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【精品文档】采购作业标准程序WORD文档
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采购作业标准程序
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11-1
××公司采购作业标准程序
第一章请购
第一条请购部门的划分。
1.常备材料:
生产管理部门。
2.预备材料:
物料管理部门。
3.非常备材料:
(1)订货生产用料:
生产管理部门;
(2)其他用料:
使用部门或物料管理部门。
第二条请购应按照存量管制基准、用料预算,并参考库存情形开立请购单,逐项注明材料名称、规格、数量、需求日期及本卷须知,经本单位主管审核后按规定逐级呈核并编号,最后送采购部门。
第三条来源与需用日期一样的物品材料,可以一单多品方式提出请购。
第四条特殊情况需按紧急请购办理时,可在“请购单〞、“备注〞栏注明原因,以急件递送。
第五条庶务用品由物管部门按月实际耗用状况,并考虑库存条件,填具“请购单〞办理请购。
第六条以下总务性物品可免开清单,而以“总务用品申请单〞委托总务部门办理,例如:
招待用品、书报、名片、文具、报表等,以及小额采购的材料。
第七条请购权限。
1.内购
(1)原料:
请购金额预估在1万元以下者,由科长核决。
请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决。
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请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。
(2)财产支出:
请购金额预估在2,000元以下者,由主管核决。
请购金额预估在2,000元至2万元者,由经理核决。
请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。
(3)总务性用品:
请购金额预估在1,000元以下者,由主管核决。
请购金额预估在1,000元至1万元者,由经理核决。
请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决。
2.外购:
(1)请购金额预估在10万元(含)以下者,由经理核决。
(2)请购金额预估在10万元以上者,由总经理核决。
第八条请购案件的撤销
1.请购案件的撤销应立即由原请购部门通知采购部门停顿采购,同时于“请购单(内购)〞或“请购单(外购)〞第一、二联加盖红色“撤销〞的戳记及注明撤销原因。
2.采购部门办妥撤销后,依以下规定办理:
(1)采购部门于原请购单加盖“撤销〞章后,送回原请购部门。
(2)原“请购单〞已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门。
(3)原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。
第二章采购购定
第九条采购部门的划分。
1.内购:
由国内采购部门负责办理。
2.外购:
由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。
3.总经理或经理对于重要材料的采购,可直接与供应商或代理
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商议价。
专案用料,必要时由经理或总经理指派专人或指定部门协助办理采购作业。
第十条采购部门应按材料使用及采购特性,选择最有利的方式进展采购。
比方:
1.集中方案采购:
对具有共同性的材料,应集中方案办理采购。
经核定材料工程,通知各请购部门提出请购方案,报采购部门定期集中办理。
2.长期报价采购:
凡经常使用,且使用量较大的材料,采购部门应事先选定厂商,议定长期供应价格,报批后通知各请购部门按需提出请购。
3.采购部门应按采购地区、材料特性及市场供需状况,分类划定材料采购作业期限,并通知各有关部门。
第十一条采购作业处理期限。
采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需,分类制定材料采购作业处理期限,通知各有关部门以便参考,遇有变更时,应立即修正。
第三章国内采购
第十二条价格。
1.采购人员接“请购单(内购)〞后应按请购事项的缓急,并参考市场行情、过去采购记录或厂方提供的报价,精选三家以上供应商进展价格比照。
2.如果报价规格与请购单位的要求略有不同或属代用品,采购人员应检附有关资料并于“请购单〞上予以注明,报经主管核发,并转使用部门或请购部门签注意见。
3.属于惯例超交者(比方最低采购量超过请购量),采购人员应在议价后,在请购单“询价记录栏〞中注明,报主管核签。
4.对于厂商报价资料,经办人员应深入整理分析,并以等
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方式向厂方议价。
5.采购部门接到请购部门紧急采购口头要求,主管应即指定经办人员先做询价、议价,待接到请购单后,按一般采购程序优先办理。
第十三条呈批手续。
1.采购经办人员询价完成后,于“请购单〞详填询价或议价结果及拟订订购厂商“交货期限〞与“报价有效期限〞,经主管审核,并依请购核决权限呈核。
2.采购核决权限:
采购别
核决限额
采购核决权限
列属统购工程的原料、物料(包括燃料)
不管金额多寡
经理→总经理
非属统购工程的原料、物料(包括燃料)
不管金额多寡
经理→总经理
财产支出(包括什项购置)的非生产器材
3000元以下
3001元至100000元100000元以上
采购主管
经理直接核决
经理→总经理
财产支出(包括什项购置)的生产器材
