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应收费用类制度

公司内部编号：

（GOOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY-DTTI-9018）

应收费用类制度

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第一节应收费用类制度

第一项应收供应商费用支持管理

概述：

供应商支持的各项费用收入，是我公司其他业务收入的最重要的组成部分，也是我公司资金流入的重要来源。

随着我公司的蓬勃发展，公司的规模越来越强大，所涉及到业务的范围越来越广泛，所占市场份额不断上升，供应商给予我公司的支持力度也不断加强，同时我公司可收取的供应商费用支持项目越来越多。

这给我公司的发展直接带来推动力。

那么科学合理的费用管理，对降低我公司的经营成本，实现企业经营成本最小化，提高我公司企业形象将直接产生重大影响。

一．应收费用管理简单流程：

二．应收费用确定

1．费用大类：

进场费（包括新店开业赞助费）、道具制作费、广告费、其他代收代付性质费用（如服装费、质检费等）

2．回收费用合法合理性要求：

所有收取供应商的各项费用，必须具备供应商确认过的书面协议书。

3．应收费用明细要求：

所有应收费用的明细确认单，必须至少明细到供应商、品类、品牌、应收金额等四个要素。

应收费用的明细确认单缺少任何一个要素，将退回重新细化。

3．费用确定应收时间规定：

3．1．新店开张进场费（也称开业赞助费）和外墙广告费，

3．1．1．在营销部获知新店开张的开办费规模和外墙广告牌的分布及造价的即日起，营销中心总监需在7个工作日内确认进场费和外墙广告的应收指标；

3．1．2各营销部门需在营销中心总监签字确认应收指标即日起，在14个工作日内完成费用分摊应收明细，并把分摊明细提交给财务部返利会计。

3．2．每年有应收指标的旗舰店进场费，必须在每年的1月份之内全部完成应收明细计划，并提交财务部返利会计挂应收帐。

3．3．道具制作费应收确认

3．3．1．大康公司在制作道具之前必须与营销部门联系（或者直接跟供应商联系，讨论），确定哪些供应商同意由我公司代做展台道具，并签订相应的协议。

3．3．2．大康公司必须在道具全部完工之后2天之内，把道具制作报价单提交给营销部进行回收确认。

3．3．3．如大康公司提交的报价单已明确到品牌和供应商的，营销部须在两个工作日之内确定应收。

3．3．4．如大康公司提交的报价单没有明确到品牌和供应商，只体现部门或者大类报价金额的，营销部须在4个工作日之内完成确定应收（在挂帐后一个月内可对应收供应商做一定的调整，但保证应收总额不变，需要提供书面调整申请单）。

3．3．5．业务员把确认好的明细应收提交大康公司相关人员，大康公司凭道具制作报价单和费用应收明细表到总部财务申请结算道具制作费用。

3．3．6．如道具制作报价单缺乏营销部确认过费用应收明细表，将不予大康公司结算道具制作款。

3．4广告费应收确认

3．4．1．广告费包含：

节日活动促销费（如“星光灿烂”、“夏日飓风”、“彩电节”、“店庆赞助费”等）、报纸媒体广告（商报、晨报、晚报等）、外墙广告（户外灯箱广告）、DM广告、XX杂志广告、影视媒体广告、横幅广告

