企事业单位接待管理办法.docx
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企事业单位接待管理办法
企事业单位接待管理办法
一、目的
为树立公司良好形象，进一步规范各类业务接待行为，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约，统一管理”的原则，完善公司接待工作的管理。
结合公司实际情况，特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于公司（含分子公司）全体员工的接待工作。
三、接待类型
1、行政类：
政府相关部门来公司检查、考察工作。
2、业务类：
项目合作方来公司洽谈合作事宜。
3、其他类：
其他来访客人。
四、接待原则
遵循“平等、对口、节约、周到、保密”原则，使客人高兴而来、满意而去。
1、对等原则：
来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。
一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
2、对口原则：
各职能部门对口接待，综合性接待时各部门应予以配合协调。
3、保密原则：
接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，巧妙回避不宜回答的问题，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。
4、节约原则：
内部成本效益核算。
招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数，坚决杜绝高消费，避免不必要支出。
5、服务原则：
接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到，并充分利用公司资源，宣传企业及产品，提升公司知名度及美誉度。
6、优先原则：
重大接待活动优先安排。
五、接待礼仪
1、仪表：
参与客户接待人员应着正装并佩戴工作证或司徽。
2、举止：
稳重端庄，从容大方，举止礼貌。
3、言语：
语气温和、礼貌文雅。
4、态度：
诚恳热情，不卑不亢。
六、接待流程
管理部为公司接待工作的归口管理部门，负责政府、企业来宾接待工作的统一安排和管理，并提供接待后勤保障；若接待需要公司领导及相关部门配合的，由主接待部门负责通知其他部门参加接待工作。
详见《接待管理流程图》（附图）。
1、接待发起：
公司各部门由接待对接人按要求填写《接待准备检查表》（附件一），由管理部登记上表。
若接待需用车、用餐、住宿及礼品申请的，则需按以下流程办理：
（1）用车审批：
在OA系统中填写《车辆及机票预订申请表》（附件二），并按流程提交至相应部门审批。
（2）用餐、住宿审批：
在OA系统中填写《餐饮及住宿签单预订申请表》（附件三），并按流程提交至相应部门审批。
（3）礼品审批：
在OA系统中填写《办公物资及礼品请购申请表》（附件四），并按流程提交至相应部门审批。
2、接待准备：
管理部根据发起部门提交的各类表单，按要求准备会议室物资并安排用车、礼品、住宿及用餐。
3、接待宣传报道：
若此接待涉及拍摄报道的，主接待部门应通知品牌部跟进，由品牌部安排专人负责并拍照、报道。
4、接待后续：
接待人员应在接待结束后及时撰写（原则上1个工作日内）《接待总结》（附件五），提交管理部备案。
七、接待职责分工
1、主接待部门：
应指定专人负责对内对外的总协调。
接待前了解来宾基本情况，例如来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留时间、目的和要求等；接待时负责收集来宾名片；接待完成后，应按要求撰写《接待总结》。
2、管理部：
负责配合主接待部门，提供接待良好环境的保障及会议用品、礼品准备，安排来宾车辆、食宿等；《接待总结》收集、存档、呈报。
3、品牌部：
负责安排专人跟进并拍照、报道。
4、总经办：
负责与主接待部门收集来宾名片并做好登记。
5、其他部门：
在接待有需要时配合参与接待工作。
八、接待标准及要求
公司客户接待标准
单位:
元/人
序号
接待级别
接待对象级别
（按客户中最高级别确定）
接待标准
接待具体人员
住宿
用餐
用车
礼品
1
A级
（重要贵宾接待）
国家级、省部级、或企业董事长、总经理级
300-600
400-600
豪华
商务车
500-800
董事长、总经理、其他需要出席人员
2
B级
（贵宾接待）
厅局级或
企业副总经理
300-500
300-500
豪华
商务车
400-600
副总经理、分管业务负责人、其他需要出席人员
3
C级
（普通接待）
县处级或
企业总监级
300-400
300-400
商务车
300-500
分管业务负责人、其他需要出席人员
4
D级
（一般接待）
乡科级、非领导职务、企业相关业务负责人
300内
100-200
商务车
100-300
分管业务负责人、其他需要出席人员
1、住宿用房以标准间为主，接待省部级干部可以安排套间，执行协议价格。
