Excel常用函数讲解.docx

Excel常用函数讲解.docx

《Excel常用函数讲解.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《Excel常用函数讲解.docx（11页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

Excel常用函数讲解

Excel函数应用

1、vlookup

2、midleftrightfindlenconcatenateindex

3、absrank

4、roundrounddownroundup

5、ifsumcount

6、monthtodayyear

7、datenowweekday

一、统计函数

有些函数在名称中多了一个字母A？

比如，AVERAGE与AVERAGEA；COUNT与COUNTA。

基本上，名称中带A的函数在统计时不仅统计数字，而且文本和逻辑值（如TRUE和FALSE）也将计算在内。

（一）用于求平均值的统计函数AVERAGE、TRIMMEAN

1、求参数的算术平均值函数AVERAGE

语法形式为AVERAGE（number1,number2,...）

其中Number1,number2,...为要计算平均值的1～30个参数。

这些参数可以是数字，或者是涉及数字的名称、数组或引用。

如果数组或单元格引用参数中有文字、逻辑值或空单元格，则忽略其值。

但是，如果单元格包含零值则计算在内。

2、求数据集的内部平均值TRIMMEAN

函数TRIMMEAN先从数据集的头部和尾部除去一定百分比的数据点，然后再求平均值。

当希望在分析中剔除一部分数据的计算时，可以使用此函数。

比如，我们在计算选手平均分数中常用去掉一个最高分，去掉一个最低分，XX号选手的最后得分，就可以使用该函数来计算。

语法形式为TRIMMEAN（array,percent）

其中Array为需要进行筛选并求平均值的数组或数据区域。

Percent为计算时所要除去的数据点的比例，例如，如果percent=0.2，在20个数据点的集合中，就要除去4个数据点（20x0.2），头部除去2个，尾部除去2个。

函数TRIMMEAN将除去的数据点数目向下舍为最接近的2的倍数。

●举例说明：

示例中也列举了带A的函数AVERAGEA的求解方法。

求选手Annie的参赛分数。

在这里，我们先假定已经将该选手的分数进行了从高到底的排序，在后面的介绍中我们将详细了解排序的方法。

图1

（二）用于求单元格个数的统计函数COUNT

语法形式为COUNT（value1,value2,...）

其中Value1,value2,...为包含或引用各种类型数据的参数（1～30个），但只有数字类型的数据才被计数。

函数COUNT在计数时，将把数字、空值、逻辑值、日期或以文字代表的数计算进去；但是错误值或其他无法转化成数字的文字则被忽略。

如果参数是一个数组或引用，那么只统计数组或引用中的数字；数组中或引用的空单元格、逻辑值、文字或错误值都将忽略。

如果要统计逻辑值、文字或错误值，应当使用函数COUNTA。

●举例说明COUNT函数的用途，示例中也列举了带A的函数COUNTA的用途。

仍以上例为例，要计算一共有多少评委参与评分（用函数COUNTA），以及有几个评委给出了有效分数（用函数COUNT）。

图2

（三）求区域中数据的频率分布FREQUENCY

由于函数FREQUENCY返回一个数组，必须以数组公式的形式输入。

语法形式为FREQUENCY（data_array,bins_array）

其中Data_array为一数组或对一组数值的引用，用来计算频率。

如果data_array中不包含任何数值，函数FREQUENCY返回零数组。

Bins_array为一数组或对数组区域的引用，设定对data_array进行频率计算的分段点。

如果bins_array中不包含任何数值，函数FREQUENCY返回data_array元素的数目。

看起来FREQUENCY的用法蛮复杂的，但其用处很大。

比如可以计算不同工资段的人员分布，公司员工的年龄分布，学生成绩的分布情况等。

这里以具体示例说明其基本的用法。

以计算某公司的员工年龄分布情况为例说明。

在工作表里列出了员工的年龄。

这些年龄为28、25、31、21、44、33、22和35，并分别输入到单元格C4:

C11。

这一列年龄就是data_array。

Bins_array是另一列用来对年龄分组的区间值。

在本例中，bins_array是指C13:

