工程建设部访谈提纲0818内控资料文档.docx
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工程建设部访谈提纲0818内控资料文档
工程建设部访谈提纲
引言
深圳海吉星国际农产品物流管理有限公司内控自评项目已于2021年8月6日正式启动，按照公司内控自评小组的工作计划，我们将对贵部门相关人员进行访谈。
访谈的目的在于方便内控自评小组进一步了解工程部的具体经营状况及内控现状，以及部门目前可能面临的风险。
您已被内控自评小组挑选为访谈对象，请按照部门的实际情况，根据您对业务的理解和经验接受我们的访谈，您的诚恳意见对于不断发展壮大中的海吉星物流园来说至关重要。
访谈提纲所涉及的问题，如与您所负责的具体业务无关，您可以选择忽略不作回答，我们将另行安排其他相关人员进行访谈；或者，如与您所负责的具体业务有所偏差，您可以进行修改，并将修改意见反馈给我们；再者，如未完全覆盖你所负责的具体业务，您可以进行补充，提醒我们增加相关内容。
感谢您的参与和大力支持！
访谈内容
一、部门概况
1、工程部目前主要工作岗位有哪些？
人员配备（包括数量与素质方面）能否满足现有工作需求？
人员配置有哪些方面的不足？
工作岗位现状：
副经理2人；土建工程师3人林、高、李；电气工程师3人雷、郑、蔡；给排水工程师1人黄；暖通制冷工程师1人卢；技术员3人刘、熊、胡；资料报文1人；文秘内勤1人。
目前人员缺口为：
土建工程师3名，电气工程师1名，给排水工程师1名，造价工程师1名。
2、工程部目前主要业务包括哪些？
这些业务的管理流程是怎样的？
您认为现有流程是否完善？
如何监督保障流程的落实到位？
主要业务包括：
项目前期立项、报建等手续；规划方案、施工图、景观等设计；单体建筑、综合管网、道路及景观等施工；竣工验收及移交；相关档案资料归档等。
管理流程按照公司工程项目管理制度执行，已基本完善。
在建项目管理流程均按照公司工程项目管理制度报总部审核批准后方可执行。
3、现有的工程项目制度是否定期更新？
审批流程如何？
项目制度有定期更新，审批流程按公司工程管理授权制度执行。
二、项目前期策划
4、整个工程项目是否有年度投资计划？
是否都经过公司的审批流程？
有年度投资计划，有经过公司审批流程。
审核过程是由财务部报总部，结果未有明确反馈。
5、新项目立项前的事项流程有哪些？
是否有组织相关部门进行前期调研？
是否区分投资项目的大小而有对应不同的分析机制？
由于海吉星物流园项目前期申报规划时为整体规划，并已进行前期调研，所以后期工作中未进行调研。
6、新项目的立项申报有哪些工作？
目前的工程项目的报建手续是否及时？
有无存在滞后申报的情况？
若滞后申报会存在什么风险？
立项申报需拟定详尽的工程项目投资计划和投资估算，通过领导班子讨论后，向总公司上报投资预算，总公司开发部及计财部审核后报预算委员会讨论，总公司开发部以经审核讨论通过的年度投资预算作为立项依据。
目前工程项目的报建手续及时，不存在滞后申报的情况，涉及功能变更的项目因手续繁杂，报建会有相应滞后。
若滞后申报会直接影响项目进展，导致项目不能按时交付使用，直接影响公司运营资金收入。
7、工程项目是否都有可行性研究报告？
有无相关制度规定？
可行性研究报告是由部门专人编制还是委托外部咨询公司编制？
可行性研究报告包括哪些方面的内容？
相关的评审流程是怎样的？
我司海吉星农产品物流园项目属市重大项目，有按照市建设局相关制度提交可行性研究报告，该可行性研究报告是委托咨询公司编制。
