外贸跟单员复习资料资料.docx

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外贸跟单员复习资料资料

外贸跟单员复习资料

第一章　外贸跟单与外贸跟单员

　　1、外贸也称“对外贸易”、“进出口贸易”或“国际贸易”等，是指一个国家/地区与另一个国家/地区之间的商品、劳务和技术等交换活动的总称。

　　2、外贸跟单，是外贸行业一个细分的从业岗位，也是外贸公司内部各部门之间、外贸公司与生产企业、外贸公司与客户、生产企业与客户之间联系与沟通的桥梁。

　　3、外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产、加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪和操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。

　　4、“跟单”中的“跟”是指跟进、跟随，“单”是指合同项下的订单。

外贸中的“单”是指企业中的涉外合同或信用证项下的订单。

Qualitycontroller

Ordersupervision

Documentaryhandler

跟单员（英文）Merchandiser

Orderfollower

Orderproductioncoordination

Ordertracker

　　5、外贸活动形式：

流通型外贸企业：

其本身不生产或加工产品，大都是采购其他企业产品并销售境外的贸易型企业。

　　外贸企业类型

生产型外贸企业

　　　　外贸企业的活动形式：

　　自营进出口业务、外贸代理　　　

　　　经营范围:

流通型外贸企业>生产型企业

一般流程：

1、交易前的准备阶段2、交易中的磋商及签约阶段3、交易后的履约阶段

　　6、外贸跟单分类

外贸跟单分类

按业务进程分

前程跟单

中程跟单

全程跟单

“跟”到出口货物交到指定出口仓库完毕

“跟”到装船清关完毕

“跟”到货到付款，合同履行完毕

按商品类别分

纺织品跟单

服装跟单

玩具跟单

家具跟单

鞋类跟单

家电产品跟单

……

对诸如各类面料、毛巾、纱线、床上用品等纺织品单项下生产与贸易的跟踪

对诸如体恤衫、衬衣、童装等服装订单项下生产与贸易的跟踪

对诸如毛绒玩具、芭比娃娃等订单项下生产与贸易的跟踪

对诸如钢制家具、医疗家具等订单项下生产与贸易的跟踪

对诸如运动鞋、休闲鞋、拖鞋等订单项下生产与贸易的跟踪

按企业性质分

生产型企业跟单

贸易型企业跟单

专业生产某一类产品并直接或间接出口国际市场的企业的跟踪

专业从事某些产品并直接出口国际市场的流通性的企业跟踪

按具体业务环节分

运输跟单

样品跟单

包装跟单

生产跟单

数量跟单

原材料（辅料）跟单

交单期跟单

质量跟单

外包跟单

主要涉及订单中运输环节的跟踪

主要涉及订单中有关样品收集或制作、寄送的跟踪

主要涉及订单中包装材料选择和制作方面的跟踪

主要涉及订单中生产环节的跟踪

主要涉及订单在生产环节中生产数量的跟踪

主要涉及订单中原材料采购或生产的跟踪

主要涉及订单中交单日期的跟踪

主要涉及订单中产品质量的跟踪

如果订单中部分环节（内容）需要外部企业写作完成，则是对写作企业的跟踪

按货物流向分

出口跟单

进口跟单

对订单中货物出口过程的部分或全部环节的跟踪

对从境外采购货物过程的部分或全部环节的跟踪

7、外贸跟单工作范围：

涉外订单的跟踪是外贸跟单员的主要工作内容。

8、外贸跟单工作特点：

1.较高的责任心2协调与沟通3.节奏快、变化多4.工作的综合复杂性5．涉外性和保密性

9、

两种跟单之间的差异

生产企业跟单与外贸公司跟单差异分析

项目

异同点

比较角度

内涵解释

相同点

跟单目标

都是以外贸订单为中心，进行生产进度、产品质量和数量的跟踪，保证订单项下的货物能够按时、按质、按量抵达合同或信用证要求的地方

知识构成

需要具备外贸知识、海关知识、商检知识、运输知识、保险知识、商品知识及语言沟通能力，还需要具备使用计算机应用软件（如WORD、EXCEL等）的能力；

跟单范围

涉及前程跟单、中程跟单和全程跟单，各种商品跟单；

跟单要领

具备某类商品的专业知识，精通该商品的生产操作要领，能分析和解决生产过程中出现的问题，协调各方（部门）的利益，妥善处理商品的质量问题，满足和达到工艺单和客户的要求

不同点

所处企业

外贸生产企业专业生产或制造某类产品并销售的企业

外贸流通企业本身不生产或加工产品，主要采购商品后从事境外销售的企业

工作侧重

生产企业跟单员的跟单员的工作大部分侧重于生产跟单，即以生产过程的商品品质、数量和交货期跟踪为主；外贸公司跟单除了具备生产企业跟单外，还侧重于全程跟单，因此对跟单员个人素质要求更加高

