行政公文的特点及写作要求.docx
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行政公文的特点及写作要求
行政公文的特点及写作要求
发布时间：
2009-9-1918:
11:
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宜都农业网
局办公室王本忠
一、什么是行政公文？
行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。
二、行政公文的特点
它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：
比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。
我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、2004年8月24日修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求有较好的文字语言工夫。
公文语言总的要求是庄重、平实、概括。
公文语言功夫的核心是选词。
选词，一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境进行描述，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。
多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
需要特别提出公文结构用语。
一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。
如：
为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。
二是结尾用语。
如：
为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。
三是过渡用语。
如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。
四是经办用语。
如：
经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。
五是称谓用语。
有第一人称：
我、本；第二人称：
你、贵；第三人称：
该。
等等。
三、行政公文的类型
国家行政公文有12类13种,党委里有14种（意见），即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。
公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。
这一部分的写作，是公文写作的难点。
①、按行文关系和行文方向分：
上行文、平行文、下行文。
②、按内容的处理要求分：
参阅件、承办件。
③、按其紧急程度分：
特急公文、急办公文、常规公文。
④、按其秘密程度分：
对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密公文。
⑤、按其职能分：
法规性公文、指挥性公文、知照性公文、实录性公文。
⑥、按其来源分：
收进公文、外发公文、内部公文。
（一）版头
由发文机关全称或者规范化简称加上“文件”二字或者加上带括号注明的文种名称组成，用套红大字居中印在公文首页上部。
联合行文，可用主办机关名称，也可并用联署机关名称。
1.发文字号，
由机关代字、发文年度和发文序号组成
如：
都农[2009]23号
2、份号
标注同一份公文正本份数的号.在秘密以上等级公文中标引。
3，密级
秘密，机密，绝密
4、紧急程度
特急，急件
（二）标题
三部分，即：
发文机关＋事由＋文种
（三）正文
1．主送机关（即向谁发文）
2．正文
注意：
自此以下常运用序码。
顺序是一、
（一）、1、
（1）共四层。
不重要内容分项可用分段甚至加分号（；）的形式。
3、结尾：
常见有：
一是各文种专用语如：
“请予批准”、“特此通知”等。
二是希望、号召类。
三是时间.
（四）印记
主题词（最多4条）、抄送、抄报、发文机关、引发时间、印数
四、行文规则
第十三条行文应当确有必要，注重效用。
第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
第十六条同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第十七条属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
第十八条属于主管部门职务范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。
第十九条部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十条向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。
第二十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。
上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。
五、常用公文的写作要求
（一）通知的写法
通知是批转下级公文、转发上级和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项；召开会议、任免和聘用干部时使用的文书。