包括总论；项目建设的必要性分析；市场分析与建设规模；项目选址及建设条件；工程技术方案；环境保护、劳动安全与卫生；节能；组织机构及定员；项目实施计划进度及工程招投标；投资估算与资金筹措；项目财务分析；社会效益分析；风险分析与对策；结论与建议。
评审流程按照公司工程项目管理制度上报海吉星公司及总公司审批。
8、公司是否有投资决策责任追究制度？
若出现决策失误，将如何处理？
公司对外投资管理规定（2021年修订）制度第五章有对外投资的责任追究制度，公司经营班子有权对责任人给予行政、经济处罚；情节严重构成犯罪的，依法移交司法机关处理。
三、项目设计与规划
9、工程项目的施工图设计是由公司专人设计还是聘请设计公司设计？
如果是聘请设计公司，是如何选择合适的工程设计公司的？
对工程设计方案又是如何审核的？
是否有二次会审机制？
聘请设计公司设计。
按照公司工程项目管理制度实施细则规定，按照项目投资规模标准选择聘请方式，上报公司领导确定设计单位。
对工程设计方案在报建前会委托专业审图公司进行审图，报建时针对政府部门意见进行修改。
10、工程造价预算书是由工程师编制还是聘请外部咨询机构编制？
是否按照项目金额的大小区别选择编制主体？
对工程造价预算书的审核流程是怎样的？
最后会形成什么形式的文稿，造价方案才能生效？
工程标底会委托专业咨询公司进行编制，标底编制单位编制出的预算文件会委托第三方进行审核后交总部再行审核，走OA流程进行定稿方能生效。
11、部门是否有编制项目进度计划方案，是否需要经过公司领导的审批？
是否定期调整进度计划？
有编制进度计划并经公司领导审批，有定期调整进度计划
四、工程外包
12、哪类型工程项目必须实行招投标方式？
招标文件是如何制定及审批？
新建工程项目：
1、一般施工项目单项合同估算价在100万以上的；2、设计、勘察、监理、造价咨询、招标代理、商业策划咨询等服务项目单项合同估算价在50万以上的；3、重要设备、材料等货物的采购及园林绿化工程项目单项合同估算价在50万以上的；4、项目单项合同价在30万以上但不满足1、2、3中标准的，应按照招标程序进行邀请招标。
改扩建工程项目：
1、一般施工项目单项合同估算价在50万以上的；2、修缮或者园林绿化单项工程合同估算价在20万以上的；3、设计、勘察、监理、造价咨询等服务项目，单项合同估算价在20万以上的；4、重要设备、材料等货物的采购单项合同估算价在20万以上的。
一般由具有相应资质的招标代理机构编制招标文件，按照预算（或标底）投资额在100万元以上的项目，应将招标文件报送总公司，总公司开发部及相关业务部门、总公司法务专员审核并出具意见后，根据分级审批权限进行上报审批，通过审批后，再组织工程招标评标工作。
13、工程招标（邀标）的开标流程是怎样的？
邀请招标与公开招标有何区别？
流程：
1、投标人代表递交投标文件；2、评标委员会依照招标文件要求对投标人的资质文件进行审查，对投标人投标文件对招标文件的响应进行评审；3、评标委员会对投标人投标报价、技术投标文件、商务文件进行评审并打分；4、将评标委员会个人打分进行汇总并计算各投标人最后综合得分，并按照投标人的得分高低顺序依次确定并公布本次招标的“第一、第二、第三候选人”；5、根据评标情况写出评标报告，并由评标委员会签字确认。
公开招标，是依法以招标公告的方式邀请不特定的单位参加投标。
邀请招标，是依法从符合相应资格条件的单位中随机邀请3家或以上单位，并以投标邀请书的方式，邀请其参加投标。
14、邀请招标与公开招标的评标、定标流程分别是怎样的？
是否有专门的评标小组？
是如何成立的？
针对一般施工项目单项合同估算价在100万以下或应急项目，会进行邀请招标，评标小组由海吉星招投标领导小组担任，此小组为海吉星发文成立。