10、跟单员的素质：

　　　　1、职业素质；

　　　　2、能力素质（①综合业务能力；②市场调研和预测能力；③推销能力；④语言文字能力；⑤社交协调能力）；

　　　　3、知识素质（基础知识、专业知识）；

　　　　4、管理素质

11、外贸跟单员的知识构成

1、外贸业务员的外贸基础知识：

　　　　①国际商务基础理论；

　　　　②运输与保险；

　　　　③商检与报关；

④国际贸易的规则、政策

⑤金融外汇与银行结算

2、外贸跟单员的工厂生产与管理知识

3、外贸跟单员的商品知识

如果直接从事外贸工作，必须获得进出口权。

第三章　选择供应商

１、核实企业法人登记注册情况：

（1）核实营业执照：

每年年检年审，加贴年检标签

（2）核实企业法人名称：

行政区划、所处行业、经营范围、组织形式。

　　　（3）核实企业的注册地址及经营场所

　　　　　不一致的原因：

　　　　　①时间有限不能及时更改；

　　　　　　　　　　②历史原因；

　　　　　　　　　　③企业求发展．

　　　（4）核实法定代表人、授权委托人

　　　（5）核实经济性质：

　　　　　　　　　　①内资企业：

国有、集体、股份合作、联合企业、有限责任公司，股份有限公司、私营企业

　　　　　　　　②港澳台合资：

合资、合作、独资、港澳台投资股份有限公司

　　　　　　　　③外资企业：

中外合作、中外合资、外资、外商投资股份有限公司

　　　（6）核实经营范围：

许可经营项目和一般经营项目

　　　（7）核实注册资本、注册资金

　　　　　　　　①注册资金反映的是企业经营管理权

　　　　　　　　②注册资本反映的是公司法人财产权

　　　　　　　　③注册资金是企业使用资产的总和

　　　　　　　　④注册资本是出资人实缴的出资额的总和

　　　　　　　　⑤注册资金随着实有资金的增减而增减

　　　　　　　　⑥所有股东投入的资本一律不得抽回，由公司行使财产权

　　　　　　　　⑦虚假出资是指股东或者发起人以欺诈手段，或以临时借款（成立后立刻抽逃）形势或以非货币出资，未按要求报工商登记机关备案，或备案内容与公司章程规定的内容不符等现象

　　　（8）核实企业成立时间：

企业在工商管理部门注册登记批准之日。

　　　（9）核实经营期限：

①该企业是否在工商管理部门核准经营期限之内；

②该企业的许可经营项目是否在有关批准部门的有效经营期限之内

中外合资、合作的这一类企业经营期限一般较短。

　　　（10）核实企业基本信息

⑴企业产品信息

⑵联系方式信息

⑶企业名称和地址信息

⑷企业网站信息

　　　（11）核实企业集团下属公司情况

2、完整的财务会计审计报告：

会计报表、会计报表附注，财务情况说明书

3、审计报告的作用：

鉴证作用、保护作用、证明作用。

4、审计报告的基本内容：

（1）范围段：

①已审报的名称、日期或期间

②会计责任与审计责任

③审计的依据

④已实施的审计程序。

（2）意见段：

合法性、公允性、一贯性

5、审计报告类型：

无保留意见（较可靠）、保留意见、否定意见、拒绝表示

6、下列情况应出具保留意见：

⑴个别重要财务会计事项的处理或个别重要会计报表项目的编制不符合《企业会计准则》及国家其他有关财务会计法规的规定，被审计单位拒绝进行调整

　　　　　　⑵因审计范围受到重要的局部限制，无法按照独立审计准则的要求取得应有的审计依据。

⑶个别重要会计处理方法的选用不符合一贯性原则。

7、跟单员分析判断企业经营能力及经营条件的基本方法

⑴望：

看供应商、生产企业背景。

⑵闻：

了解供应商、生产企业实力。

⑶问：

调查供应商、生产企业管理情况。

⑷切：

掌握供应商、生产企业现金流。

8、核实企业生产经营条件：

（1）核实企业生产设备

（2）核实企业经营场地

（3）核实从业人员：

生产员工人数、工资待遇

（4）核实质量管理情况

（5）核实交通、水电气热供应情况

（6）了解环保、安全情况

（7）了解技术能力情况

（8）了解企业内部经营管理能力

9、测算企业实际生产能力

理想产能：

10×7×3×8=1680

计划产能：

10×5×2×5=800

有效产能：

800×80%×95%=608

10、企业生产能力不足的对策：

（1）延长工作时间，由一班制改为两班制、三班制，延长员工工作时间；

（2）增加机器设备台数、延长开机时间；