通知按其用法可以分为：
指示性通知、批转性通知、转发性通知、发布性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等。
“通知”这一文种，目前使用范围极广，使用频率也很高。
它是上下级之间、平行和不相隶属的单位之间，以及单位内部都可以使用的文种。
据有的基层单位统计，在上级来文中“通知”几乎占总量的四分之三。
为什么“通知”使用如此广泛呢?
相对来说，主要是通知适用范围较宽，具有使用方便的特点。
不论单位级别高低，也不论大事小事，都可以用“通知”行文。
近年来，一些上级领导机关用“命令”、“指示”行文来指挥、领导下级工作的情况明显减少，而用“通知”的情况越来越多。
特别是中等以下的机关、团体、企事业单位对下属布置工作、传达指示、指挥行动时，多数都以“通知”行文。
1、指示性通知的拟写
指示性通知用于向所属下级布置工作，阐明工作活动的指导原则和方法；还用于传达上级的决定和指示、布置需要执行或办理的工作事项等。
指示性通知的正文由三部分组成：
通知的依据（原因、目的、意义）、主体部分、结尾部分。
通知的依据：
是用简明的语言说明为什么发此通知，然后用一句过渡语，如：
“现通知如下”、“特作如下通知”、等转入主体部分；
主体部分：
是通知的具体事项。
指示性通知主体部分比较复杂，应分条或分段叙述，使人一目了然；
结尾部分：
一般写执行要求。
如：
“以上通知，望认真执行”；有时则用一般号召性文字提出希望和要求，有的通知也可没有结尾部分。
2、转发性通知的拟写
将上级、同级或不相隶属单位的来文发给下级单位，用转发性通知。
转发性通知正文的写法也比较简短。
常用“现将×××转发给你们，望遵照执行。
”这一模式。
有时在此基础上，还根据本单位、本系统、本地区的实际情况，提出具体要求，或作补充规定。
转发性通知的特点在“转”字上，不能加批语。
3、发布性通知的拟写
发布性通知是用于告知受文单位，某一规章已经某会议讨论通过或经某上级批准，现予发布或印发，并要求下级遵照执行。
重要的规章用“颁发”或“发布”，一般的用“印发”。
这类通知所发布（印发）的法规性文书，一般都是发文单位本身制定的。
发布性通知的正文也比较简短，一般只需写明发布根据以及发布的是什么文书，提出执行要求即可。
有时也可简要阐述发布此文书的目的、意义，或提出贯彻执行的具体意见。
4、事务性通知的拟写
事务性通知是上级要求下级办理或告知下级需要知道的一般事项。
如：
报送有关材料、启用或废止公章、出版刊物的订购、变更地址及电话号码，等等。
事务性通知的正文往往采用篇段合一的形式。
只把通知的是什么事情说清楚即可，没有必要予以议论评价或阐发意义，也不提执行要求。
例文：
事务性通知
××公司关于地址迁移的通知
我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲××号办公，新开户银行：
北京市地安门分理处，账号××--××，原来的开户银行及账号7月1日撤销。
特此通知
××公司
×年×月×日
5、会议通知的拟写
各单位在召开会议时，会前要告知与会者开会的时间、地点、携带材料等，这时要用会议通知。
除了一些小型或紧急会议就近口头或电话通知外，一般都要使用书面会议通知。
会议通知的正文一般由召开会议的背景（目的、意义）和会议注意事项两部分构成。
召开会议的背景：
主要写明为什么开会，一般文字比较简短，不要长篇大论。
会议注意事项：
是指会议的时间、地点、与会人员、日程安排、报到日期，有时还具体地提出准备的材料及与会者赴会所乘车、船、飞机班次等。
例文：
会议通知
××厂关于召开计划生育工作会议的通知
所属各单位：
为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。
现将有关事项通知如下：
一、会议内容：
……
二、参加人员：
……
三、会议时间、地点：
……
四、要求：
……
××厂
×年×月×日
6、任免通知的拟写
任免通知是上级需要向下级传达对有关人员的任免事项时使用的通知。
任免通知的正文要写明任免根据、日期、被任免人员的姓名与职务。
例文：
任免通知
××总公司关于×××同志职务任免的通知
×分公司：
经总公司研究决定：
任命×××同志为××分公司经理，免去其××室主任职务。
××总公司
×年×月×日
注意事项
1.内容要明确具体；
2.语言简洁，语气肯定；
3.使用一定的专用语等。
（二）决定的写法
1、概说
（1）含义及特点。
决定是各级党政机关普遍使用的一种下行公文。
它适用于对重要事项和重大行动做出安排。
这里的重要事项，是指带有全局性或具有重大意义和影响的事项，重大行动是指对社会产生巨大影响的行动。
当然，重要事项和重大行动是相对而言的，并不是事事都是党和国家的重大方针政策。
各级党政机关、企事业单位经常使用决定，比如一些表彰、处分、机构编制、人事安排等事项都可用决定行文。
由于决定的内容是“对重要事项或重大行动做出安排”，所以决定具有如下两方面的特点：
一是制约性：
因为决定比较集中地体现发文机关对重要事项或重大行动的指挥和处置意图，要求下级机关无条件执行，决定的制约性和强制性虽然没有命令那么严格，但比其他公文都要强，有些决定还有法规作用，在某些方面，决定往往是法规的延伸和补充，具有较大的强制性和行政约束力。
二是指挥性和指导性：
因为决定是对重要事项或重大行动做出安排，这对下级机关就有指挥性和指导性。
（2）适用范围（类型）。
决定的适用范围相当广泛，按其内容和作用划分，大体可分为下面三类：
1．对某项工作或重大行动作出安排的决定。
如《国务院关于严肃税收法纪加强税收工作的决定》，《中共中央关于严厉打击刑事犯罪活动的决定》
2．对某一重大问题作出处理的决定。
