表格”布局方式。
④选择窗体风格，根据要求选择一种风格。
本例选择“标准”风格。
单击“下一步”按钮。
⑤为创建的新窗体指定标题“学生”，并选择该窗体首次被打开的方式。
⑥如果不需要对前面的设置进行修改，单击“完成”按钮，系统会根据用户在向导中的设置生成窗体。
结果如图10-20所示。
⑵使用设计视图美化窗体
打开“学生”窗体，将鼠标移动到工具栏上最左边的“视图”按钮上，单击鼠标左键，切换到设计模式。
在设计模式下，可以根据实际的需要和审美观点来修改窗体。
Access中，窗体上所有控件都可以根据自己的需要进行摆放，同时还可以调整窗口的大小、文字的颜色。
在屏幕上同时出现的还有一个工具框，工具框中包含很多按钮，每个按钮都是构成窗体一个功能控件。
⑴增加标签与画线控件
好的窗体应该具有标题，在窗体中增加标题是通过增加“标签”控件来实现的。
现在给“学生”窗体增加标题“学生成绩信息表”。
①切换“学生”窗体到设计模式下。
选择需要移动位置的控件（“SHIFT”键+左键单击）。
稍微挪动鼠标，鼠标的光标变成手形，通过鼠标拖动，移动控件到合适的位置。
②单击“工具箱”的“标签”按钮。
在窗体空上位单击鼠标左键，拖动鼠标，就会出现一个标签。
在标签中输入“学生成绩信息表”，一个标签就插入到窗体中了。
如图10-21所示。
③设置标签属性。
单击标签边缘，出现一个黑色的边框，表示这个控件标签已经选中，同时在Access窗口上出现了一个新的工具栏。
如图10-22所示。
工具栏是用来定义标签控件中文字的属性，和WORD中对编辑文字对齐方式、字体大小、颜色等属性进行设置的工具框的作用相同。
如果需要对标签进行精确的大小设置，只需选中标签，然后单击工具栏上的“属性”按钮，屏幕上出现“标签属性”对话框。
在话框的“宽度”和“高度”项中输入相应的数值就可以了（以厘米为单位）。
如果想在窗体上添加一条直线在工具箱单击“直线”按钮，将鼠标移动到窗体上，拖动鼠标画一条直线。
如果要使线变粗一些，先选中“线”这个对象，单击工具栏上“属性”按钮。
屏幕上出现“标签属性”对话框。
设置颜色为蓝色，宽度4磅。
设置后显示结果如图10-23所示。
⑵为窗体添加背景
为了使得窗体更为美观，可以为窗体增加背景图案。
①将窗体切换到设计视图，在视图中单击非窗体的部分，然后单击工具栏上的“属性”按钮，屏幕上出现“窗体属性”对话框。
在属性对话框中选择“格式”项，并在这个项中的“图片”提示项的右边选择要添加的图片文件名。
如图10-24所示。
关闭“窗体属性”对话框，会发现在窗体上出现了一个新背景。
⑶建立控件与字段联系
现在给窗体中增加学生的性别信息。
①首先在窗体的适当位置增加一个标签，在标签中输入“性别”。
同时在新建的标签的后面增加一个文本框。
在文本框向导中定义文本框中文字的字体、字号、输入法模式以及文本框的名称。
现在窗体中的控件和字段列表中的字段之间还没有联系。
为了能够正确的显示内容，需要建立空间和字段之间的联系。
②选择新建的文本框，单击工具栏上“属性”按钮。
屏幕上出现“文本框属性”对话框。
单击“数据”选项卡，单击“数据来源”后面的文本框，单击下拉按钮在弹出的下拉菜单中选择“性别”字段。
控件和字段之间的联系建立。
③保存窗体。
⑶通过窗体处理数据
当在“运行”模式下显示窗体时（窗体视图），在工具栏中将包含一些工具按钮，可以使用这些按钮完成相应的工作。
向表追加新记录
在表或者查询的“数据表”视图中，数据表中的最后一个记录是作为假设追加记录而提供的（在其记录选择按钮上有一个星号作为指示）。
如果在这个记录中输入数据，则该数据将自动地追加到表中，Access将启动另一个新的假设追加记录。
窗体也提供了假设追加记录，除非将窗体的“允许添加”属性设为“否”。
向表追加一个新的记录并输入必填的字段数据时，步骤如下：
①打开“学生信息”窗体（如果当前在设计视图中，则单击“窗体视图”按钮）。
②单击记录-导航按钮上的最右边的按钮，窗体出现一条空记录，输入各字段的内容。
使用Tab键在不同字段间移动。
编辑现有的数据
可以用与添加新记录同样的方式编辑现有记录。
首先使用“下一个”按钮找到想编辑的记录，然后进行修改。
也可以使用工具栏的“查找”按钮用查找特定的记录。
删除数据
浏览记录，使需要删除的记录出现在窗体中。
在窗体允许更新的前提下，在“编辑”菜单中选择“删除记录”命令删除记录。
确认和撤销对表的修改
像处理假设追加记录一样，在移动带有记录-选择按钮的记录指针（或者选择“记录”、“保存记录”）之前，Access不会将记录编辑应用到后台表中。