　　　　（3）增加生产车间，或将部分生产任务拨给其他车间承担；

　　　　（4）调整生产计划，将部分生产向后推；

　　　　（5）将部分产品进行外包生产；

　　　　（6）增加临时用工；

　　　　（7）产能长期不足时，应增加人员和机器设备。

11、企业印章的使用范围：

（1）以企业名义对外发文、开具介绍信、报送报表等，需要加盖公司法人公章

（2）以企业内部行文、通知等，使用公司内部印章

　　　　　　（3）部门与公司、部门与部门业务范围内的工作文件等，加盖部门印章

　　　　　　（4）企业经营类合同、协议等文本，一般使用企业合同专用章或企业法人公章

　　　　　　（5）企业财务会计业务的，用财务专用章

　　　　12、对合作企业的印章核实及监控：

（1）核实对方企业公章名称与营业执照企业名称是否一致

（2）合同、订单等印章是否符合用印有效性规定

　　　　（3）双方经济合同用印是否合理、完整。

　　　　（4）跟单员对业务中首次出现的合作企业的印章印鉴样

　　13、

标准内容及

资料要求

供应商类型

主要内容

资料要求

新供应商

初步认定

◆合法性一一国家相应机构认可的合法供应商

◆配套性——其提供产品/服务与本才采购需求配套

◆规模性——生产能力或经营规模适应本项目采购规模

◆质量水平——其品质控制水平或产品质量适应本项目品质要求

◆价格水平——其价格水平为该采购项目所能接受

v营业执照及外贸经营权、海关注册登记等证书；

v既有产品质量认证证书

v所需产品.服务的生产工艺流程、品质管理制度等

v工厂组织框架结构图

老供应商

复审认定

◆合作性——与本公司合作次数

◆时间性——距上一次审查时间

◆履约性——前几次订单是否有延迟交货情况

◆质量性——前几次订单是否遭遇质量投诉

◆服务性——前几次订单中积极配合处理异常状况情况

v以往的查货报告

v以往的质量检测报告

v以往的运输单据

v以往的质量奖惩情况

v以往的订单及生产工艺图

（以上资料为近两年时间内）

供应商的选择

寻找合格的供应商

供应商

作用

（1）确保成品质量

（2）确保成品能够及时装运

（3）节省采购成本

（4）节省生产成本

性质和实力

（1）官方网站和媒体介绍

（2）产品系列性

（3）供应商办事效率

（4）交流语言

（5）实地考察

途径

1、从相关专业网站查询

2、通过好友或客商介绍

3、通过参加各类展会

4、从行业组织推荐

5、从媒体广告获得

评判合格的供应商

核实内容

核实注册信息

通过网络、银行、律师事务所等相关机构等途径核实企业产品信息、联系方式、评价、企业名称和地址、网站等信息

分析财务信息

通过生产工厂所在地工商局和银行核实注册资本、查询前一年的资金流动状况和银行贷款状况

经营管理情况

深入生产企业内部考察其组织构架、品质保障体系、生产和管理人员的质量意识及管理手段实施情况，是否存在客商相关质量等投诉及处理投诉的速度和效果

核实生产专业性

生产专业性是指生产企业主要生产品种与订单品种是否对口完成本订单的专业能力等，主要实地察看相应生产设备及使用年性

核实生产能力

通过同类工厂和同行相关专业人士介绍、实地验厂等方式核实企业的生产企业专业性、生产管理水平、生产工人数量、生产场地、生产设备和技术水平等方面因素

结合验厂标准打分

通过考察企业的社会责任或行业的验厂，对供应商进行综合打分，确定是否列入供应商目录

第四章样品跟单　（P43P19）

样品跟单是外贸中必不可少的环节。

1、样品跟单的重要性：

（1）样品是一个企业的形象代表。

（2）样品是产品品质的代表。

　　（3）样品是价格的代表。

　　（4）样品是生产的代表。

　　（5）样品是验货和索赔的依据。

2、样品的主要分类

样品

含义

中文名称

英文名称

推销样

Salesmanshipsample

指企业用于境内外参展、对外展示的样品

参考样

Referencesample

指卖方向买方提供的仅作为双方谈判参考用的样品

测试样

Testsample

指专供买房客商自己或指定机构测试，从而确定卖方产品品质优劣程度的样品

确认样

Approvalsample

指买卖双方认可的样品

回样

Countsample

指卖方按买方提供的样品复制的样品

产前样

Pre-productionsample

指生产之前需寄客户确认的样品，简称“PP样”