3．对设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。
2、写法
决定一般由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。
（1）标题。
决定的标题要求写明发文机关、事由、文种，这三部分一般不能随意省略。
标题下一行，有一题注，标明通过或发市时间。
（2）正文。
由于决定的类型不同，其正文的内容侧重点就有不同，写法也有不同。
对某项工作或重大行动作出安排的决定正文的写法：
这种决定具有很强的规定性和指挥效能，既要提出工作任务或重大行动，又要阐述完成工作任务或重大行动的政策规定、方法措施等，内容丰富，行文较复杂。
正文通常由决定原由和决定事项两部分构成。
决定原由是指对某项工作或重大行动作出安排的依据。
行文要求简明扼要，依据要恰当充分，令人信服。
决定事项是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关规定要求等。
涉及材料较多的，一般采用分条式或分题式表述，行文要眉目清楚，用语要确切明了，易于有关人员把握和执行。
三、写作注意事项
（一）不能滥用决定行文。
决定的内容要与“决定”文种相符，不能滥发决定。
有些单位以为用决定才能引起注意，把该用“通知”行文的内容，用“决定”行文。
这种滥用决定的情况应当尽量避免。
（二）决定原由要充分、准确、合理。
决定的原由是决定事项的依据、理由。
要注意交待清楚，做到既简明扼要，以要有理有据，令人信服。
（三）决定事项要具体、明确、清楚。
决定事项是决定的主要内容，有关机关据此贯彻执行。
因此，决定事项要求具体，明确，明明白白地讲清应当如何贯彻执行。
内容比较复杂的决定，事项部分要分条列项表述，把主要的、重要的放在前面，次要的放在后面。
结构要合理，层次要分明，内容要合乎逻辑。
（四）标题要完整、时间标注要准确。
决定的标题，一般应写明发文机关、事由、文种，而且要规范、准确，特别是事由要能准确概括决定的主要内容。
决定的时间标注要注意两个问题：
一是成文时间要以会议通过的日期或领导人签发日期为准。
二是决定的时间一般要标注在标题下方，可用小括号括起来。
四、与其它文种的区别
（一）决定与决议的区别：
决定和决议都能反映重大的事件或重要的问题，都具有较强的法规性，但两者又有区别：
1.形成的方式不同。
决议必须是某一级领导机关或组织法定的正式会议表决通过，才能形成文件，并以会议名义发布。
决定则不同，它既可以经某种会议讨论通过，以机关的名义下发，也可以由某一级领导机关直接制定并发布。
2.行文用语不同。
决议的行文中常用“会议认为”、“会议指出”、“会议号召”等惯用语领起下文。
决定的原由和事项两部分之间常用“为此，特作如下决定”之类的惯用语过渡。
（二）决定与通知、指示的区别：
一般事关全局、政策性强，任务艰巨、执行时间长的重大工作，才适宜使用“决定”这一文种。
它的使用范围较“通知”要窄一些。
指示虽也是指导性的文件，但它是针对某一时期全面的、原则性问题，且偏重于步骤、方法和原则的指导。
在使用时要加以区分。
（三）报告的写法
报告的分类
根据性质的不同，报告可分为综合报告和专题报告两种；根据时间期限的不同，可分为定期报告和不定期报告两种；根据内容不同，可分为工作报告、情况报告、建议报告、答复报告和递送报告等。
需要说明的是，有些专业部门使用的报告文书，例如“调查报告”、“审计报告”、“咨询报告”、“立案报告”、“评估报告”等，虽然标题也有“报告二字，但其概念、性质和写作要求与行政公文中的报告不同，不属于行政公文范畴，不应与之混淆。
按内容划分的几种报告：
（一）工作报告。
是向上级机关或重要会议汇报工作情况的报告。
它主要用以总结工作，反映某一阶段、某个方面贯彻落实政策、法令、批示的情况。
如国务院总理朱鎔基**年3月5日在九届人大四次会议上所作《政府工作报告》，×××在××省××会议上所作的《计划生育工作报告》。
（二）情况报告。
是指用于向上级反映工作中的重大情况、特殊情况和新动态等的报告。
这种报告便于上级和机关根据下级情况，及时采取措施，指导工作。
（三）建议报告。
是指根据工作中的情况动向和存在问题向上级机关提出具体建议、办法、方案的报告。
（四）答复报告。
是针对上级机关向下级机关提出询问或要求，经过调查研究后所作的陈述情况或者回答问题的报告。
（五）递送报告。
是以报告的形式，向上级呈报其他文件、物件的说明性公文。
报告的结构、内容和写法
报告一般由首部、正文和尾部组成，其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部。
主要包括标题和主送机关两个内容。
报告的标题常见的形式有两种，一种是由发文机关、事由和文种构成，如《××部关于××抗灾救灾工作情况的报告》；另一咱是由事由和文种构成，如《政府工作报告》等。
报告的主送机关可以是一个，也可以是几个。
顶格写于文首、其后用冒号。
（二）正文。
报告正文的结构一般由开头、主体和结语等部分组成。
1、开头。
主要交代报告的缘由，概括说明报告的目的、意义或根据，然后用“现将××情况报告如下”一语转入下文。
2、主体。
这是报告的核心部分，用来说明报告事项。
它一般包括两方面内容：
一是工作情况及问题；二是进一步开展工作的意见。
在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。
工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。
建议报告的重点应放在建议的内容上，也可以采用标序列述的方法。