C16单元格，分别含有值25、30、35、和40。

以数组形式输入函数FREQUENCY，就可以计算出年龄在25岁以下、26~30岁、31~35岁、36~40岁和40岁以上各区间中的数目。

本例中选择了5个垂直相邻的单元格后，即以数组公式输入下面的公式。

返回的数组中的元素个数比bins_array（数组）中的元素个数多1。

第五个数字1表示大于最高间隔（40）的数值（44）的个数。

函数FREQUENCY忽略空白单元格和文本值。

{=FREQUENCY（C4:

C11,C13:

C16）}等于{2;2;2;1;1}

图3

（四）一组用于求数据集的满足不同要求的数值的函数

1、求数据集的最大值MAX与最小值MIN

这两个函数MAX、MIN就是用来求解数据集的极值（即最大值、最小值）。

函数的用法非常简单。

语法形式为函数（number1,number2,...），其中Number1,number2,...为需要找出最大数值的1到30个数值。

如果要计算数组或引用中的空白单元格、逻辑值或文本将被忽略。

因此如果逻辑值和文本不能忽略，请使用带A的函数MAXA或者MINA来代替。

2、求数据集中第K个最大值LARGE与第k个最小值SMALL

这两个函数LARGE、SMALL与MAX、MIN非常想像，区别在于它们返回的不是极值，而是第K个值。

语法形式为：

函数（array,k），其中Array为需要找到第k个最小值的数组或数字型数据区域。

K为返回的数据在数组或数据区域里的位置（如果是LARGE为从大到小排，若为SMALL函数则从小到大排）。

说到这，大家可以想得到吧。

如果K=1或者K=n（假定数据集中有n个数据）的时候，是不是就可以返回数据集的最大值或者最小值了呢。

3、求数据集中的中位数MEDIAN

MEDIAN函数返回给定数值集合的中位数。

所谓中位数是指在一组数据中居于中间的数，换句话说，在这组数据中，有一半的数据比它大，有一半的数据比它小。

语法形式为MEDIAN（number1,number2,...）其中Number1,number2,...是需要找出中位数的1到30个数字参数。

如果数组或引用参数中包含有文字、逻辑值或空白单元格，则忽略这些值，但是其值为零的单元格会计算在内。

需要注意的是，如果参数集合中包含有偶数个数字，函数MEDIAN将返回位于中间的两个数的平均值。

4、求数据集中出现频率最多的数MODE

MODE函数用来返回在某一数组或数据区域中出现频率最多的数值。

跟MEDIAN一样，MODE也是一个位置测量函数。

语法形式为MODE（number1,number2,...）其中Number1,number2,...是用于众数（众数指在一组数值中出现频率最高的数值）计算的1到30个参数，也可以使用单一数组（即对数组区域的引用）来代替由逗号分隔的参数。

●以上函数的示例

以某单位年终奖金分配表为例说明。

在示例中，我们将利用这些函数求解该单位年终奖金分配中的最高金额、最低金额、平均金额、中间金额、众数金额以及第二高金额等。

详细的公式写法可从图中清楚的看出，在此不再赘述。

图4

（五）用来排位的函数RANK、PERCENTRANK

1、一个数值在一组数值中的排位的函数RANK

数值的排位是与数据清单中其他数值的相对大小，当然如果数据清单已经排过序了，则数值的排位就是它当前的位置。

数据清单的排序可以使用Excel提供的排序功能完成。

语法形式为RANK（number,ref,order）其中Number为需要找到排位的数字；Ref为包含一组数字的数组或引用。

Order为一数字用来指明排位的方式。

⏹如果order为0或省略，则Excel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位。

⏹如果order不为零，MicrosoftExcel将ref当作按升序排列的数据清单进行排位。

需要说明的是，函数RANK对重复数的排位相同。

但重复数的存在将影响后续数值的排位。

嗯，这就好像并列第几的概念啊。

例如，在一列整数里，如果整数10出现两次，其排位为5，则11的排位为7（没有排位为6的数值）。

2、求特定数值在一个数据集中的百分比排位的函数PERCENTRANK

此PERCENTRANK函数可用于查看特定数据在数据集中所处的位置。

例如，可以使用函数PERCENTRANK计算某个特定的能力测试得分在所有的能力测试得分中的位置。

语法形式为PERCENTRANK（array,x,significance）其中Array为彼此间相对位置确定的数字数组或数字区域。

X为数组中需要得到其排位的值。

Significance为可选项，表示返回的百分数值的有效位数。

如果省略，函数PERCENTRANK保留3位小数。

●与排名有关的示例

仍以某单位的年终奖金分配为例说明，这里以员工Annie的排名为例说明公式的写法。

奖金排名的公式写法为：

=RANK（C3,$C$3:

$C$12）

百分比排名的公式写法为：

=PERCENTRANK（$C$3:

$C$12,C3）

图5

二、IF函数以及COUNTIF、SUMIF函数

（一）IF函数

IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。

它的应用很广泛，可以使用函数IF对数值和公式进行条件检测。

语法为IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）。

其中Logical_test表示计算结果为TRUE或FALSE的任意值或表达式。

本参数可使用任何比较运算符。

如果第一个参数logical_test返回的结果为真的话，则执行第二个参数Value_if_true的结果，否则执行第三个参数Value_if_false的结果。

IF函数可以嵌套七层，用value_if_false及value_if_true参数可以构造复杂的检测条件。

Excel还提供了可根据某一条件来分析数据的其他函数。

例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用COUNTIF工作表函数。

如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用SUMIF工作表函数。

（二）COUNTIF和SUMIF函数

在了解了IF函数的使用方法后，我们再来看看与之类似的Excel提供的可根据某一条件来分析数据的其他函数。

例如，如果要计算单元格区域中某个文本串或数字出现的次数，则可使用COUNTIF工作表函数。

如果要根据单元格区域中的某一文本串或数字求和，则可使用SUMIF工作表函数。

关于SUMIF函数在数学与三角函数中以做了较为详细的介绍。

●COUNTIF

COUNTIF可以用来计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。

比如在成绩表中计算每位学生取得优秀成绩的课程数。

在工资表中求出所有基本工资在2000元以上的员工数。

语法形式为COUNTIF（range,criteria）。

其中Range为需要计算其中满足条件的单元格数目的单元格区域。

Criteria确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

例如，条件可以表示为32、"32"、">32"、"apples"。

1、成绩表

这里仍以上述成绩表的例子说明一些应用方法。

我们需要计算的是：

每位学生取得优秀成绩的课程数。

规则为成绩大于90分记做优秀。

如图8所示

图8

根据这一规则，我们在优秀门数中写公式（以单元格B13为例）：

=COUNTIF（B4:

B10,">90"）

语法解释为，计算B4到B10这个范围，即jarry的各科成绩中有多少个数值大于90的单元格。

在优秀门数栏中可以看到jarry的优秀门数为两门。

其他人也可以依次看到。

●SUMIF

SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本或表达式，可以应用在人事、工资和成绩统计中。

三、文本函数

（一）大小写转换

LOWER--将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。

UPPER--将文本转换成大写形式。

PROPER--将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。

将其余的字母转换成小写。

这三种函数的基本语法形式均为函数名（text）。

示例说明：

已有字符串为：

pLeaseComEHere!

可以看到由于输入的不规范，这句话大小写乱用了。

通过以上三个函数可以将文本转换显示样式，使得文本变得规范。

参见图1

Lower（pLeaseComEHere!

）=pleasecomehere!

upper（pLeaseComEHere!

）=PLEASECOMEHERE!

proper（pLeaseComEHere!

）=PleaseComeHere!