3．4．2．营销部必须在当月至下月的2号之前向返利结算组提交当月度的应收广告费明细清单。

3．4．3．返利结算组每月在1－2号向市场部索要上个月度已做的广告项目和对应的广告费支出。

3．4．4．返利结算组根据向市场部索要的数据资料审核营销部是否已把上月的应收广告费明细清单全部提交返利结算组。

3．4．5．外墙广告管理分两种情况：

A。

新店开张的外墙广告费确认与新店开张赞助费同时进行；B。

外墙广告到期续签发布或者更换厂商发布的应收费用确认与其他的广告费确认方式相同，即每月2号之前提交上个月产生的应收费用。

3．4．6．市场部申请支付媒体广告费，针对可收回的代付广告费，必须在相应广告费确认应收清单提交财务返利会计之后，方可向广告公司支付广告费。

3．5．其他代收代付性质费用（如服装费、质检费等），相关部门统计完成之后，经相关人员签字确认应收，即时提交财务部返利会计挂帐；

三．应收费用挂帐

1．所有应收费用挂帐都必须具备挂帐依据

2．所有挂应收费用帐的依据都必须具备营销部门相关人员签字确认。

3．没有经过相关人员签字确认的费用清单，返利会计不予挂帐，退回重新签字确认

4．返利会计根据具有营销部门确认过的应收费用明细清单在用友帐套和应收费用汇总表中进行挂帐。

5．返利会计接收到已确认过的应收费用明细清单，在两个工作日之内完成挂帐。

6．已挂帐的应收费用明细原则上不能再做修改。

如某些例外情况，确实需要修改，必须提供书面申请单，并经过部门经理以上人员签字确认。

四．费用催收

1．业务员在回收各项费用时，以用友帐套中数据资料为依据，进行帐扣回收，或者对供应商进行沟通催收。

2．返利结算员按供应商的结款帐期长短，向业务部提交应收款项催收单，针对一个星期结一次款的供应商，返利结算员一个星期一次向业务员提交该供应商的催收单；针对一个月结一次款的供应商，返利结算员一个月一次向业务员提交该供应商的催收单。

可以跟返利和补差同时进行催收。

五．费用收回

1．费用回收时间规定：

1．1．各项确认过的应收费用在返利会计入帐之后，必须在2个月之内全额回收。

1．2．如应收费用已超过应收帐期，返利结算员在审核资金申请单时将强行帐扣收回。

1．3．合同中规定的以扣点方式对我公司的费用支持，在年度合同结束后统一核算，方法和回收帐期完全与年度返利相同。

2．回收费用开票规定

2．1．进场费，新店开张赞助费收回统一开服务性发票

2．2．广告费，包含：

节日活动促销费（如“星光灿烂”、“夏日飓风”、“彩电节”、“店庆赞助费”等）、报纸媒体广告（商报、晨报、晚报等）、外墙广告（户外灯箱广告）、DM广告、XX杂志广告、影视媒体广告、横幅广告等，除了有特殊需要，需要我公司出具广告费发票外（经申请，通过市场部协助从大手笔开广告费发票），其余一律开具服务性发票。

2．3．展台、包柱灯箱等道具制作费统一由大康公司开具建筑安装发票

2．4．代收代付性质的费用（如服装费、促销员促销费等）只能开具收据。

2．5．各种费用收回除了有合同特殊规定之外，一律不能按折让或者办退税证明开红字发票支付，只能以帐扣货款、支票、电汇、转帐或者现金支付，我公司开具相应适用的发票给供应商。

2．6．年度合同规定以扣点方式作为支持我公司的费用，如没有特殊规定或者特殊申请，回收时，只能给供应商开据服务性发票。

2．7．供应商决定以增票折扣折让或者开退税证明支付费用的，业务员事先必须跟返利结算组相关人员沟通，以便按合同规定，进行审核是否可以以增票折扣折让或者开退税证明支付费用。

如合同无明确规定的，必须提出申请，通过财务总监审批，方可以以增票折扣折让或者开退税证明支付费用。

否则财务不承认收回冲帐。

3．预收费用规定：

3．1．原则上不提倡费用以预收方式回收，但为了兼顾费用回收的灵活性，营销部可适当采用预收方式收回费用。

3．2．对预收的费用，由我公司开具服务性发票，不得开折扣折让或者办退税开红字发票。

3．3．预收的费用不得冲减任何返利、补差。

3．4．发票已开出的预收费用不得冲减任何代收代付性质的费用。

3．5．某个费用项目多收的部分只能冲抵性质相同的费用。

3．6．对预收或者多收费用需要冲抵具体费用项目时，必须填写“预收（多收）款项冲减具体应收款项申请表”，由相关返利结算员审核，并由业务部门经理和财务经理签字确认方可冲帐。

