第3章输入和编辑工作表数据.docx
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第3章输入和编辑工作表数据
第3章输入和编辑工作表数据
本章介绍在工作表中输入、使用和修改数据的相关内容。
正如您所见，Excel处理各种数据的方法是不一样的。
因此，需要了解在Excel工作表中可以使用的各种数据类型。
3.1了解可以使用的数据类型
一个Excel工作簿中可以含有任意个工作表。
每一个工作表由170亿个以上的单元格组成。
一个单元格可以包含任意三种基本的数据类型：
★数值；
★文本；
★公式。
一个工作表也可以含有图表、图形、图片、按钮和其他对象。
这些对象并不包含在单元格中，而是驻留在工作表的绘图层，它是位于每张工作表顶部的不可见图层。
交叉参考：
第l8章讨论可以放置在绘图层中的一些项。
3.1.1数值
数值代表一些类型的数量：
如销售数量、雇员人数、原子重量、测验成绩等。
数值也可以是日期（如2007-2-26）或时间（如凌晨3：
24）。
交叉参考：
Excel可以用许多不同的格式显示数值。
在本章后面的小节中，可以看到不同的格式选项是如何影响数值显示的（参见3.5节）。
Excel的数字限制。
您可能会对Excel所能处理的数据类型感到好奇。
换句话说。
数字最大能到多少?
如此大的数字又有多少精确度?
Excel的数字可以精确到l5位有效数字。
例如，输入一个大值，l23456789123456789（18位），Excel实际上只存储了l5位精确度的数字：
l23456789123456000。
精确度似乎十分有限，但在实际应用中，却很少产生问题。
15位数字的精确度可能产生的问题之一是在输入信用卡号的时候。
大多数信用卡号都是l6位。
但Excel只能处理l5位数字，所以它会用零代替最后l位信用卡号。
更糟糕的是，您甚至没有意识到Excel使其卡号变得无效。
那么解决方案呢?
可以把信用卡号作为文本输入。
做这件事最简单的方式是把单元格格式预设为“文本”（选择“开始”－“数字”，并从下拉“数字格式”列表中选择“文本”）。
或者可以在信用卡号前加一个单引号。
这两种方法都会防止Excel
把输入的项解释为数字。
下面列举了Excel的其他一些数字限制：
最大正数为：
9.9E+307
最小负数为：
-9.9E+307
最小正数为：
1E-307
最大负数为：
-1E-307
这些数都是用科学计数法表示的。
例如，最大正数为“9.9乘l0的307次方”。
（换句话说就是99后面跟着306个0。
）但需记住的是这个数只有l5位数字的精确度。
3.1.2文本项
大多数工作表也在其单元格中包含文本。
可以插入文本作为数值标签、列标题，或有关工作表的说明。
文本通常用于说明工作表中数值的含义。
以数字开头的文本仍会被看作文本。
例如，如果将“12雇员”输入单元格，Excel会把它看作是文本而不是数值。
因而不能使用该单元格进行数字计算。
如需说明数字12指的是雇员数。
则将“12”输入单元格并将“雇员”输入到单元格的右边。
3.1.3公式
公式使一个电子表格成为一个真正的电子表。
Excel可以让您输入功能强大的公式，这些公式通过使用单元格中的数值（甚至是文本）来计算出所需要的结果。
当在单元格中输入公式时。
公式结果会出现在单元格中。
如果更改公式使用的任意数值，公式重新计算并显示新的结果。
公式可以是简单的数学表达式，也可使用Excel中某些内置的功能强大的函数。
图3.1显示了一个计算每月应还贷款的Excel工作表。
它包括数值、文本和公式。
A列中的单元格包含文本，B列中的单元格包含4个数值和2个公式。
公式在B6和B10单元格中。
为了便于参考，D列显示B列单元格的实际内容。
随书光盘：
该工作簿包含在随附的光盘中，名称为Loanpaymentcalculator.xlsx。
图3.1可使用数值、文本和公式创建有用的Excel工作表
交叉参考：
有关公式的更多信息，请参见第二部分。
3.2在工作表中输入文本和数值
要在单元格中输入数值，将单元格指针移到合适的单元格，输入数值后按Enter键或其中一个方向键。
当单元格处于活动状态时，数值显示在单元格中，并出现在Excel的公式栏中。
在输入数值时也可以包括小数点和货币符号，还可包括加号、减号和逗号。
如果在数值前加负号或两边加括号，Excel将其看作为负数。
在单元格中输入文本与输入数值一样简单：
激活单元格，输入文本，然后接Enter键或方向键。
一个单元格最多能够容纳32000个字符——足够容纳本书一章的内容。
尽管一个单元格可以容纳大量的字符，但是您会发现，完全显示出这些字符是不可能的。
提示：
如果在单元格中输入非常长的文本，公式栏不可能显示所有的文本。
要在公式栏中显示更多的文本，单击公式栏的底部并向下拖动增加高度（参见图3.2）。
当输入的文本长度长于当前的列宽时将会发生什么现象呢?