3000元以下
3001元至20000元
20001元以上
采购主管
经理直接核决经理→总经理
庶务用品
3000元以下
3001元至50000元
50001元以上
采购主管
经理直接核决经理→总经理
责任人签名:
第十四条订购程序。
1.采购经办人员接到已经审批的“请购单〞后应向厂方寄发“订购单〞,并以确定交货日期,要求供应方在“送货单〞上注明“请购单编号〞及“包装方式〞。
2.分批交货时,采购人员应在“请购单〞上加盖“分批交货〞章以利识别。
3.采购人员使用暂借款采购时,应在“请购章〞加盖“暂借款采购〞章,以利识别。
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第十五条进度控制。
1.国内采购部门可分询价、订购、交货三个阶段,依靠“采购进度控制表〞控制采购作业进度。
2.采购人员未能按既定进度完成采购时,应填制“采购交货延迟情况表〞,并注明“异常原因〞及“预定完成日期〞,经主管批示后转送请购部门,与请购部门共同拟定处理对策。
第十六条采购单据整理及付款。
1.来货收到以后,物管部门应将“请购单〞连同“材料检验报告表〞(其免填“材料检验报告表〞部门,应于收料单加盖“免填材料检验报告表〞章)送采购部门与发票核对。
确认无误后,送会计部门。
会计部门应于结账前,办妥付款手续。
如为分批收料,“请购单(内购)〞中的会计联须于第一批收料后送会计部门。
2.内购材料须待试车检验者,如其订有合约部门,按合约规定办理付款;未订合约部门,按采购部门报批的付款条件整理付款。
3.短交待补足者,请购部门应依照实收数量,进展整理付款。
4.超交应经主管批示方可按照实收数量进展整理付款,否那么仍按原订货数付款。
第四章国外采购
第十七条价格。
1.外购部门按照“请购单(外购)〞需求急缓加以整理,依据供应商报价,并参考市场行情及过去询价记录,以()方式向三家以上供应商询价。
特殊情形下除外,但应于“请购单(外购)〞上注明。
在此根底上进展比价、分析、议价。
2.请购材料标准较复杂时,外购部门应附上各供应商所报的材料主要标准并签注意见,再转请购部门确认。
第十八条呈批手续。
1.比、议价完成后,由外购部门填具“请购单〞,拟定“订购厂商〞、
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“预定装运日期〞等连同厂方报价,送请购部门按采购审批程序报批。
2.核决权限
采购金额在8,000元以下者由经理核决。
采购金额超过8,000元者由总经理核决。
3.采购工程经审批后又发生采购数量、金额等变更,请购部门须按新的情况所要求程序重新报批。
但假设更改后的审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。
第十九条订购程序。
1.“请购单〞经报批转回外购部门后,即向供应商订购并办理各项手续。
2.如需与供应商签订长期合约,外购部门应将签呈和代拟的长期合约书,按采购审批程序报批后办理。
第二十条进度控制。
1.外购部门依照“请购单(外购)〞及“采购控制表〞控制外购作业进度。
2.外购部门在每一作业进度延迟时,应主动开具“进度异常反响单〞记明异常原因及处理对策,凭以修订进度并通知请购部门。
3.外购部门一旦发现外购“装船日期〞有延误时,即应主动与供应商联系催交,并开立“进度异常反响单〞记明异常原因及处理对策,通知请购部门,并按请购部门意见办理。
第二十一条进口签证前[请购单(外购)核准后]的专案申请。
1.专案进口机器设备的申请
专案进口机器设备时,外购部门应准备全部文件申请核发“输入许可证〞,申请函中并应请求“国贸局〞在“输入许可证〞上加盖“国内尚无产制〞的戳记及核准章,以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
2.进口度量衡器具及管理物品时,外购部门应于申请“输入许
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可证〞之前准备“报价单〞及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
第二十二条进口签证。
外购材料订购后,外购部门应即检具“请购单(外购)〞及有关申请文件,以“申请外汇处理单〞送进口单位办理签证。
进口单位应依
预定日期向“国贸局〞办理签证,并于“输入许可证〞核准时通知外购部门。
第二十三条进口保险。
1.以FOB、FAS、C&F条件的进口案件,进口单位应依“请购单(外购)〞外购部门指示的保险范围办理进口保险。
2.进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)〞上标示,以便货品进口必须公证时,进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
第二十四条进口船务。
1.FOB、FAS的进口案件,进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)〞时,应视其“装运口岸〞及“装船期限〞并参照航运资料,原那么上选定三家以上船运公司或承揽商,以便进口货品可机动选择船只装运。
2.进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称,提供应进口结汇经办人员,于“信用证开发申请书〞列明,作为信用证条款,向发货人指示装船。
3.如因输出口岸偏僻或因使用部门急需,为防止到货延误,外购部门应于“请购单(外购)〞上注明,防止在信用证指定船公司而委由发货人代为安排装船。
第二十五条进口结汇。
进口单位应依“请购单(外购)〞标示的“间发信用证日期〞办理结汇,并于信用证(L/C)开出后以“开发L/C快报〞通知外购部门联络供应厂商。
