宣传物料管理办法.doc

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公司企划物料管理办法

第一章总则

第一条为规范公司企划部宣传物料用品的计划、购买、领用、维护、报废等管理，特制定本办法。

第二条公司行政人事部为管理部门，负责审查及监控企划部宣传物料的申购及使用情况，负责企划物料的验收、发放和管理等工作。

第三条财务部负责企划物料费用的监控。

第四条使用部门和个人负责企划物料的日常保养、维护及管理。

第五条本办法所指企划物料包括：

1．耐用品：

桌椅板凳、音响、展板、条幅、指示牌、桌布、警戒栏、笔记本、无线信号发射器等。

2．低值易耗品：

单页、手册、刊物、各类登记表、资料袋、文化衫等。

第二章企划物料的日常管理流程与工作标准

为明确职责分工，梳理、规范企划部宣传物料日常操作步骤，有效管理和使用公司的宣传物料；规范公司宣传物料的采购、保管、发放、使用等工作，合理控制宣传物料的使用、消耗和费用支出，降低公司宣传物料的费用和经营成本；逐步实现公司管理的规范化、标准化和程序化，提高公司的管理水平和竞争力。

特制度此物料管理流程与工作标准。

第一条宣传物料日常管理流程图

主办部门

行政人事部

流程名称

宣传物料日常管理流程

宣传物料管理制度建设

宣传物料采购

领用与使用

宣传物料报废

总经理

分管副总

行政人员

企划部门

审批

权限外

审批

权限外

审批

权限外

审批

审核

权限内

审核

权限内

审核

权限内

开始

1.拟定宣传物料日常管理制度

执行宣传物料日常管理制度

2.统计宣传物料库存

否

采购？

是

3.宣传物料申购

4.宣传物料采购

5.宣传物料验收入库

6.领用审查

宣传物料发放

7.监督宣传物料使用

8.报废审查

9.报废处理

结束

宣传物料需求

领用申请

宣传物料使用

宣传物料报废申请

编写人

签发人

签发日期

第二条宣传物料日常管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

宣传物料管理制度建设

（1）行政人员调查、收集相关企业或优秀企业的宣传物料日常管理制度

（2）结合本企业的文化和实际情况，拟定适合本企业的宣传物料日常管理制度

宣传物料采购

（1）汇总企划部或其他部门的宣传物料需求

（2）盘点宣传物料库存、填写宣传物料采购单

宣传物料申购管理流程参照第三章“宣传物料申购管理流程与工作标准”

（1）宣传物料采购流程参照第四章“宣传物料管理流程与工作标准

（2）宣传物料比价管理流程参照第五章”宣传物料比价管理流程与工作标准”

宣传物料验收入库流程参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作标准”

领用与使用

（1）行政人员对宣传物料领用申请进行审查

（2）宣传物料领用管理流程参照第七章“宣传物料领用管理流程及工作标准”