如果右边相邻的单元格为空，Excel将显示出整个文本，这样感觉似乎占据了相邻的单元格。
如果相邻的单元格不为空，单元格将尽可能多地显示文本（单元格包括了整个文本，只是没有完全显示出来）。
如需在单元格中显示一个较长的文本串，而相邻的是一个非空的单元格，可以采取以下几种方法：
★编辑尽量简短的文本。
★增加列宽。
★使用小字体。
★在单元格中设置文本自动换行使其可占用更多的行数。
选择“开始”－“对齐方式”－“自动换行”，为选中的单元格或区域开启和关闭文本换行。
图3.2增加公式栏的高度。
从而显示单元格中的更多信息
3.3在工作表中输入日期和时间
Excel把日期和时间作为特殊类型的数值。
这些数值的特点是：
它们采用了日期或时间的格式，因为人们发现如果对数值采取正确的格式，将更易于理解。
如果处理日期和时间，您就需了解Excel的日期和时间系统。
3.3.1输入日期值
Excel使用一个序号系统处理日期。
Excel能够识别的最早日期是l900年1月1日。
该日期的序号是1。
1900年1月2日的序号为2。
依此类推。
该系统使在公式中处理日期更为容易。
例如，您可以输入一个公式计算两个日期间的天数。
大多数时候，您无需关心Excel的序号日期系统。
只需简单地以熟悉的日期格式输入日期，Excel就可以在后台处理细节问题。
例如：
如果输入2007年6月1日，只需输入“2007年6月1日”（或使用任何不同的日期格式）。
Excel解释输入项并保存数值39234，该值是此日期的日期序号。
注意：
本书中的日期例子是使用美国英语系统。
根据区域设置的不同，以这样的格式（如2007年6月1日）输入日期，可能被看作一个文本而不是日期。
在这样的情况下，需输入相应于所在区域日期设置的日期格式——例如，1日6月2007年。
交叉参考：
有关使用日期和时间的更多信息，请参见第l3章。
3.3.2输入时间值
当使用时间时，只需把日期序号系统扩展到小数位。
换句话来说，Excel通过使用一天的一部分来处理时间。
例如，2007年6月1日的日期序号数为39234。
那么这一天的中午（也就是一天的一半）就用时间值39234.5来表示。
因为只需在日期序号后加上时间小数部分就可以表达完整的日期，时间序号。
这里再次强调，一般不需要注意这些序号（或时间的小数序号）。
只需在单元格中输入可识别格式的时间即可。
交叉参考：
有关使用时间值的更多信息，请参见第13章。
3.4修改单元格内容
当在单元格中输入数值或文本后。
可以通过下面几种方式进行修改。
★删除单元格中的内容。
★用其他内容替换单元格中的内容。
★编辑单元格中的内容。
3.4.1删除单元格的内容
要删除一个单元格的内容，只需单击单元格并按Delete键。
如果要删除多个单元格的内容，选择所有要删除内容的单元格，然后按Delete键。
按Delete键可以删除单元格中的内容，但不会删除应用于单元格的格式（如粗体字、斜体字或不同的数字格式）。
如果还想更全面地控制删除的内容，可选择“开始”－“编辑”－“清除”命令，该命令的下拉列表有4个选项。
★全部清除：
清除单元格中的所有内容。
★清除格式：
只清除格式，保留数值、文本或公式。
★清除内容：
只清除单元格的内容，保留格式。
★清除批注：
清除单元格附加的批注（如果有的话）。
注意：
除非手动替换表样式背景色，否则清除格式并不清除指定为表格的区域内的背景色。
3.4.2替换单元格的内容
要替换单元格中的内容，只需激活单元格并输入新的条目，该条目将替换以前的内容。
任何以前应用于这个单元格的格式仍然保留并且应用于新的内容。
提示：
还可以通过拖动或从剪贴板粘贴数据替换单元格内容。
在这两种情况下，单元格的格式都会被新数据的格式替换。
