秘书技能期末复习指导 第一部分基本要求.docx

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秘书技能期末复习指导第一部分基本要求

秘书技能期末复习指导第一部分基本要求

二、公文的制发程序

公文的制发程序又叫发文办理。

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、发文注册、用印、发文登记、分发等程序。

第二节公文的格式

国家质量技术监督局于1999年12月27日公布了新的国家标准（GB/T9704—1999）《国家行政机关公文格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。

二、公文眉首格式

1、发文机关标识（公文版头）：

由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。

2、公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。

也叫印制编号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

3、发文字号：

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识。

4、签发（会签）人：

上报的公文需标识签发人姓名，平行罗列于发文字号右侧。

5、隐秘等级和保密期限：

如需标识隐秘等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需并且标识隐秘等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，隐秘等级和保密期限之间用“★”隔开。

6、紧急程度：

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需并且标识隐秘等级与紧急程度，隐秘等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

7、红色反线：

红色反线（间隔横线）的作用在于把眉首部分与主体部分隔开。

三、公文主体格式

1、公文标题：

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，罗列对称，间距恰当。

2、主送机关：

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一具主送机关名称后标全角冒号。

3、公文正文格式：

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份别能回行。

4、附件及附件说明：

公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

5、印章（发文机关名称）。

6、签署：

签署是发文时，由机关领导人在公文降款处签写姓名或加盖签名章，代表公文的作者，证实公文的执行效果。

7、成文日期：

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

8、附注：

（文件发到哪一级）公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2个字加圆括号标识在成文时刻下一行。