公开招标的一系列流程执行深圳市建设局规定。
15、评标小组是否对投标人进行资质审核？
审核内容包括哪些方面？
有进行资质审核，审核内容包括招标文件所要求投标单位必须达到的最低资质要求，如营业执照、资格证书、身份证、第三方认证、“注册资本”要求、企业规模、经营许可证、荣誉证书、财务报表要求等等。
16、不进行招投标方式的工程合同主体是如何选择？
是否同样需要审核相应的资质？
按照公司制度上报公司领导审批通过，上报同时附相应资质给领导审查。
17、工程合同的谈判人员如何选择？
相应的流程由哪些？
谈判的内容一般包括哪些方面？
工程合同一般采用标准文本，同时借鉴之前项目合同版本，合同谈判人员一般为工程部经理以及总工程师，必要时会提请总部开发部召开会议进行洽商。
谈判内容包括合同专用条款以及协议书等内容。
18、工程合同的拟定及审核流程是怎样的？
是否都经过了公司法务人员的审核并出具了意见？
目前公司相关的工程合同包括哪些？
按照公司项目管理制度实施细则第三十八条审批程序执行，有经过公司法务人员审核并出具意见。
目前公司相关的工程合同包括土地使用合同、规划和施工图设计合同、勘察合同、测量合同、招标代理合同、监理合同、造价咨询合同、施工合同、设备材料采购合同等。
五、工程建设
19、工程项目的施工进度是如何控制的？
是否有施工进度计划表？
是按照月份编制还是季度/年度？
回复：
工程项目的施工进度是按照合同工期进行综合考虑合理控制的。
有施工进度计划表，并按实际需求进行不定期调整。
施工进度计划表一般是按季度编制，根据项目的具体情况，可细划到周报。
20、什么类型的工程项目，必须聘请监理单位？
监理单位的具体的监控流程包括哪些？
若没有聘请监理单位的工程项目，工程师是如何监控工程的进度及成本的？
回复：
下列建设工程必须聘请监理单位：
（一）国家重点建设工程；
（二）大中型公用事业工程；（三）成片开发建设的住宅小区工程；（四）利用外国政府或者国际组织贷款、援助资金的工程；（五）国家规定必须实行监理的其他工程。
监理单位的具体的监控流程包括：
（一）工序或单元工程质量控制工作程序；
（二）质量评定监理工作程序；（三）进度控制监理工作程序；（四）工程款支付监理工作程序；（五）变更监理工作程序；（六）索赔处理工作程序；（七）工程质量控制程序；（八）工程质量事故处理程序；（九）分部工程验收程序；（十）项目竣工验收程序。
没有聘请监理单位的工程项目，工程师根据审核过的施工方案和进度计划进行进度控制；根据招投标当月信息价以及相关合同文件进行成本控制。
21、监理单位是否定期召开监理协调会议？
会议频率如何？
是否形成监理会议纪要交予部门存档？
回复：
监理单位基本上每周召开一次监理协调会议。
会形成监理会议纪要。
22、工程项目的质量是如何监管的？
施工涉及的材料物资采购是是施工方自行采购还是由公司另行采购？
对于施工方采购的生产物料，是否要求其出具《检验报告》等质量证明文件？
工程师及监理单位是否有对生产材料的质量进行检查？
检查的方式如何？
回复：
工程项目是严格按国家和地方相关规定加强工程质量管理，施工单位对工程施工质量负有全部责任。
另尚聘请相关资质的监理单位进行协助现场质量管理。
施工涉及的材料物资采购要根据施工合同的具体情况来决定是自行采购还是由公司另行采购。
对于施工方采购的生产物料，不仅要求其出具《检验报告》等质量文件，在材料等进场投入使用前还要根据进场材料的多少按比例进行抽检。
工程师及监理单位对生产材料的质量进行初步检查，检查的方式有目测、实测和安全并督促施工方送检以及相差资质的复查，严禁不合格产品投入工程项目建设。