为避免粘贴格式，选择“开始”－“剪贴板”－“粘贴”并选择“公式”或“粘贴值”。
3.4.3编辑单元格的内容
如果单元格只包含少数的几个字符，通过输入新数据替换其内容是最简单的。
但是，如果单元格包含较长的文本或一个复杂的公式，并且只需要进行一些微小的改动，那么最好的办法就是编辑单元格内容而不是重新输入信息。
当需要对单元格的内容进行编辑时，可以通过下面几种方式进入单元格编辑模式：
★双击单元格，就能够直接在单元格中编辑单元格内容。
★选择单元格并按F2键，就能够直接在单元格中编辑单元格内容。
★选择需要编辑的单元格并单击“公式栏”内部，就能够在公式栏中编辑单元格内容。
可以按自己的喜好选择一种方法。
有些人觉得在单元格中直接进行编辑比较简单；而其他人则喜欢使用“公式栏”编辑单元格。
注意：
“Excel选项”对话框的“高级”选项卡包含一个称为“编辑选项”的部分。
这些设置会对编辑的方式产生影响（要访问该对话框，请选择“Office按钮”－“Excel选项”）。
如果“允许直接在单元格内编辑”选项未启动，就不能通过双击编辑一个单元格。
另外，按F2键能够在公式栏中编辑单元格（不直接在单元格编辑）。
图3．3当编辑单元格时，公式栏
显示两个新图标
所有这些方法都会使Excel进入“编辑”模式。
（“编辑”字样会出现在屏幕底部状态栏的左边。
）当Excel处于编辑模式时，公式栏显示两个新的图标：
×图标和√图标（见图3.3）。
单击×图标取消编辑但不改变单元格中的内容（按Esc键具有同样效果）。
单击√图标完成编辑并将修改过的内容输入单元格（按Enter键具有同样效果。
）
当开始编辑单元格时，插入点变成一个垂直的竖条，用户可以使用方向键移动插入点。
使用Home键可把插入点移至单元格的起始处，使用End键把插入点移至单元格的尾部。
可以在插入点处添加新的字符。
要选择多个字符，可以在使用方向键时按住Shift键。
在编辑单元格时，还可使用鼠标选择字符。
只需单击并将鼠标指针拖过要选择的字符即可。
3.4.4学习一些便捷的数据输入技巧
通过使用一些有用的小技巧，可以简化将信息输入Excel工作表的过程，同时还可以更快地完成所需工作。
具体方法如下所述。
1.输入数据后自动移动单元格指针
默认状态下，在单元格中输入数据后按Enter键，Excel会自动把单元格指针移到下一单元格。
要改变这一设置。
选择“Office按钮”－“Excel选项”，并单击“高级”选项卡（参见图3.4）。
标有“按Enter键后移动所选内容”的复选框控制着这一功能。
您可以设置单元格指针的移动方向（下、左、上或右）。
图3.4可以使用“Excel选项”对话框中的“高级”选项卡选择许多有用的输入选项设置
您的选择全是个人喜好问题，笔者喜欢关闭该选项。
当输入数据时，笔者使用方向键而非Enter键（参见下一部分的内容）。
2.使用方向键代替Enter键
当在单元格中完成输入以后，可使用任意方向键结束输入。
毫无疑问，这些方向键可以移动到所指示的方向。
例如，如果在一行中输入数据，按右方向键（→）而非Enter键。
还可以使用其他的方向键，甚至还可使用PgUp键和PgDn键。
3.输入数据前选择输入的单元格区域
大部分Excel用户可能都不知道：
当选择了一定区域的单元格以后，按Enter键时，Excel会自动将单元格指针移动到该区域的下一个单元格。
如果选区由多行组成。
Excel将沿着列移动；当移动到列中最后一个选项时，它会移到下一列中所选的第一个单元格。
如果想跳过一个单元格，只需按Enter键而不输入任何内容。
若想往回移动，只需按Shift+Enter键。
如果想按行而非按列输入数据，按Tab键而不是按Enter键。
4.使用Ctrl+Enter快捷键在多个单元格中同时输入信息