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第二十六条税务。
1.免货物税及“工业用证明〞的申请
进口的货品可申请免货物税者,外购部门应于“输入许可证〞核准后,检具必需文件,向税捐处申请,经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.专案进口税那么预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进
口前,检具有关文件,凭以向海关申请税那么预估,等核准后一并办理分期缴税及保证手续。
第二十七条输入许可证、信用状的修改。
供应商本钱公司要求修改“输入许可证〞或“信用证〞时,外购部门应开立“信用证、输入许可证修改申请书〞经呈核后,检具修改申请文件送进口事务科办理。
第二十八条装船通知及提货文件的提供。
1.外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时,应立即填制“装船通知单〞分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
2.外购部门收到供应商的装船及提货文件时,应出具“输入许可证〞及有关文件,以“装运文件外购单〞先送进口单位办理提货背书。
3.提货背书办妥后,外购部门应检具“输入许可证〞及提货等有关文件,以“装运文件处理单〞办理报关提货。
4.管理进口物品放行证的申请
进口管理物品时,外购部门应在收到装运文件后,检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证〞或“进口护照〞,以便据此报关提货。
第二十九条进口报关。
1.关务部门收到“请购单(外购)〞及报关文件时,应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单〞连同报关文件,委托报关行办理报关手续,同时开立“外购到货通知单(含外购收料单)送材料
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库办理收料。
2.不结汇进口物品,进口单位(邮寄包裹那么为总务部门)应在接获到货通知时,查明品名、数量等资料,并会同外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。
如系无价进口的材料、补运赔偿及退货换料等,报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)〞通知收货部门办理收料,而属其他材料及物品那么由收件部门于联络单签收后,送处理部门处理。
3.关税缴纳前进口单位应确实核对税那么、税率后申请暂借款缴纳。
4.海关估税的税率如与进口单位估列者不符时,进口单位应立即通知外购部门提供有关资料,在海关核税后14天内以书面向海关提出异议,申请复查,并申请暂借款办理押款提贷。
押款提货的案件,进口单位应在“进口报关追踪表〞上记录,以便催促销案。
5.税捐记账的进口案件,进口单位应依“请购单(外购)〞,在报关时检具必需文件办理具结记账,并将纪账情况记入“税捐记账额度记录表〞及“税捐记账额度控制表〞。
6.船边提货的进口材料,进口单位应在货物抵港前办妥缴税或记账手续,以便船只抵港时,即时办理提货。
第三十条报关进度控制。
关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段,以“进口报关追踪表〞控制通关进度。
第三十一条公证。
1.各公司事务部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素,研判材料工程,通知进口单位在材料进港时,会同公证行前往公证。
2.外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者,进口单位应在接获报关行或材料库通知时,联络公证行办理公证。
3.进口货品办理公证时,进口单位应于公证后配合索赔经办时效,索取公证报告分送有关部门。
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第三十二条退汇。
外购部门依进口材料的装运情况,判断信用证剩余金额已无装船的可能时,应于提供报关文件时提示进口单位,并于进口材料放行及“输入许可证〞收回后,开立“信用证退汇通知单〞连同“输入许可证〞送进口事务科办理退汇。
第三十三条索赔。
1.外购部门接到收货异常报告,应立即填制“索赔记录单〞连同索赔资料交索赔经办部门办理。
2.以船运公司或保险公司为索赔对象者,由进口单位办理索赔;
以供应厂商为索赔对象时,由外购部门办理索赔。
3.索赔案件办妥后,“索赔记录单〞应依原采购核决权限呈核后归档。
第三十四条退货。
1.外购材料须予退货或退换时,外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
2.复运出口、进口的有关事务,外购部门应负责办理,其出口进口签证、船务、保险报关等事务那么委托出口单位及进口单位配合办理。
第五章价格品质复核
第三十五条价格复核。
(1)采购部门应经常调查主要材料市场行情,建立供应商资料,作为采购及价格审核的参考。
(2)采购部门应对企业内各公司事业部所列重要材料提供市场行情资料,作为材料存量管制及核决价格的参考。
第三十六条品质复核。
采购单位应对企业内所使用的材料品质予以复核,并形成完整资料备查。
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第三十七条异常处理。
审查作业中假设发现异常情形,采购单位审查部门应即填写“采购事务意见反响处理表〞(或附书面报告),通知有关部门处理。
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