生产样

Productionsample

指从大货生产中所获取的样品

大货样

BulkProductionsample

指订单即将完成并已经做好出货准备之前的样品

款式样

Patternsample

指给客户看产品的款式和工艺水品的样品

广告样

Advertisementsample

指用于扩大宣传，增加销售量的样品

齐色齐码样

Size/Coloursetsample

指按客户的工艺要求所提供的所有颜色/尺寸的样品

水洗样

Washedsample

指经过水洗工序后的样品

船样

Shippingsample

指代表出口货物品质水平的样品

色样

LabDip

指按客户的原“色卡”要求，对面料或辅料进行染色后的样品

绣（印）花样

Embroiderysample

Printedsample

指对面料、成衣等进行绣（印）花图案后的样品

辅料样

Accessorymaterialsample

指订单中通过外购或代工生产获得的主要原材料以外的其他原料的样品

3、确认样的评估重点：

（1）所选的原材料是否与客户要求的完全一致。

（2）样品的各个部位的尺寸是否与客户的工艺图纸或实样完全一致。

　　（3）样品的包装是否与客户的要求或实样完全一致

　　（4）样品的数量是否与客户的要求完全一致。

　　（5）留样至少保留一件以上，作为以后生产大货订单的实物依据。

4、成交样的几种情况：

（1）由买方或卖方提出，经双方确认；

（2）由买方提供样品，经买方复制样品（回样）在寄买方确认；

　　（3）有买卖双方会同签封

　　（4）申请出入境检验检疫机构签封

5、样品制作费用的承担：

（1）国外客户支付模具费用，外贸出口企业承担原材料费，生产工厂承担加工费。

（2）模具费和加工费、原材料费均有生产厂家承担。

　　　　（3）国外客户支付模具费用，生产厂家承担原材料费和加工费。

　　　　（4）外贸出口企业承担原材料费、模具费和加工费。

6、样品通知的主要内容有：

（1）样品名称和材料规格、编号、数量、重量、体积等。

（2）寄送时间和预计到达时间、运单号码、承运公司名称

　　　　（3）送交形式发票。

7、跟踪客户意见：

1、定时与客户联系；2、专人与客户联系；3、建立稳定的联系渠道。

项目进程（时间顺序）

样品种类

备注

下单前

参考样、推销样、广告样、测试样

获得订单

打样确认

初期

初样、款式样

客商未确认前，无法采购或投产

中期

色样、辅料样、绣（印）花样、水洗样等

后期

确认样

大货确认

前期

产前样

中后期

大货样、销售样、齐色齐码样

客商未确认前，无法出运

大货运输阶段

船样

样品跟单操作实践：

仔细阅读客商要求、选择合适成分的纱线、选择合适规格的纱线、纱线染色、织布、成衣。

样品跟单

分析样品要求

途径

1、对买方实样进行分析

2、对买方技术工艺图进行分析

3、对自行设计或开发样品进行分析

4、对国际标准或进口国标准进行分析

步骤

1、确定材料及比例

分析原材料种类及成分比例，得出样品要求

对照客户提供图纸及要求

2、确定种类和数量

3个/样

3、确定寄样时间

确认样、款式样、测试样的制作必须在大货生产前完成

色样、辅料样、绣（印）花样、水洗样的制作也必须在大货生产前完成

大货样、船样、齐色齐码样、生产样都必须从大货生产线上获取

4、确定快递服务商

美洲地区

UPS

FEDEX

欧洲

DHL

TNT

日本

OCS

EMS

5、确定测试项目

依不同商品确定测试项目

依客商要求选择测试机构

依客商要求选择测试时间

测算样品费用

途径

1、核实样品费用种类

模具费

材料费30%

设计费10%

加工费、利润20%

税费20%

试模费5%

包装运输费5%

其他费用2%

原材料费

加工费

2、核算样品工时成本

测算工时数

直接观测法

模特法

经验估计法

样品费用核算

摸清客商对样品的要求

仔细核算

及时调整价格

3、核算包装材料成本

4、核算邮寄成本

样品成本=原材料价格+工缴+包装费用+利税+运输费用+管理费用（含营销费用）

原材料价格=材料用量×采购价格×损耗率

工缴=生产工时数×人工工资

确定样品费用的承担者

1、国外客户支付模具费用，外贸出口企业承担原材料费用

2、模具费、加工费、原材料费均由生产厂家承担

3、国外客户支付模具费用，生产厂家承担原材料费和加工费

4、外贸出口企业承担原材料费、模具费和加工费

制作样品

途径