（1）明确公共办公用品的保管人与责任人

（2）监督、调查的内容包括宣传物料领用单与宣传物料台帐、宣传物料申请书与宣传物料实际使用情况、宣传物料领用登记表与实际用品登记表等

企划物料报废

（1）核对宣传物料报废申请表填写是否正确，是否已经主管审批

（2）调查报废申请情况是否属实

（1）检查宣传物料报废申请单是否已经分管副总及总经理审批

（2）对经过报废申请审批的宣传物料进行出售或销毁处理

（3）登记已作报废处理的宣传物料的名称、编号、报废日期、处理方式等

第三章宣传物料申购管理流程图及执行标准

第一条宣传物料申购管理流程图

主办部门

行政人事部

流程名称

宣传物料申购管理流程

物料采购

采购申请

需求统计

总经理

分管副总

行政人员

财务部

企划部

权限外

审批

审查

权限内

2.统计宣传物料采购需求

3.递交宣传物料采购清单

4.市场询价

5.统计费用预算

7.采购宣传物料

结束

支付方式

审核

开始

1.填写宣传物料需求单

编写人

签发人

签发日期

根据公司目前现状，宣传物料的使用部门主要是企划部，且企划部正直组建初期。

建议采购清单费用预算审批均需总经理批复。

试行三个月后，分管副总可直接审批费用预算在1000元以下（含1000元）采购清单。

费用预算超过1000元除分管副总审查后另需总经理审批后方可借支、采购。

费用借支环节参照公司费用借支制度执行。

第二条宣传物料申购管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

宣传物料需求统计

企划部填写并提交宣传物料需求单

（1）行政人员统计宣传物料采购需求

（2）对库存物料统计，结合需求，确定需采购物料的类别、数量

采购申请

（1）根据采购需求统计结果，填写宣传物料采购清单

（2）将采购清单递交至分管副总及总经理审批

费用预算与审批

（1）根据分管副总和总经理审批确认的宣传物料采购清单，对各类宣传物料进行市场询价

（2）至少确定3家供应商，对供应商的价格进行对比分析

（1）根据供应商报价统计费用预算

（2）编制详细的宣传物料预算表进行审核，确认数据无误

（1）财务部核对各项宣传物料的数量与单价是否符合实际

（2）对行政部提交的预算表进行审核，确认数据无误

宣传物料采购

（1）行政人员根据审核通过的宣传物料采购清单及预算表，将采购任务分配给相应的采购人员

（2）采购流程参照第四章“宣传物料采购管理流程与工作标准”

物料采购需求单

填表说明：

申请部门请认真详细填写表格白色部分（如不明细将可能造成延误）；采购部门（专员）负责填写表格灰色部分内容；

申请日期：

2014年月日

申请部门：

申请人：

申请人手机：

需求内容

规格说明

数量

单位

用途

单价

费用小计

供应商资料

付款说明

备注

（必须详细注明规格、尺寸、重量、颜色、材质等）

（联系人、电话）

合计

申请部门负责人签字：

分管副总审批：

行政人事部核价：

总经理审批：

第四章宣传物料采购管理流程与工作标准

第一条宣传物料采购管理流程图

主办部门

行政人事部

流程名

宣传物料采购管理流程

宣传物料验收入库

洽谈价格

选购宣传物料划

指定采购计划

分管副总

行政人事部

财务部

审批

结束

7.入库登记

6.验收宣传物料

5.提货

4.洽谈价格

选购物品

3.比价及筛选供应商.

2.制定宣传物料采购计划

1.统计宣传物料采购需求

开始

支付货款

编写人

签发人

签发日期

第二条宣传物料采购管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

制定采购计划

（1）根据企划部的宣传物料需求表，统计宣传物料采购需求

（2）编制宣传物料采购需求表

（1）根据宣传物料采购需求表，制定宣传物料采购计划

（2）采购计划的内容包括供应商信息调查、采购时间、采购人员、采购方式、采购预算等

选购宣传物料

（1）根据审批通过的采购计划，参与比价与筛选供应商

（2）比价管理流程参照第五章“宣传物料比价管理流程与工作标准”

洽谈价格

（1）根据供应商报价，结合以往采购价格，进行价格洽谈

（2）确定各项需采购宣传物料的价格

宣传物料验收入库

（1）在规定时间内提货

（2）保证宣传物料及时送达

（1）检查所采购宣传物料的质量，及时发现质量问题

（2）对无质量问题的宣传物料进行统计

（3）宣传物料验收入库可参照第六章“宣传物料验收入库流程与工作标准”

（1）核对确认待入库办公物品的数量、种类、及时记录多购或少购的情况，并进行处理

（2）登记宣传物料的实际入库数量、入库时间、入库经办人等信息

第五章宣传物料比价管理流程与工作标准

第一条宣传物料比价管理流程图

主办部门

行政人事部

流程名

宣传物料比价管理流程

洽谈并确定价格及供应商

产品价格比较

收集价格信息

分管副总

行政人事部

采购人员

审批

未通过

通过

结束

6.确定候选供应商

2.筛选供应商

7.确定采购供应商

5.洽谈价格

4.比较价格

3.比较产品

1.收集供应商价格信息

开始

采购办公用品

配合

提供信息

编写人

签发人

签发日期

第二条宣传物料比价管理工作标准

阶段

节点

工作执行标准

收集价格信息

（1）收集供应商价格信息

（2）确定供应商的资质与信誉

根据所收集供应商的信息及采购人员提供的信息，初步筛选信誉良好、价格合理的供应商

产品及价格比较

对初步筛选的供应商的产品进行质量、规格方面的比较，如将统一价格范围的办公用品的质量进行比较

对不同供应商统一质量或规格的办公用品进行价格对比，将各供应商按价格高低顺序进行排列

洽谈并确定价格与供应商

根据各供应商的信誉、质量与报价，结合企业采购预算，在采购人员的协助配合下与供应商洽谈价格

（1）根据洽谈结果，确定物美价廉的候选供应商

（2）将候选供应商及报价交分管副总审批

经分管副总审批，确定采购供应商

第六章宣传物料验收入库流程与工作标准

第一条宣传物料验收入库流程图

主办部门

行政人事部

流程名

宣传物料验收入库流程

验收宣传物料

宣传物

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