图1

（二）取出字符串中的部分字符

您可以使用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。

具体语法格式为

●LEFT函数：

LEFT（text,num_chars）其中Text是包含要提取字符的文本串。

Num_chars指定要由LEFT所提取的字符数。

●MID函数：

MID（text,start_num,num_chars）其中Text是包含要提取字符的文本串。

Start_num是文本中要提取的第一个字符的位置。

●RIGHT函数：

RIGHT（text,num_chars）其中Text是包含要提取字符的文本串。

Num_chars指定希望RIGHT提取的字符数。

四、日期与时间函数

（一）取出当前系统时间/日期信息

用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOW、TODAY。

语法形式均为函数名（）。

（二）取得日期/时间的部分字段值

如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函数直接从日期/时间中取出需要的数据。

●上机练习：

做一个美观简洁的人事资料分析表

1、示例说明

在如图6所示的某公司人事资料表中，除了编号、员工姓名、身份证号码以及参加工作时间为手工添入外，其余各项均为用函数计算所得。

图6

在此例中我们将详细说明如何通过函数求出：

（1）自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息。

（2）自动从参加工作时间中提取工龄信息。

2、身份证号码相关知识

在了解如何实现自动从身份证号码中提取出生年月、性别信息之前，首先需要了解身份证号码所代表的含义。

我们知道，当今的身份证号码有15/18位之分。

早期签发的身份证号码是15位的，现在签发的身份证由于年份的扩展（由两位变为四位）和末尾加了效验码，就成了18位。

这两种身份证号码将在相当长的一段时期内共存。

两种身份证号码的含义如下：

（1）15位的身份证号码：

1~6位为地区代码，7~8位为出生年份（2位），9~10位为出生月份，11~12位为出生日期，第13~15位为顺序号，并能够判断性别，奇数为男，偶数为女。

（2）18位的身份证号码：

1~6位为地区代码，7~10位为出生年份（4位），11~12位为出生月份，13~14位为出生日期，第15~17位为顺序号，并能够判断性别，奇数为男，偶数为女。

18位为效验位。

3、应用函数

在此例中为了实现数据的自动提取，应用了如下几个Excel函数。

（1）IF函数：

根据逻辑表达式测试的结果，返回相应的值。

IF函数允许嵌套。

语法形式为：

IF（logical_test,value_if_true,value_if_false）

（2）CONCATENATE：

将若干个文字项合并至一个文字项中。

语法形式为：

CONCATENATE（text1,text2……）

（3）MID：

从文本字符串中指定的起始位置起，返回指定长度的字符。

语法形式为：

MID（text,start_num,num_chars）

（4）TODAY：

返回计算机系统内部的当前日期。

语法形式为：

TODAY（）

（5）DATEDIF：

计算两个日期之间的天数、月数或年数。

语法形式为：

DATEDIF（start_date,end_date,unit）

（6）VALUE：

将代表数字的文字串转换成数字。

语法形式为：

VALUE（text）

（7）RIGHT：

根据所指定的字符数返回文本串中最后一个或多个字符。

语法形式为：

RIGHT（text,num_chars）

（8）INT：

返回实数舍入后的整数值。

语法形式为：

INT（number）

4、公式写法及解释（以员工Andy为例说明）

说明：

为避免公式中过多的嵌套，这里的身份证号码限定为15位的。

如果您看懂了公式的话，可以进行简单的修改即可适用于18位的身份证号码，甚至可适用于15、18两者并存的情况。

（1）根据身份证号码求性别

=IF（VALUE（RIGHT（E4,3））/2=INT（VALUE（RIGHT（E4,3））/2）,"女","男"）

公式解释：

a.RIGHT（E4,3）用于求出身份证号码中代表性别的数字，实际求得的为代表数字的字符串

b.VALUE（RIGHT（E4,3）用于将上一步所得的代表数字的字符串转换为数字

c.VALUE（RIGHT（E4,3））/2=INT（VALUE（RIGHT（E4,3））/2用于判断这个身份证号码是奇数还是偶数，当然你也可以用Mod函数来做出判断。

d.=IF（VALUE（RIGHT（E4,3））/2=INT（VALUE（RIGHT（E4,3））/2）,"女","男"）及如果上述公式判断出这个号码是偶数时，显示"女"，否则，这个号码是奇数的话，则返回"男"。

（2）根据身份证号码求出生日期

=CONCATENATE（"19",MID（E4,7,2）,"/",MID（E4,9,2）,"/",MID（E4,11,2））

公式解释：

a.MID（E4,7,2）为在身份证号码中获取表示年份的数字的字符串

b.MID（E4,9,2）为在身份证号码中获取表示月份的数字的字符串

c.MID（E4,11,2）为在身份证号码中获取表示日期的数字的字符串

d.CONCATENATE（"19",MID（E4,7,2）,"/",MID（E4,9,2）,"/",MID（E4,11,2））目的就是将多个字符串合并在一起显示。