即便记录保存到表之后，马上单击工具栏上的“撤消”按钮也可以撤销刚才的保存。
4.上机实习
⑴打开“百货公司”数据库，使用“图表向导”创建“员工销售额汇总”查询的图表窗体。
结果如图10-25所示。
⑵使用“窗体向导”创建“员工表”的窗体。
结果如图10-26所示。
⑶在“员工表”的窗体中插入“销售单”子窗体。
结果如图10-27所示。
⑷以“读者信息”表和“借阅状况”表为数据源，使用向导创建一个带有子窗体的窗体，其中“读者信息”窗体为主窗体，“借阅状况”窗体为子窗体。
10.4报表
“报表”为查看和打印概括性的信息提供了最灵活的方法。
在“报表”中，不仅可以控制每个对象的大小和显示方式，并可以按照所需的方式来显示相应的内容。
同时还可以添加多级汇总、统计比较，甚至加上图片和图表。
“报表”窗体的建立过程基本是一样的，只是一个显示在屏幕上，一个显示在纸上；窗体可以有交互，而“报表”不能交互。
Access一般可以创建六种类型的报表：
单列报表、表格式报表、多列报表、分组/总计、邮件标签、未绑定报表。
实验10-5建立报表
1.实验目的
掌握使用"使用报表向导”建立报表的方法。
掌握使用设计视图美化报表的方法。
掌握打印报表的方法。
2.实验内容
使用"使用报表向导”建立报表。
使用设计视图美化报表。
打印报表。
3.实验步骤
⑴使用报表向导建立报表
①打开一个“学生成绩管理”数据库，在数据库窗口左侧的选项卡上选择“报表”对象。
②双击数据库窗口中创建方式栏中的“使用向导创建报表”项，这时在屏幕上会弹出“报表向导”对话框。
这个窗口中要求确定“报表”的数据来源和构成字段。
在表/查询下面的下拉框中选择相应的表或查询（以“成绩表”为例），在“可用字段”列表框中便出现所选的表的构成字段，选择报表的构成字段。
结果如图10-28所示。
③单击“下一步”按钮。
Access询问是否要对“报表”添加分组级别，如图10-29所示。
④单击“下一步”按钮。
现在需要确定记录的排序次序，即确定“报表”中各个记录按照什么顺序从“报表”的上面排到下面，如图10-30所示。
在例中选择分数的升序方式。
⑤单击“下一步”按钮。
在这一步需要确定“报表”的布局方式。
如图10-31所示。
⑥单击“下一步”按钮，选择报表的“样式”，例中选择为“组织”样式。
⑦单击“下一步”按钮，为报表确定“标题”，例中输入为“成绩表”。
然后单击“完成”按钮。
结果如图10-32所示。
⑵修饰报表
⑴添加文字
在设计视图中修改“报表”的方法和过程与本章在设计视图中修改窗体的方法基本一致。
如果要在“报表”中添加一行文字，其过程如下：
①首先将报表切换到设计模式。
②将鼠标移动到工具箱上单击“标签”图标，将鼠标移到“报表”需要加文字的地方，按住鼠标左键，拖动鼠标，在屏幕上会出现的矩形虚线框。
③在“报表”上出现一个标签控件。
输入文字便可。
例中加入“信息学院”标签，结果如图10-33所
示。
当然，可以根据需要移动标签的位置。
在“报表”中移动控件和在窗体上移动是一样的。
同样其修改标签控件中文字的字体、大小和颜色也和在窗体中修改这些属性是一样的。
⑵设置内容的显示效果
如果想报表的内容显示具有特定的格式，那么可以根据自己的实际需求设置显示格式。
具体方法是：
首先选中需要设置属性的控件，然后单击鼠标右键，在快捷菜单中选择所需要的设置效果（例如可以设置填充色、字体颜色、以及特殊效果）。
例中对分数字段增加边框，对学号字段增加边框和灰色背景，结果如图10-34所示。
⑶调整显示对齐方式
在报表上进行标签和文本框控件的精确对齐比之在窗体上要来的重要，因为在打印出来的报表上，是否对齐可以一目了然的看出来。
对控件进行格式化可以进一步提高报表的外观和可读性。
报表“主体”节的行间距是由该节的高度或者深度决定的。
同样，通过调整页眉和页脚节的高度以及各节中的控件的垂直位置，便可以控制这些节上下的空白空间。
对齐控件时，首先要选择对齐行，然后再选择对齐列。
Access提供了几个控件缩放和对齐选项，使这个过程变得更为容易。
为了改变创建的控件的大小和对之进行对齐处理，可遵循如下步骤：
①可以同时调整所有文本框的高度使之适合其内容的字体。
选择“编辑”，“全部选定”，选择报表中的所有控件。
②选择“格式”，“大小”，“正好容纳”，调整所选定的控件的高度。
Access将调整所有控件到合适的高度。
③选择“页面页眉”节的所有标签。
单击“格式”，选择“对齐”，然后选择“靠上”。
这个过程将把所选定的每个标签的顶部和选定标签中最为靠
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