1、委托他人制作

2、工厂自身制作

3、直接采购

4、外部采购和装配

步骤

1、客商确认样品价格

2、原辅材料采购

利用工厂库存原辅料

可能会出现颜色差异或存放时间较久等情况

外部采购

A类会直接影响最终样品主要性能

B类只是影响加工质量

C类对最终样品质量无直接影响

3、样品生产

当制作样品的原材料采购入库后，跟单员将样品制作工艺要求和数量及完成时间一并告诉生产车间

4、样品检验

1、是否使用符合要求的原（辅）材料

2、制作工艺是否符合要求

3、样品的种类与数量是否与要求完全一致

5、样品测试

样品管理

步骤

1、寄送样品

2、计算样品运费

3、跟踪样品

1、跟踪快递

网络查询

电子邮件

手机短信

人工电话

2、跟踪客商意见

1、定时与客户联系

2、专人与客户联系

3、建立稳定的联系渠道

4、样品分类归档

1、按样品生产时间进行归类

2、按客户进行归类

（1）按地理位置归类

（2）按客户所在行业归类

（3）按客商性质归类

（4）按客户成交金额分类

3、按订单号、信用证号、合同号进行归类

第五章　合同、订单跟单

1、任何一方都不能单方面地修改合同内容或不履行自己的义务。

2、合同的三个部分：

约首、基本条款、约尾

3、具有法律效力的订单形式有：

合同、确认书、协议书、备忘录

4、不具有法律效力的订单：

意向书、理解备忘录或谅解备忘录

　　5、审查合同的主要内容包括货物的名称、质量、数量、单价、交货期限、交货方式、付款方式及包装等要求

　　6、跟单员在审查货物的品名条款时，应注意下列事项：

（1）内容是否明确、具体，避免空泛、笼统的规定。

（2）该货物是否是企业能够供应且买方需要的商品，凡做不到或不需要的描述性的词句都不应该列入品名条款

（3）是否使用国际上通用的名称，若使用地方性的名称，交易双方是否事先就其含义达成共识。

（4）是否选用了合适的品名，以便减低关税、方便进出口和节省运费开支。

　　7、货物质量的表示方法：

　　　　　　①凭规格：

在国际买卖中应用最广

　　　②凭等级

③凭标准：

我国分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准

④凭牌号或商标

⑤凭产地名称：

农副产品

⑥凭说明书和图样：

机械、电气等

⑦用样品表示

　　8、国际贸易中的计量单位：

公制、美制、英制、国际单位制

9、我国的计量单位采用国际单位制

　　10、销售包装除了保护商品、便于消费者携带外，更具有美化商品、促销宣传的作用。

　　11、运输包装是为了方便商品运输，保护商品的包装

　　12、订单生效条件：

（1）当事人必须具备签订合同的行为能力。

（2）合同必须有对价和约因

（3）合同的内容必须合法。

（4）合同必须符合法律规定的形势。

（5）合同当事人的意思表示必须真实。

　　13、合同的形式：

书面形式、口头形式、其他形式

　　14、根据我国的法律规定和国际贸易一般做法，双方通过口头或其他形式达成的协议，还必须签订一定格式的正式书面合同

　　15、书面合同的意义：

作为合同成立的证据、作为合同生效的条件、作为合同履行的依据。

　　16、合同的内容由当事人约定，一般包括一下条款：

当事人的名称或者姓名和住所、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法。

　　17、根据《公约》规定，接受送达发盘人时生效，接受生效的时间，实际上就是合同成立的时间，合同一经订立，买卖双方即存在合同关系，彼此就应受合同约束

　　18、根据各国合同法规定，一项合同，除买卖双方就交易条件通过发盘和接受达成协议外，还需具备下列有效条件，才是一项有法律约束力的合同：

（1）当事人必须具有签订合同的行为能力

（2）合同必须有对价或约因

　　　　　　　（3）合同的内容必须合法

　　　　　　　（4）合同必须符合法律规定的形式

　　　　　　　（5）合同当事人的意思表示必须真实

　　19、国际货物买卖是以合同为中心的，合同是国际货物买卖双方当事人权利与义务的法律依据。

　　20、计算重量的方法有：

毛重、净重、公量、理论重量四种

　　21、根据《跟单信用证统一惯例》，信用证未规定溢短装条款，在支取金额不超过信用证金额的前提下，对于那些以长度、体积、容积、重量单位来表示商品数量的，可有5%的增减幅度。

　　22、1长吨-1016千克1短吨=907千克

　　23、进入国际贸易市场的商品可分为：

裸装货、散装货和包装货三种。

　　24、