四、版记（文尾）格式

1、主题词：

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

2、抄送：

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一具抄送机关后标句号。

3、印发机关和印发时刻：

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时刻右空1字。

印发时刻以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4、版记中的反线和版记的位置：

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

五、公文的特定格式

特定格式有三种：

信函格式、命令格式、会议纪要格式。

第三节文种辨析与拟写

国务院XX年8月24日公布的《国家行政机关公文处理方法》列出的13类公文：

命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

1、了解命令的用途。

《国家行政机关公文处理方法》规定命令适用于根据有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

2、决定与决议的异同。

1、相同之处：

基本上决策性文件；基本上上级机关对某些重要事项的处理或重要工作的安排意见；基本上下行文，都要求下级机关贯彻执行。

2、别同之处：

（1）使用范围别同；

（2）形成方式别同；（3）内容别同；（4）格式别同。

决定的用途：

《国家行政机关公文处理方法》规定决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关别适当的决定事项。

决定的特点：

决定是一种重要的指挥性和约束性公文。

党政机关、社会团体和企事业单位对某些重要事项或者重大行动作出安排，都能够用决定。

决定的分类：

决定可分为两类，一类指令性决定，一类是宣告性决定。

决定的普通写法：

决定普通由标题、正文、发文机关、发文日期等部分组成。

3、公告与通报的异同。

第四节文书拟写基础知识

一、文章要素

公文与其他文体一样，也是由一定的要素构成的，这算是人们常说的文章“四要素”：

材料、主题、结构、语言。

1、材料

材料是指为某一写作目的收集、摄取以及写入文章之中的一系列事实或依据。

材料工作有四个环节，即：

材料的占有，鉴别，挑选和使用。

（1）材料的占有：

占有材料有两条途径，一是亲身记忆所获；一是调查阅读所获。

（2）材料的鉴别：

鉴别，算是对材料进行分析、比较的研究过程。

（3）材料的挑选

（4）材料的使用

2、主题的概念：

所谓主题（主旨、发文意图），即作者在说明咨询题、发表主张或反映日子现象时，经过文章全部内容所表达出来的基本观点或中心思想。

3、结构：

对结构的总体要求是：

严谨、自然、完整、统一。

4、公务文书运用语言的标准是：

准确、简洁、平实。

二、公文的表达方式

通用的表达方式有：

叙述、描写、对话、抒情、议论与说明。

公文以有用为目的，故很少使用描写、对话、抒情，而较多运用叙述、议论、说明等方式。

第二章办公自动化

第一节计算机基础知识

1、计算机由硬件（Hardware）和软件（Software）两部分组成。

2、硬盘是计算机中最重要的外存设备。

3、声卡是多媒体计算机的要紧组件之一。

它包含记录和播放所需的硬件。

4、键盘是计算机最要紧的输入设备，能够进行英文、汉字、数字等输入。

常见的键盘要紧有机械式和电容式两种，如今的键盘多是电容式键盘。

第二节WINDOWS98窗口操作系统

第三节办公室常用设备

1、打印机：

目前，打印机要紧有针式打印机、喷墨打印机和激光打印机。

2、数码机机：

数码相机是光、机、电一体化的产品。

图像的数字化存储是数码相机的特色。

数码相机有输出功能、即拍即显功能和声音记录功能等。

3、数码摄影注意事项。

4、数码相机的保养。

5、静电

复印机的使用。

第四节计算机络

1、计算机络的概念

所谓计算机络，算是把分散布置的多台计算机及专用外部设备，用通信线路互连，并配以相应的络软件所构成的系统。

2、计算机络的组成：

络大体上由两部分组成，一是通信子，二是资源子。

通信子：

负担全数据传输和通信处理工作。

资源子：

包括络的数据处理资源和数据存储资源，负责全数据处理和向络用户提供资源及络服务。

3、计算机络的要紧特征。

4、络的要紧功能

5、计算机络有多种分类办法：

（1）按照传送数据所用的结构和技术分类：

交换：

包括电路交换、分组交换；广播：

包括分组无线、分组交换。

（2）按照络覆盖的范围分类。

局域（LAN-LocalAreaNetwork）：

是指那些联结近距离计算机的，包括办公室或实验室的（十米级）、建造物的（百米级）、校园（千米级）。

广域（WAN-WideAreaNetwork）：

是指实现计算机远距离联结的，广域有城域（MAN-MetropolitanAreaNetwork，十公里级）、地区或行业（百公里级）、国家（千公里级）甚至洲际（万公里级）。

（3）按照络的拓扑结构分类，可分为星型、总线型、环型和树型等。

（4）按照通信传输介质发类，可分为双绞线、同轴电缆、光纤和卫星等。

（5）按照信号频带占用的方式分类，可分为基带和宽带。

6、络可提供的服务。

第三章速记基础

第一节速记的概述

一、速记的概念：

“速记”，顾名思义，算是快速记录的意思。

速记的特点算是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误地记录下来。

目前，我国推行的速记方式，是“双式速记”——“汉字速记”与“拼音速记”。

汉字速记算是汉字的快速记录。

它是在已掌握汉字的基础上来提高记录速度的。

拼音速记是用一些简单符号和省略办法来记录语言的。

速记是一种采集信息、争取时刻、说求速度、提高效率的现代化书写技术。

二、速记在秘书工作中的作用

1、记录有声语言

在各种会议中作记录是秘书经常性的工作。

会议记录的要紧办法有四种：

（1）彻底记录法。

（2）精详记录法。

（3）精要记录法。

（4）补充记录法。

2、记录无声语言

（1）秘书用速记及时、准确地摘抄资料，收集、储备信息，协助领导做好工作。

（2）秘书用速记起草文稿、草拟发言提纲和各类公文，能节约许多珍贵时刻，大大提高工作效率。

（3）速记记“秘本”。

3、速记与录音机、电脑等现代化技术工具各具特色，相辅相成。

第二节汉字速记

一、汉字速记基本原理

1、汉字速记是汉字草书的快写

2、汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写

3、汉字速记是灵便运用借代的快写

二、汉字速记办法

1、草字写法与快速连写

（1）笔画简；

（2）方变圆；（3）并偏旁；（4）快相连。

2、双音节词略写法

（1）由单音节词逐渐演变成的双音节词，在快速书写时，可将双音节词略写为单音节词。

（2）双音节的单纯词，又叫“联绵词”。

（3）由两个意义相同或相近语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，只写出每一具音节，第二个音节约略。

（4）由两个意义相反或相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一具音节，第二个音节可用从左方往右下方书写的歪线代替。