如果想在多个单元格中输入相同的数据。
Excel提供了一个捷径。
选择所有需要包含此信息的单元格，输入数值、文本或公式，然后按Ctrl+Enter键。
同样的信息将被插入被选中的每一个单元格中。
5.自动输入小数点
如需输入很多数字，而且这些数字有固定的小数位数，Excel提供了一个非常有用的工具，工作原理如同某种添加仪器。
访问“Excel选项”对话框并单击“高级”选项卡。
选中复选框“自动插入小数点”，并确保“位数”框设置为需输入的正确小数位数。
当该选项设定以后，Excel就会自动提供小数点。
例如，如果指定两位小数。
则将l2345输入单元格时自动转换为l23.45。
要将想输入变为正常，取消选中“Excel选项”对话框中的“自动插入小数点”复选框。
改变该设置不会影响到已输入的任何数值。
注意：
固定小数位数选项是一个全局设置，应用于所有工作簿（不仅仅是活动工作薄）。
如果忘记该选项是打开的，会很容易输入错误的数值——或导致使用您电脑的其他人产生某些混淆。
6.使用“自动填充”功能输入一系列数值
Excel的“自动填充”功能，可轻松地在一组单元格中输入一系列的数值或文本。
它使用“自动填充”柄（活动单元格右下角的小方框）。
可以拖动填充柄来复制单元格，或自动完成一系列数据的输入。
图3．5利用“自动填充”
功能创建该数列
如果在按下鼠标右键的同时拖动“自动填充”柄。
Excel将显示带有额外填充选项的快捷菜单。
如图3.5所示。
在A1单元格中输入1，在A2单元格中输入3。
接着选择两个单元格并拖动填充柄创建奇数数列。
7.使用“记忆式键入”功能自动输入数据
Excel的“记忆式键入”功能使得在多个单元格中输入相同文本变得非常简单。
使用“记忆式键入”功能，只需在单元格中输入一个文本的前几个字母，Excel就会以本列中其他已输入的文本为基础，自动完成整个条目的输入。
除了减少输入以外，该功能还能保证输入拼写的正确性和一致性。
下面介绍它是如何工作的：
假设要在一列中输入产品信息。
其中一个产品的名字叫做Widgets。
第一次在单元格中输入Widgets时，Excel就记住了它。
随后.当在同一列中再次输入Widgets时，Excel会通过前几个字母识别出来，然后自动完成随后的输入。
只需按Enter键即可。
这项特性还能自动更改字母的大小写。
如果您第二次输入的是widget（用的是小写W），Excel会把W改成大写，以保持与前面的输入一致。
提示：
也可以通过右击单元格并从快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”选项，访问面向鼠标版本的“记忆式键入”功能。
Excel然后显示当前列所有条目的下拉框。
接着单击所需选项即可。
记住，“记忆式键入”只在连续列的单元格中起作用。
例如，如果有一个空行，“记忆式键入”仅识别空行下的单元格内容。
如果觉得“记忆式键入”功能会导致混乱。
可使用“Excel选项”对话框的“高级”选项卡来关闭它，取消“为单元格值启用记忆式键入”复选框的复选标记。
8.强制文本出现在单元格的新行中
当一个单元格中的文本过长时，可以强制Excel在一个单元格中以多行显示。
使用Alt+Enter键在单元格中开始新的一行。
注意：
当进行换行时，Excel会自动改变单元格格式，进行文本换行。
但不同于一般的文本换行，手动换行将迫使Excel在文本特定位置中断文本。
相对于自动文本换行，这将能够更加精确地控制文本的外观。
提示：
若想取消手动换行，编辑单元格并在插入点置于包含手动换行的行末端时按Delete键，没有任何符号指示手动换行的位置，但当删除换行以后，后续的文本会自动向上移动。
9.使用“自动更正”功能快速输入数据