第二项货款结算流程管理

概述：

每个企业的经营都离不开业务和财务两套流程。

而帐务流程综合包含业务帐务和财务帐务两个流程。

帐务是一个企业业务运作过程的真实记录的载体，企业业务运作的过程是通过帐务流程体现出来。

因此一个企业的经营效率与效益直接受到帐务流程的有效性、合理性、高效性影响。

而企业的整个经营过程数据资料集中通过帐务流程的各个环节体现出来，数据资料的提供的真实性和及时性取决于帐务流程各环节、各岗位设置的合理性和流程流转的高效性。

因此帐务流程和流程中各岗位的设置要遵循流程运作效益最大化为最终目标，结合本企业的业务特点，科学合理地设计出符合本企业运作的帐务流程。

一．货款结算简单流程图

1．正常结款流程图

2．预申请结款流程图

3．代销结款流程图

二．结帐之前的准备工作

1．提交结帐供应商清单

1．1．针对可以采取每星期二或者星期五结款的供应商，业务员必须在每个星期五之前向返利结算员提交下星期二或者星期五要结款的供应商名单，

1．2．针对只能在每个月12号或者28号结款的供应商，业务员必须在每个月8号或者24号之前向返利结算员提交12号或者28号要结款的供应商名单，

2．与供应商沟通，商讨扣款事宜，并确定扣款开票要求

2．1．返利结算员根据业务员提交的要结款供应商的名单，审核供应商的返利、费用支付情况，并填写款项回收催收单，并及时交给业务干事，并传真给供应商财务（需事先准备供应商财务传真号码）

2．2．业务干事根据催收单内容与业务员商讨返利、费用回收事宜，确定哪些款项需在下次结款中回收。

2．3．业务员根据商讨结果，打电话给供应商，通知我公司需在下笔结款中帐扣收回哪些款项，并落实发票如何开出。

2．4．业务员把与供应商的沟通结果以书面方式记录下来，及时提交给返利结算员。

3．填写付款计划：

3．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存，销售情况，填写付款计划。

3．2．付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。

三．结算流程叙述

1．正常结算流程

1．1．发票管理：

1．1．1．业务干事向供应商签收增值税发票，并在发票登记簿上登记发票相关信息。

1．1．2．业务干事第一时间审核发票中的折扣折让的项目是否反映清晰，如发票中的折扣折让没有说明是支付何种款项，必须即时与相关供应商的财务或者业务联系，确定折扣折让的项目，并判断该款项是否可以通过发票折扣折让支付。

如不能落实清楚折扣折让项目的，或者我公司该应收款项不能通过发票折扣折让方式收回的，则暂停发票勾对，停止付款，直到完全符合要求为止方可发票勾对结款。

1．1．3．业务干事按发票内容在ERP系统中勾对进货单ID号或者输入发票号码，增票中有折扣折让的情况同时填写返利结算单。

返利结算单填写控制：

1。

当场开折让；2。

先帐扣后折让

1．1．4．业务干事自流返利结算单第一联，并把第一、二联返利结算单和发票交给进货会计。

1．1．5．进货会计在业务干事的发票登记簿上签收发票

1．1．6．进货会计核对发票内容与系统内容一致性，确认后录入ERP系统，生成财务凭证

1．2．申请货款：

1．2．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存，销售情况，填写付款计划，并且把付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。