（5）注释格双音节词是语素经过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。

在快速书写时，可省略被注释音节。

3、三音节词略写法

（1）带虚化语素的三音节词略写法。

由两个有比较实在意义的语素，加一具半虚化或者虚化了的语素）后缀），快速书写时，可将后缀用拼音字母代替，字母附写在第一具音节的右上方，第二个音节约略。

4、词组略写法

词组的略写办法，是依照词组构成的规律而制在怕。

（1）并列式结构词组

（2）常用复音词组成的词组

（3）成语略写法

5、同义词和近义词略写法

两个词声音别同而意义却相同或在体相同，或者声音别同而意义相接近，即同义词和近义词。

快速书写时，对这类词可选用音节少、笔画少、好写的词写。

6、合体字替代法

所谓“合体”，算是把两个以上的汉字合写在一具字体里，略去部分偏旁部首的字。

这种字古时称为“合文”，如今称“合体字”。

7、语句略写法

语句略写法，算是句子的成分略写法。

第三节拼音速记

一、拼音速记原理

拼音速记方案的符号分为“声符”和“韵符”两大类。

拼音速记的声符与韵符拼写在一起，就成为音节符号（简称“音符”）。

用这些间符进行“词语连写”和各种有规则的省略，就能够记录语言。

拼音速记是从“记音”入手，经过“记音”达到“记意”的目的。

二、拼音速记略符的创制原则

略符是提高记录书写速度的重要技巧。

在创制略符时，要真正体现略符的合理、准确、迅速、易记、易写的功效。

应具备以下几个要素：

1、略符创制的对象，必须是常用词、词组、句子；

2、略符的创制，必须保留词语的要紧部分，并能便于联想；

3、略符的创制，在符形上别能与普通速符相混淆；

4、略符的创制，必须便于书写与认读。

第四章法律与法规

第一节公司法

一、公司法

公司法是为了习惯建立现代企业制度的，规定公司的组织和行为，爱护公司，股东和债权的合法利益，维护社会经济秩序，促进社会主市场经济的进展，依照宪法，制定的。

1、公司法基本原则。

2、公司法的基本制度。

二、有限责任公司

1、有限责任公司要紧特征：

（1）有限责任公司的股东均负有限责任；

（2）有限责任公司的资本别分为等额股份。

证明股东出资份额的权利证书称为出资证明书；

（3）有限责任公司的股东有最高人数限制，即股东最高人数为50人；

（4）有限责任公司的设立程序比股份有限公司的设立程序简单。

2、股份有限公司的特征：

（1）公司的全部资本分为等额股份，股份采取股票形式；

（2）股东以所持股份为限对公司承担责任；

（3）公司的股东有最低人数限制，而没有最高人数限制；

（4）股份有限公司的设立程序较为复杂。

3、股份有限公司的组织机构由三部分构成：

股东大会、董事会和监事会。

四、上市公司必须符合以下条件：

1、股票经国务院证券治理部门批准已向社会公开辟行。

2、公司股本总额很多于5000万元人民币。

3、开业时刻在3年以上，最近3年延续盈利。

4、持有股票面值达人

民币1000元以上的股东人数很多于1000人，向社会公开辟行股份的比例为15%以上。

5、公司在最近3年内无重大违法行为，财务会计报告无虚假记载。

6、国务院规定的其他条件。

第二节外商投资企业法

一、中外合资经营企业及其设立

中外合资经营企业是指中国合营者与外国合营者根据中华人民共和国法律的规定，在中国境内共同投资、共同经营，并按照投资比例分享利润、分担风险及亏损的企业。

中外合资经营企业属于股权式的合营企业。

二、中外合资经营企业的设立条件

三、中外合资经营企业的经营治理工作

四、中外合资经营企业的组织机构

1、董事会制

2、联合治理制

3、托付治理制

五、外商独资企业的经营治理工作

1、外商独资企业的货物采购；

2、外商独资企业的产品销售；

3、外商独资企业的财务会计治理；

4、外商独资企业的劳动治理。

第三节合同法

一、合同及其特点

1、合同的概念

合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利和义务关系的协议。

2、合同的特点

（1）合同是一种民事法律行为，即民事主体实施的可以引起民事权利和民事义务设立、变更和终止的合法行为；

（2）合同以设立、变更或终止民事权利和义务关系为目的；

