河南省商业公文处理实施办法.docx

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河南省商业公文处理实施办法

河南省烟草商业公文处理实施办法

第一章总则

第一条为使全省烟草商业公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和国家烟草局、省政府的有关规定，制定本实施办法。

第二条河南省烟草商业公文（包括明传电报，下同），是指全省烟草商业在行政管理、生产经营等过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和组织生产经营等活动的重要工具。

第三条公文处理是指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文处理应当坚持实事求是、规范、精简、高效的原则，严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，做到及时、准确、安全。

第五条凡法律和上级规定需要公开的公文，均应向社会公开。

第六条各单位要大力推进电子政务建设，提高公文处理时效。

第七条各单位负责人应当高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查。

第八条各单位办公室是公文处理的管理机构，主管本单位的公文处理工作并指导下级单位的公文处理工作。

第九条各单位、省局（公司）机关各部门应当明确专人负责公文处理工作。

文秘人员应当政治坚定，爱岗敬业，具备文秘专业知识和较强的文字表达能力。

第二章公文种类

第十条全省烟草商业常用的公文种类主要有：

（一）决定

适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通告

适用于在一定范围内公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。

（三）通知

适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（五）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（六）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（七）批复

适用于答复下级单位的请示事项。

（八）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

可用于上行文、下行文和平行文。

作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，上级机关应当对下级单位报送的意见作出处理或给予答复。

作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。

作为平行文，提出的意见供对方参考。

（九）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

函与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

（十）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项，要求与会单位和有关部门共同遵守和执行。

第三章公文格式

第十一条公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、分送部门、印发机关、印发日期等部分组成。

（一）涉及国家和行业秘密的公文应当标明密级和保密期限，二者并排，之间用“★”隔开。

其中“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

凡未标明或者未通知保密期限的秘密事项，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。

电子公文保密期限参照国家有关纸质文件的保管期限划定。

（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；与同级的行政机关联合行文，主办机关排列在前。

（四）发文字号包括机关代字、年份、序号。

发文字号中的年份、序号用阿拉伯数字标识，年份应标全称，用六角号“〔〕”括入。

与同级的行政机关联合行文，只标注主办机关发文字号。

（五）上行文应当在发文字号右侧注明签发人、会签人姓名。

联合上报的公文，主办机关签发人姓名排列在前，其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。

“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六）公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

（七）主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前，注明附件顺序和名称。

附件序号使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。

转发、印发、批转、发布的公文，不作为附件标注。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当调整行距、字距，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法。

（十）成文日期以单位负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

电报以发出日期为准。

成文日期以汉字标明完整的年、月、日，其中的“零”应写为“○”，不得使用阿拉伯数字的“0”。

（十一）公文如有附注，应当加圆括号标注。

附注的位置在成文日期和印章的下一行，版记之上。

（十二）公文应当标注主题词。

上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

一个文件标引的主题词不得超过5个词组。

（十三）抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（十四）分送用于需要了解公文内容的本单位领导及部门。

（十五）文字从左至右横写、横排。

公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。

第十二条公文中各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第十三条公文用纸采用国际标准A4型（210mm×297mm），每页22行，每行28字，左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第四章行文规则

第十四条行文应根据内容正确使用烟草专卖局文件和烟草公司文件。

涉及行政管理内容的公文，一般以烟草专卖局的名义行文；涉及生产经营内容的公文，一般以烟草公司的名义行文。

转发文件，通报情况，印发工作方案、规定、办法、制度等，以办公室名义行文。

第十五条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

公文应逐级上报或下达，根据领导要求或工作需要，确需越级上报或下达的事项，要同时抄送发文或收文单位的上级机关。

重要的下行文，应当同时抄送直接上级机关。

第十六条各单位依据自身职权，可以与其他政府部门、有关单位相互行文。

确需向下一级政府商洽工作、询问和答复问题时，只能以信函格式行文，即区别于文件格式的信函格式。

第十七条各单位内设机构除办公室外，不得对外正式行文。

第十八条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位，也不得抄送个人。

报告不得夹带请示事项。

第十九条除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外，不得以单位名义或单位负责人名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”；也不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文报送上级机关和上级机关负责人。

第二十条发文要坚持少而精的原则，控制发文范围，减少发文份数。

凡是不行文能解决问题的不行文；凡是本单位有权处理的不再请示；凡是一个文件能解决的问题不行两次文；凡是能用电话、传真、电子邮件、协商、原件批回等方式解决的问题不发文件；可以用电子公文解决的问题不发纸质文件。