1．2．2．业务干事根据业务员排款单以及催款单填写资金申请单和返利结算单（填单要求参见以下“单据填写规定”）

1．2．3．业务干事把资金申请单和返利结算单交给进货会计。

1．2．4．进货会计根据资金申请单及付款清单，在ERP系统中勾对结算ID号，把结算ID号填写在资金申请单上，并在资金申请单上签字。

1．2．5．进货会计再把签完字的资金申请单和返利结算单返还给业务干事。

1．2．6．业务干事再把资金申请单和返利结算单交给领导签字。

1．2．7．业务干事把签完字的资金申请单和返利结算单交给返利结算员。

1．2．8．返利结算员进行常规付款审核。

A．返利结算员审核单据填写的规范性，单据填写不符合要求的，退回重填些单子。

B．审核应收款项本次结款的扣款情况，如存在该收回来的应收款项本次结款未收回，向相关业务员了解原因，如果没有合理解释，财务有权直接帐扣收回。

C．审核完毕，可以付款的，返利结算员在资金申请单上签字，并把单据递交给付款结算员

2．预申请结算流程

2．1．申请货款

2．1．1．业务员根据供应商的帐期情况，我公司的库存、销售情况，填写付款计划，并且把付款计划一份交业务干事，一份交排款人员。

2．1．2．业务员根据排款计划和催收单填写资金申请单和返利结算单。

2．1．3．业务员把资金申请单和返利结算单交给业务干事审核。

2．1．4．业务干事审核相应供应商的发票到帐情况，把增票到帐情况填写在资金申请单上，并签字。

2．1．5．业务干事把资金申请单和返利结算单交给返利结算员

2．1．6．返利结算员进行常规付款审核（审核标准与正常结款相同）

2．2．发票管理

2．2．1．业务干事向供应商签收增值税发票，并在发票登记簿上登记发票相关信息。

2．2．2．业务干事第一时间审核发票中的折扣折让的项目是否反映清晰，如发票中的折扣折让没有说明是支付何种款项，必须即时与相关供应商的财务或者业务联系，确定折扣折让的项目，并判断该款项是否可以通过发票折扣折让支付。

如不能落实清楚折扣折让项目的，或者我公司该应收款项不能通过发票折扣折让方式收回的，则暂停发票勾对，停止付款，直到完全符合要求为止方可发票勾对结款。

2．2．3．业务干事勾对进货单ID号（或录入发票号码），如发票中有体现折扣的同时填写返利结算单，之后把发票和返利单交给进货会计签收。

返利结算单填写控制：

1。

当场开折让；2。

先帐扣后折让

2．2．4．进货会计核对发票内容与系统内容一致性，确认后录入ERP系统，生成财务凭证

3．代销结算流程

3．1．发票管理

3．1．1．业务员从ERP系统中拉销售数据给供应商

3．1．2．供应商根据我公司的销售情况开增值税发票（分按供价开票和按零售价开票两种）

3．1．3．供应商把增票连同销售清单交给业务干事签收。

3．1．4．业务干事在发票登记簿上登记发票相关信息

3．1．5．业务干事核对发票内容与销售清单内容是否一致，并且如果发票中有体现折扣折让的情况同时填写返利结算单。

返利结算单填写控制：

1。

当场开折让；2。

先帐扣后折让

3．1．6．进货会计签收发票，并在ERP系统中勾对货品ID号，审核发票单价的正确性。

3．2．申请货款

3．2．1．业务员按销售情况列付款计划

3．2．2．业务干事根据付款计划和进货会计的发票审核情况，填写资金申请单，如当期有款项需回收的，同时填写返利结算单。

3．2．3．业务干事把资金申请单和返利结算单交给进货会计。

3．2．4．进货会计在ERP系统中勾对结算ID号，把结算ID号填写在资金申请单上，并在资金申请单上签字。

3．2．5．进货会计把资金申请单交给业务干事，业务干事再把资金申请单交给领导签字。

3．2．6．业务干事把签完字的资金申请单和返利结算单交给返利结算员。

3．2．7．返利结算员进行常规付款审核（审核标准与正常结款相同）

四．票据填写标准规定

1．资金申请单填写标准

1．1．所有的资金申请单都由业务干事填写。

1．2．资金申请单必须在结款之日前一天的上午送交到返利结算员进行付款审核。

1．3．供应商必须填写全称；部门、部门相关业务员要分别填写清楚

1．4．品牌、品类必须填写清楚，一张申请单如有多个品牌，必须分别列出，不可填写模糊的字眼，比如“家电一批”或“某品牌冰洗”或“某品牌厨具”这种字眼，并且列清各品牌对应金额，若资金申请单上填写不下，可附明细清单。

（清单格式参见下表）

XX家电连锁资金申请商品清单

品牌

品类

规格型号

数量

折扣前货款金额

折扣项目

折扣金额

发票金额

发票号码

结算ID

1．5．结款所涉及到的品牌型号如有包含特价机，必须在申请单上注明，并且列出特价机金额以及规格型号和适用的返利政策。

1．6．预申请货款规定：

核算返利绝大部分采用回款额作为基数，回款额统计的准确性直接关系的我公司核算应收返利的真实性。

我公司付款方式很大部分采用预付款方式，在申请资金时，资金申请单上基本不体现商品信息，由于存在特价机等例外情况，此现象造成我公司以回款额核算应收返利的不确定和不准确。