（3）根据参加工作时间求年资（即工龄）

=CONCATENATE（DATEDIF（F4,TODAY（）,"y"）,"年",DATEDIF（F4,TODAY（）,"ym"）,"个月"）

公式解释：

a.TODAY（）用于求出系统当前的时间

b.DATEDIF（F4,TODAY（）,"y"）用于计算当前系统时间与参加工作时间相差的年份

c.DATEDIF（F4,TODAY（）,"ym"）用于计算当前系统时间与参加工作时间相差的月份，忽略日期中的日和年。

d.=CONCATENATE（DATEDIF（F4,TODAY（）,"y"）,"年",DATEDIF（F4,TODAY（）,"ym"）,"个月"）目的就是将多个字符串合并在一起显示。

5.其他说明

在这张人事资料表中我们还发现，创建日期：

31-05-2001时显示在同一个单元格中的。

这是如何实现的呢？

难道是手工添加的吗？

不是，实际上这个日期还是变化的，它显示的是系统当前时间。

这里是利用函数TODAY和函数TEXT一起来创建一条信息，该信息包含着当前日期并将日期以"dd-mm-yyyy"的格式表示。

具体公式写法为：

="创建日期：

"&TEXT（TODAY（）,"dd-mm-yyyy"）

五、INDEX函数

INDEX用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用。

函数INDEX（）有两种形式：

数组和引用。

数组形式通常返回数值或数值数组；引用形式通常返回引用。

（1）INDEX（array,row_num,column_num）返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。

Array为单元格区域或数组常数。

Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。

Column_num为数组中某列的列序号，函数从该列返回数值。

需注意的是Row_num和column_num必须指向array中的某一单元格，否则，函数INDEX返回错误值#REF!

。

（2）INDEX（reference,row_num,column_num,area_num）返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。

Reference为对一个或多个单元格区域的引用。

Row_num为引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用。

Column_num为引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用。

需注意的是Row_num、column_num和area_num必须指向reference中的单元格；否则，函数INDEX返回错误值#REF!

。

如果省略row_num和column_num，函数INDEX返回由area_num所指定的区域。

六、CONCATENATE

将几个文本字符串合并为一个文本字符串。

语法：

CONCATENATE（text1,text2,...）

Text1,text2,...  为1到30个将要合并成单个文本项的文本项。

这些文本项可以为文本字符串、数字或对单个单元格的引用。

说明：

也可以用&（和号）运算符代替函数CONCATENATE实现文本项的合并。

七、ROUND、ROUNDUP、ROUNDDOWN

●ROUND

返回某个数字按指定位数取整后的数字。

语法：

ROUND（number,num_digits）

Number  需要进行四舍五入的数字。

Num_digits  指定的位数，按此位数进行四舍五入。

说明

如果num_digits大于0，则四舍五入到指定的小数位。

如果num_digits等于0，则四舍五入到最接近的整数。

如果num_digits小于0，则在小数点左侧进行四舍五入

●ROUNDDOWN

靠近零值，向下（绝对值减小的方向）舍入数字。

语法：

ROUNDDOWN（number,num_digits）

Number  为需要向下舍入的任意实数。

Num_digits  四舍五入后的数字的位数。

说明

函数ROUNDDOWN和函数ROUND功能相似，不同之处在于函数ROUNDDOWN总是向下舍入数字。

如果num_digits大于0，则向下舍入到指定的小数位。

如果num_digits等于0，则向下舍入到最接近的整数。

如果num_digits小于0，则在小数点左侧向下进行舍入。

●ROUNDUP

远离零值，向上舍入数字。

语法：

ROUNDUP（number,num_digits）

Number  为需要向上舍入的任意实数。

Num_digits  四舍五入后的数字的位数。

说明

函数ROUNDUP和函数ROUND功能相似，不同之处在于函数ROUNDUP总是向上舍入数字。

如果num_digits大于0，则向上舍入