（3）合同是两个以上主体意思表示相一致的协议，是当事人协商一致的产物。

3、合同的分类

（1）依照合同的成立是否以交付标的物为要件，合同可分为诺成性合同与实践性合同；

（2）依照合同成立是否需要特定的形式，将合同分为要式合同与非要式合同；

（3）依照双方当事人权利和义务的分担方式，合同分为双务合同与单务合同；

（4）依照双方当事人取得权利有无代价，可将合同分为有偿合同与无偿合同；

（5）依照两个合同之间的主从关系，将合同分为主合同与从合同。

二、合同法

合同法是调整平等主体之间的合同关系的法律规范。

其基本原则是：

是为了爱护合同当事的合法权益，维护社会经济秩序，促进社会主义现代化建设而制定的。

（1）平等自愿的原则；

（2）公平原则；（3）诚实信用原则；（4）合法的原则。

三、合同的订立

1、合同成立的要件

2、合同的内容：

（1）当事人的名称或者姓名和住宅；

（2）标的；（3）数量；（4）质量；（5）价款或酬金；（6）履行期限、地方和方式；（7）违约责任；（8）解决争议的办法。

四、有下列情形之一的，合同无效：

（1）一方以欺诈、胁迫的手段订立合同，伤害国家利益；

（2）恶意串通，伤害国家、集体或者第三人利益；（3）以合法形式掩盖非法目的；（4）伤害社会公共利益；（5）违反法律、行政法规的强制性规定。

五、合同履行的原则：

全面履行原则；诚实信用原则。

六、合同的变更和转让

合同的变更是指在合同成立未来，尚未履行或者尚未彻底履行之前，当事人在原合同的基础上达成协议，修改或者补充原合同的内容。

变更合同需具备下列条件：

（1）已存在原合同关系，这是合同变更的前提；

（2）双方当事人必须变变更的内容协商一致；

（3）变更合同的协议必须符合民事法律行为的生效要件；

（4）变更合同必须遵守法律规定的程序，法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，当事人应当遵守该规定。

七、承担违约责任的方式有以下几个方面：

（1）支付违约金；

（2）支付赔偿金；（3）履行；（4）修理、更换、重作、退货和减少价金；（5）定金制裁；（6）采取补救措施的合理费用。

第四节劳动法

一、劳动法的概念和调整对象

劳动法是调整劳动关系以及与劳动关系紧密联系的其他社会关系的法律规范的总称。

劳动法调整的对象要紧是劳动关系，并且还调整与劳动关系紧密联系的其他社会关系。

二、劳动法的适用范围：

1、在中华人民共和国境内的企业、个体经济组织和与之形成劳动关系的劳动者；2、国家机关、事业组织、社会团体的工勤人员；3、实行企业化治理的事业组织的非工勤人员；4、其他经过劳动合同与国家机关、事业组织、社会团体建立劳动关系的劳动者。

三、劳动就业的原则：

1、劳动者有平等的就业机会和就业条件，别因民族、种族、性别和宗教信仰别同而受到卑视。

2、劳动者享有挑选职业的权利。

3、对残疾人、少数民族人员、退浮现役的军人的就业实行特殊政策，赋予特别爱护；4、禁止使用童工。

四、劳动合同的概念与特征

劳动合同是劳动者与用人单位之间建立劳动关系，明确双方权利和义务的协议。

劳动合同要紧有以下几个方面：

1、劳动合同的主体一方是劳动者，另一方是用人单位，这是劳动合同在主体方面与其他合同的重要区别；2、劳动合同的内容具有权利和义务的统一性和对应性；3、劳动合同的客体具有单一性，即劳动力。

4、劳动合同是要式、有偿合同。

五、劳动合同的订立

1、订立劳动合同的原则

订立和变更劳动合同，应当遵循平等自愿、协商一致的原则，别得违反法律、行政法规的规定。

2、劳动合同的内容

劳动合同应当以书面形式订立，并应具备以下条款：

（1）劳动合同的期限；

（2）工作内容；（3）劳动爱护和劳动条件；（4）劳动酬劳；（5）劳动纪律；（6）劳动合同终止的条件；（7）违反劳动合同的责任。

3、劳动合同的期限：

劳动合同的期限分为有固定期限、无固定期限和以完成一定工作为期限。

劳动合同能够约定试用期，试用期最长别得超过6个月。

4、劳动合同的效力：

劳动合同依法订马上具有法律约束力，当事人必须履行劳动合同规定的义务。

六、有下列情形之一的，用人单位能够单方面解除劳动合同：

1、在试用期间被证明别符合录取条件的；2、严峻违反劳动纪律或者用人单位规章制度的；3、严峻失职，营私舞弊，对用人单位利益造成重大伤害的；4、被依法追究刑事责任的。