鉴于此情况，规定如下：

1．6．1．每单预申请货款都必须具备该笔预申请货款的用款计划，说明该笔货款将用来采购何种商品，并把用款计划附在资金申请单后面。

1．6．2．正常机型与特价机型和有特殊返利政策机型的预申请货款，必须分别列示或者分别填写资金申请单。

1．6．3．同一个供应商不同品类商品高金额集中采购的情况，必须在资金申请单上分别列示不同品牌或者不同品类的商品预付款采购金额（比如海尔公司集中打款的情况）

1．6．4．一个供应商供应一个品牌两种品类以上的商品，必须分别列示不同品类商品的预申请货款金额（如西门子冰洗、夏普冰洗、小天鹅冰洗等）

1．6．5．一个供应商供应两个或者两个以上品牌的商品，必须分别列示不同商品的预申请货款金额

1．6．6．在货已到，而增票未到的情况下，不能以预申请方式进行申请货款进行结帐，必须在发票到帐后方可结帐。

1．7．如有折扣或者帐扣的情况，资金申请单必须同时体现折扣或者帐扣之前以及折扣或者帐扣之后的金额，即同时体现货款金额和实际支付金额，同时在资金申请单上列清各种折扣或者帐扣的扣款事项以及金额。

1．8．资金申请单送交返利结算组之前，必须以通过填单人，业务干事或者进货会计人员，业务部门经理，营销总监签字，否则资金申请单将退回，不予结款。

1．9．资金申请单送交返利结算组之前，申请金额大写不必填写，由返利结算组审核后填写。

1．10．资金申请单不能有涂改痕迹，保持字迹清晰容易理解。

2．返利、费用回收结算单填写标准

2．1．所有返利、费用回收结算单都由业务干事填写。

2．2．单据填写规范：

2．2．1．供应商必须填写全称；部门、部门相关业务员要分别填写清楚

2．2．2．品牌、品类必须全部填写清楚；

2．2．3．款项回收严格按“返利、费用回收结算单”对应的项目格式体现数据，尽量不要跨行或者随意位置填写回收款项

2．2．4．一张返利结算单的返利或者补差如是包含多个品牌，必须分别列出品牌和相应数据。

2．2．5．返利结算单上每笔收回款项必须注明具体回收款项名称。

2．2．6．月度返利、季度返利、年终返利、阶段活动返利和补差回收在返利结算单上不能存在任何两项或者两项以上回收数据合计体现方式，必须分别列示各回收项目的已收金额

2．2．7．每项返利和补差回收数据必须分别说明返利所属期（属于哪个返利核算期间返利或者补差）。

2．3．所有返利、费用回收结算单填写没达到规定标准，将被退回重新开出。

五．单据保管规定

单据包含：

资金申请单、资金申请商品清单、应收款项结算单（原返利结算单）、催款单

第三项月度毛利报表编制标准

概述：

月度经营报表是宏观反映我公司某个月度的销售营利情况的综合报表，是高层领导经营决策的重要依据。

报表编制的科学性、准确性和客观性，直接关系到衡量我公司当月的经营状况的准确性和客观性，对经营决策，对各部门的业绩考核直接产生重大影响。

因此编制月度经营报表必须遵循相关原则，按制定标准进行编制报表，因此制定编制月度报表的标准至关重要。

一．报表完成时间规定

1．报表取数：

本月度1号至本月度31号的所有门店的销售数据。

2．成本结转人员必须在下个月度的2号之前完成上月度的销售成本结转工作。

3．返利结算员必须在下月度4号前完成上月度报表编制工作。

4．业务员提供数据资料规定

4．1．业务员必须在下月度1号之前向返利结算员提供上月度特价机型号，特价机返利政策（特价机信息收集表参见第二节表格），成本调整等对毛利率产生影响的各种因素信息。

4．2．如已过规定的时间界限，业务员提供的信息返利结算员有权利不予采纳，对销售毛利带来负面影响一律由业务员承担。

4．3．特价机型号和特价机返利政策信息必须以书面方式提供，并有相关业务员签字确认。

二．成本调整规定

1．必须提供成本调整清单，清单包含内容有：

门店、品牌、型号、本月销售数量、销售金额、销售成本、平均单台销售成本、实际单台进货成本、单台成本差异、单台成本差异率（单台成本差异/实际单台进货成本*％）、合计成本差异。