2、用餐时应严格控制陪餐人数，接待对象在10人以内的，陪餐人数不得超过3人；超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。
3、申请用车时应合理使用车型，做到轻车简从，严格控制用车成本。
4、礼赠时应以本地特色礼品为主，严格按照人数准备，避免多送误送。
九、其他注意事项
各部门在填写《接待准备检查表》时，应按接待标准严格执行。
管理部应按此标准核查是否合格，合格后方可安排后续工作，不合格的应予以回退。
十、惩罚机制
1、申请部门未按接待标准执行的，经管理部核实后，将在申请部门主要负责人当季绩效中扣除相应分数（2分/次），超出标准部分的费用自行承担（特殊情况除外）。
2、因管理部审核失误的，未按接待标准执行的，将在食宿预定责任人当季绩效中扣除相应分数（2分/次）。
3、参与接待人员在接待中未着正装或未佩戴工作证的，经管理部查实后，将给予该人员当季绩效中扣除相应分数（0.5分/次）。
4、接待涉及拍摄报道的，若品牌部未派专人跟从或报道失误的，将在部门负责人当季绩效中扣除相应分数（2分/次）。
5、接待完成后应在1个工作日内向管理部提交《接待总结》，未按要求提交者，将在当季绩效中扣除相应分数（2分/次）。
十一、本办法由管理部负责修订及解释，自发文之日起执行。
十二、附则。
附图：
《接待管理流程图》
附件：
附件一：
《接待准备检查表》
附件二：
《车辆及机票预订申请表》
附件三：
《餐饮及住宿签单预订申请表》
附件四：
《办公物资及礼品请购申请表》
附件五：
《接待总结》
xx有限公司
二〇一九年七月三十日
附图：
《接待管理流程图》
附件一：
《接待准备检查表》
接待工作准备检查表
接待事项：
日期：
提起部门
部门对接人
主接待人
总协调人
客户名称
客户人数
客户联络人及电话
主要客户及电话
（主领导）
接待方式
（可多选）
□公司参观□公司座谈□车间参观□其他
接待等级
类别
接待准备要求
准备情况
检查情况
接待前会议
由接待执行部门发起，主接待人参会沟通接待精神，管理部监督会议召开情况
完成□未完成
达标
未达标
公司展陈
展陈灯光
是□否
公司展陈全套设备
□其他要求（提前3个工作日）
完成□未完成
达标
未达标
欢迎标语
是□否
□一楼显示屏会议室显示屏□横幅
标语内容
完成□未完成
达标
未达标
环境卫生
是否
完成□未完成
达标
未达标
会议室准备
会议地点
是否
会议室一会议室二
其他区域
完成□未完成
达标
未达标
会议室布置
是□否
电脑、空调、投影仪、视频系统
环境布置：
桌花、其它
完成□未完成
达标
未达标
会议室电脑资料
是□否
公司简介PPT：
中文版英文版
视频资料：
完成□未完成
达标
未达标
会议室资料
是□否
DM单汇编文件企业标准书其它
完成□未完成
达标
未达标
会议室茶水
是□否
□茶水咖啡□矿泉水□水果□糖干果□其它
完成□未完成
达标
未达标
桌牌
是□否
名单：
（可另附页）
请提前1个工作日提供
完成□未完成
达标
未达标
品牌宣传
影像记录
是□否
□拍照□摄影□录音
完成□未完成
达标
未达标
宣传报道
是□否
完成□未完成
达标
未达标
礼品准备
礼品
是□否
□公司手绘灯笼
其它
完成□未完成
达标
未达标
香烟
是□否
要求：
完成□未完成
达标
未达标
酒水
是□否
要求：
完成□未完成
达标
未达标
类别
接待准备要求
准备情况
检查情况
其他服务
交通出行
是□否
□车牌号：
略□车牌号：
略
翔宇租车私车公用
完成□未完成
达标
未达标
接待用餐
是□否
□南湖上席南湖雅筑□青花瓷□阿细壹餐厅□飞虹鱼馆其它
完成□未完成
达标
未达标
住宿
是否
□金陵酒店汇东酒店锦江酒店□天骄酒店龙城酒店其它
完成□未完成
达标
未达标
其他特殊
要求
有无
请简述：
完成□未完成
达标
未达标
责任人签字
接待后总结情况
类别
要求
执行情况
《接待总结》提交
是否
由接待执行部门提交，管理部收集
提交□未提交
本次接待
需改进地方
主接待人评分
接待要求：
1、接待发起部门应在接待会议前组织相关部门人员召开接待准备会，传达此次接待的目的及此次接待需要达到的目标。
2、接待前的准备由发起部门指定专人检查，以便管理部及时整改。
3、参与接待的人员应佩戴公司工作牌。
4、接待服务中做到“一对一服务”，根据领导职务级别匹配我司接待人员，具体根据接待方案进行相应匹配。
5、管理部人员在接待过程应有专人“站点”，以便及时提供服务。
6、接待会后，发起部门召集所有参与接待人员召开接待总结会，总结接待前及接待中的改进措施。
7、接待发起部门在接待完成后1个工作日内向管理部提交《接待总结》。
附件二：
《车辆及机票预订申请表》
附件三：
《餐饮及住宿签单预订申请表》
附件四：
《办公物资及礼品请购申请表》
附件五：
《接待总结》
编号：
XXX接待总结
接待主题
客户单位
接待时间
接待地点
接待人员
会议记录
来访嘉宾
（必填）
嘉宾联系方式（必填）
会议要
点
一、我方观点（简要介绍）：
二、对方观点：
三、下步计划：
备
注
说明：
1、接待时指定专人进行接待总结填写。
2、接待总结于会议结束当天完成并交由管理部存档。
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