对于常用的单词或短语，可以使用Excel的“自动更正”功能来创建一些快捷方式。
例如，为一个叫做ConsolidatedDataProcessingCorporation的公司工作时，可以为公司名称的缩写建立一个“自动更正”条目，如cdp。
那么无论何时输入cdp，Excel就会自动把它改为ConsolidatedDataProcessingCorporation。
Excel包括相当多的内置“自动更正”术语（主要是通常的拼写错误），您也可以加入自己的自动更正条目。
要建立自定义“自动更正”条目，访问“Excel选项”对话框（选择“Office按钮”－“Excel选项”）并单击“校对”选项卡，然后单击“自动更正选项”按钮显示“自动更正”对话框。
在对话框中，单击“自动更正”选项卡，选中“键入时自动替换”复选框。
然后输入自定义条目（如图3.6所示）。
可以设置任意多的自定义条目。
只需注意不要使用在文本中正常出现的缩写。
提示：
Excel可以和其他Office应用程序共享“自动更正”列表。
例如，在Word中创建的“自动更正”条目在Excel中也能使用。
10.输入有分数的数字
要在单元格中输入一个分数值。
则需要在整数和分数之间留有一个空格。
例如，要输入67／8，只需键入67／8。
然后按Enter键。
当选择单元格时，在公式栏中显示的是6.875.而在单元格条目中显示的是分数。
如果只有分数部分（如1／8），必须首先输入一个0，方法如下：
01／8——否则Excel很可能认为输入的是一个日期。
当选择单元格时，在公式栏中可以看到0.125，在单元格中看到的则是1／8。
图3.6“自动更正”功能可以为经常输入的文本创建一个快捷的缩写
11.通过使用表简化数据输入
很多人使用Excel来管理按行进行排列的信息列表。
Excel提供了一个简单的方法来处理这类数据。
通过使用Excel自动创建的数据输入表来完成。
该数据表处理一般的数据区域或指定为一张表的数据区域（选择“插入”－“表”－“表”）。
图3.7显示了一个例子。
图3.7Excel的内置数据表可简化许多数据输入任务
不幸的是，访问数据表的命令不在功能区中。
要使用数据表，必须将其添加到“快速访问工具栏”（QAT）中。
（1）右击QAT并选择“自定义快速访问工具栏”。
出现“Excel选项”对话框的“自定义”面板。
（2）在“从下列位置选择命令”中，选择“不在功能区中的命令”。
（3）在左侧的列表框中，选择“表格”。
（4）单击“添加”按钮将选中的命令添加到QAT中。
（5）单击“确定”关闭“Excel选项”对话框。
完成上述步骤以后，新的图标会出现在QAT中。
要使用数据输入表，需排列数据，这样Excel可以标识其作为一张表格。
从输入第一行数据输入区域的列标题开始。
选择表中的任意单元格并单击QAT上的“表格”按钮。
Excel然后显示自定义数据的对话框。
可使用Tab键在文本框和提供信息之间移动。
如果一个单元格包含公式，则公式结果作为文本显示（不显示为编辑框）。
换句话说，不能使用数据输入表修改公式。
当完成数据表后，单击“新建”按钮。
Excel将数据输入工作表中的行并清除对话框准备在下一行输入数据。
12.在单元格中输入当前日期或时间
如果需要在工作表中加上日期或时间，Excel提供了两个快捷键。
★当前日期：
CEI+；（分号）；
★当前时间：
Ctrl+Shifl+；（分号）。
注意：
当使用任一种快捷键在工作表中输入日期或时间时，Excel会在工作表中输入一个静态数值。
换句话说，当重新计算工作表时，输入的日期或时间不会改变。
大多数情况下，这种设置可以满足用户的需要，但必须注意这个限制。
如果希望更新显示的日期或时间，可以使用以下任一个公式：