七、劳动合同的终止

1、劳动合同期限届满；

2、企业宣告破产或者依法解散、关闭、撤销；

3、劳动者被开除、除名或因违纪被辞退；

4、劳动者彻底丧失劳动能力或者死亡；

5、劳动者达到退休年龄；

6、法律、法规规定的其他事情。

劳动安全卫生是指国家为了改善劳动条件，爱护劳动者在劳动过程中的安全健康而制定的各种法律规范的总称，它包括劳动安全和劳动卫生两方面内容。

2、劳动安全卫生制度要紧的内容

劳动安全卫生工作的方针是安全第一，预防为主。

包括下面几项内容：

（1）劳动安全卫生设施必须符合国家规定的标准；

（2）用人单位必须为劳动者提供符合国家规定的劳动的劳动安全卫生条件和必须的劳动防护用品，对从事有职业危害作业的劳动者应当定期进行健康检查；

（3）劳动安全卫生教育制度，从事特种作业的劳动者必须过特意培训并取得特种作业资格；

（4）劳动安全卫生检查制度；

（5）劳动防护用品发放和治理制度；

（6）劳动安全卫生监察制度，劳动者在劳动过程中必须严格遵守安全操作规程。

劳动者对用人单位治理人员违章指挥、强令昌险作业，有权拒绝执行，对危害生命安全和躯体健康的行为，有权提出批判，检举和控告；

（7）国家建立伤亡事故和职业病统计报告和处理制度。

十二、女职工和未成年工特殊爱护制度

1、女职工特殊劳动爱护是指依照女职工生理特点和抚育子女人需要，对其在劳动过程中的安全健康所采取的有别于男子的特殊爱护。

2、未成年工特殊劳动爱护是指依照未成年工生长发育的特点和同意义务教育的需要，对其在劳动过程中的安全健康所采取的特殊爱护。

对未成年工特殊劳动爱护的要紧措施有：

（1）上岗前的培训；

（2）禁止安排有害健康的工作；

（3）提供适合未成年工躯体发育的生产工具；

（4）定期进行健康检查。

十三、职业培训

职业培训是指对要求就业的或已就业的劳动者进行专业技术知识与实际操作技能的教育和培训。

职业培训的形式普通分为就业前的培训和就业后的培训；依照参加培训的时刻别同又可分为胶产培训、半脱产培训和业余培训。

十四、社会保险

社会保险是指国家经过立法设立社会保险基金，使劳动者在临时或永远丧失劳动能力以及失业时获得物质帮助和补偿的社会保障制度。

我国的社会保险特点：

强制性、补偿性、互济性。

十五、劳动争议

劳动争议是指劳动者与用人单位之间因执行劳动法律、法规或履行劳动合同、集体合同发生的争议。

劳动争议的解决途径：

协商、调解、仲裁、诉讼。

第五节知识产权法

一、知识产权法

知识产权法亦称智力成果权，是指公民、法人对自己的制造性的智力活动成果依法享有包括人身权利和财产权利在内的民事权利。

普通说来，知识产权包括著作权、专利权、商标权、发觉权以及其他科技成果权等。

二、著作权法

1、著作权：

著作权是指作者对自己的文学、艺术和科学创作作品依法享有的人身权和财产权的民事权利。

作者的创作作品，即智力创作成果包括文学、艺术和自然科学、社会科学、工程技术等作品。

2、著作权的内容

（1）人身权：

著作人身权包含下列几项：

发表权、署名权、修改权、爱护作品完整权；

（2）财产权：

著作财产权的内容具体包括：

复制权、发行权、出租权、展览权、表演权、放映权、广播权、信息络传播权、摄制权、改编权、翻译权、汇编权以及应当由著作权人享有的其他权利。

3、按照作品类别，著作权主体分为：

（1）合作作品的著作主体；

（2）集体作品著作权主体，则指期刊、年鉴、百科全书或词典的著作权主体；

（3）职务作品著作权主体；

（4）托付作品著作权主体；

（5）演绎作品著作权主体；

（6）电影、电视、录像作品著作权主体。

三、专利法

专利权是指专利人对其发明、有用新型和外观设计依法享有的专有权，即独占权。

专利权的基本特征取决于客体专利的排他性和垄断性。

四、商标法

1、商标权是商标所有人依法对自己注册的商标享有的专用权。

2、商标权的特征：

专有性、时刻性、地域性。

3、商标权的取得应遵循下列原则：

注册原则，先申请原则。

4、商标注册的程序：

申请；审查、公告；核准注册。

第六节世界贸易组织法

一、世界贸易组织的职能

（1）促进世界贸易组织章程和各项多边贸易协定的实施、治理和运作，并推动其各项宗旨的实现；

（2）为多边贸易协定的实施、治理和运作提供组织保障；

（3）为成员方提供谈