上级的公文，如需下级单位贯彻执行的，一律翻印（复印）下发；确需本级发文的，必须提出明确的贯彻意见。

凡是已经在媒体上刊登的公文，一律不再转发。

第五章发文办理

第二十一条发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二十二条草拟公文应当做到：

（一）符合国家法律、法规和行业有关规定，注意政策的纵向连续性和横向一致性。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精炼，层次分明，书写工整，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先用书名号标出文件标题，后用小括号标明发文字号。

引用外文应当同时注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）公文使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十三条草拟公文应按照工作职责范围，由主管该事项的部门主办。

对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见；如不能取得一致意见，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请单位负责人协调或裁定。

第二十四条主办部门的负责人要对草拟的公文认真核稿。

核稿的重点是：

是否符合国家法律、法规及有关规定；提出的措施办法是否明确具体、切实可行；是否与有关部门协商一致并会签；涉及到的有关数据是否准确等。

涉及重要政策或法律法规问题的，应经单位法规部门审核。

第二十五条公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，是否经过主办部门负责人核稿，公文格式是否符合本实施办法的规定等。

对内容作重大修改，须征得原拟稿部门负责人同意。

对主题不明，内容紊乱，文字冗长，需要作较大修改的文稿，办公室应提出修改意见，退回主办部门。

第二十六条以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或主管负责人签发。

第二十七条公文正式印制前，办公室应当进行复核。

复核的重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第二十八条经单位负责人签发的公文，在编写发文字号并登记后，由主办部门送印和校对。

第二十九条公文盖章时，应对公文质量进行认真检查。

不符合要求的公文应重新印制。

第三十条下行文应在附注位置标明“此件可上网”或“此件不上网”字样。

第六章收文办理

第三十一条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十二条各单位收文由办公室统一办理。

其他部门接收的公文，应及时送交办公室。

第三十三条收到下级单位上报的需要办理的公文，办公室应当进行审核。

审核的重点是：

是否应由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；文种使用、公文格式是否规范。

对不符合规定的公文，经办公室负责人批准后，可以退回原呈报单位并说明理由。

第三十四条办公室应及时对收到的公文登记、加签，提出拟办意见，呈送单位负责人批示或交有关部门办理。

需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。

紧急公文，应当明确办理时限。

第三十五条对上级机关下发或交办的公文，一般应先呈送单位负责人批示后办理。

对下级单位的请示类公文，一般应由有关部门提出处理意见后再呈单位负责人批示。

紧急、重大、特殊事件的公文应直接报单位负责人。

第三十六条呈送公文，应当按照单位负责人分工确定主批人，并送其他审批人阅知。

报负责人批示的公文，负责人应当及时批示。

审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十七条公文运转由办公室负责，来文单位人员不得持件运转。

第三十八条对下级单位的请示事项，上级单位应当认真办理，及时答复。

答复可以正式行文批复，也可以采取面谈、电话、便函等方式。

答复内容仅限于结论性意见。

对负责人的批示，未经批准不得复印外传。

第三十九条呈送单位负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室要认真催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第四十条单位内部的请示事项，应实行签报制度。

签报由主办部门呈送和保存。

第七章公文归档

第四十一条公文发文底稿、正式纸质文本（一式3份）、电子公文由单位档案部门保存。

电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围归档。

第四十二条单位收文办理完毕后，应当及时退回办公室按照有关规定整理、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第四十三条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

第四十四条联合办理的公文，原件由主办单位整理、归档，其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。

第四十五条本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务过程中形成的公文，由兼职单位整理、归档。

第四十六条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第四十七条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章公文管理

第四十八条上级机关的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，如需翻印、复制，须经单位领导或办公室主任批准。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

复印时，应当加盖复印机关证明章，视同正式公文管理。

第四十九条以烟草专卖局名义制发的对行业内外具有普遍约束力的公文，要按照规定报同级政府的法制部门备案。

第五十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第五十一条单位合并时，全部公文应当随之合并管理。

单位撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按有关规定移交、清退。

第五十二条归档的电子公文，应按照本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式三份，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

第五十三条不具备归档和存查价值的公文，应当经过鉴定和批准后，定期销毁。

超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照纸质文件的有关规定执行。

对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并由档案部门列出文件目录存档备查。

第五十四条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全。

利用计算机网络、传真等传输秘密公文，必须采用加密装置，绝密文件不得利用计算机网络、传真机传输。

第五十五条销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销、不错销。

销毁绝密公文应当进行登记。

第九章附则

第五十六条省局（公司）办公室负责本办法实施的督促检查。

第五十七条本办法由省局（公司）办公室负责解释。

第五十八条本办法自发布之日起施行。

2003年6月12日发布的《河南省烟草行业公文处理实施办法》同时作废。