=TODAY（）
=NOW（）
3.5应用数字格式
数字格式指的是改变包含在单元格中数值外观的过程。
Excel提供了非常广泛的格式选项。
为了能够快速改进工作表的外观，下面的部分将学习如何使用Excel的格式选项。
提示：
记住应用的格式仅适用于被选择的单元格。
因此，在应用格式之前需首先选择单元格（或单元格区域）。
改变数字格式不影响数值，数字格式只影响外观。
3.5.1通过格式化数字提高可读性
通常，输入单元格中的数值是未格式化的。
换句话说，它们仅仅由一串数字组成。
通常来说，需要对数字进行格式化，这样更便于阅读，或就所显示的小数位而言更具有连贯性。
图3.8显示了有两列数值的工作表。
第一列由一组未格式化的数值组成，第二列的数值进行了格式化，变得易于阅读。
第三列描述了所应用格式的类型。
随书光盘：
本例中使用的工作簿可以在随书附带的光盘中找到。
文件名是formatting.xlsx。
提示：
如果把单元格指针移到一个有格式化数值的单元格，公式栏中显示的数值是未格式化的，这是因为格式只影响单元格中数值的外观——而不影响包含在单元格中数值的实际值。
图3.8使用数字格式化便于用户了解工作表中的数值所表示的内容
1.使用自动数字格式
Excel非常智能化，它能够自动执行某些格式化。
例如，如果在单元格中输入12.2%，Excel就知道用户想使用百分比格式，并自动运用此格式。
如果用户用逗号分隔千位（如123,456），Excel就会运用千位分隔样式。
如果在数值前加上美元符号，单元格将被格式化为货币格式（假定美元符号是您系统中的货币符号）。
提示：
Excel有一个非常便利的默认功能使得在单元格中输入百分比数值变得格外简单。
如果单元格被格式化为以百分比格式显示，只需输入常规值即可（例如l2.5%输入l2.5即可）。
如果不使用该功能（或喜欢输入实际的百分比数值），访问“Excel选项”对话框并单击“高级”选项卡。
在“编辑选项”部分，找到“允许自动百分比输入”复选框并删除复选标记。
2.使用功能区设置数字格式
功能区中的“开始”－“数字”组包含快速运用常用数字格式的控件（如图3.9所示）。
图3.9在“开始”选项卡的“数字”组中可以找到数字格式化的命令
“数字格式”下拉列表包含11种常用数字格式。
额外的选项包含“会计数字格式”下拉列表（用于选择货币格式），另加“百分比样式”和“千位分隔样式”按钮。
除此以外，数字组包含一个增加小数位数的按钮，及一个减少小数位数的按钮。
当选择其中一个控件时，活动单元格显示具体的数字格式。
在单击这些按钮之前，用户也可选择一系列单元格（或甚至是整行或整列）。
如果选择多个单元格，Excel会将数字格式应用到所有选中的单元格。
3.使用快捷键格式化数字
另一种应用数字格式化的方式是使用快捷键。
表3.1总结了快捷键组合，可以用于对选中的单元格或区域应用常用数字格式化。
注意，Ctrl+Shift后面的这些字符都位于键盘的左上部分。
4.使用“设置单元格格式”对话框设置数字格式
大多数情况下，数字格式可以从“开始”选项卡的“数字”组进行访问。
然而，有时需要对数值显示进行更多的控制。
Excel利用“设置单元格格式”对话框提供了有关数字格式的大量控件，如图3.10所示。
对于数字格式的设置，需使用“数字”选项卡。
图3.10当需要对数字格式进行更多控制时，使用“设置单元格格式”对话框中的“数字”选项卡
可以经由几个途径进入“设置单元格格式”对话框模式。
选择要设置格式的单元格并实施下列步骤：
★选择“开始”－“数字”，并单击小对话发射器图标。
★选择“开始”－“数字”，单击“数字格
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