嘟嘟牛网吧运营管理平台商品进销存用户手册.docx

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嘟嘟牛网吧运营管理平台商品进销存用户手册

 

嘟嘟牛网吧运营管理平台--商品进销存用户手册

V

 

深圳市希之光科技有限公司

2009年1月

 

1.概述

中心进销存系统,商品数据集中管理,采购、入库、库存、销售清晰明了,主要提供如下功能:

商品信息主要包含:

商品名称、类别、条码、包装单位、零售单位、单位换算关系(如:

1箱12瓶)、供货商等信息。

商品采购申请、审批流程;商品采购价、销售价网吧个性化管理。

商品仓库多级管理,总仓、收银台仓库,仓库间相互调拨,连锁网吧可实现网吧间调拨商品。

商品库存实行:

安全库存量、最佳库存量、最高库存量管理,合理调配库存。

库存商品实现库存单价、数量、金额管理;盘赢、盘亏机制,期初、期末库存数。

收银台可按零售单位灵活销售,系统自动按包装和零售单位换算关系折算,库存数一目了然。

收银台销售除正常销售功能外,支持“在线购物”、赠品销售,条码扫描,手段灵活,提高收银效率和正确性。

上、下班盘点库存。

商品销售可按时间段、商品类别,实现销售额,销售成本,销售利润实时或分时间段统计。

中心集中管理模式,管理人员可随时随地掌握商品销售、利润及库存情况。

系统软件模块分为如下两大部分:

中心进销存管理系统

收银台商品零售模块

销售模式

系统模式分:

一人临柜(缺省)和两人临柜模式

一人临柜:

商品销售全过程由收银员独立完成。

一下说明以此为例

另,两人临柜:

商品销售由两人完成,一人负责收钱下单,一人负责实际出库

基本概念

商品信息:

商品名称、商品编码、商品条码、商品类别、零售单位、采购单位、规格(单位换算关系)

注:

商品基本信息由中心统一管理,中心会预先准备好各种商品基本信息供网吧选用,如果中心暂时没有,请网吧提交基本信息,如下表:

单据状态:

记帐、未记帐

单据操作:

保存单据、保存并记帐

库存:

当前库存、安全库存、最佳库存、最高库存

订单状态:

未审核、已审核、未通过、已完成(订单关闭)

单据复制:

录入单据时,都可以获取以前单据,复制单据内容,重新生成一张新单据

商品条码:

记帐月度:

进销存月结后进入下一个记帐月度

采购入库:

通过订单审批后,可进行采购入库

内部调拨单:

采购入库后,门店内部各仓库间调拨商品

系统整体模块功能示意图

2.中心商品管理模块

商品管理分:

库存初始化、商品零售价、采购申请、采购审批、商品出入库管理、安全库存量、进销存数据同步几大功能,通过登录中心“计费系统”进行管理,如下图:

仓库基本信息

主要功能:

完成门店仓库的建库、各仓库建立初期的初始化(初期库存盘点)

网吧一般建1-2个仓库,分别为:

总仓、收银台,

仓库初始化只能做一次,两个仓库分别盘点,初始化。

初始化提交商品期初数量、期初金额。

注:

如果由条码扫描,会自动定位商品,将加快初始化速度。

仓库信息:

仓库信息建立网吧仓库,仓库编号建议以“网吧ID+序号”为准。

如:

星竹网吧,网吧ID为36,则总仓编号为360,收银台为361

销售优先顺序可用默认值

初始数据

共分四个功能:

增加单个商品:

一个个添加商品

增加全部商品:

一次性增加所有商品目录,初始数量和金额为零,点击后出现下图:

整仓复制:

只是在当前门店各仓库间复制商品目录,点击有出现如下提示框:

选择要复制的仓库,确定是否要从该仓库中复制期初数据(期初数量、期初金额)。

完成初始化:

初始化只能做一次,初始化完后,库存的变动都要通过正常的出、入库流程。

点击后出现下图:

商品零售价

主要功能:

“商品定价”是针对某一实际门店(真实网吧)进行操作,该门店同一商品在不同仓库间价格相同。

设置后,需做“进销存数据同步”

增加零售价:

单个增加商品销售价格。

点击“商品编码”按钮,可以条码扫描定位商品,如下图所示:

增加全部商品:

该功能主要适用于该网吧第一次定价的时候,一次性插入所有商品,然后再逐一定价。

在初期是比较快的一种方法。

点击该按钮后,出现以下弹出框:

 

其他网吧复制

如果是连锁网吧,一家网吧定好价后,其他网吧可以从其复制商品目录及单价,如下图:

复制前会清空当前定价,如下提示

商品安全库存

主要功能:

针对网吧进行设置,安全库存包括该网吧下所有仓库商品数量总和。

网吧安全库存设置后,在“商品库存汇总”模块—“商品汇总”项中,如果网吧商品数量少于安全库存,以“红色”显示。

红色代表当前库存数量小于安全库存量

黄色代表当前库存数量大于最高库存数量

采购管理

采购订单申请

主要功能:

完成从“供应商”(即商品分类)处订购商品的申请工作。

经过“采购订单审批”过后,就可以在“商品出入仓管理”模块,进行“采购入库”。

该模块使用时,必须先选择一个“供应商”(即商品分类),选择一个分类,订单商品从该列表中选择。

对于审批“未通过”订单,可在“采购订单申请”—“采购订单管理”中查询出,然后修改订单,“保存订单”时,订单状态自动改为“未审核”状态,可重新提交审批。

采购订单审批

主要功能:

执行采购订单的审批工作。

只有审批通过的订单,才能在“商品出入仓管理”—“采

购入库”。

订单状态分:

未审核、已审核、未通过、已完成四种状态。

对于“未通过”订单,可在“采购订单申请”—“采购订单管理”中查询出,然后修改订单,“保存订单”时,订单状态自动改为“未审核”状态,可重新提交审批。

对于“未审核”订单,点击“审核”按钮后,出现审核明细界面。

审批通过后,可以查询出来,该订单可以“采购入库”。

库存管理

商品出入仓管理

主要功能:

该模块完成仓库采购入库、内部调拨、盘盈盘亏管理,不牵涉商品销售,只是库存数量的变化。

所有单据分为“记帐”、“未记帐”两种模式,“未记帐”相当于挂单,“记帐”是

单据生效,直接增、减库存。

内部调拨单:

商品采购入库后,用该功能完成门店仓库间商品调拨。

外部调拨单:

对于连锁网吧,用户网吧间调拨商品。

门店交班商品数量盘点错误时,需门店领班核实,然后由领班登陆中心做“盘盈“或”

盘亏“操作。

采购入库:

选择订单,根据订单中商品进行入库操作。

每入一个商品,该商品在订单中“未入库数量”会相应减少。

录入商品必须是订单中已有商品,且“未入库数量”不能为零。

注意:

如果该商品零售单位和采购单位不同,系统会显示两个单位数量录入框,实际数量按零售单位计算,为两个单位换算数量之和。

录入商品支持条码扫描,点击“商品编码“按钮,见下图:

采购退货:

仓库中商品退会订单,重新分配。

内部调拨单:

确认选择“源仓库”和“目标仓库”,两者不能相同。

然后录入需调拨商品,“保存并记帐”完成调拨。

库存盘盈:

由门店领班操作,盘盈单记帐后,商品盘盈数量会加入库存。

库存盘亏:

由门店领班操作,盘亏单记帐后,商品盘亏数量会从库存中减掉。

注意:

库存有变化后,对于“一人零柜“,需做“进销存数据同步”。

赠品入库

主要功能:

完成采购赠品的入库功能。

赠品入库时,不需要单价或金额,代销商品时录入单价或金额。

赠品入库时,库存成本单价会重新计算,摊低商品成本单价。

对于赠品入库,在不录入单价或金额时,系统会弹出如下提示:

按“确定”即可实现赠品的零价格入库。

注意:

库存有变化后,对于“一人零柜“,需做“进销存数据同步”。

特价销售

主要功能:

此模块很少使用。

在中心进行直接调整价格进行销售、退货和销售查询。

以下情况适用与这种方式:

仓管员在中心仓库直接定义价格销售商品。

在收银系统异常,不能正常使用时,可临时通过中心直接定义价格进行销售。

特价退货:

当销售商品出错,或者已经销售商品但客户需要更换之前销售的商品时,采用此模块进行退货处理,特价销售的商品按照销售的价格进行退货处理,不能更改退货商品价格。

销售查询:

查询商品销售和商品特价销售的商品单据情况。

商品出库管理

主要功能:

该模块正常情况下基本不会使用,由于操作失误或其他原因,造成:

库存商品数量、成本单价或金额错误,可用该模块进行调整。

可能需同时借助“赠品/代销商品入库”模块共同完成

进销存数据同步

主要功能:

商品库存数量在交接班是系统会自动从中心同步库存数量。

当在“中心管理系统”中调整商品零售价格、仓库增加新商品时,一定要在该模块中做数据同步,否则收银程序不能显示新的商品和新的商品价格。

3.中心商品查询统计模块

商品库存汇总

主要功能:

完成跟商品库存相关的各项查询统计功能。

该汇总按记帐月度为单位进行,记帐月度跟“进销存月结”有关。

月结由中心月初统一处理。

当前库存:

显示当前各仓库商品库存数量,库存单价,库存金额。

出入库汇总:

显示本记帐月度各仓库入库数量、入库金额、出库数量、出库金额

盘点汇总:

显示本记帐月度各仓库盘盈、盘亏数量、金额。

数量汇总:

显示本记帐月度期初库存数量、截止当前入库、出库数量,当前库存数量。

仓库汇总:

显示本记帐月度期初数量、单价、金额,入、出库数量、金额,当前库存数量、库存单价、库存金额。

商品汇总:

红色代表当前库存数量小于安全库存量

黄色代表当前库存数量大于最高库存数量

商品零售汇总

主要功能:

完成商品在门店销售情况(销售、退货、赠送)的查询统计功能。

商品销售:

分网吧查询统计,按供应商分开统计。

商品退货:

分网吧查询统计,按供应商分开统计。

商品赠送:

分网吧查询统计,按供应商分开统计。

零售汇总:

分网吧查询统计,按供应商分开统计。

商品汇总:

根据所选择网吧节点,查询统计该节点下属所有网吧的商品销售、

退货、赠送汇总情况,不区分供应商。

销售利润:

统计商品销售数量、销售成本、销售金额、销售利润

该汇总按记帐月度为单位进行,

商品采购汇总

主要功能:

完成采购相关业务(采购入库、采购退货)的统计查询功能。

采购入库:

分网吧查询统计,按供应商分开统计。

采购退货:

分网吧查询统计,按供应商分开统计。

采购汇总:

分网吧查询统计,按供应商分开统计。

商品汇总:

根据所选择网吧节点,查询统计该节点下属所有网吧的商品采购入库、

采购退货汇总情况,不区分供应商。

该汇总按记帐月度为单位进行,

单据查询

主要功能:

进销存各种单据的查询。

这里可以查询到所有操作员生成的单据。

在其他模块中的“单据管理”中,只能看到该操作员自己操作生成的单据。

4.收银系统说明

收银台参数设置:

商品进销存系统必须在系统设置-收银台参数设置里把参数配置好,分为三种模式:

老进销存模式

本地管理商品库存

一人临柜(默认,推荐)

本地同步中心库存,商品销售和库存都由一人来完成。

二人临柜(中心)

收银员只管销售商品,不用管库存,有专门的仓库管理员来管仓库。

参数设置如图所示:

 

在收银台管理模块里把仓库设置对应的仓库。

如图所示:

在班次管理模块里增加了中心同步本地商品库存的接口,在上班“查询库存”和下班“盘点库存”时,会自动从中心同步库存数。

商品零售

商品资料查询

查询该仓库的商品名称,商品编码,商品条码和价格等基本信息。

商品销售

商品零售界面是收银台进行商品销售的操作界面。

其中包括以下参数选项:

销售单据编号,商品编码,零售方式,商品条码,支付方式,原销售单据编号等信息。

销售单据编号:

为商品销售后产生的流水编码,是系统自动产生的编号。

商品编码:

中心定义的商品编码,销售时可以直接输入商品编码查找商品,也可以直接查找具体商品。

零售方式:

其中包括销售和退货两种方式。

商品条码:

销售时可以直接采用条码扫描商品,以便能快速调用商品信息进行销售。

支付方式:

支付方式分为现金购物和卡购物。

原销售单据编号:

当需要进行退货时,必须调用此原来销售商品时的编码进行退货处理,否则将不能进行退货操作。

操作流程:

销售商品操作流程:

商品退货操作流程:

商品赠送

商品赠送只记录销售商品数量,而商品销售价格为零的销售方式。

操作流程:

在线购物

在线购物模块,类似在线充值,在终端监控IMoitor或手工输入用户号或终端号情况下,直接从用户中心账户余额扣除。

在线购物扣费账户分:

无送账户、有送账户,扣费账户许可同嘟嘟牛消费设置。

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