答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。
递送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。
3、结语。
根据报告种类的不同一般都有不同的程式化用语，应另起段来写。
工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；递送报告则用“请审阅”“请收阅”等。
（三）尾部。
一般包括署名和成文时间两项内容
关于署名，如果标题中有发文机关名称，这里不再署名。
而一般情况下，要求在右下方署上机关单位或主要负责人姓名。
之后，于其下写明年、月、日期，并加盖单位公章或主要负责人印章。
撰写报告应注意的问题
（一）严格使用文种，尤其应当注意不要与请求混用。
报告事项不得夹带请示事项，否则会因“报告”不需批复而影响请示事项的处理和解决。
（二）材料要真实。
向上级机关汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。
无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。
上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。
（三）主旨鲜明。
报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。
这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。
例文：
情况报告
关于首钢1991年取得新成绩的报告
北京市委：
1991年元月初，首钢向市委常委扩大会汇报了改革情况；春节，江泽民等领导同志来首钢给职工拜年；3月初江泽民和李鹏同志又亲自主持会议详细听取了首钢汇报，都充分肯定了首钢的改革，使全体职工受到巨大鼓舞，决心在首钢改革的第13年做出新的更大的成绩。
1991年，虽然遇到燃料、电力、运输涨价等诸多外部因素的影响，但经过全体职工团结奋战，全年生铁产量、钢产量、钢材总是全面增产，产钢量跃居全国第二位。
实现利润23.6亿元，比上年增长11%，实现利税1990年居全国500家大企业之首，1991年又增长11%，达到29.26亿元，上交利税费18.15亿元，比上年增长21%。
1991年，首钢取得的新成绩，主要是由于以下四个方面的工作有新的突破性进展。
一是生产科研一体化，加速了科学技术转化为生产力。
（略）
二是深化企业管理体制改革，增强了企业应变能力。
（略）
三是实行国际化经营的发展战略，出口创汇实现历史性飞跃。
（略）
四是充分发挥党委的政治领导作用和党员的先锋模范作用。
（略）
中共首钢公司委员会
例文：
建议报告
关于加强工商行政管理工作的报告
国务院：
为深化改革，促进社会主义市场经济持续、稳定、直辖市发展创造良好的条件，根据国务院赋予工商行政管理机关的职能，进一步拓宽监督管理的广度，增加监督管理的深度，强化监督管理的力度，为此，今年全国工商行政管理局长会议进行了专门研究，对下一步工作提出以下意见：
一、进一步依法加强对生产资料市场的监督管理，不断提高集贸市场的管理水平。
（略）
二、加强对国有和集体企业的监督管理，积极支持企业集团的建立和发展。
（略）
三、切实加强对个体、私营经济的监督管理，引导它们健康发展。
（略）
四、严肃查处制造、经营伪劣商品和刊播虚假广告的行为，切实维护国家和人民群众的利益。
（略）
五、依法保护注册商标专用权，加强商标领域中的国际合作。
（略）
六、加强廉政建设，提高工商行政管理队伍的素质。
（略）
以上报告如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
国家工商行政管理局（盖章）
一九九×年×月×日
例文：
答复报告
××市人民政府
关于治理××河水质污染的问题的报告
××省人民政府：
省政府转来×××××委员会提出的关于××河水质污染状况的报告，经市委政府研究，对报告中提出的有关问题及解决方案报告如下：
一、解决××河水质污染问题的关键是尽快建成××区污水处理厂（略）
二、热电厂的粉煤炭也是污染源之一。
解决方案……（略）
三、略。
××市人民政府（盖章）
一九××年×月×日
例文：
递送报告
关于报送我县**年村办企业
财务检查整顿工作总结的报告
××市人民政府：
现将我县**年在全县范围内开展村办企业财务检查整顿工作的总结报上，请审阅。
附：
××县**年村办企业财务检查整顿工作总结
××县人民政府
一九九八年一月五日
（四）请示的写法
请示，对于下级机关工作的作用是不言而喻的。
但是，现在还有人在需要写作请示的时候说“打个报告”，甚至还有人使用编造的“请示报告”文种。
这就更加需要认清请示的特点，注意请示与报告的区别，掌握请示的写法。
第一节 请示概述
请示是机关单位经常使用的一种陈请性上行文。
本节着重介绍请示的概念、特点和类型，并与报告作比较。
一、概念
办法规定：
“请示适用于向上级机关请求指示、批准。
”
1987年国务院办公厅正式发布《国家行政机关公文处理办法》之前，请示和报告在工作实践中经常出现混淆不清的错误。
其后，尽管国家已有权威的规定，但在实际中还是出现不少错误。
应当指出，自国务院提高发文机关规格于2000年8月24日发布《国家行政机关公文处理办法》后，就不能再现出现上述的错误了。
二、特点
请示的特点可以在与报告的比较中看出。
（一）陈请性。
请示是向上级机关请求指示和批准的公文，行文内容具有请求性。
而报告是向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问或者要求的公文，具有陈述性。
（二
升级会员 