23、公司是否有相关的工程施工安全管理制度和“应急预案”？
是否与施工单位签订《施工安全责任书》？
目前为止，工地是否出现过施工安全事故？
若出现过，是如何解决的？
公司是否组织过关于施工安全的培训及应急演练？
回复：
是；是；没有出现过安全事故。
是。
24、工程是否存在设计变更的情况？
设计变更的具体流程有哪些？
是否通过公司领导的审批之后方执行？
公司是否有相关的管理制度？
回复：
工程过程中存在设计变更的情况。
设计变更的具体流程：
现场问题的提出——工程师现场核实图纸、现场及相关规范等——递交设计院进行核实——建设方同意设计变更——施工方执行设计变更。
不是全部通过公司领导的审批，而是根据工程变更可能产生的现场签证的工程估算值由不同层次的工作人员进行确认，参见第25条。
25、什么情况下需要现场签证？
对于签证工程量的审批权限是如何划分的，是否有相关管理制度？
回复：
主要因施工过程中设计变更而引起现场签证或者单价合同中招投标过程工程量有较大变化等情况需要签证。
签证工程量（每一宗或每一单项）估算在1万元以下的须有两位或两位以上现场工程师签字（必要时造价工程师、总工程师（或企业分管副总经理）参与会签）生效；签证估算金额1万元以上10万元以下的须报本企业总工程师（或主管副总经理）签署（必要时本企业总经理参与会签）生效；签证估算金额10万元以上100万元以下的签证须经过本企业相关决策机构一致同意确认后生效；签证估算金额100万元以上的需根据总公司分级审批权限报总公司审批后生效。
相关管理制度详见《深圳市农产品股份有限公司工程项目管制度》实施细则
26、对于公司自行购置的工程物资，是否有采购计划及审批流程？
有没相关的工程物资出入库登记管理，是否及时建立及更新台账管理？
会按照公司制度进行固定资产申报或耗材申报审批流程，购置后由行政部登记入库。
27、公司是否有工程进度款的支付申请及审批制度？
具体流程如何？
部门是否有建立工程进度款支付的台账？
现有的台账主要包括哪些内容？
工程进度款的申请及审批按照公司财务制度执行，由工程部门制表申请、经相关部门领导逐级审批后由财务部支付。
有建立支付台账，主要内容包括：
项目名称、单位名称、合同金额、支付明细、已支付合计、已支付比例、结算金额、尾款等。
六、工程验收
28、工程项目的验收流程如何？
是分部分验收还是整体验收？
相关的验收人员包括哪些？
是否会形成相关的验收证明文件？
回复：
一般 竣工验收流程：
发送竣工验收通知书→组织单项工程验收及全部建设项目验收→进行工程质量评定，签发竣工验收证明书→办理“工程档案资料”移交→办理工程移交手续，签署移交验收证书，发送保修书→工程项目决算和总结→工程项目回访保修。
分部验收和整体验收均收，贯穿整个工程过程。
相关的验收人员包括：
建设单位、施工单位、监理单位、设计单位、勘察单位及当地建设主管部门（质监站）等到现场进行验收。
会形成想关的验收证明文件。
29、工程结算书是由施工方编制还是委托咨询中介公司编制？
审核及审批流程如何？
回复：
（一）工程结算的编制按投资额、项目性质分为须对外委托和由企业自行编制审核两部分。
1、须对外委托的工程结算项目：
企业应按国家和地方的相关规定，委托具备相应专业资质的造价咨询机构（以下简称“造价中介”）进行工程造价的结算审核，造价中介由各企业选定，单项造价咨询费用达到《深圳市农产品股份有限公司工程项目管制度》实施细则规定必须招标的，应通过招标确定。
对外委托的造价项目包括：
（1）属国债或财政性资金投入的项目；
（2）需办理产权证书类工程项目的竣工结算；
（3）已发生合同或经济纠纷的工程项目结算；