2．成本调整以固定的电子文档格式由业务员填写，之后把电子文档传给相应的返利结算员，并经过财务部主管经理审核通过，方可确定成本调整金额。

（成本调整电子文档格式参见如下表格：

）

成本调整清单

门店

品牌

型号

本月销售数量①

销售金额②

销售成本③

平均单台销售成本④

实际单台进货成本⑤

单台成本差异⑥

单台成本差异率⑦

合计成本差异⑧

=③/①

=④-⑤

=⑥/⑤*%

=③-⑤*①

3．针对以我公司零售价开票结算的代销商品，成本差异可全部调整；而以供价开票结算的代销商品，成本调整只能参照经销商品成本调整标准进行调整。

4．针对直配送的商品，成本差异可全部调整

5．经销商品和以供价开票结算的代销商品，单台成本差异率小于10％（含10％）不可成本调整，由于销售成本是以移动加权平均进行结转，可视同正常差异；只有单台成本差异率大于10％方可进行成本调整。

三．月度经营报表组成格式

1．月度报表表头由三大部份组成：

销售情况、返利情况、综合毛利情况

1．1．销售情况包含项目：

销售数量、销售金额、系统销售成本、系统帐面毛利、成本调整、调拨加价，调整后销售成本、成本调整后帐面毛利，成本调整后帐面毛利率，未达合同规定毛利率补差，消费者补差，调整差额，公司承担补差，实际帐面毛利、实际帐面毛利率。

（参见如下表格）

本月实际销售情况

销售数量①

销售金额②

系统销售成本③

系统帐面毛利（去税）④

成本调整（含税）⑤

调拨加价（含税）⑥

调整后销售成本⑦

成本调整后帐面毛利（去税）⑧

成本调整后帐面毛利率%⑨

补差（含税）

实际帐面毛利（去税）⒁

实际帐面毛利率⒂

未达合同规定毛利率补差⑩

消费者补差⑾

调整差额⑿

公司承担补差（负数）⒀

=（②-③）/1.17

＝③+⑤+⑥

=（②－⑦）/1.17

=⑧/②*%*1.17

=⑧+（⑩+⑾+⑿+⒀）/1.17

=⒁/②*%*1.17

1．1．1．本月实际销售情况各项目数据来源：

A．销售数量，销售金额、系统销售成本取自ERP系统当月度销售数据

B．系统帐面毛利=（销售金额-系统销售成本）/1.17

C．成本调整数据取自业务员提交财务部的成本调整申请清单（参见上表）。

说明：

当系统销售成本虚增，成本调整栏数据以负数体现，直接下调系统销售成本；当系统销售成本虚减，成本调整栏数据以正数体现，直接上调系统销售成本。

D．调拨加价，此项目只针对视听部的家庭影院商品，数据由业务员按实际商品调拨到门店的加价部分进行汇总，并由财务部有关人员进行审核，计入商品毛利。

说明：

由于系统销售成本已包含调拨加价部分，实际虚增销售成本，所以调拨加价栏数据已负数体现，直接下调系统销售成本

E．调整后销售成本＝系统销售成本+成本调整+调拨加价

F．成本调整后帐面毛利=（销售金额－调整后销售成本）/1.17

G．成本调整后帐面毛利率%=成本调整后帐面毛利/销售金额*%*1.17

H．未达合同规定毛利率补差，指针对合同中规定保证我公司毛利率，如果在销售中我公司达不到规定毛利率，则供应商需给我公司补差。

分两种情况：

①保证实际帐面毛利率，②保证综合毛利率。

①。

如合同规定保证实际帐面毛利率，未达合同规定毛利率补差=（合同规定保证实际帐面毛利率—实际帐面毛利率）*销售金额。

说明：

公式中的“实际帐面毛利率”必须是不包含“未达合同规定毛利率补差”的“实际帐面毛利率”

②。

如合同规定保证综合毛利率，未达合同规定毛利