（4）不属于自审范围的招标工程项目的预算（或标底）；
（5）国家规定的其他需经各地市建设工程造价管理站审定的项目和其他应对外委托的项目。
2、可由企业自行审计工程结算造价的项目，由各企业工程管理部门具备相应专业资质人员进行工程造价预算（或标底）编制和结算审核，如专业技术人员不足时，应委托当地有资质的单位或造价中介编制和审核。
（二）投资额在100万元以下的结算造价项目审核：
1、由各企业进行审核后出具审核意见并妥善存档，及时上报总公司开发部进行备案。
造价文件编制人、审核人、负责人不能相同且至少两人以上签字确认，未签名可视为无效资料。
2、结算的造价成果文件须由至少两方（建设方、施工方）的相关工程管理人员以及总工程师（或分管副总经理）以上领导的签字并加盖单位公章，总公司主要以文件抽查方式进行监管。
（三）投资额在100万元以上的结算造价项目审核：
各企业编制完成的结算应通过OA上报总公司开发部审核，出具审核意见后上报总公司领导审批（按照分级审批权限进行审批）。
对投资额在1000万以上的重大项目，其上报的结算由总公司开发部委托与我司建立框架合作协议的造价咨询机构进行复核，总公司开发部对复核后的结算造价进行复查。
其造价咨询费用由各企业承担，造价咨询费用的标准按总公司已签订的框架合作协议中相关费率执行。
（四）审批流程：
30、工程竣工决算的编制及审核流程如何？
是否要求专业审计？
公司目前是否有竣工决算的工程项目？
竣工决算按照公司工程项目管理制度执行，有专业审计。
目前已有竣工决算的项目。
31、工程结算款的支付是否都是按照合同的规定？
是否都扣留相关的质保金额？
回复：
工程结算款的支付都是按照合同的约定。
不是都扣留相差的质保金额，如：
设备合同。
七、工程维修
32、项目建成后，质保期内出现质量问题，如何处理？
回复：
质保期内出现的质量问题，由原施工单位负责处理。
33、质保期满后，如何退还质保金？
工程师是否有出具质保意见？
质保期满后，根据合同约定退还质保金，主管工程师有根据项目实际现状出具质保意见。
34、目前工程部负责的维修业务包括哪些？
是否和物业部有明确的范围界限？
伸缩缝、墙体、结构、消防由工程部负责维修，跟物业部有明确的分工。
35、维修服务申请一般是由哪方发起，是否有相关的申请及审批确认文件？
具体的维修项目施工图及造价概预算一般由谁编制？
是否有审核及审批？
由相关管理部门提交纸质版公共区域改造申请表，或致电客服在海吉星管理支撑平台上提出工单申请。
施工图及预算一般由工程部编制，经工程部经理、总监、总经理审核及审批后执行。
36、维修商是如何确定的？
维修项目的实施和基本建设的实施流程有区别吗？
维修商由海吉星长期合作零星工程施工单位中选取，由于涉及金额较小、工期较紧，均采取公共区域改造单的形式走审批流程，施工过程实施流程与基本建设无明显区别。
37、维修项目完成后，是否有组织相关人员参与验收确认？
维修工程结算造价由谁审核？
是否有相关审批流程？
公司是否有相关的制度规定？
若出现超预算的情况是如何处理？
完成维修后有相关人员参与验收确认，结算造价由工程部按实核量结算，按公司二级企业管控授权制度报公司相关领导审批。
公司有相关的制度规定，超预算的情况按实结算，报送公司相关领导审批。
八、档案管理
38、部门的工程建设档案资料是否齐全？
相关档案文件包括哪些内容？
是否有建立工程档案资料台账，并及时更新登记？
工程建设档案基本齐全，相关档案文件包括勘察、设计、造价咨询、施工、监理等内容，有建立台账并及时更新。
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